Transformação digital nas empresas: conheça os impactos, benefícios e desafios

Já imaginou fazer o seu trabalho sem um computador, planilha ou celular? Apesar de a transformação digital nas empresas ir muito além disso, esses são equipamentos que fizeram parte da mudança tecnológica e do processo de digitalização no mundo. Hoje, é impossível manter a competitividade no mercado somente com papel e caneta.

Mesmo as pequenas e médias empresas precisam inovar e otimizar os seus processos internos para aproveitar ao máximo as oportunidades. A seguir, entenda o que é a transformação digital, seu histórico e como essa nova realidade pode beneficiar a sua empresa.

O que é transformação digital?

A transformação digital é o processo de utilizar tecnologias em processos, setores e atividades de uma empresa. Para isso, é feita a substituição de tarefas manuais para procedimentos digitalizados, informatizados e automatizados.

Muitas empresas estão se adequando a essa realidade para inovar no mercado, conquistar mais clientes e consequentemente aumentar a lucratividade da empresa.

A necessidade dessa reinvenção se dá para atender às mudanças de comportamento dos consumidores e do mercado, e a transformação digital nas empresas pode alterar funções tradicionais desde o setor de vendas, atendimento ao cliente, marketing e atingindo até a alta gestão.

Todos os aspectos necessários são transformados com o objetivo de atender melhor as expectativas dos clientes.

Breve histórico da transformação digital

A digitalização e a informatização foram os primeiros passos da transformação digital nas empresas. Se você parar para pensar, há alguns anos, era comum vermos registros em papel, caneta e livros contábeis preenchidos à mão. Depois, os computadores se tornaram a principal ferramenta das empresas e os arquivos passaram a ser digitalizados.

Anos mais tarde, os sites e canais digitais começaram a conectar empresas e clientes. Depois, a informatização passou para os processos internos dos negócios, pois foi percebido o potencial dessa iniciativa, principalmente em relação à produtividade.

Entre os anos de 2000 e 2015, houve a ascensão dos sistemas de gestão, dispositivos inteligentes e plataformas de gerenciamento, que levaram as empresas a uma mudança drástica e muito positiva em suas atividades.

Dessa forma, as empresas investiram em softwares inteligentes e diminuíram os custos com papéis e pastas, o que, além de proporcionar maior segurança aos registros, também agiliza rotinas burocráticas.

Transformação digital no Brasil

A transformação digital no Brasil ainda é lenta, muitos empreendedores têm algum nível de insegurança sobre as mudanças por estarem acostumados aos hábitos antigos. Entretanto, quando eles conhecem os benefícios, logo buscam alternativas tecnológicas para transformar seus negócios.

Você sabia que em 2020 cerca de 92% das empresas brasileiras passaram pela transformação digital? Devido à pandemia, muitas marcas tiveram que se reinventar, já que nem todas tinham páginas na internet para divulgarem seus produtos e serviços. Esse cenário pandêmico sem precedentes serviu de impulso para empreendedores inovarem seus serviços.

Sabendo disso, é evidente que a transformação digital já é uma realidade sem volta e praticamente obrigatória para empreendedores que desejam permanecer e crescer no mercado. Se você quiser aprender mais detalhes sobre este assunto e como fazer para modernizar a sua empresa, continue lendo.

Quais são os principais agentes da transformação digital nas empresas?

O principal agente da transformação digital não poderia ser outro além da tecnologia. Graças a ela, as empresas estão implementando softwares que possibilitam procedimentos mais eficazes, modernos e práticos. Caso contrário, empreendedores ainda usariam métodos antigos que atrasam a produtividade dos funcionários.

Em seguida, temos a jornada do consumidor. Essa trajetória vem sofrendo alterações ao decorrer dos anos. Um bom exemplo disso é como as pessoas compram imóveis. Antigamente, eles buscavam anúncios em jornais ou visitavam imobiliárias, mas esse método ficou para trás. A clientela aprendeu a utilizar os canais digitais a seu favor e estão fazendo buscas online sobre o que estão pensando em comprar.

A jornada que costumava ser linear, agora é não-linear, e a melhor maneira de acompanhar todo esse caminho de perto é utilizando softwares para coletar dados de clientes em potencial.

Quais são os benefícios da transformação digital nas empresas?

