Gestão de pagamento

Como funciona um fluxo de pagamento? 8 passos para otimizar

Publicado em . Atualizado em
Por Jeferson Leandro Kortbein . Tempo de leitura: 11 mins
Gerente financeiro, de terno e gravata, anotando transações e contando dinheiro nas mãos, exemplificando o fluxo de pagamento.

O fluxo de pagamento é uma etapa crucial para o sucesso do negócio. Afinal, esse processo impacta diretamente na satisfação dos clientes e eficiência operacional. 

De acordo com uma pesquisa da E-commerce Radar, o índice de abandono de carrinho chega a 82% no Brasil. Isso significa que muitos potenciais clientes chegam até o final da jornada de compra, mas desistem no meio do caminho.

Portanto, otimizar o fluxo de pagamento é essencial para aumentar as vendas e evitar o abandono da compra no momento do checkout. Neste artigo, você irá descobrir 8 passos práticos para garantir transações de pagamento mais rápidas, seguras e eficazes.

Qual a importância de ter um bom fluxo de pagamento?

Entender o que é um fluxo de pagamento, e tê-lo bem organizado, não se trata apenas de garantir que as transações financeiras sejam concluídas sem falhas. É preciso otimizar todo o processo para maximizar a eficiência e a satisfação do cliente.

Quando a gestão de pagamentos é feita com excelência, ela se torna uma ferramenta estratégica, que impacta diretamente o financeiro da empresa.

Por isso, antes de saber quais são os passos para otimizar o fluxo de pagamento, é importante entender os benefícios que essa otimização traz para a empresa:

Eficiência operacional nas transações

Um fluxo de pagamento eficiente reduz o tempo e os recursos necessários para processar transações. Isso permite que sua equipe se concentre em outras áreas estratégicas, aumentando a produtividade geral da empresa. 

Do mesmo modo, também ajuda a evitar gargalos e ineficiências que podem ocorrer em processos de pagamento complexos. Logo, ter um fluxo garante que as transações sejam mais rápidas e precisas.

Planejamento financeiro mais sólido

Com um fluxo de pagamento bem estruturado, é mais fácil prever entradas e saídas de dinheiro. Esse cenário facilita o planejamento financeiro empresarial e garante uma tomada de decisões mais assertiva.

Portanto, essa clareza no fluxo de caixa permite identificar oportunidades de investimento e áreas que necessitam de ajustes, mantendo a saúde financeira da empresa estável.

Melhora na relação com fornecedores

Quando os pagamentos de clientes são pontuais e caminham em um bom fluxo, a empresa passa a ter uma maior previsibilidade de receita para pagar as contas. 

Consequentemente, esse fator fortalece a negociação com os fornecedores, resultando em melhores condições e maior confiança entre as partes. 

Afinal, um histórico de pagamentos confiável pode levar a descontos, prazos de pagamento mais favoráveis e exclusividades que beneficiam o seu negócio. Além disso, também auxilia na construção de uma relação de longo prazo com parceiros estratégicos.

Melhora na experiência do cliente 

Não há dúvidas de que a melhora na experiência do cliente é um dos principais benefícios ao otimizar o fluxo de pagamento

Quando o ciclo de pagamento ocorre de forma simples e rápida, os clientes encontram facilidade e segurança ao realizar as compras. Com isso, a probabilidade de voltarem a fazer negócios com sua empresa aumenta. 

Diante desses fatores, também há o aumento na taxa de conversão e a redução de abandono de carrinho, pois a otimização desse processo passa a ser um grande diferencial competitivo.

Maior segurança e confiança do cliente

Garantir a segurança das transações financeiras é crucial para ganhar a confiança dos clientes, bem como implementar medidas de segurança robustas para proteger os dados sensíveis. Isso inclui:

Quando o fluxo financeiro é otimizado, ele deve incluir mecanismos para detectar e prevenir fraudes e erros. Dessa forma, é possível reduzir perdas financeiras e proteger a reputação da empresa

Como funciona o fluxo de pagamento?

O fluxo de pagamento começa quando o cliente decide fazer uma compra e escolhe um método de pagamento. Ele fornece os detalhes necessários, como número do cartão ou dados bancários. 

O comerciante envia essas informações ao processador ou gateway de pagamento, que verifica os dados com a instituição financeira do cliente. 

