Conheça 18 Ferramentas para Empreendedores e saiba como usá-las

Empreender exige muita disciplina. Atender o cliente, negociar prazos e resolver problemas são demandas constantes da maioria das empresas. Por conta disso, é indispensável conhecer algumas ferramentas focadas em auxiliar nessas tarefas.

Com o uso das ferramentas certas, diversas atividades da sua empresa podem ser facilitadas. Atualização de serviços via e-mail, esclarecimento de dúvidas com fornecedores ou a comunicação com contadores são alguns exemplos.

Se a prioridade da sua empresa é se manter organizada, em dia com todos os processos e compromissos, este artigo é para você. Separamos algumas das principais ferramentas para empreendedores, para que você possa começar a utilizar ainda hoje. Continue lendo!

O que uma empresa precisa para crescer?

Diferente do que muitos podem pensar, fazer uma empresa crescer não é apenas expandir suas vendas. Existem muitos passos que precisam ser tomados para garantir que seu negócio cresça e se consolide.

O mercado, independente de qualquer segmento, está cada vez mais competitivo, e se posicionar é um desafio. Segundo dados levantados pela Global Entrepreneurship Monitor (GEM), o empreendedorismo potencial no Brasil teve um crescimento de 53% entre 2019 e 2020. 

Na pesquisa com apoio do Sebrae, foi identificado que, pela primeira vez, empreender é o segundo maior sonho do brasileiro. Isso é um indicativo de que existe uma necessidade crescente de tornar sua empresa cada vez mais eficiente. 

Por isso, o objetivo de qualquer programa voltado a auxiliar seu negócio é o mesmo: garantir que seu tempo seja usado da melhor forma possível. 

Para empreender, é importante que você esteja focado no que realmente importa: no crescimento das suas vendas e na satisfação do seu cliente.

Crie um plano de negócios

O primeiro passo, contudo, é ter a estratégia certa. Só assim é possível entender os reais desafios do seu negócio, e como você pode solucioná-los. 

O plano de negócio é um documento que tem exatamente essa função. Nesse documento você deve colocar quais os objetivos da sua empresa e tudo o que precisa fazer para alcançá-los.

Esse passo é válido tanto para os que estão iniciando nos negócios, quanto para quem está em expansão. Nesse documento você pode acrescentar:

• Informações detalhadas sobre o seu ramo de atuação;
• Informações e definição sobre os produtos ou serviços comercializados;
• Recursos necessários para crescer;
• Expectativa sobre sua produção, número de clientes, número de funcionários e outros fatores para suprir sua demanda;
• Benchmarkings ou análise dos concorrentes;
• Perfil do seu público-alvo;
• Estimativas de gastos, capital de giro e fluxo de caixa;
• Estratégias de marketing cabíveis;
• Pontos fortes e fracos da sua empresa.

Você pode adicionar outras informações que achar relevante e ajudem a estabelecer uma rota de crescimento para seu negócio. Ainda que o plano de negócios não elimine os riscos, ele permite identificar vulnerabilidades e oportunidades dentro do seu segmento.

Essa é uma ferramenta estratégica, e precisa ser reavaliada e ajustada de tempos em tempos.

Encontre diferenciais no seu negócio

O preço costuma ser o diferencial mais atraente para os consumidores, mas está longe de ser o único. Se você deseja que sua empresa cresça com qualidade, entender quais são seus pontos fortes é essencial.

Diferencial pode ser entendido como aquilo que seus concorrentes ainda não estão fazendo, ou não têm. Essa premissa é válida mesmo quando oferecem serviços ou produtos similares aos seus.

Isso vai desde a embalagem diferenciada, o serviço personalizado ou a facilidade dos seus canais de contato.

Faça uma análise do seu negócio, entenda quais são as necessidades do seu cliente, e encontre o ponto onde sua empresa atinge essa necessidade de forma única.

Use as ferramentas digitais adequadas

Utilizar a tecnologia não se limita apenas ao marketing pela internet. Existem muitas ferramentas indispensáveis que podem fazer um diferencial na sua gestão. O importante é conhecer cada uma delas, para entender como elas podem se encaixar na sua rotina e auxiliar nos processos do seu negócio.