A transformação digital vai muito além de somente informatizar as suas tarefas e serviços para ter mais praticidade. Entenda como o uso de tecnologias e adequação à nova realidade digital pode transformar o seu negócio para melhor, mesmo se tratando de pequenas ou médias empresas.

Aumento da vantagem competitiva

Como comentamos, a transformação digital possibilita o melhor entendimento sobre as necessidades do seu público-alvo, processos mais eficientes e um relacionamento duradouro com os compradores.

O alto desempenho proporcionado pela era digital abre portas para a inovação, desenvolvimento de novos produtos, geração de novas receitas e a conquista de novos mercados.

Essas estratégias que têm o cliente como foco transformam a sua empresa em uma marca mais bem preparada para lidar com a concorrência, enquanto as empresas com baixo desempenho, com processos arcaicos, manuais e demorados correm sérios riscos de prejuízos e até mesmo falência.

Fidelização de clientes

Fidelizar um cliente é ter a certeza de que ele precisa dos seus serviços e que, por isso, buscará a sua empresa sempre que for necessário. Além disso, os compradores satisfeitos e fidelizados geram um ativo de marketing valioso para qualquer negócio: o boca a boca.

A fidelização também possibilita aumento da sua receita, já que, para os consumidores fiéis, nem sempre o preço é o fator mais relevante para a decisão de compra. A transformação digital nas empresas consegue não somente tornar o seu atendimento e os seus produtos ou serviços mais eficientes e de qualidade, como também aumentam a disponibilidade deles.

Pense no exemplo que citamos, sobre como a tecnologia permite que você comercialize produtos ou prestação de serviços sem um ponto físico. Além da redução de custos para o seu caixa, os clientes podem fazer compras em um site a qualquer momento, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Oferecer esse comodismo e agilidade para o consumidor é um dos pilares para a fidelização. Afinal, os consumidores utilizam a tecnologia e optam pelas empresas que estão presentes no ambiente digital.

Otimização de processos internos

Por meio de tecnologias que automatizam e otimizam os seus processos internos, você não perderá mais tempo com tarefas repetitivas, maçantes e burocráticas. Com isso, poderá se dedicar a questões mais importantes, complexas e decisivas para os resultados da empresa.

Pode parecer uma pequena mudança, mas detalhes como a digitalização de documentos e uso de plataformas para controle financeiro fazem a diferença.

Atividades simples, como o cadastro de clientes e gerenciamento dos valores a receber por boleto e cartões podem ser executados com mais praticidade e sem erros humanos, principalmente falhas em cálculos.

Redução de custos

A eliminação de retrabalhos e desperdício, diminuição da mão de obra e de materiais para trabalhos manuais reduzem significativamente os custos de uma empresa. Por exemplo, os chatbots podem substituir ou reduzir a necessidade de ter muitos atendentes para resolver pequenas questões.

Em outras palavras, a tecnologia permite que você faça mais, em menos tempo e com menor número de colaboradores. Sem contar a qualidade, já que sistemas dificilmente cometem erros em cálculos ou são atingidos pelo cansaço. Vale ressaltar que essa eliminação de falhas também é fundamental para a redução de custos e despesas.

Apesar de ser muito benéfica, a transformação digital nas empresas não é algo fácil de ser implantado, principalmente porque depende do apoio de várias pessoas e não é um processo feito do dia para a noite. Isso se dá pelo fato de que essa é uma grande mudança na mentalidade de gestão e na forma de trabalhar.

Exatamente por isso que, certamente, você encontrará alguns desafios ao buscar novas tecnologias e inovar em seu modelo de negócio. Confira agora mesmo quais são os principais nos tópicos a seguir.

Os 3 pilares da transformação digital nas empresas

A transformação digital é fundamentada em três pilares. Cada um deles trata de contextos relevantes que impactam a vida do empreendedor e seus clientes. Confira agora quais são eles:

1. Experiência do cliente

O processo de transformação digital começa deve olhar diretamente para o comprador, prezando pela melhora no relacionamento com o cliente e o aumento da geração de valor. Quando um consumidor é mal recepcionado ou não tem suas expectativas atendidas é muito provável que se torne um detrator da marca (isto é, que fale negativamente sobre ela para seus conhecidos).

Porém, o contrário também é válido, o que significa que, se um cliente tem uma boa experiência, provavelmente será um promotor da marca e atrairá novos clientes. Entende porque a experiência do cliente é tão importante?