Se os dados estiverem corretos e houver fundos suficientes, a transação é autorizada e o processador envia uma confirmação ao comerciante. Os fundos são reservados na conta do cliente. 

Posteriormente, o valor da transação é transferido da conta do cliente para a conta do comerciante. Esse é um processo que pode ser imediato ou levar alguns dias, dependendo do método e da instituição de pagamento escolhida. 

Tanto o comerciante quanto o cliente são notificados sobre o status da transação, e o comerciante pode fornecer uma confirmação de pedido ou recibo. 

No sistema Asaas, por exemplo, o fluxo de pagamento é prático e rápido. Basta realizar o cadastro gratuitamente, criar cobranças personalizadas, configurar os lembretes de pagamento e receber o valor direto na sua conta:

Fluxo de pagamentos pelo sistema Asaas

Caso você precise realizar a integração API com seu sistema de vendas, o processo de pagamento também é simples e otimizado. Após fazer a integração, quando o cliente finaliza a compra no checkout, o sistema cria automaticamente a cobrança no Asaas:

Fluxo de pagamentos pela integração com loja virtual

Como fazer um fluxo de pagamento?

Montar um fluxo de pagamento bem estruturado proporciona uma visão clara e abrangente das finanças. Isso facilita o controle do fluxo de caixa e permite um planejamento financeiro mais assertivo.

No entanto, para construir um fluxo de pagamento que realmente faça a diferença, é essencial adotar uma abordagem estratégica. Por isso, é importante considerar tanto as necessidades internas da empresa quanto as expectativas dos clientes. 

Veja agora 8 passos fundamentais para montar e otimizar o fluxo de pagamento da sua empresa:

1. Avalie as necessidades de recebíveis

Para começar, é fundamental entender claramente as necessidades de recebimento da empresa. Isso inclui avaliar o volume de transações realizadas, os métodos e formas de pagamento que os clientes preferem, e as características específicas de cada transação.

Identifique quais canais são mais utilizados e se existem requisitos especiais, como pagamentos recorrentes. É importante também definir os objetivos que deseja alcançar na gestão de pagamentos, como a redução de inadimplência ou a melhora do fluxo de caixa.

Por exemplo, se a empresa quer evitar problemas com liquidez e precisa do dinheiro para necessidades imediatas, ela pode optar por sistemas que oferecem antecipação de recebíveis, como o Asaas. Assim, é possível adiantar o acesso ao valor de uma compra antes mesmo do cliente quitar a compra.

Essa avaliação ajudará a definir quais soluções de pagamento são mais adequadas, permitindo ajustes personalizados para melhorar o processo. Esse primeiro passo define as escolhas nas próximas etapas.

2. Desenvolva um planejamento financeiro

Nessa etapa, deve ser desenvolvido um planejamento financeiro mais sólido, incluindo  previsões de receitas e despesas, além de uma análise do fluxo de caixa projetado. 

Esse planejamento precisa considerar, não apenas os pagamentos recebidos, mas também as necessidades de capital para operações diárias e investimentos futuros. Dessa forma, é possível ter uma gestão mais estruturada do fluxo de pagamento. 

Assim, é possível tomar decisões mais estratégicas e preparar o negócio para lidar com imprevistos. Além disso, garante que o caixa sempre tenha os recursos necessários para cobrir gastos mensais.

3. Diversifique os meios de pagamento

Oferecer uma variedade de tipos de pagamento pode melhorar significativamente a experiência do cliente e facilitar o recebimento de fundos. 

Considere aceitar diferentes formas de pagamento, como cartões de crédito e débito, transferências bancárias, Pix, pagamentos por aplicativos móveis, etc.

A diversificação não apenas atende às preferências variadas dos clientes, mas também reduz o risco de problemas associados ao pagamento. 

Certifique-se de que o sistema de pagamento é compatível com as opções oferecidas, e que as transações sejam processadas de forma segura e eficiente.

No Asaas, todos os meios de pagamento estão disponíveis para que a empresa não perca nenhuma venda: 

formas de pagamento e como usá-las.

4. Implemente políticas de pagamento

Estabelecer políticas claras para o pagamento é crucial. Crie diretrizes que definam prazos para pagamento, procedimentos para resolução de disputas e taxas de juros por atraso. 

