Transformação digital nas empresas: conheça os impactos, benefícios e desafios

Já imaginou fazer o seu trabalho sem um computador, planilha ou celular? Apesar de a transformação digital nas empresas ir muito além disso, esses são equipamentos que fizeram parte da mudança tecnológica e do processo de digitalização no mundo.

Imediatismo e volatilidade são as duas principais características do mercado, sendo que isso vem se intensificando com o passar dos anos. No entanto, seria impossível atender a essa demanda somente com papel e caneta, até porque a tendência é que essa era se fortaleça e se torne ainda mais tecnológica.

Mesmo as pequenas e médias empresas precisam inovar e otimizar os seus processos internos para aproveitar ao máximo as oportunidades. A seguir, entenda o que é a transformação digital, seu histórico e como essa nova realidade pode beneficiar a sua empresa.

Entenda o que é transformação digital

A transformação digital é o processo de utilizar tecnologias em processos, setores e atividades de uma empresa. Para isso, é feita a substituição de tarefas manuais para procedimentos digitalizados, informatizados e automatizados.  

A necessidade dessa reinvenção se dá para atender às mudanças da cultura dos consumidores e do mercado, sendo que a transformação digital nas empresas altera funções tradicionais, como vendas, atendimento ao cliente, marketing e gestão empresarial.

Principalmente se tratando de pequenos e médios negócios, essa mudança no modo de trabalhar é primordial para agregar valor aos seus serviços e clientes. Aliás, isso já vem acontecendo há um tempo.

A digitalização e a informatização foram os primeiros passos da transformação digital nas empresas. Se você parar para pensar, há alguns anos, era comum vermos registros em papel e caneta e livros contábeis preenchidos à mão. Depois, os computadores se tornaram a principal ferramenta das empresas, e os arquivos passaram a ser digitalizados.

Anos mais tarde, os sites e canais digitais começaram a conectar empresas e clientes. Depois, a informatização passou para os processos internos dos negócios, pois foi percebido o potencial que isso gerava.

Já entre os anos de 2000 e 2015, a ascensão foi de sistemas de gestão, dispositivos inteligentes e plataformas de gerenciamento, que levaram as empresas a uma mudança drástica e muito positiva em suas atividades.

Os 3 pilares da transformação digital nas empresas

A transformação digital é categorizada em três pilares que devem fazer parte de sua implantação. Conheça quais são.

1. Experiência do cliente

O processo de transformação digital começa e termina com o comprador, por isso as estratégias de digitalização devem sempre prezar o seu relacionamento com o cliente e a geração de valor.

2. Automação de processos

O segundo pilar é sobre a automação de processos internos, para que todas as tarefas que, antes, eram feitas manualmente sejam transformadas em automáticas e digitais. Além da redução de custos significativos, essa mudança potencializa a produtividade e qualidade do trabalho feito.

3. Novos modelos de negócio

Falar em transformação digital é falam em inovação. É necessário mudar os seus processos, maneira de trabalhar e modelos de negócio para se adequar a essa revolução tecnológica.

Conheça os impactos da transformação digital nas empresas

Não somente os clientes e a sociedade são impactados pela transformação digital. A tecnologia torna tudo mais rápido, seguro, eficiente e com volume de informações com volumes consideravelmente maiores.

Separamos os setores e atividades que passam por impactos positivos em razão dessa mudança digital.

Controle financeiro

Manter as finanças em dia é essencial para a sobrevivência da sua empresa, mas essa tarefa não é nada fácil considerando o volume de movimentações financeiras e de informações diárias. Tudo isso ainda é somado às atividades da empresa.

A falta de conhecimento e domínio sobre as receitas e despesas é a porta de entrada para prejuízos, desequilíbrio, gastos inconscientes e a falta de lucratividade. Um erro muito comum entre os micros, pequenos e médios empreendedores é o pensamento de que não precisam utilizar a tecnologia, já que não se trata de um negócio grande.

Independentemente do porte ou do segmento da sua empresa, é preciso ter controle sobre o dinheiro que entra e o que sai. Nesse cenário, a transformação digital permite tornar a sua gestão financeira mais prática, eficiente e rápida.

Já existem plataformas, como o Asaas, que permitem gerenciar todo o seu dinheiro com mais profissionalismo. Dessa forma, você não precisa fazer anotações manuais ou em planilhas complexas para gerenciar os valores que tem a receber, por exemplo.

Tudo fica salvo na nuvem, para que não corra o risco de perder as suas informações e para que possa acessá-las de qualquer lugar, mesmo que não esteja no computador da empresa.

