Como emitir nota fiscal de serviço de forma rápida e descomplicada

Publicado em 23 de julho, 2015 | Atualizado em 16 de agosto, 2023

O crescimento de uma empresa exige uma constante melhoria dos processos de venda, controle de recursos e gestão financeira. Ou seja, para manter uma expansão saudável seu negócio precisa estar preparado para otimizar diferentes áreas.

E essa constante melhoria também se aplica a prestadores de serviços em todos os nichos e tamanhos – e um dos aspectos mais importantes desse processo é a manutenção e controle dos compromissos fiscais.

Sendo assim, neste artigo vamos explicar como emitir nota fiscal de serviço de forma simples e rápida – aumentando a agilidade dos seus processos e garantindo um crescimento mais rápido do seu negócio. Continue lendo!

O que é uma nota fiscal de serviço?

As notas fiscais de serviço são um documento que certifica uma prestação de serviço da sua empresa para um determinado cliente. 

Ela é emitida todas as vezes que ocorre uma transação entre comprador e vendedor, seja no físico ou digital. Além disso, a nota fiscal de serviço também pode se tornar um recibo, servindo com validade jurídica e fiscal.

A nota fiscal também pode ser emitida de forma eletrônica (NFS-e), através dos sistemas das prefeituras na qual sua empresa está estabelecida. Todas as cidades brasileiras já aderiram ao documento digital, embora cada uma possua um modelo próprio de sistema.

Com esse formato virtual, não é mais necessário utilizar papel e o processo pode ser realizado com mais agilidade – facilitando a manutenção da gestão fiscal do seu negócio.

Quem é obrigado a emitir a NFS-e?

Qualquer empresa que faz comercialização de produtos ou serviços tem a obrigação de emitir notas fiscais. 

No caso da nota fiscal de serviços, a emissão acontece quando existe uma transação envolvendo a prestação de um serviço, independente do tamanho, regime tributário ou tipo de negócio. 

Até mesmo pessoas físicas devem emitir nota caso realizem um serviço que tenha sido comercializado – neste caso deve-se emitir uma nota fiscal avulsa.

Além disso, algumas cidades como São Paulo, Rio de Janeiro e Curitiba, possuem regulamentações que exigem que empresas prestadoras de serviço realizem a emissão da nota fiscal eletrônica (NFS-e). 

Por isso, é importante consultar a legislação vigente da cidade na qual sua empresa está sediada.

Qual é o prazo para emissão da NFS-e? 

Não existe um prazo limite para emissão da NFS-e, porém o mais indicado é que ela seja emitida logo após a prestação do serviço. 

Isso garante um risco menor em relação a manutenção das obrigações fiscais do seu negócio, assim como de uma visita do Fisco – que pode acarretar em multas no caso da falta da emissão de notas corretas.

Porém, se existir algum impeditivo para a emissão imediata da NFS-e, sua empresa pode optar pelo Recibo Provisório de Serviços (RPS), um documento que substitui a nota por até 10 dias, contados a partir da sua emissão.

Qual é a diferença entre os tipos de nota fiscal?

Antes de continuar aprofundando nos benefícios que a emissão de nota fiscal traz para seu negócio, precisamos explicar as diferenças entre os tipos de nota. Afinal, as siglas e diferentes tipos de nota muitas vezes confundem os empreendedores e podem acarretar em problemas para seus negócios.

Por isso, entenda as principais diferenças entre os tipos de nota fiscais e suas aplicações:

Diferença entre NF-e e NFS-e

As notas fiscais eletrônicas são o tipo mais comum de nota, emitidas por empresas que oferecem e vendem produtos variados, sejam eles físicos ou virtuais. A NFS-e, por outro lado, é destinada para empresas prestadoras de serviço.

Além disso, a NF-e recolhe um tipo de imposto diferente da NFS-e, que é chamado de ICMS, com tributação estadual. Porém, a NFS-e possui tributação municipal, conforme já comentamos.

Diferença entre DANFE e NFS-e

Existem muitas diferenças entre o DANFE e as notas fiscais, sejam elas de serviço ou não. As NFS-e, por exemplo, precisam ser guardadas por até cinco anos, já que são documentos com validade jurídica. 

O DANFE, por outro lado, não precisa ser arquivado. Essa ferramenta é emitida para ajudar no controle e fiscalização das mercadorias, então demandam que sejam impressas no momento da venda, enquanto as notas fiscais podem ser enviadas por e-mail.

Como emitir nota fiscal de serviço para clientes?

