Guia completo: gestão de contas para pequenos empresários

1. Introdução

Segundo o Sebrae, muitos micros, pequenos e médio negócios já fecharam as portas pela falta de controle financeiro, sendo que entre os problemas mais encontrados se destacam: a inadimplência e a falta de crédito. Problemas esses que podem ser solucionados e evitados com a gestão de contas.

A complexidade das empresas, mesmo se tratando de PME requer que os empresários tenham controle sobre seus números e domínio sobre o que entra e sai do seu fluxo de caixa. Um bom exemplo dessa necessidade de acompanhamento são as empresas que faturam, mas não lucram. Se há ausência de planejamento e controle, você não identificará essa situação em tempo hábil, já que, ao ver o dinheiro entrando, acreditará que tudo está bem.

A inadimplência é outro problema causado pela ausência de uma gestão financeira, sendo que esse problema pode ser resultado de muitos clientes devedores e sem o devido processo de cobrança, ou por descontrole dos gastos da empresa.

A realidade é que muitos empresários não sabem por onde começar esse controle, pois normalmente entendem sobre a sua atividade, mas não tanto sobre questões financeiras e de gestão.

Se esse é o seu caso, este e-book vai ajudar. Nele, você entenderá a importância do gerenciamento das suas contas e como colocar esse processo em prática e sem complicações.

2. Entenda a importância da gestão de contas para a sua empresa

A gestão financeira é o setor encarregado de controlar e orientar tudo que envolve o dinheiro da sua empresa, como contas a receber, contas a pagar, investimentos e despesas. Sem esse domínio sobre os seus recursos financeiros, a sua rentabilidade e o seu crescimento ficam comprometidos.

As empresas que reservam um bom e diário tempo para gerir os aspectos monetários conseguem ter visão ampla sobre os gastos e ganhos, de maneira que todos os fluxos (desperdícios, receitas, lucratividade e faturamento) sejam conhecidos.

Assim, ao identificar desequilíbrios financeiros, poderá resolver o problema em tempo hábil e não sofrer prejuízos irreversíveis. Conheça outros impactos positivo da gestão de contas para o seu negócio.

2.1. Melhoria no processo decisório

As decisões da sua empresa são baseadas em quê? Se for somente em projeções, especulações ou pressentimentos, muito erros podem ser cometidos. Qualquer mudança, investimento ou transformação do seu negócio deve ser precedido de fatos, evidências e números.

Se você não tem controle ou um planejamento sobre o dinheiro da sua empresa, como saberá o valor que recebe todos os meses e a quantidade que vem gastando ou que pode gastar? São exatamente essas informações que uma gestão financeira eficiente revela, de modo que tenha uma base real e atualizada de dados para as suas decisões, que passarão a ser acertadas.

2.2. Identificação de desperdícios ou necessidade de reduzir custos

A gestão de contas possibilita identificar os gastos que estão acima do saudável para a sua empresa, ou de áreas que estão consumindo muito dinheiro sem necessidade. Um exemplo são os planos de internet e telefone que, apesar de parecerem inofensivos, podem pesar no orçamento de um micro, médio ou pequeno negócio.

Ao tomar conhecimento sobre essas situações, saberá quais medidas precisa tomar para reverter esses gastos, como negociar planos mais baratos, reduzir a quantidade de linhas e utilizar mais as redes sociais como canal de comunicação, buscar por materiais de escritório mais baratos, substituir copos descartáveis por reutilizáveis, entre outros.

2.3. Tranquilidade financeira

Chegar no final de mês sempre no vermelho ou passando apertado para conseguir quitar todas as contas é sempre um sufoco, não é? Com o planejamento adequado e acompanhamento das duas receitas e despesas consegue reduzir custos e buscar melhorias para a sua rentabilidade.

Com isso, passará os meses com mais tranquilidade e com a possibilidade de fazer uma reserva financeira.

3. Saiba como organizar as contas de uma pequena empresa

Certamente, você já sabe que é importante manter o controle das suas contas, mas a grande questão está em como fazer isso em meio a tantas atividades que ainda precisa cuidar na sua empresa.