2. Automação de processos

O segundo pilar é sobre a automação de processos internos, para que todas as tarefas que antes feitas manualmente sejam transformadas em automáticas e digitais.

Além da redução de custos significativos, essa mudança potencializa toda a produtividade e qualidade do trabalho feito, sem contar que os funcionários se sentem mais motivados a trabalhar com softwares eficiente do que com sistemas ultrapassados.

3. Novos modelos de negócio

Falar em transformação digital é falar em inovação. É necessário mudar os seus processos, a maneira de trabalhar e os modelos de negócio para se adequar a essa revolução tecnológica. Sabemos que a concorrência de vários setores está atenta às tendências do momento. Isso precisa servir de motivação para empreendedores que estão em dúvida sobre tornar suas empresas digitais.

Sabendo dos pilares da transformação digital, que tal entender um pouco melhor os impactos que ela podem trazer às empresas?

Quais são as mudanças nas empresas que passaram por transformação digital?

Não somente os clientes e a sociedade são impactados pela transformação digital. A tecnologia torna tudo mais rápido, seguro, eficiente e com volume de informações consideravelmente maiores, e as empresas saem ganhando com tudo isso.

Confira a seguir os impactos que as empresas podem obter a partir da transformação digital.

Controle financeiro

Um erro muito comum entre os micros, pequenos e médios empreendedores é o pensamento de que eles não precisam utilizar a tecnologia, já que não se trata de um empreendimento grande. Mas a verdade é que toda empresa pode utilizar a tecnologia a seu favor, principalmente quando se fala em controle das finanças.

Independentemente do porte ou do segmento da sua empresa, é preciso ter controle sobre o dinheiro que entra e o que sai. Empreendedores precisam estar cientes de todo dinheiro que estiver circulando pelo seu negócio, com registros semanais, mensais e anuais. Fazer isso é de suma importância para ter tudo sob controle. A transformação digital torna a sua gestão financeira mais prática, eficiente e rápida.

Já existem plataformas, como o Asaas, que permitem gerenciar todo o seu dinheiro com mais profissionalismo. Dessa forma, você não precisa fazer anotações manuais ou em planilhas complexas para gerenciar os valores que tem a receber, por exemplo.

Tudo fica salvo na nuvem, evitando o risco de perder as suas informações e para que possa acessá-las de qualquer lugar, mesmo longe do computador do trabalho.

No controle financeiro, a tecnologia possibilita o acompanhamento de todas as suas movimentações, de modo que possa identificar se o negócio vai bem ou se é necessário buscar melhorias e inovações.

Relacionamento com clientes

Graças à transformação digital nas empresas, ficou mais fácil e barato fortalecer a relação entre a empresa e o consumidor e buscar maneiras de manter a satisfação de um comprador. As redes sociais, por exemplo, funcionam como um canal de aproximação entre consumidor e marca. Após essa mudança no mercado, toda empresa relevante tem canais digitais para fornecer atendimento aos clientes e tentar conquistá-los.

Manter páginas atualizadas, bem-administradas e que respondem todas as dúvidas e feedbacks dos seguidores são fontes de possíveis clientes e divulgadores do seu negócio. Se há um espaço ideal para encontrar os clientes certos, esse lugar se chama redes sociais. Com os softwares inteligentes, conseguimos administrar todas as contas que tivermos em um só lugar.

Existem ainda os chatbots, que fazem os primeiros contatos com um cliente por meio do seu site, blog ou rede social. Dessa forma, ele consegue respostas para perguntas simples e corriqueiras, sem a necessidade de aguardar um atendente ou o horário comercial. Ou seja, gera muitas facilidades para manter os clientes antigos por perto e propiciar a chegada de uma clientela nova. São fatores e vantagens que aumentam os lucros.

Vendas

Há alguns anos, ninguém imaginava poder fazer compras em apenas alguns cliques e sem sair do sofá. Atualmente, nem ao supermercado você precisa ir. Por meio de tablets, computadores e celulares é possível fechar qualquer negócio, seja de produtos, seja de prestação de serviços. Essa comodidade que os clientes têm tornou-se uma realidade que pretende estar presente por muito tempo.

