Cobrar pagamentos atrasados é uma tarefa desafiadora, mas essencial para a saúde financeira de qualquer empresa. Para reduzir a inadimplência de clientes, é necessário um planejamento estratégico eficiente de cobrança.
Por isso, é importante conhecer práticas importantes para gerenciar cobranças, desde a prevenção da inadimplência até a negociação com clientes em atraso.
Neste texto, exploraremos as etapas do processo de cobrança, apresentando as melhores dicas de como cobrar pagamento atrasado. Continue a leitura!
Qual é o processo de cobrança?
A cobrança é um processo que ocorre desde o momento em que o cliente compra um produto ou serviço até o pagamento total da dívida. Basicamente, podemos dividir a cobrança em duas etapas:
Pagamento antes do vencimento
Muitas vezes, os clientes deixam de pagar uma conta por conta do esquecimento causado pela rotina apurada. Sendo assim, a cobrança antes do vencimento ocorre de forma preventiva, como um lembrete de pagamento.
A cobrança preventiva acontece entre o pedido do cliente e a data de pagamento da fatura. Ela funciona como um aviso, indicando quanto tempo ainda falta para o vencimento do boleto ou fatura. Geralmente, ela ocorre:
- Lembrete de pagamento 5 dias antes do vencimento
- Lembrete de pagamento no dia de vencimento
- Envio da confirmação de pagamento.
Pagamento depois do vencimento
A cobrança reativa acontece quando o cliente não efetua o pagamento dentro da data estipulada. Dessa forma, é necessário enviar algumas notificações em tom amigável, para continuar o processo de cobrança.
É possível realizar notificações a partir de 1 dia após o vencimento e seguir durante os 30 dias consecutivos. Nesse caso, é possível enviar notificações por voz e avisar sobre as consequências de negativação no Serasa.
O que diz a lei sobre atraso de pagamento?
Conhecer as leis e direitos relacionados à cobrança é crucial para evitar práticas abusivas e garantir que o processo seja legal e ético.
No Brasil, o Código de Defesa do Consumidor (CDC) regula a cobrança de dívidas, proibindo práticas como constrangimento, ameaça ou exposição do devedor ao ridículo.
Além disso, é importante respeitar horários apropriados para contato e garantir a confidencialidade das informações do devedor.
Em caso de necessidade de negativação, a empresa deve seguir os procedimentos legais estabelecidos por órgãos de proteção ao crédito, como o Serasa.
Como estabelecer uma política de cobrança de pagamento atrasado?
Uma política de cobrança clara e bem definida ajuda a estabelecer expectativas desde o início do relacionamento com o cliente. Ela deve incluir os termos de pagamento, prazos, juros aplicáveis em caso de atraso no pagamento e as etapas do processo de cobrança.
A comunicação dessa política aos clientes deve ser feita no momento da contratação do serviço ou venda do produto. Ter uma política escrita ajuda a manter a consistência nas cobranças e oferece uma referência tanto para a empresa quanto para o cliente.
Defina os termos de pagamento
O primeiro passo é determinar o tempo que os clientes têm para pagar após a emissão da fatura. Geralmente, as empresas colocam o prazo em 15, 30 ou 60 dias.
Outro ponto importante são os meios de cobrança aceitos pela sua empresa. Neste caso, liste todos os métodos de pagamento que você aceita, como cartões de crédito, débito, Pix e boletos.
Estabeleça prazos e condições
Especifique detalhadamente a data em que o pagamento deve ser feito em todas as faturas e documentos de venda.
Além disso, caso você ofereça descontos ou cobre juros, estabeleça todas as condições, regras e direitos do cliente e da empresa em relação à situação. Isso ajudará a evitar fraudes ou golpes em suas vendas.
Detalhe a régua de cobrança
A régua de cobrança é uma ferramenta de gestão financeira, feita para reduzir a inadimplência, padronizar e organizar as etapas de cobrança da empresa. Nesse processo, fica definido quando e como acontecerá o envio de lembretes.
