Gerir um negócio depende de muitos processos que são importantes para a organização interna. Um deles é o pedido de venda. Ele formaliza a negociação e permite que tanto a empresa quanto o cliente tenham acesso às informações da venda, quando for necessária uma consulta.
Apesar de parecer um processo simples, fazê-lo manualmente pode ser desgastante e levar a erros frequentes. Dada a sua importância, a melhor maneira de fazer pedidos de vendas é por meio de uma plataforma digital para automatizar as tarefas.
Você não sabe como funciona a realização de um pedido de venda dessa maneira? Então, continue a leitura deste artigo para entender todos os detalhes sobre o assunto e saber como tornar esse processo mais fácil na sua empresa.
O que é pedido de venda?
Pedido de venda é um documento emitido por um vendedor para o cliente. No pedido emitido é formalizada a negociação, especificando detalhes do produto ou serviço contratado. Além de informar detalhes como preço, quantidade e termo e condição da operação.
Ele ajuda a empresa no controle de estoque e na emissão de nota fiscal, além de informar o cliente sobre os compromissos financeiros acordados e demais dados da negociação. Ou seja, tanto a empresa quanto o cliente, se precisarem consultar alguma informação sobre a venda, poderão encontrá-la no pedido.
Qual é a diferença entre pedido de venda e pedido de compra?
Há diferença entre o pedido de compra e venda. O pedido de venda é aquilo que o seu cliente pediu à sua empresa. Esse documento é criado para registrar os dados e confirmar a compra por parte do cliente.
Já o pedido de compra é um documento criado pela sua empresa para iniciar o processo de compra de materiais para uso e consumo ou reposição de estoque com um fornecedor para atender ao seu cliente, listando tudo o que deseja comprar.
Para que serve um pedido de venda?
A principal função do pedido de venda é ajudar a empresa na gestão de estoque. Afinal, o documento permite a organização necessária para garantir a disponibilidade de um produto no estoque ou de insumos para produção e entrega ao cliente dentro do prazo estabelecido, determinando as compras que precisam ser feitas para atendê-lo.
Na prática, o pedido funciona como uma ferramenta importante para evitar que a sua empresa falhe nas entregas aos clientes e prejudique a relação com eles. O documento traz informações precisas sobre a negociação e, dessa forma, fica fácil voltar a elas sempre que necessário, até mesmo para gerar relatórios gerenciais.
O pedido de venda pode evitar que um zero a mais colocado equivocadamente cause problemas — no caso de um pedido que era de 10 unidades e terem sido lançadas 100, por exemplo. Com o pedido, essa informação errada não é passada adiante.
Ele também é uma forma de organizar e controlar comissionamento de vendedores. Além disso, o documento é essencial para o bom funcionamento da empresa, se mantendo rentável e sustentável no mercado.
Quais são os benefícios do pedido de venda?
A seguir, listamos alguns dos principais benefícios que sua empresa pode ter adotando o pedido de vendas no dia a dia.
1. Identificar pagamentos atrasados
Um importante benefício do pedido de venda para a empresa é a possibilidade de identificar pagamentos atrasados. Isso porque ele contribui para a gestão do caixa, fazendo a comparação dos pedidos do mês com os valores registrados na conta bancária.
Dessa forma, ao descobrir pagamentos em atraso, você pode já tomar providências e evitar ainda mais inadimplência.
2. Ter melhor controle do estoque
Com o pedido de venda, a empresa tem condições de controlar o estoque com mais precisão, já que o documento indica o que é necessário ter disponível e em qual data, além de funcionar como uma forma de ajudar a empresa a programar novas compras.
3. Economizar tempo e evitar erros
Quando a empresa faz pedido de venda de forma eletrônica, é possível ganhar tempo nas rotinas, já que os processos são realizados dentro de um sistema. Ou seja, é mais fácil criar, acessar e organizar os documentos.
A grande vantagem é não precisar controlá-los no papel, o que, além de não ser prático, pode acabar provocando muitos erros mais difíceis de serem resolvidos.
4. Emitir notas fiscais com facilidade
As informações que constam no pedido de venda são as que o gestor precisa para fazer a emissão de notas fiscais. Por isso, é importante usá-lo, evitando retrabalhos.
Quando fazer um pedido de venda?
O pedido de venda deve ser feito no momento em que o cliente realiza a compra, lançando os produtos ou serviços no documento para registro.
Como fazer um pedido de venda?
Para montar o pedido de venda, é preciso inserir os dados do cliente e os produtos que ele tem intenção de comprar. Diferente de uma nota fiscal, o pedido é um registro interno e não precisa conter as tributações.
Mesmo sendo um documento mais simples e podendo ser feito manualmente ou por meio de um planilha de pedido de venda, a melhor maneira de fazer, é por meio de um sistema de gestão que gere o documento automaticamente.
Usando uma plataforma, é possível apenas selecionar os produtos já cadastrados, simplificando e agilizando todo o processo.
No entanto, embora mais demorado e passível de erros, também é possível fazer o pedido à mão, criando um formulário de pedido de venda. A seguir, trouxemos um modelo com tudo o que esse documento deve conter.
Modelo de pedido de venda
Na hora de criar pedido de venda ele deve conter, pelo menos:
- Cabeçalho com logo da empresa e informações como CNPJ, endereço e contatos;
- Número do pedido;
- Data do fechamento do negócio;
- Informações do cliente;
- Detalhamento do pedido (código do produto, produto, quantidade etc.);
- Preço (unitário e total);
- Frete;
- Condição de pagamento.
Como organizar os pedidos de venda?
Como já dito, a melhor maneira de manter a organização dos pedidos de venda é usando um sistema de gestão. A ideia é automatizar grande parte do processo, reduzindo os retrabalhos e evitando os erros.
Vale a pena contratar um programa para tirar pedidos de venda?
Sem dúvidas. Para emissão de pedidos de venda da sua empresa sem dificuldade e sem perder tempo, a melhor solução é contratar um sistema ERP, que, na verdade, será ainda mais útil, atuando em toda a gestão financeira do negócio e simplificando os processos.
Quer entender mais sobre do que se trata um programa de pedido de venda? Confira este conteúdo: Tudo que você precisa saber sobre sistema ERP