No controle financeiro, a tecnologia possibilita o acompanhamento de todas as suas movimentações, de modo que possa identificar se o negócio vai bem ou se é necessário buscar melhorias e inovações. Processo esse que não seria possível sem a era digital.

Relacionamento com clientes

O seu público-alvo é o motivo pelo qual o seu negócio existe e está em funcionamento. Todas as suas decisões devem objetivar a geração de valor para o seu consumidor e para a experiência dele com a sua marca. Sem clientes não há faturamento, não há lucro, nem razão para a sua empresa estar de pé.

Com o tempo, foi-se percebendo que o mais adequado a ser feito era investir em um relacionamento duradouro, e não mais aquele que visa somente uma venda. Como diria o célebre pai do marketing, Philip Kotler: “conquistar um novo cliente custa de 5 a 7 vezes mais que manter um atual”.

Graças à transformação digital nas empresas, ficou mais fácil e barato fortalecer essa relação e buscar por maneiras de manter a satisfação de um comprador. As redes sociais, por exemplo, funcionam como um canal de aproximação entre consumidor e empresa.

Manter páginas atualizadas, bem administradas e que respondem todas as dúvidas e feedbacks dos seguidores, são fontes de possíveis clientes e divulgadores do seu negócio.

Existem ainda os chatbots, que fazem os primeiros contatos com um cliente por meio do seu site, blog ou rede social. Assim ele consegue respostas para perguntas simples e corriqueiras, sem a necessidade de aguardar um atendente ou o horário comercial.

Vendas

Há alguns anos, ninguém imaginava poder fazer compras em apenas alguns cliques e sem sair do sofá. Atualmente, nem ao supermercado você precisa ir. Com tablets, computadores e celulares é possível fechar qualquer negócio, seja de produtos, seja de prestação de serviços.

Nesse sentido, a transformação digital nas empresas possibilitou a otimização e agilidade das vendas. Afinal, a sua empresa não precisa ter um ponto físico e gastar com aluguel para vender algo, basta ter um bom site.

Outro impacto é a facilidade de identificar as preferências e demandas de mercado em relação aos produtos e serviços. Assim você consegue adequar as suas estratégias de vendas para disponibilizar aquilo que o comprador precisa.

Isso acontece quando você utiliza tecnologias que permitem interpretar os hábitos e perfil do seu público-alvo. Esse estudo permite que oriente melhor as suas campanhas de marketing e a sua abordagem. Todos esses procedimentos, em conjunto, resultam em estratégias eficientes que, consequentemente, aumentam as suas vendas.

Organização

Documentos, processos, informações do fluxo de caixa, registros contábeis, notas fiscais, boletos e mais uma infinidade de papéis e atividades que precisam ser armazenadas adequadamente. A transformação digital nas empresas também é aplicada na organização do negócio e da rotina de trabalho.

Antes da informatização e da digitalização era necessário manter arquivos físicos e espaços para guardar pilhas de documentos que precisavam ser armazenados por um tempo, mas que depois se caiam em desuso e se tornavam um problema.

Depois, os disquetes e CDs permitiram digitalizar grande parte das informações e salvar, sem precisar gastar com papéis e pastas. Mais tarde, os computadores ganham espaço nas empresas, pois era possível salvar tudo em arquivos no HD.

Com o tempo, muitos empresários tiveram problemas com isso, já que erros nesse disco rígido apagavam todos esses dados e informações. Atualmente, a revolução é o salvamento em nuvem.

Essa tecnologia possibilita o armazenamento de qualquer tipo de arquivo (fotos, vídeos, planilhas, documentos, PDFs, imagens e outros) em servidores online. Dessa maneira, não há risco de perder suas informações se o seu computador apresentar alguma falha. Sem contar que o acesso é restrito para aqueles que têm senha e login, ou seja, é um modo seguro de armazenamento.

Além do controle, a transformação tecnológica na organização do trabalho aumenta significativamente a produtividade a qualidade no desempenho, já que todas as ferramentas ficam acessíveis e as tarefas são cumpridas com mais praticidade.

Gestão de pessoas

Os setores de Recursos Humanos, ou empresas terceirizadas que fazem a gestão de pessoas, não vivem mais para carimbar documentos e fazer entrevistas com candidatos. Os profissionais dessa área passaram a ter recursos para automatizar esses processos, e reservar o tempo no que realmente importa: a gestão.