Apesar de ser um documento importante para os processos fiscais do seu negócio, a emissão da nota fiscal não precisa ser algo complicado. Atualmente, existem diversas plataformas de pagamento que já realizam a emissão – de modo muito prático.

Porém, quanto mais sua gestão conhecer os processos envolvidos na emissão de nota fiscal, mais prático será determinar melhorias e otimizações para executar esse processo na sua empresa.

Além disso, podem existir custos e cálculos importantes nessa etapa, como na aplicação das alíquotas, que também impactam nos lucros do seu negócio. Confira:

1. Obtenha um Certificado Digital

Para realizar a emissão de notas fiscais no sistema eletrônico, como a NFS-e, sua empresa precisa emitir um Certificado Digital. Essa ferramenta é utilizada para garantir a segurança e autenticidade de emissões de notas, mantendo um controle mais apurado para o Fisco.

Você também pode acessar o Portal de Gestão NFS-e e criar seu cadastro dentro da plataforma. 

2. Fique atento a data de competência e data de emissão

Para realizar a emissão da sua nota fiscal, também é importante estar atento para a data de competência e data de emissão. 

A primeira é referente ao dia em que o serviço foi prestado para seu cliente. Essa é uma particularidade que varia conforme a prefeitura, mas a maior parte dos municípios trabalha com essa data.

Por outro lado, a data de emissão corresponde com o dia exato no qual sua nota fiscal de serviço está sendo enviada para o sistema da prefeitura. 

É importante estar atento para essas datas, já que algumas prefeituras permitem a diferença de 10 dias entre a data de emissão e a data de competência. 

Conforme sua empresa expande e aumenta o número de vendas, seu negócio pode precisar automatizar essa função – evitando complicações e mantendo essa obrigação em dia.

3. Utilize um sistema de automação

Você pode escolher um sistema de automação que torne sua emissão de notas fiscais mais rápida e fácil. Isso evita esquecimento, erros de processo e atrasos que podem custar multas e juros para sua empresa.

Além disso, um sistema de automação como o Asaas pode tornar seu negócio mais eficiente na rotina empresarial.

4. Emita a nota fiscal

Por fim, você pode realizar a emissão – preenchendo as informações necessárias, se atentando aos principais dados que devem estar inseridos corretamente na nota:

• valor total dos serviço;
• dados do destinatário e remetente;
• dados adicionais e informações complementares (se necessário);
• endereço do destinatário e remetente;
• descrição do serviço (duração, numeração, valores)
• CNPJ e Inscrição Estadual do destinatário e remetente;
• tributos que vão incidir sobre os serviços prestados;

Vale ressaltar que um sistema de emissão de notas automáticas consegue executar essa tarefa com maior rapidez, aliviando sua equipe dessa e de outras tarefas burocráticas e demoradas.

Como calcular os impostos da NFS-e?

Os impostos são parte fundamental de manter em dia seus compromissos financeiros e obrigações da sua empresa com o Fisco. As notas fiscais também são parte do pagamento e controle dos tributos.

Por isso, compreender os impostos que estão relacionados às notas fiscais de serviço são muito importantes para que sua empresa tenha segurança e controle sobre seus recebimentos.

Imposto Sobre Serviços (ISS)

De um modo geral, os sistemas de emissão de nota fiscal realizam o cálculo dos impostos automaticamente. Porém, é importante entender quais são as taxas envolvidas nesse tipo de processo.

O Imposto Sobre Serviços (ISS) é um tributo presente em todas as notas fiscais de serviço.  Ele afeta diretamente o montante final do valor da nota. Porém ele varia de acordo com a taxação determinada pelo seu município.

Nesse caso, se o valor do serviço prestado seja R$ 1.000 e a alíquota municipal seja 5%, o valor do ISS será de R$ 50,00.

Como cancelar uma NFS-e?

Na mesma plataforma ou sistema pelo qual a nota fiscal foi emitida ela também pode ser cancelada. Nesse caso, é necessário que a prefeitura autorize o cancelamento. 

Não é incomum que prestadores de serviço realizem pedidos de cancelamento, algumas situações envolvem pedidos de chargebacks, reembolsos ou garantias estendidas. Sendo assim, é necessário cancelar as notas para evitar o pagamento dos impostos.

Entenda o que é RPS (Recibo Provisório de Serviço) 

Muitas vezes ocorrem erros no momento de emissão da nota fiscal de serviço. Isso pode acontecer porque o sistema apresenta uma queda ou algum impeditivo externo pode atrapalhar o processo de emissão.