As melhores ferramentas para empreendedores ajudam a identificar padrões de comportamento do seu cliente, e até antecipar suas dores e necessidades.

Alguns softwares simples integram funções que simplificam tarefas burocráticas e podem reduzir o tempo investido pelas equipes para realizá-las. Além disso, eles também diminuem os erros humanos, o que pode se tornar uma vantagem competitiva.

18 ferramentas para empreendedores

A ferramenta de gestão de negócios certa dependerá das necessidades da sua empresa. Por conta disso, o plano de negócios pode ser algo tão importante.

Ele vai te ajudar a entender quais operações demandam mais atenção. Por exemplo: quais são as principais oportunidades de melhoria e onde você precisa implementar mais eficiência.

Porém, no mercado é possível identificar algumas ferramentas para empreendedores que podem ser úteis para qualquer empresa que tenha o foco em crescer.

Tarefas como organização da rotina, comunicação interna e organização dos fluxos de caixa são obrigatórias para a maioria das empresas. E existem opções ótimas para ajudar nesses processos, confira o que preparamos nessa lista!

1. Ferramentas para gerenciamento de tempo e priorização de tarefas

Em qualquer empresa, é importante gerenciar tarefas com eficiência. Da diretoria aos estagiários, trabalhar com eficácia pode trazer resultados grandiosos a longo prazo.

Por conta disso, existem algumas opções de ferramentas para empreendedores que podem agilizar processos e aumentar sua produtividade. 

É importante lembrar que esse tipo de ferramenta não ajuda apenas na organização da sua rotina e da sua equipe, mas também facilita a comunicação.

Elas podem dar mais visibilidade ao trabalho de membros do seu time, assim como evidenciar erros de execução antes que se tornem prejudiciais. 

É necessário explorar cada uma delas para tentar entender todos os benefícios potenciais para seu negócio!

Agenda online

Antecipar as tarefas de um dia pode ser a chave para dar mais eficiência a você e seu time. Poucas coisas são tão ruins para um empreendedor quanto esquecer aquela reunião importante, que levou semanas para ser encaixada, não é mesmo? Por isso, busque organizar uma agenda para listar todas as suas atividades e reuniões.

Para questões como essa, o Google Agenda pode ser uma opção ideal. Além de muito prático e usual, o Google concentra uma série de soluções dentro dessa plataforma que podem ser muito úteis no seu dia a dia.

As reuniões podem ser marcadas com antecedência, com convites para todos os membros participantes, direcionando para a videoconferência. 

Ali você também tem acesso a um mecanismo de mensagem e pode priorizar suas atividades por cores, horários e datas. Ao integrar essa ferramenta com o Gmail, você também pode marcar compromissos via e-mail, criando um evento automático no seu calendário.

É claro que existem outras opções de agenda online, como a do próprio Outlook com funções muito parecidas com as do Google. O mais importante é que seja uma ferramenta online, para que você tenha seus compromissos sempre à mão!

Gerenciador de arquivos em nuvem

Assim como acontece com as agendas online, tanto Google quanto Microsoft têm sistemas de armazenamento em nuvem. 

Esse tipo de ferramenta permite que você guarde documentos importantes em um software online. Isso significa que, tendo acesso à internet, eles estarão disponíveis para quando você precisar.

Seja no Google Drive ou no OneDrive, seus arquivos ficam armazenados para acesso remoto e podem ser abertos por qualquer um que tenha a liberação. 

Com isso, sua empresa não fica refém dos drivers dos computadores ou pen drives, que podem ser corrompidos e perdidos. Nos drives em nuvens você pode limitar as ações em visualização, edição e comentários, garantindo segurança dos dados.

Esse recurso facilita a comunicação, a integração entre os times e o compartilhamento de arquivos e tarefas importantes. Sua equipe pode estar mais alinhada e seus documentos podem ter backups seguros.

Assim como nas agendas, basta criar sua conta no Gmail ou Outlook, para ter acesso aos respectivos drives.

Gerenciador de tarefas

Para complementar essas ferramentas, você também precisa de um gerenciador de tarefas. Afinal, mesmo tendo arquivos organizados e uma agenda planejada, é importante fracionar nossas demandas.