Em razão da transformação digital, a gestão de pessoas consegue gerar mais valor, motivação e crescimento colaborador de uma empresa. Dessa maneira, é possível encontrar pessoas mais qualificadas e que conseguem melhores resultados no trabalho, sendo esse um fato essencial para a competitividade, crescimento dos negócios e redução de custos.

Saiba quais são os benefícios da transformação digital nas empresas

A transformação digital vai muito além de somente informatizar as suas tarefas e serviços para ter mais praticidade. Entenda como o uso de tecnologias e adequação à nova realidade digital pode transformar o seu negócio para melhor, mesmo se tratando de pequena ou média empresa.

Aumento da vantagem competitiva

Como dito, a transformação digital possibilita o melhor entendimento sobre as necessidades do seu público-alvo, processos mais eficientes e um relacionamento duradouro com os compradores.

O alto desempenho proporcionado pela era digital abre portas para a inovação, desenvolvimento de novos produtos, geração de novas receitas e a conquista de novos mercados. Essas estratégias que tem o cliente como foco tornam a sua empresa mais bem preparada para lidar com a concorrência.

Enquanto as empresas com baixo desempenho, processos arcaicos, manuais e demorados que afetam a satisfação do comprador correm sérios riscos de prejuízos e até mesmo falência.

Então, as empresas que buscam agregar esse valor da tecnologia, da inovação e da diferenciação conseguem manter os clientes por perto. Fator esse que deve ser o objetivo de qualquer negócio, já que resulta em maior credibilidade, autoridade de mercado e, consequentemente, aumento na lucratividade.

Fidelização de clientes

Fidelizar um cliente é ter a certeza de que ele precisa dos seus serviços e que, por isso, buscará a sua empresa sempre que for necessário. Além disso, os compradores satisfeitos e fidelizados fazem um marketing valioso para qualquer negócio: o boca a boca.

A fidelização também possibilita aumento da sua receita, já que, para os consumidores fiéis, nem sempre o preço é o fator mais relevante para a decisão de compra. A transformação digital nas empresas consegue não somente tornar o seu atendimento e os seus produtos, ou serviços, mais eficientes e de qualidade, como aumentam a disponibilidade deles.

Pense no exemplo que citamos, sobre como a tecnologia permite que você comercialize produtos ou prestação de serviços sem um ponto físico. Além da redução de custos para o seu caixa, os clientes podem fazer compras em um site a qualquer momento, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Oferecer esse comodismo e agilidade para o consumidor é um dos pilares para a fidelização. Afinal, os consumidores utilizam a tecnologia e optam pelas empresas que estão presentes no ambiente digital.

Otimização de processos internos

Por meio de tecnologias que automatizam e otimizam os seus processos internos, você não perderá mais tempo com tarefas repetitivas, maçantes e meramente burocráticas. Com isso, poderá se dedicar a questões mais importantes, complexas e decisivas para os resultados da empresa.

Pode parecer uma pequena mudança, mas são detalhes, como a digitalização de documentos e uso de plataformas para controle financeiro, que fazem grande diferença ao buscar por um cenário positivo.

Atividades simples, como o cadastro de clientes e gerenciamento dos valores a receber por boleto e cartões podem ser executados com mais praticidades e sem erros humanos, principalmente falhas em cálculos.

Redução de custos

A eliminação de retrabalhos e desperdício, diminuição da mão de obra e de materiais para trabalhos manuais reduzem significativamente os custos de uma empresa. Por exemplo, os chatbots podem substituir ou reduzir a necessidade de atendentes para resolver pequenas questões.

Em outras palavras, a tecnologia permite que você faça mais, em menos tempo e com menor número de colaboradores. Sem contar a qualidade, já que sistemas dificilmente cometem erros em cálculos ou são atingidos pelo cansaço. Vale ressaltar que essa eliminação de falhas também é fundamental para a redução de custos e despesas.

Ganho de qualidade

Já deve ter ficado claro como a transformação digital nas empresas permite ter mais qualidade no seu relacionamento com o cliente, nas suas tarefas e rotina de trabalho. A utilização de processos atualizados e de tecnologias eficientes aumenta a sua performance, fazendo com que entregue um produto ou serviço com mais valor para o cliente e em menos tempo.

Identifica oportunidades

Com um bom nível de competitividade e os estudos de mercado em dia, poderá identificar novas oportunidades de fazer negócios, principalmente sobre desenvolver novos produtos, ou serviços, aprimorar a sua gestão, suprir novas demandas ou até mesmo conquistar outros mercados.