Nesse sentido, a transformação digital nas empresas possibilita a otimização e agilidade nas vendas. Afinal, a sua empresa não precisa ter um ponto físico e gastar com aluguel para vender algo, basta ter um bom site. Tanto que estabelecimentos físicos estão deixando de existir, dando espaço para os e-commerces.

Além disso, também é valido mencionar que os meios de pagamento passaram por mudanças, democratizando o acesso de muitos brasileiros ao crédito e a formas mais rápidas de efetuar compras, ou até instantâneas, como é o caso do Pix. Saiba mais sobre isso ouvindo ao nosso podcast sobre transformação dos meios de pagamento.

Organização

Documentos, processos, informações do fluxo de caixa, registros contábeis, notas fiscais, boletos e mais uma infinidade de papéis e atividades precisam ser armazenados adequadamente. A transformação digital nas empresas também é aplicada na organização do negócio e da rotina de trabalho.

Antes da informatização e da digitalização era necessário manter arquivos físicos e espaços para guardar pilhas de documentos que precisavam ser armazenados por um tempo, mas que depois se caíam em desuso e tornavam-se um problema.

Depois, os disquetes e CDs permitiram digitalizar grande parte das informações e salvá-las sem precisar gastar com papéis e pastas. Mais tarde, os computadores ganharam espaço nas empresas, permitindo o armazenamento de dados dentro de HDs locais.

Com o tempo, muitos empresários tiveram problemas com isso, já que erros nesse disco rígido apagavam todos os dados e informações. Atualmente, a revolução é o salvamento em nuvem.

Essa tecnologia possibilita o armazenamento de qualquer tipo de arquivo (fotos, vídeos, planilhas, documentos, PDFs, imagens e outros) em servidores online. Dessa maneira, não há risco de perder suas informações se o seu computador apresentar alguma falha. Sem contar que o acesso é restrito para aqueles que têm senha e login, ou seja, é um modo seguro de armazenamento.

Além do controle, a transformação tecnológica na organização do trabalho aumenta significativamente a produtividade e a relação de qualidade e desempenho, já que todas as ferramentas ficam acessíveis e as tarefas são cumpridas com mais praticidade.

Gestão de pessoas

Os setores de Recursos Humanos ou empresas terceirizadas que fazem a gestão de pessoas não vivem mais para carimbar documentos e fazer entrevistas com candidatos. Os profissionais dessa área passaram a ter recursos para automatizar esses processos e reservar o tempo no que realmente importa: a gestão.

Em razão da transformação digital, a gestão de pessoas consegue gerar mais valor, motivação e crescimento colaborador de uma empresa. Dessa maneira, é possível encontrar pessoas mais qualificadas e que conseguem resultados melhores no trabalho, o que se torna peça-chave para a competitividade, crescimento dos negócios e redução de custos.

Com todos esses impactos positivos, é provável que você esteja se perguntando se há mais benefícios da transformação digital nas empresas. A resposta está no tópico a seguir.

4 principais desafios da transformação digital

Desenvolvimento da cultura digital interna

Muitos empreendedores ainda são relutantes quando se trata da tecnologia, principalmente porque não confiam em muitas funcionalidades ou não estão dispostos a mudarem a forma como trabalham.

Essa resistência também é percebida em empresas com os funcionários, que enxergam as tecnologias como um inimigo que tomará seus empregos. No entanto, não é bem isso que acontece.

Realmente as soluções tecnológicas reduzem a necessidade de um grande número de mão de obra para realização das tarefas manuais. Entretanto, os sistemas e dispositivos precisam de pessoas qualificadas e que dominam o assunto para operá-las.

Então, o momento é de buscar qualificação para atender a essa nova demanda de trabalho e conseguir oportunidades. Além disso, bons funcionários que eram dedicados a realizar tarefas manuais e burocráticas podem ser liberados para apoiar o negócio em outras frentes, como contribuir nas decisões da alta gestão, por exemplo.

Para evitar a resistência à mudança é importante criar, aos poucos, uma cultura da inovação na empresa. Assim, é possível mostrar como o uso da tecnologia é um aliado para o crescimento e para os resultados do negócio.

Isso pode ser feito por meio de treinamentos, capacitações e incentivando o hábito de inovar e o uso de dispositivos, plataformas e sistemas que agregam qualidade, produtividade e diferenciação à empresa.