Lembre-se que gerenciar demandas também significa gerir seu tempo, sendo um recurso precioso e indispensável. Você pode aplicar algumas metodologias internas dentro da sua empresa, ampliando a produtividade.

Uma das mais populares é a Getting Things Done (GTD), que estabelece basicamente quatro etapas:

• Coleta: o primeiro passo consiste em uma lista com todas as suas demandas pendentes. Isso muitas vezes pode demandar certo tempo, mas com a prática vai se tornando mais simples.
• Processamento: com essa lista em mãos, você pode priorizar essas tarefas. Defina quais delas podem ser arquivadas, quais são urgentes e quais podem ser deixadas para depois.
• Ação: agora é momento de produzir. Você executa as demandas, uma de cada vez.
• Revisão: por fim, com as atividades feitas, você pode revisar todo o processo. 

Ao terminar, você pode atualizar a lista de pendências e definir quais as próximas tarefas que devem ser realizadas.

2. Ferramentas de gestão empresarial

Ferramentas de gestão de tarefas são importantes. Porém, quanto mais complexo for seu negócio, maior será a necessidade de ampliar a gama de processos que você precisa gerenciar.

Do ponto de vista empresarial, existem muitas metodologias que podem ser importantes para sua empresa a longo prazo. Isso porque as ferramentas podem mudar, assim como seu time ou suas demandas.

Mas é preciso que existam processos e ferramentas que se mantenham estáveis, conforme as estratégias traçadas e as metas almejadas.

Por isso, listamos algumas ferramentas de gestão empresarial essenciais para que seu negócio continue crescendo!

KPI

Muitas vezes confundidos com metas, os KPIs são muito mais do que isso. Sua sigla, traduzida do inglês, significa “indicadores-chave de performance“. 

Essa ferramenta é empregada para analisar alguns indicadores importantes do seu negócio. Isso permite que você e seu time acompanhem em números os resultados que agregam valor para sua empresa.

Segundo a Contend Trends, 50% das empresas que avaliam suas métricas se consideram bem sucedidas, em comparação a empresas que não acompanham seus próprios resultados.

Os KPIs existem para avaliar esse tipo de resultado. Com eles, você pode entender se as iniciativas tomadas pela equipe estão levando ao alcance dos objetivos estabelecidos.

É importante ressaltar que KPIs são valores quantitativos, seja em números brutos ou porcentagem. Você pode definir diferentes métricas para acompanhar, como taxa de conversão ou custo por lead. 

Além disso, você também pode definir alguns indicadores que fazem sentido para seu negócio, como de produtividade, qualidade, capacidade ou estratégicos. Tendo em mente quais indicadores são fundamentais para o seu negócio, você pode traçar planos, conduzir investimentos e redirecionar esforços.

Gerenciador de projetos

Para que suas metas sejam alcançadas, seu negócio precisa estabelecer uma boa gestão de projetos. Afinal, é através deles que as demandas são organizadas e executadas, a partir das prioridades definidas no começo da sua estratégia.

É nesse momento do caminho para o crescimento que uma plataforma de gerenciamento de projetos pode te ajudar. Existem diversas plataformas gratuitas e intuitivas no mercado que podem ser testadas, como o Trello, Asana ou Jira.

Você pode acessar cada plataforma direto do seu celular ou do computador. Basta criar uma conta e incluir os integrantes da sua equipe.

Vale ressaltar, que é importante verificar quais plataformas oferecem funções úteis como tags, nomeação de responsáveis e datas de entrega. Dessa forma, você pode testar e decidir qual ferramenta entrega a melhor usabilidade e possui a interface mais intuitiva para impulsionar os objetivos do seu negócio.

Canvas

O Business Model Canvas, mais conhecido como Canvas, é uma ferramenta de planejamento estratégico. Ele costuma ser um mapa visual, dividido por nove blocos que visam entender diferentes elementos do seu negócio.

Ao definir esses blocos, você tem uma ferramenta para avaliar a saúde do seu plano de negócios. Além disso, você também pode identificar etapas do plano que podem ser reestruturadas ou redirecionar suas energias.