Entenda os principais desafios da transformação digital

Apesar de ser muito benéfica, a transformação digital nas empresas não é algo fácil de ser implantado, principalmente porque depende de outras pessoas e não é um processo feito do dia para a noite.

Isso se dá pelo fato de que essa é uma grande mudança na mentalidade de gestão e na forma de trabalhar. Exatamente por isso que, certamente, você encontrará alguns desafios ao buscar por novas tecnologias e inovação no seu modelo de negócio. Confira quais são.

Desenvolvimento da cultura digital interna

Muitos empreendedores ainda são relutantes quando se trata da tecnologia, principalmente porque não confiam em muitas funcionalidades ou não estão dispostos a mudarem a forma como trabalham.

Essa resistência também é percebida em empresas que têm funcionários, porque eles enxergam as tecnologias como um inimigo que tomará o emprego deles. No entanto, não é bem isso que acontece. Realmente as soluções tecnológicas reduzem a necessidade de um grande número de mão de obra para realização das tarefas.

Entretanto, os sistemas e dispositivos precisam de pessoas qualificadas e que entendem sobre o assunto para operá-las. Então, o momento é de buscar qualificação para atender essa nova demanda de trabalho e conseguir oportunidades.

Para resolver esse desafio é importante criar, aos poucos, uma cultura da inovação na empresa. Assim é possível mostrar como o uso da tecnologia é uma aliada para o crescimento e para os resultados do negócio e que ela é um processo constante.

Isso pode ser feito por meio de treinamentos, capacitações e incentivando o hábito de inovar e o uso de dispositivos, plataformas e sistemas que agregam qualidade, produtividade e diferenciação à empresa.

Ausência de planejamento

Algumas falhas e desafios podem ser facilmente evitados e contornados com um planejamento para implantação da transformação digital na empresa. Muitos erros acontecem quando os empresários acreditam que basta adquirir um sistema de gestão e instalar no computador, ou orientar os funcionários que usem uma plataforma daqui em diante.

Todo esse processo deve ser precedido de planejamento e organização, para definir quais são as atividades que passaram por essa transformação em um primeiro momento, quais serão as soluções adotadas e os investimentos necessários

Depois isso, é importante que o seu planejamento inclua o treinamento do seu pessoal e até mesmo o seu. Todo esse plano em etapas é importante para definir as suas prioridades e para desenvolver uma nova estrutura do negócio.

Vale ressaltar que a transformação digital engloba todos os setores de um negócio, desde o financeiro até o marketing. Por isso mesmo, que as mudanças devem ser feitas em pilares, para que assim a cultura se modifique.

Modificar os comportamentos de trabalho

As pequenas e médias empresas têm menor número de funcionários e, por isso, o seu contato é mais direto em comparação às grandes corporações que nunca viram os empresários.

Essa aproximação requer que você dê o exemplo e comece a modificar os seus comportamentos, para que eles possam refletir no seu time, mesmo que ele seja pequeno.

Então, comece a interagir com os clientes por meio da tecnologia, como aplicativos, use ao máximo as soluções implantadas na empresa e incentive o uso das inovações. Aos poucos, você perceberá que é tudo uma questão de hábito.

Falta de monitoramento

Assim como qualquer tipo de mudança, a tecnologia requer monitoramento para identificar possíveis desequilíbrios e falhas de execução. Muitos empresários pecam nesse sentido por acreditarem que basta implantar a solução e deixar que ela trabalhe por si só e que apresentará resultados imediatos.

É necessário acompanhar a rotina de trabalho, documentar as mudanças aplicadas e mensurar os retornos obtidos período por período. Assim, consegue identificar desvios e propor melhorias.

Para isso, as métricas e indicadores devem fazer parte da sua gestão, pois elas revelam se houve redução de custos, os índices de satisfação dos clientes, aumento do faturamento, na lucratividade e na eficiência produtiva.

Então, sempre esteja disposto a passar por mudanças e inovações, já que ajustes são necessários em qualquer estágio de uma empresa. Além disso, a estagnação é uma das piores atitudes de gestores que desejam alcançar bons resultados, principalmente considerando a conjuntura volátil do mercado.

Por mais que o Brasil não se destaque no quesito tecnologia, a transformação digital já é uma realidade sem volta e praticamente obrigatória se você deseja permanecer e crescer no mercado, pois essa mudança já não é mais opção. Portanto, comece a se adequar a essa realidade e ao futuro o quanto antes, para que consiga desenvolver o seu negócio. 

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O Autor
Vice-presidente no Asaas
Gerar boleto

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