Essas políticas devem ser comunicadas de forma clara e consistente a todos os clientes e funcionários envolvidos no processo. 

Ter regras bem definidas ajuda a minimizar ambiguidades e assegura que todas as partes estejam cientes de suas responsabilidades e direitos. Com isso, é possível reduzir a incidência de problemas como a inadimplência.

5. Defina estratégias para cobrança de inadimplentes

Por falar em inadimplência, ter uma abordagem eficaz para lidar com esses clientes é vital para manter a saúde financeira da empresa. 

Desenvolva estratégias que incluam processos de notificação de cobrança e lembretes amigáveis antes de aplicar penalidades ou ações mais rigorosas. Considere também a implementação de sistemas de cobrança automatizados para rastrear e gerenciar essa demanda. 

Sistemas como o Asaas, enviam notificações automáticas de lembretes de pagamento baseado na régua de cobrança. Com a ferramenta, a empresa reduz a quantidade de atrasos nas parcelas e não precisa se preocupar com o envio manual dos avisos.

Processo de notificação de cobrança.

Em casos persistentes de inadimplência, é importante ter uma política clara sobre como e quando escalar para ações legais ou envolver empresas de cobrança especializadas. 

A gestão proativa do controle de inadimplência pode ajudar a recuperar pagamentos pendentes e evitar impactos negativos no fluxo de pagamento.

6. Faça análises periódicas do fluxo de pagamento

Realizar análises regulares do fluxo de pagamento é essencial para identificar padrões, detectar problemas e avaliar as estratégias implementadas. 

Utilize relatórios e ferramentas analíticas para monitorar o desempenho dos processos de pagamento, analisar métricas, como tempos de processamento e taxas de inadimplência, e avaliar as formas de cobrança

Essas análises permitem ajustar processos e estratégias conforme necessário, melhorando continuamente a eficiência operacional. Além disso, também garante que a empresa se adapte às mudanças do mercado e às necessidades dos clientes.

7. Automatize os processos de pagamento

A automação de pagamentos pode ser um grande aliado na otimização desse fluxo. Implementar soluções de automação de processos pode reduzir significativamente a carga de trabalho manual e os erros humanos em atividades, como:

  • Emissão de boletos;
  • Notas fiscais;
  • Envio de lembretes de cobrança;
  • Gestão de pagamentos;
  • Consulta e negativação Serasa;
  • Conciliação bancária.  

Além disso, a automação melhora a consistência dos processos, permitindo que a equipe se concentre em atividades mais estratégicas. 

Avalie as opções disponíveis no mercado e escolha ferramentas que integrem bem com os sistemas existentes, e atendam às necessidades específicas da empresa.

8. Utilize uma plataforma de pagamento

Uma plataforma de pagamentos integrada pode simplificar e otimizar o gerenciamento de transações financeiras. 

Por isso, escolha um sistema que ofereça uma interface intuitiva, suporte para múltiplos métodos de pagamento e funcionalidades avançadas, como geração de relatórios e integração com outros sistemas.

Um bom software facilita a administração de faturas, o rastreamento de pagamentos e a análise de dados financeiros, contribuindo para uma gestão mais eficaz do fluxo de pagamento. 

O Asaas, por exemplo, é uma plataforma que disponibiliza recursos avançados para gerenciar pagamentos. São diversas funcionalidades vantajosas:

  • Conta digital PJ completa e livre de mensalidades, para resolver todos os processos financeiros em um único lugar;
  • Emissão de boletos e notas fiscais de forma automatizada;
  • Régua de cobrança automática multicanal (WhatsApp, Email, SMS e robô de voz);
  • Consulta e negativação Serasa;
  • Diversidade de meios de pagamentos, como Pix, boleto, cartão de crédito e link de pagamento;
  • Antecipação de recebíveis de boleto e cartão.
  • Sistema ERP gratuito totalmente na nuvem;
  • API de pagamentos com checkout transparente, White label, One Click Buy e muito mais.

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Diretor de Operações Financeiras e Tesouraria do Asaas. Formado em Administração de empresas pela Univille e pós-graduado em Gestão financeira pela FGV, possui mais de 23 anos de experiência no mercado financeiro. Consolidou sua carreira no Bradesco, atuando, por mais de 12 anos, como gerente de negócios.

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