• Proposta de valor: define o que sua empresa oferece para o mercado e que traz valor aos clientes.
• Segmento: identifique quais perfis de clientes serão o foco do seu negócio.
• Canais: entenda por onde seu cliente compra e recebe seu produto ou serviço.
• Relacionamento com cliente: escolha os recursos e formatos pelos quais sua empresa irá se relacionar com cada consumidor.
• Atividades-chave: defina quais são as atividades essenciais para ser possível entregar valor para os clientes.
• Principais recursos: você precisa estar claro de quais recursos são necessários para realizar suas atividades-chave.
• Parcerias: aqui são exemplificadas as atividades terceirizadas e recursos adquiridos fora da empresa.
• Fonte de receita: identifique as principais formas e oportunidades de obter receita no seu negócio, a partir do que você oferece de valor aos clientes.
• Estrutura de custos: são os principais custos necessários para que a estrutura da sua empresa possa funcionar.

Matriz BCG

A Mariz BCG foi criada pelo Boston Consulting Group, lá na década de 70, e tem a função de gerenciar o portfólio de produtos da sua empresa. Essa função permite que você identifique a melhor estratégia de investimento dentro do seu orçamento.

A Matriz BCG permite que você entenda melhor o momento em que cada produto está no mercado. Dividida em dois eixos, ela cruza dados de crescimento do mercado (eixo Y) e participação relativa (eixo X).

Cada um dos eixos também é dividido em duas seções, resultando em 4 categorias: vaca-leiteira, estrela, interrogação e abacaxi. 

O eixo de “crescimento do mercado” mostra o quanto o mercado tem se expandido e dado espaço para o produto analisado. 

Já o eixo de “participação relativa” mostra o quanto desse cenário é dominado pela empresa no nicho.

Entenda mais sobre as categorias da matriz e como você pode distribuir seus produtos dentro dela, compreendendo o status de cada um:

Vaca-leiteira

Aqui entram os produtos ou serviços consolidados no mercado. De modo geral, são os que já chegaram ao limite, já que possuem alta participação e não tem tendência de crescimento. 

São produtos que não demandam investimentos de novos recursos, apenas a manutenção do que já está sendo feito.

Estrela

Essa é a principal categoria da matriz. Os itens presentes aqui são os de alta participação e alta possibilidade de crescimento.

São produtos com muito potencial e ótimo tempo de vida. 

Interrogação

Os itens nessa categoria demandam atenção. Nessa categoria, o crescimento de mercado é alto, mas a participação do produto é baixa. Isso significa que seu serviço não está alcançando todo seu potencial, e precisa de ajustes ou mais investimentos.

Abacaxi

Esse é o quadrante dos itens que representam problemas. Dentro dele estão os produtos que possuem baixa participação e baixa taxa de crescimento no mercado. Vale a pena investir nesse serviço ou produto? Qual seu potencial de retorno?

A partir dessa matriz é possível compreender a escalabilidade daquilo que você oferece aos seus consumidores. Além de propor melhorias e investimentos que ajudem seus produtos a atingirem suas metas e objetivos.

Matriz GUT

Matriz GUT também é chamada de matriz de prioridades. Ela é uma ferramenta que auxilia a identificar as situações rotineiras da sua empresa e priorizar suas soluções.

É um instrumento importante que ajuda gestores no momento de lidar com problemas ou decisões complexas. 

Nesse sistema, cada situação é classificada a partir de alguns critérios, como gravidade (G), urgência (U) e tendência (T).

Na gravidade se avaliam os impactos que determinada situação terá para a empresa ou os envolvidos. Em urgência é definido em que prazo esse problema deve ser solucionado, enquanto a tendência avalia se o problema pode evoluir e se agravar com o tempo. 

Análise SWOT

A SWOT é uma matriz que abrevia as palavras em inglês strenghts, weaknesses, opportunities e threats. Em português podemos traduzir esses termos para forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Pela tradução, você também pode encontrar ela como “análise FOFA”.

É uma ferramenta boa para entender o momento que seu negócio está vivendo, além de entender como sua empresa está posicionada diante do mercado.

A SWOT é dividida em dois eixos: fatores internos e externos. Sendo que “forças” e “fraquezas” são internas e “oportunidades” e “ameaças” são externas.

Forças 

Forças são as principais qualidades da sua empresa, onde você tem vantagem sobre a concorrência e agrega mais valor ao mercado. 