Antes de qualquer coisa, você deve organizar as suas contas, documentos contábeis e contratos. Assim, não corre o risco de ficar perdido em tantos processos e papéis. Além disso, os acordo com fornecedores, clientes e informações que devem ser prestadas ao fisco devem ficar na área contábil da empresa para não perder nenhuma data e sofrer com multas. Para começar a sua gestão de contas, confira as atitudes e hábitos que deve ter.

3.1. Separe as contas pessoais das empresariais

Um hábito muito prejudicial para o seu controle de contas, mas que é cometido por grande parte dos PME’s é misturar as finanças da empresa com as pessoais. Por terem um micro, pequeno ou médio negócio, muitos acreditam que essa separação não é necessária, mas é sim.

A verdade é que essa atitude pode ser fatal para a sua empresa, pois sabemos que muitos negócios chegam à falência por gastarem mais do que a empresa tem, enquanto outros precisam tirar o dinheiro das contas doméstica para arcar com as despesas da empresa.

Para começar, tenha contas bancárias separadas, ou seja, abra uma com o seu CNPJ e mantenha outra como pessoa física para as suas finanças domésticas. Inclusive, isso ajudará no momento de prestar informações para o Fisco sobre a sua empresa.

Depois, é necessário que defina o seu pró-labore, que é o seu salário. Para determinar esse valor com ética e de modo que não prejudique o caixa da empresa, liste as tarefas que você executa no negócio, conheça os gastos e despesas mensais e faça um balanço entre essas informações e a média salarial dos profissionais do mercado que têm as mesmas funções.

3.2. Registre toda e qualquer entrada e saída

Não importa se o valor gasto ou recebido foi pequeno, ele deve ser registrado no momento da movimentação. Deixar para depois somente fará com que esqueça sobre esse valor, de onde ele veio ou para onde foi.

Sem esse hábito você não terá informações confiáveis para avaliar o seu faturamento e a sua lucratividade, já que são coisas diferentes. Lembrando que esse controle deve ser feito diariamente para que possa fazer o fechamento de caixa, que nada mais é do que somar as despesas e receitas ao fim de cada dia.

3.3. Categorize as movimentações

Além de registrar, categorizar as movimentações do seu fluxo de caixa é importante para tornar o seu controle e as suas avaliações mais completas, fáceis e eficientes. Por exemplo, se você recebeu R$ 120 e somente coloca isso no seu registro, como saberá de onde veio? O mesmo vale para os gastos.

Então, informe se as receitas e despesas são provenientes de fornecedores, vendas de produtos, ou serviços, ou qual foi a fatura paga. Anote também as datas cronológicas nesse controle, para não se perder quando for fazer a sua análise de cada período.

3.4. Controle os recebimentos

Se a sua empresa faz vendas a prazo, você precisa desenvolver um controle de recebimentos para garantir que receberá no período acordado e para organizar o seu caixa de acordo com esses prazos. Sem esse domínio, perderá a noção de quais clientes estão em débito, e a inadimplência é uma bloqueadora do seu funcionamento.

Para isso, anote os recebimentos futuros em ordem cronológica e tenha sempre o seu cadastro de clientes em mãos para identificar os bons e maus pagadores. Entretanto, o ideal é estimular os pagamentos à vista, seja por cartões de débito, seja por boletos, seja em dinheiro. Isso pode ser feito por meio de descontos, promoções e até mesmo brindes.

Em pouco tempo, perceberá melhor controle na sua programação de cobranças, domínio sobre o seu fluxo de caixa e antecipação dos momentos de crise, já que identificará em tempo hábil os problemas financeiros envolvendo as contas a receber.

3.5. Controle os inadimplentes

Fica muito difícil, para não dizer impossível, fazer uma gestão de contas eficiente se a sua empresa tem um alto nível de devedores. Isso desfalca completamente o seu caixa, inviabilizando projeções e avaliações de lucratividade.

Tendo isso em mente, tenha estratégias para evitar que isso aconteça e procedimentos de cobrança que busquem o recebimento do seu dinheiro o mais rápido possível e sem a necessidade de intervenção jurídica.