Nesses casos, sua empresa pode optar pela emissão do RPS ou Recibo Provisório de Serviço. Esse documento é utilizado em hotéis, academias, escolas, estacionamentos ou outros estabelecimentos. 

Quando acontecem falhas, o RPS pode ser enviado ao cliente com maior agilidade – mas ele não substitui a NFS-e. Sendo assim, o RPS pode ser convertido em nota fiscal dentro do prazo estabelecido por cada prefeitura, geralmente de até 10 dias.

Quais são os desafios da emissão de nota fiscal de serviço?

Embora a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica seja um método para tornar sua gestão mais prática e rápida, ainda existem alguns desafios a serem superados para que o sistema de emissão seja mais eficiente e supere problemáticas do dia-a-dia.

Encarar esses desafios faz parte do processo de melhoria que toda tecnologia empresarial precisa superar para alcançar a todos e tornar demandas rotineiras mais acessíveis. Sendo assim, conheça os principais problemas da emissão de NFS-e:

Instabilidades na prefeitura

Embora as prefeituras disponibilizem esses sistemas para tornar o processo de emissão de notas mais fácil, muitos deles sofrem com instabilidade. Isso gera erros durante o processo, queda do servidor e lentidão no carregamento de informações.

Sendo assim, sua empresa pode ter dificuldades em emitir as notas contando exclusivamente com esses sistemas.

Variação do serviço prestado

Se sua empresa oferecer mais de um serviço, é necessário adequar as notas fiscais de acordo com cada atividade realizada. 

Sendo assim, se sua gestão ainda emite notas manualmente, é necessário acompanhar os códigos de serviços municipais para que cada nota seja emitida da forma correta – mantendo a precificação dos serviços correta, assim como outras informações. 

Dessa maneira, cada nota precisará dessa atualização para que nenhum serviço seja declarado errado.

Retenção de ISS

A depender do serviço prestado pela sua empresa, da localização e do seu cliente, pode acontecer das prefeituras exigirem a retenção do ISS. 

Esse processo pode atrapalhar a emissão de notas automáticas, porque muitas vezes também acompanha a exigência de um cadastro local no sistema – como o Cadastro de Empresas Fora do Município (CPOM).

Necessidade de integração manual

Como o sistema de emissão de notas pode variar de acordo com as prefeituras municipais, sua empresa pode encontrar dificuldades em emitir notas fiscais automáticas. Esse empecilho acaba afetando especialmente as NFS-e.

Para superar isso, é fundamental contar com uma plataforma de automação que torne essa solução mais dinâmica.

Permissão ou não do uso de RPS

Nem todas as prefeituras permitem a emissão da RPS, como solução provisória no caso de erros durante a emissão de notas. Essa solução é importante para evitar problemas futuros, mantendo seu controle de notas organizado – mesmo quando ocorrem imprevistos.

Como já falamos, os sistemas de prefeituras podem apresentar instabilidade no momento da emissão. Por isso, a presença do RPS é importante.

Como solucionar os desafios da emissão de NFS-e?

Entre todos os problemas que envolvem o processo de emissão de notas fiscais, o maior desafio está no tempo e recursos gastos para realizar as emissões manualmente. 

Isso demanda muito tempo dos seus colaboradores, especialmente porque os sistemas das prefeituras não são estáveis e com longos processamentos de execuções engessadas. Além disso, algumas operações da plataforma caem com frequência.

Sendo assim, a melhor forma de contornar essas problemáticas é optando por uma plataforma e sistema de automação de notas fiscais. 

Com esse tipo de solução, sua empresa pode tornar esse processo uma atividade rápida e ainda colher benefícios que afetam toda sua gestão financeira.

Quais são os benefícios de um sistema de emissão de nota fiscal?

A nota fiscal eletrônica é o modo mais fácil e prático para realizar a emissão de forma segura e prática. Além disso, existem diversos outros benefícios em aderir a essa modalidade.

Ao aumentar suas vendas, você também precisa estar preparado para dar vazão a um número maior de notas fiscais. Isso pode consumir um tempo precioso do seu negócio, tornando sua operação ineficiente. 

Sendo assim, a automação de notas fiscais eletrônicas pode tornar esse processo mais simples e automático. Confira outras vantagens:

Redução de custos

A emissão de notas fiscais manuais geram um enorme custo, a longo prazo, para sua empresa. 