Fraquezas

Por outro lado, as Fraquezas são os pontos falhos do seu negócio, que prejudicam o desenvolvimento da sua empresa.

Oportunidades

Já no quadrante externo, as Oportunidades são fatores que influenciam seus negócios positivamente, mas não são controláveis. Alguns exemplos são mudanças político-econômicas, eventos globais ou aumento de crédito do consumidor.

Ameaças

Enquanto isso, as Ameaças são fatores parecidos, mas que acabam por prejudicar o andamento da sua companhia. Elas podem prejudicar suas estratégias, ou impactar diretamente seus objetivos.

A ideia da análise SWOT é encontrar caminhos para fundamentar seu crescimento no mercado. Ela permite antecipar possíveis variações no mercado e eliminar falhas que possam prejudicar o processo.

Ciclo PDCA

O método chamado Ciclo PDCA é um dos mais populares para auxiliar na execução do seu planejamento estratégico. Ele visa aprimorar os processos da sua empresa para dar mais eficiência na forma de trabalhar. 

Uma de suas principais características é o método ser baseado na repetição e consistência. Ou seja, para atingir o sucesso utilizando o PDCA você precisa de aplicação constante. 

A sigla PDCA significa Plan, Do, Check, Act. Em português traduzimos para planejar, fazer, verificar e agir. Esses são os quatro passos do ciclo, embora seja possível utilizar outras variações.

Cada uma dessas etapas também pode ser ramificada, para abranger melhor as situações diárias com que você e sua equipe precisam lidar. Porém, sua base consiste em identificar o problema, planejar melhorias, envolver as pessoas certas para a execução do plano. 

Posteriormente, você pode avaliar como tudo foi executado e se os resultados foram satisfatórios. Se sim, você compartilha e padroniza o processo, se não, você pode refletir com seu time sobre em que momento aconteceram as falhas.

3. Ferramentas para gestão de logística e vendas

Definir as estratégias para seu negócio é um passo importante para alavancar suas vendas. Mas também é preciso estar preparado para quando isso acontecer. Lidar com uma alta quantidade de demandas exige as ferramentas certas para tudo dar certo.

Por isso, existem alguns softwares de gestão para logística e vendas que podem fazer toda a diferença no dia a dia da sua empresa, agilizando demandas e trazendo mais eficiência para a sua equipe. Confira:

Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM)

CRM significa Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com Cliente. Essa ferramenta auxilia na prospecção e atendimento dos seus clientes, com a melhor qualidade possível. 

Com ela você pode antecipar  suas necessidades, sendo mais ágil ao responder suas solicitações. 

Você pode captar novos clientes, gerenciar as informações adquiridas ao utilizar em nível estratégico, como ao oferecer promoções ou vantagens.

Você também pode utilizar o CRM para customizar seu atendimento para cada cliente desde o primeiro contato, melhorando o fluxo da sua jornada. Além de agilizar e organizar os atendimentos, também facilita a conversão.

Sistema de gestão integrado (ERP)

O ERP é uma ferramenta mais voltada ao “back office”, que visa empregar seus recursos da melhor forma possível.

Esse sistema foca nos processos pós-conversão e na automatização das demandas do seu negócio. Atuando tanto na fase estratégica, quanto operacional, essa ferramenta agiliza processos e otimiza as funções da sua empresa.

Ele também pode ser aplicado para monitoramento de vendas, além de acompanhar pedidos e a reposição de estoques.

Ao manter as informações da sua empresa em um software seguro, o ERP também dá mais segurança ao fluxo de informações e torna o acesso delas mais prático. 

Ele também pode escalar suas funções, conforme o crescimento e necessidade da sua empresa. Além de permitir uma redução de custos, por otimizar o tempo das operações, ele torna sua equipe mais assertiva.

Também pode ser utilizado para reduzir o tempo de resposta das transações, tornando o fluxo de comunicação mais dinâmico entre os setores da sua empresa.

4. Ferramentas financeiras

As ferramentas de gestão financeira são algumas das mais importantes para o crescimento da sua empresa. Lidar com cobranças, pagamentos, notas fiscais e outros fatores financeiros são de extrema importância para a saúde do seu negócio. 