No entanto, o processo de cobrança não se resume a fazer ligações pedindo o seu dinheiro. O primeiro passo é contar com a tecnologia para acompanhar essa situação, pois você precisa ter conhecimento sobre o valor em atraso, data da compra, item ou serviço adquirido e sobre acréscimo de multas para iniciar a abordagem.

Além disso, é preciso saber negociar e não tomar uma postura ofensiva, já que isso vai contra o Código de Defesa do Consumidor. Então, sempre ofereça alternativas para o pagamento e, principalmente, vantagens para a quitar o débito em dia.

4. Como uma plataforma pode facilitar a gestão de contas

Não é novidade que a tecnologia facilita e otimiza muito a sua gestão, pois isso ela deve ser vista como uma aliada. Atualmente, existem plataformas que permitem gerenciar e receber o seu dinheiro com mais profissionalismo.

Elas funcionam como um software para gestão financeira, porém com o diferencial de serem completamente on-line e com salvamento das suas informações em nuvem. Com isso, poderá acessar os seus dados sempre que precisar, mesmo que não esteja no dispositivo ou computador da empresa.

Esse tipo de tecnologia permite que controle os seus recebimentos, pagamentos, movimentações de caixa e demais informações para o seu planejamento. Tudo isso somado ao fato de que não há erros em cálculos, como pode acontecer com um funcionário ou você, considerando que as tarefas manuais estão mais propensas a erros.

A automação proporcionada por essas plataformas permite reduzir custos, desperdícios e ainda ter melhor controle sobre as suas entradas e saídas com menos trabalho. Dessa maneira, poderá reservar o seu tempo com atividades e processos mais complexos, como estratégias que aumentam as suas vendas.

5. Como o Asaas pode ajudar

O Asaas é uma plataforma completa para o gerenciamento das suas contas. Por meio dela você pode centralizar todos os seus processos de recebimentos e cobranças, para que nenhum valor ou débito passe despercebido. Conheça as principais funcionalidades:

  • cobrança via boleto bancário: emita e envie boletos por e-mail de maneira rápida e gratuita;
  • notificações por e-mail e SMS: envie alertas automáticos antes e após a data de vencimento dos boletos ou compras a prazo e diminua os seus níveis de clientes inadimplentes;
  • robô de cobrança: conte com um robô que faz ligações para os compradores para notificar sobre os débitos;
  • cobranças por cartão de débito ou crédito: faça vendas e cobranças por meio de cartões;
  • acompanhamento do comportamento do seu cliente: veja quando o consumidor abre os e-mails sobre as faturas que enviou;
  • gestão de notas fiscais: configure a emissão e envio automático das notas fiscais eletrônicas;
  • integração: integre as funcionalidades do Asaas em outros sistemas de gestão ou empresas parceiras;
  • antecipação de recebíveis: faça a antecipação de recebimentos via boleto bancário ou cartão de crédito.
  • Maquininha de cartão: transforme o seu celular em uma máquina de cartão para facilitar e aumentar as suas vendas.

O Asaas ajuda você a agilizar tudo o que envolve os pagamentos e recebimentos da sua empresa, de maneira fácil, prática e acessível, pois é isso que as pequenas e médias empresas precisam para se manterem forte e competitivas no mercado.

6. Conclusão

É um erro acreditar que somente os grandes negócios precisam ter um controle estruturado e eficiente das finanças. As micro, pequenas e médias empresas também necessitam ter essa organização para gerir a empresa com mais profissionalismo.

Outro erro é pensar que conseguem organizar o dinheiro da empresa e o pessoal mesmo trabalhando somente com uma conta-corrente. No decorrer deste guia, você pode perceber a importância de reservar um tempo para fazer registros diários sobre os valores que envolvem a sua empresa.

Então, conte com tecnologias acessíveis, atualizadas e que, acima de tudo, tenham funcionalidades de simples de serem executadas. Assim, terá um excelente controle e domínio sobre as suas finanças, mas sem quebrar a cabeça ou gastar muito tempo.

O Autor
Vice-presidente no Asaas
Gerar boleto

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