Afinal, pela lei sua empresa deve armazenar as notas por até cinco anos. Isso demanda um espaço para armazenamento, além de custos para impressão, manutenção e controle dessas notas.

Sendo assim, mesmo sendo necessário contratar uma plataforma para realizar esse processo, a nota fiscal eletrônica tende a custar menos do que as notas físicas.

Otimização do tempo

Como diz o ditado: tempo é dinheiro. Sendo assim, administrar o tempo que seus funcionários gastam com trabalhos manuais envolvem tornar sua empresa mais eficiente em todas as atividades.

O tempo gasto com atividades burocráticas podem ser gastos com outras demandas mais importantes e que tragam resultados financeiros e logísticos para seu negócio.

Redução de erros manuais

Além da otimização de tempo e dos cortes de gastos, uma plataforma que automatiza a emissão de notas também reduz os erros manuais. 

Muitas vezes, o uso de planilhas pode tornar uma operação viável – mas conforme o negócio expande, é comum que ocorram erros, perda ou troca de dados que prejudiquem o fluxo de informações.

Isso também acontece com a emissão de notas. Mesmo um erro simples pode acarretar em custos para seu negócio, ou mesmo em uma complicação futura com o Fisco.

Melhora na gestão financeira

Sua gestão financeira também pode se beneficiar com a automação de notas fiscais. A automação reduz erros, otimiza o tempo despendido com essa atividade e custa menos para sua empresa em relação ao armazenamento de notas.

Além disso, com um controle maior sobre as emissões, sua empresa pode estabelecer um controle maior do fluxo de caixa.

Precisão na gestão de recebíveis

Assim como a gestão financeira, você também pode melhorar sua gestão de recebíveis. É fundamental para a saúde financeira do seu negócio que as entradas e saídas estejam controladas de forma adequada.

Permite integração com API

Uma vantagem em utilizar um sistema de gestão para essa função é que existe a possibilidade de integração através de APIs. 

As APIs de pagamento são aplicações dentro da sua plataforma que permitem executar funções de forma mais rápida, prática e simples – através dela você pode oferecer meios de pagamento, checkout transparentes e outras soluções que tornam sua empresa mais eficiente.

Aumento na segurança da emissão

Uma plataforma também garante que a emissão será feita de forma segura e controlada, não só ajudando sua empresa a permanecer em dia com o Fisco – mas também permitindo que sua gestão mantenha um controle centralizado sobre todas as vendas e operações.

Assim, sempre será mais fácil encontrar notas necessárias ou realizar auditorias, caso sejam necessárias.

Além disso, a segurança tem sido um problemas cada vez maior para as empresas. Manter seus dados seguros é uma prioridade tanto para manter seus dados, quanto os do clientes, em sigilo.

Sendo assim, uma plataforma de automação que possua sistemas antifraude integrados é a melhor opção para seu negócio

Integração com meios de pagamento

Conforme comentamos, uma API de pagamento também permite que sua empresa ofereça os principais meios de pagamento disponíveis no mercado. Sendo assim, você pode criar estratégias diferentes voltadas para expandir seu público alvo.

Entre os principais meios de pagamento do mercado, você pode oferecer Pix, cartão de crédito e boleto bancário.

Mantém em dia as obrigações fiscais

Por fim, uma ferramenta de automação ajuda sua empresa a manter em dia suas obrigações fiscais. Sua empresa precisa ter controle das entradas, saídas e de todos os recebíveis.

Se sua empresa oferece diferentes tipos de serviços, pode ser benefício entender quais possuem maior demanda, lucro, custos ou quais demandam mais tempo dos seus funcionários.

Com um controle mais preciso dessas informações, sua empresa pode criar estratégias para suprir áreas que precisam de maior investimento, corrigir despesas ou estabelecer um fluxo melhor para setores como vendas, marketing ou atendimento ao clientes.

Automatize a emissão de nota fiscal com o Asaas

Se você precisa de ajuda para realizar a emissão de notas fiscais eletrônicas, sua empresa pode contar com a plataforma do Asaas.

O Asaas é uma conta digital completa que oferece diversos recursos para tornar sua rotina financeira mais dinâmica, intuitiva e produtiva. Oferecendo serviços como: cadastro de pagadores, criação de cobranças, configurações de notificações, transferências, pagamentos, emissão de notas e muito mais.

Além disso, com o Asaas você pode deixar a burocracia de lado e focar seus esforços em vender mais e fidelizar seus clientes.

Confira o que o Asaas pode oferecer e automatize a emissão das suas notas fiscais!