Assim, ter a plataforma certa para organizar esses processos é ideal para fazer seu plano de negócios funcionar. 

O Asaas oferece as melhores opções para seu negócio, automatizando processos e dando mais autonomia para que você gerencie seus pagamentos.

Consulta e negativação no Serasa

A inadimplência é um problema recorrente para empresas de diferentes segmentos e tamanhos. O processo de negativação é importante para evitar esse tipo de situação. Porém, ele precisa ser feito da maneira correta, seguindo alguns procedimentos e mantendo a comunicação clara com seu cliente.

O Asaas oferece duas soluções importantes no combate à inadimplência.  Através da plataforma, é possível enviar mensagens automáticas de cobrança para os clientes, alertando dos prazos de pagamento. 

Além disso, também é possível realizar consultas e fazer a negativação de não pagadores no Serasa. Aqui esses dois processos podem ser feitos de forma mais ágil, já que a plataforma é integrada ao órgão de verificação.

Em poucos passos você inicia o procedimento, enviando as informações necessárias e podendo acompanhar todo o decorrer do processo.

Link de pagamento

A venda por link de pagamento é uma solução prática e importante para quem tem um negócio na internet. 

Através do link para venda, você pode autorizar o pagamento de três formas: Pix, boleto ou cartão de crédito, optando pela opção que atende melhor às suas necessidades.  

No Asaas, essa funcionalidade facilita as transações e dá mais autonomia a você e seu cliente, permitindo que seu negócio funcione sem a necessidade de um site.

Emissor de nota fiscal

A Nota Fiscal Eletrônica é um instrumento importante para seu negócio estar em dia com suas responsabilidades fiscais. Para fazer a emissão das notas, é preciso ter um software que forneça essa opção, como o Asaas.

Afinal, a maioria dos sistemas municipais para realizar esses procedimentos manualmente são defasados. Contudo, ao utilizar plataformas que automatizam essa função, você pode agilizar a tarefa ganhando tempo para focar em demandas mais urgentes.

Existem diversas opções no mercado para realizar a emissão de notas. Mas é importante optar pelo software que possa oferecer mais vantagens ao seu negócio.

API de pagamentos

Você pode utilizar ferramentas de automação que podem fornecer mais segurança e agilidade nas suas operações financeiras. 

As APIs de pagamento são uma solução que permite integrar um sistema a outro. Essa função permite que diferentes aplicações possam trocar informações e automatizar tarefas.

Utilizando uma API de pagamento você corre menos riscos de erros nas operações, reduz custos operacionais e melhora a experiência do seu cliente.

Sistema de automatização de cobranças

Ter um sistema completo que possibilite a automação de cobranças é essencial para um negócio crescer. Você precisa considerar se suas ferramentas atuais permitem escalabilidade ao seu negócio, otimizando os formatos de cobrança.

Com a ferramenta certa, você padroniza os processos, notifica seus clientes da necessidade de pagamento e reduz a inadimplência. 

Também é importante optar por uma plataforma que permita oferecer as formas mais populares de cobrança. Isso dá autonomia para você gerir seu negócio conforme seus objetivos.

Fluxo de caixa

Cuidar do fluxo de caixa é essencial para manter as contas em dia e planejar o futuro com segurança.

Com ele, você evita prejuízos, tendo melhor compreensão da situação financeira da sua empresa. E, com a ferramenta certa, você pode ter mais visibilidade sobre todo o caixa, entender onde é possível cortar custos e priorizar investimentos.

Ainda hoje as planilhas são as ferramentas mais populares para gerir o fluxo de caixa, mas você pode optar por um sistema mais eficiente e moderno.

Além de um software poder melhorar sua previsibilidade financeira, você também ganha mais segurança na tomada de decisão para atingir suas metas.

Sistema de pagamento automatizado

Assim como acontece no momento de cobrança, um sistema pode dar mais autonomia no momento de receber pagamentos.  

O Asaas também tem possibilidades de integração com outros sistemas importantes da sua rotina empresarial. Além de incluir a função de gateway de pagamentos online, que facilita ainda mais sua logística.

O gateway de pagamentos oferece diversas possibilidades para realizar pagamentos. Dessa forma, intermedia a comunicação entre o consumidor, o banco e as operadoras de cartão.