Como emitir nota fiscal: passo a passo completo

Por Redação Asaas
Publicado em 23 de julho, 2015 | Atualizado em 19 de janeiro, 2022

O processo de emissão de notas fiscais costuma gerar muitas dúvidas em empreendedores iniciantes, assim como a escolha de qual tipo de nota usar. Quer resolver essas questões de uma vez por todas? Então, confira e aprenda agora mesmo o passo a passo de como emitir nota fiscal para seus clientes.

Vale lembrar que, na grande maioria das empresas, a emissão desse documento é obrigatória e compõe o leque de atribuições fiscais. Por isso, é muito importante estar atento às suas particularidades.

Neste post, você encontrará as principais informações de como emitir nota fiscal e os principais modelos utilizados. Continue a leitura e confira!

Conteúdo

O que é uma nota fiscal?

Uma nota fiscal é um documento que identifica uma transação comercial entre o estabelecimento e o contribuinte contratante do serviço ou comprador do produto. Portanto, auxilia no processo de fiscalização e recebimento de impostos por parte da Receita Federal.

Nesse documento são mencionadas todas as informações específicas do estabelecimento, como:

  • cadastro nacional da pessoa jurídica;
  • sequencial de número de ordem;
  • data de emissão;
  • endereço do estabelecimento;
  • inscrição estadual;
  • quantidade de mercadoria;
  • marca;
  • modelo;
  • valores unitários e valor total;
  • peso líquido e peso total;
  • nomenclatura comum do Mercosul — NCM;
  • natureza da operação;
  • código fiscal de operação e prestação de entrada e saída de mercadoria;
  • informações tributárias;
  • número de autorização junto ao fisco.

Ao contrário do estabelecimento, os dados do contribuinte não são obrigatórios, apenas quando solicitados por ele. Contudo, em diversos estados há campanhas de incentivo para que as pessoas físicas solicitem seu direito ao documento fiscal e anexem seus dados na emissão. Dessa forma, o contribuinte age como agente fiscalizador, auxiliando o fisco.

A não emissão da nota fiscal caracteriza sonegação de impostos e pode gerar multas e autuações ao empreendedor.

Como funciona a emissão de nota fiscal para cliente?

Se você também está cheio de dúvidas sobre como emitir nota fiscal, essa é a hora de esclarecê-las. Abaixo, confira como emitir a NF-e:

1. Solicite a autorização

Antes de mais nada, você deve solicitar uma autorização para emitir notas fiscais na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado. Dependendo de onde seu negócio estiver localizado, essa solicitação pode ser feita até mesmo pela internet, basta preencher um formulário online.

Além disso, é importante verificar com seu contador se há necessidade de ter o certificado digital. Para muitas empresas, esse é o único modo de emissão. Vale lembrar que, com a informatização dos órgãos reguladores, a maioria dos serviços pode ser realizada de forma online. No entanto, há a necessidade desse certificado.

2. Obtenha os dados de acesso

Se seu estado trabalha com notas fiscais avulsas eletrônicas, você precisará ir até um posto da Sefaz para pegar os dados de acesso ao sistema. Alguns estados, como Minas Gerais, disponibilizam a solicitação via internet mesmo. Em caso de dúvidas, vale consultar o Sebrae.

3. Emita a nota fiscal

Com a autorização concedida, basta preencher os campos exigidos e emitir o documento! Vale lembrar que ao emitir a nota fiscal é gerado um arquivo XML (do inglês, Extensible Markup Language).

Guarde os comprovantes de compra de mercadorias e também as notas fiscais de vendas, que devem fazer parte do relatório de faturamento mensal da empresa.

Caso você seja um Microempreendedor Individual (MEI), não é necessário emitir nota fiscal para pessoas físicas — a não ser que elas exijam —, mas apenas para clientes que tenham CNPJ.

Atenção para a emissão de nota fiscal de serviço:

É importante destacar que, em caso de prestação de serviço, o processo de emissão de nota fiscal é diferente. Nesse caso, a emissão se dá através do órgão municipal. Dessa forma, todas as exigências devem ser verificadas junto ao município da empresa.

Cada prefeitura tem passos específicos para a liberação da emissão de nota fiscal de serviço eletrônica. Depois de enviar todos os dados exigidos, basta aguardar a emissão do documento fiscal, com base nos serviços permitidos conforme a Lei do ISS LCP 116/2003.

Qual é a diferença entre nota fiscal e DANFE?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, também conhecido como DANFE, é uma ferramenta que complementa a nota fiscal. Seu principal objetivo é acompanhar o trajeto da mercadoria, desde a saída do estabelecimento até a chegada ao destino.

A principal diferença entre o DANFE e a nota fiscal é que o DANFE necessariamente precisa ser um documento físico. Por outro lado, a nota fiscal pode ser apenas um arquivo eletrônico.

Quais são os principais modelos de nota fiscal?

Além de saber como emitir nota fiscal, é essencial compreender que tipo de nota sua empresa é obrigada a emitir, afinal, existem diferentes modelos. Conheça um pouco mais sobre cada um deles:

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Esse modelo de nota fiscal surgiu para pôr em prática o primeiro módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), um programa de informatização das informações fiscais e previdenciárias.

Com a implantação desse modelo de nota fiscal, muitas empresas precisaram se adaptar às novas tecnologias, uma vez que a NF-e modelo 55 permitiu trabalhar com arquivos digitais, substituindo os modelos 1 e 1A, assim como a nota de produtor rural.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

A obrigatoriedade de emissão de nota fiscal eletrônica foi aplicada de forma gradativa. Por isso, muitas empresas que não entraram no programa e precisaram emitir nota fiscal (para negociar com empresas de porte maior, por exemplo) tiveram como opção a nota fiscal avulsa eletrônica.

A NFA-e pode ser utilizada por pessoas físicas, como autônomos, e até mesmo Microempreendedores Individuais (MEIs), facilitando a emissão de nota por parte do empreendedor.

A principal função da NFA-e é assegurar que todos os tributos com origem na comercialização de produtos seja arrecadado e apresentado ao fisco, tornando a transação idônea.

Uma característica importante da nota fiscal avulsa eletrônica é o número de itens que ela permite. Cada NFA-e permite o registro de apenas 10 produtos. Logo, se a transação compreende mais produtos é necessário emitir mais de uma nota fiscal.

Além disso, diferentemente da NF-e, na NFA-e não é possível realizar correções. Em caso de erro, a única solução é cancelar a nota e emitir uma nova.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e surgiu para substituir as notas de serviços impressas. Qualquer empresa que exerce atividade de prestação de serviço, exceto o MEI, é obrigada a emitir NFS-e. O órgão fiscalizador desse tipo de emissão é o órgão municipal. Logo, as prefeituras são as responsáveis pela padronização e disponibilidade desse serviço para as empresas.

Importante: mesmo que você emita NF-e, se você estiver exercendo uma atividade de prestação de serviço é preciso emitir a NFS-e. A NF-E tem função de informar a venda do produto, já a NFS-E informa a prestação do serviço.

Toda vez que uma empresa realiza qualquer tipo de transação, seja de venda de produto ou prestação de serviço, na maioria dos casos a emissão de nota fiscal é obrigatória. Por isso, o governo criou as notas eletrônicas para agilizar e automatizar o processo de fiscalização.

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