Comunicação da política aos clientes
Por meio das políticas de cobranças, sua empresa garantirá segurança e eficiência na hora de receber os pagamentos. O objetivo é que ele auxilie no controle da inadimplência e facilite a comunicação entre o estabelecimento e seus clientes.
No termo, devem ser estabelecidos padrões de atendimentos e soluções, contribuindo com a imagem profissional do negócio. Neste caso, são estabelecidas questões como: prazo de pagamento, juros e multas, política de negociação, entre outras possibilidades.
Como cobrar pagamento atrasado?
Para cobrar o pagamento atrasado, você precisa pensar em cada etapa da compra e definir estratégias para receber seus pagamentos. Essa parte é fundamental para manter uma boa gestão financeira, garantindo recursos para o crescimento do negócio.
Abaixo, vamos mostrar o que é preciso para você cobrar seus clientes inadimplentes:
1. Mantenha os registros das transações financeiras
Manter registros detalhados de todas as transações financeiras e comunicações com o cliente é essencial. Esses registros facilitam o processo de cobrança e servem como evidência em caso de disputas.
2. Utilize uma régua de cobrança
Uma régua de cobrança é uma sequência de ações planejadas para serem executadas em intervalos específicos após o vencimento da fatura. Isso pode incluir lembretes amigáveis, contatos mais assertivos e, eventualmente, notificações formais.
3. Escolha os meios de comunicação
Existem diferentes canais para realizar a cobrança dos seus clientes. Adaptar o meio de comunicação às preferências do cliente é fundamental para o sucesso da sua régua de cobrança. Confira os principais métodos utilizados:
- SMS
- Ligação por voz
- Carta por correios
4. Consulta e negativação no Serasa
Em casos de inadimplência persistente, consultar serviços de proteção ao crédito como o Serasa pode ser necessário. A negativação do nome do cliente é uma medida mais drástica e deve ser usada após todas as tentativas amigáveis de cobrança.
5. Tenha empatia e flexibilidade
Antes de tomar qualquer medida, ouça atentamente as razões do cliente para o atraso no pagamento. Isso não só mostra respeito e compreensão, mas também pode fornecer informações valiosas sobre a situação financeira do cliente.
Dependendo da situação do cliente, ofereça opções flexíveis como parcelamento do valor, prorrogação do prazo de pagamento ou descontos para incentivar o pagamento.
6. Faça a formalização do acordo
Qualquer acordo de cobrança alcançado deve ser formalizado por escrito para evitar mal-entendidos futuros.
O documento deve incluir dados como: o valor total, o novo cronograma de pagamento, quaisquer descontos aplicados e as consequências em caso de descumprimento.
7. Use um tom profissional e respeitoso
Durante toda a negociação da dívida, mantenha uma comunicação clara e objetiva. Evite linguagem técnica ou legalista que possa confundir o cliente.
Direcione a conversa para encontrar soluções viáveis, evitando acusações ou discussões sobre o passado. O objetivo é resolver a situação de forma amigável e eficaz.
8. Conte com um sistema de cobrança automática
O Asaas é uma conta digital para empresas. Além de controlar e organizar as informações financeiras, ele também mantém o cadastro de clientes atualizado. Assim, é possível ter conhecimento de cada venda realizada.
Abaixo, vamos te mostrar algumas funcionalidades que essa Instituição de Pagamento pode oferecer ao seu negócio.
- Diversidade de meios de pagamento
- Envio automático das notificações de cobrança
- Consulta e negativação no Serasa
- Antecipação de pagamento
- Emissão de automática de nota fiscal
- Automação de processos operacionais
Essas funções são indispensáveis para empresas que querem aumentar suas vendas. Além de tornar suas cobranças mais fáceis, esse sistema colabora com a gestão de tempo da sua equipe.
Facilite sua gestão financeira e de cobranças, abra sua conta no Asaas agora mesmo!