Falta de planejamento

Algumas falhas e desafios podem ser facilmente evitados e contornados com um planejamento para implantação da transformação digital na empresa. Muitos erros acontecem quando os empresários acreditam que basta adquirir um sistema de gestão e fazer sua instalação no computador ou orientar os funcionários que usem uma plataforma daqui em diante.

Todo esse processo deve ser precedido de planejamento e organização para definir quais são as atividades que passarão por essa transformação em um primeiro momento, quais serão as soluções adotadas e os investimentos necessários.

Depois disso, é importante que o seu planejamento inclua o treinamento do seu pessoal — e até mesmo o seu. Todo esse plano em etapas é fundamental para definir as suas prioridades e para desenvolver uma nova estrutura do negócio.

Vale ressaltar que a transformação digital engloba todos os setores de um negócio, desde o financeiro até o marketing. Por isso mesmo que as mudanças devem ser feitas em pilares, para que a cultura se modifique.

Modificar os comportamentos de trabalho

As pequenas e médias empresas têm menor número de funcionários e, por isso, o seu contato é mais direto em comparação às grandes corporações que nunca viram os empresários.

Essa aproximação requer que você dê o exemplo e comece a modificar os seus comportamentos, para que eles possam refletir no seu time, mesmo que ele seja pequeno.

Então, comece a interagir com os clientes por meio da tecnologia, como aplicativos, use ao máximo as soluções implantadas na empresa e incentive o uso das inovações. Aos poucos, você perceberá que é tudo uma questão de hábito.

Falta de monitoramento

Assim como qualquer tipo de mudança, a tecnologia requer monitoramento para identificar possíveis desequilíbrios e falhas de execução. Muitos empresários pecam nesse sentido por acreditarem que basta implantar a solução e deixar que ela trabalhe por si só, e que isso apresentará resultados imediatos.

É necessário acompanhar a rotina de trabalho, documentar as mudanças aplicadas e mensurar os retornos obtidos período por período. Assim, você consegue identificar desvios e propor melhorias.

Para isso, as métricas e indicadores devem fazer parte da sua gestão, pois elas revelam se houve redução de custos, os índices de satisfação dos clientes, aumento do faturamento, na lucratividade e na eficiência produtiva.

Então, sempre esteja disposto a passar por mudanças, já que ajustes são necessários em qualquer estágio de uma empresa. Além disso, a estagnação é uma das piores atitudes de gestores que desejam alcançar bons resultados, principalmente considerando a conjuntura volátil do mercado.

Tendo tudo isso em mente, é possível perceber que a transformação digital é necessária, traz inúmeros benefícios ao negócio e deve ser cuidadosamente planejada para que funcione como o esperado. Separamos um tutorial simples pra te ajudar a planejar seus próximos passos para colocá-la em ação, confira:

Como se preparar para a transformação digital na empresa?

Veja o passo a passo para implementação de soluções digitais na empresa.

Identifique as oportunidades de transformação

Para dar início à transformação digital, é necessário identificar quais processos da sua empresa precisam passar por ela. Empresas que não recebem por meio de cartão de crédito ou débito, por exemplo, podem investir em novos meios de pagamento, ou uma empresa que não conta com um sistema para cadastro dos clientes pode investir em um CRM para armazenar informações e utilizá-las para fidelizar a base de consumidores.

Encontre fornecedores

Depois de identificar as oportunidades, é necessário encontrar uma empresa que forneça os softwares ou as soluções digitais apropriadas para sua marca. Pesquise sobre os serviços que são ofertados e identifique o plano ideal para seu negócio.

Certifique-se de que está estabelecendo uma comunicação com empresas confiáveis, por isso, veja as avaliações e depoimentos deixado por clientes antigos.

Conheça os indicadores necessários para tornar a empresa digital

Há vários indicadores importantes para empresas automatizarem suas operações e processos. Os mais importantes são retorno sobre investimento (ROI), custo de aquisição do cliente (CAC) e margem de lucro líquido e bruto. Além desses, temos a taxa de conversão, o faturamento e a lucratividade.

Como comentamos no tópico sobre os desafios da transformação digital, é importante acompanhar os indicadores para monitorar se os resultados esperados estão sendo atingidos. Esses que indicamos podem ser um bom começo, mas é importante que você escolha os indicadores que tenham relação com a mudança executada.

Viu como a transformação digital foi um grande avanço para as empresas? Saiba mais sobre como a tecnologia impactou a automação de processos empresariais.