4 modelos de e-mail de cobrança para implementar na empresa

Segundo informações do Mapa da Inadimplência do Serasa, quase 73 milhões de brasileiros enfrentam o endividamento. Com isso, torna-se essencial para as empresas a criação de estratégias de cobrança para reaver os valores devidos, buscando ferramentas que auxiliem no processo. 

Uma ferramenta eficiente é o e-mail de cobrança. Escrevê-lo da forma correta colabora para a boa relação com o consumidor. Saber ser formal e firme enquanto cobra pelo pagamento, é essencial para manter a imagem da sua empresa e poder fidelizar seus clientes.

Ao longo deste texto, mostraremos como fazer um e-mail de cobrança amigável e eficiente, apresentando os principais tipos e modelos para se inspirar na criação para a sua empresa, além de plataformas que facilitam a gestão de envios.

Cobrança por e-mail é legal? 

Enviar cobrança por e-mail é legal, porém, ao escrever um e-mail de cobrança de pagamento, é fundamental considerar alguns aspectos importantes. Lembre-se que o e-mail precisa ser escrito com cordialidade, evitando deixar o seu cliente constrangido ou estressado com a cobrança. 

Para que sua empresa não sofra penalidades jurídicas, é importante que o seu e-mail de cobrança esteja seguindo as recomendações impostas pela legislação. Além de proteger a imagem do negócio, ainda melhora a experiência do seu cliente.

Os principais regulamentos de cobrança são:

• Lei de Proteção de Dados: aborda os direitos dos consumidores em terem todos os seus dados pessoais protegidos durante o processo de cobrança;

• Regras de Spam: regras do Google para a manutenção de envio de notificações de e-mails de cobranças;

• Código de Defesa do Consumidor: aborda o direito do consumidor, com regras e diretrizes que empresas devem seguir para proteger os interesses do cliente.

Além de auxiliarem o jurídico da empresa, esses tópicos fornecem uma estrutura de proteção ao consumidor. Essa segurança faz com que o cliente se sinta confortável, diminuindo a taxa de inadimplência.

Quais são os tipos de e-mail de cobrança?

A gestão de cobranças passa por diversas fases, e a empresa deve planejar o envio de e-mails seguindo o momento em que o cliente se encontra. Uma forma de medir essas fases é por meio de uma régua de cobrança. 

Essa régua determina os períodos de envio de notificações de cobrança antes e depois do prazo de vencimento de pagamentos. Por meio dela, também é possível entender alguns dos tipos mais comuns de e-mails enviados. 

De maneira geral, é possível dividir os períodos entre antes do vencimento e pós-vencimento, todos eles considerando a falta de confirmação da transação durante todo esse período. Em todas essas fases, um fluxo de comunicações deve fazer parte do planejamento. Explicaremos abaixo: 

E-mail de aviso de vencimento

Essa forma de e-mail de cobrança atua de maneira preventiva, informando sobre a fatura que vencerá em breve. É bastante utilizado para serviços frequentes e recorrentes, para avisar os clientes de pendências futuras. 

Esse tipo de e-mail diminui as chances de esquecimento, e pode ser emitido automaticamente em algumas plataformas, como o Asaas. É bastante comum, principalmente após a criação de cobranças. 

E-mail de fatura em aberto

Esses e-mails são enviados quando o pagamento não é identificado, informando das pendências em aberto. A ideia, com isso, é entender se a fatura continua aberta ou não. 

Esse tipo de e-mail não indica que a fatura está em atraso ainda. No entanto, seu envio torna-se importante para o cliente possuir a 2ª via da cobrança. Assim, incentivando o pagamento na hora, alertando sobre multas e juros. 

E-mail de cobrança de fatura em atraso e proposta de negociação

É comum que esse e-mail de cobrança seja enviado logo após o prazo de vencimento — como de 7 a 15 dias após. A ideia é disponibilizar a 2ª via da fatura, com a multa e juros. 

Passado o prazo de uma semana, também já é possível enviar uma proposta de negociação, buscando uma saída para o pagamento, alertando também que é a última saída antes da negativação. 

Notificação de protesto ou negativação 

Neste tipo de e-mail de cobrança, a empresa cobradora já deve ter enviado todos os tipos de e-mail acima e, caso a situação da fatura se mantenha a mesma, avisar o cliente sobre a negativação no Serasa e em outros órgãos de proteção de crédito. 

As duas primeiras formas de cobrança são chamados de cobrança preventiva, que acontecem antes do vencimento da fatura, visando combater a inadimplência. Já os dois últimos tipos são conhecidos como cobrança reativa, que tentam provocar uma reação ao cliente.

O que escrever em um e-mail de cobrança?

Todo e-mail de cobrança deve seguir uma linguagem formal, clara e acessível, que repasse ao destinatário as informações conforme a etapa. Como regulamentação dos direitos do consumidor, nenhuma comunicação deve ser ofensiva ou levar ao constrangimento. 

Por isso, ter uma fórmula para criação desses e-mails, mesmo que sejam enviados de forma automatizada, é importante. A estruturação pode seguir a estruturação abaixo: 

• Saudação: inicie o e-mail de cobrança com uma saudação formal e adequada, como “Prezado(a)” ou “Caro(a)”.

• Introdução: ao começar o texto, é importante já indicar o motivo do contato, a depender do tipo de e-mail que está sendo enviado. 

• Identificação: forneça o número da fatura ou boleto, para o pagador identificar a pendência. 

• Detalhe da dívida + opções de pagamento: após identificar a fatura, dê mais detalhes da dívida, como quando venceu, o valor, valor de juros e detalhes de formas de pagamento, podendo enviar um link de pagamento para facilitar a operação. 

• Instruções adicionais: identifique a possibilidade de descontos ou condições especiais para a quitação após o recebimento do e-mail. 

• Contato para suporte: deixe as informações da empresa disponíveis, passando conforto para o pagador. 

• CTA: encerre o e-mail com uma despedida profissional, mas não esqueça de incluir uma chamada para a ação de pagamento da pendência. 

Ao entender a estruturação ideal, é possível criar um modelo de e-mail de cobrança que se adeque às necessidades da empresa. No entanto, ainda separamos alguns modelos para cada tipo de cobrança.

4 Modelos de e-mail de cobrança 

É importante ressaltar que cada um dos modelos descritos abaixo podem ser alterados conforme as necessidades da empresa. Afinal, cada situação é única, mas manter um padrão auxilia no processo de gestão de cobrança. 

Além disso, é importante que, antes de enviar os e-mails, as áreas jurídica e de compliance da empresa aprovem seu envio. Assim, há menos riscos legais com o envio, além de enviar violar alguma lei interna ou dos direitos do consumidor.  

1. Modelo de e-mail de cobrança antes do vencimento

“Prezado(a), inserir o nome completo do cliente,

Estamos enviando esta mensagem para lembrá-lo do pagamento da sua prestação, que irá vencer em inserir a data do vencimento, referente à compra de descrever o produto, no valor de descrever o valor.

Em caso de dúvidas, estamos à disposição.

Se esse valor já foi quitado, por favor, desconsidere esta mensagem.

Atenciosamente,

inserir nome e cargo da pessoa que está enviando o e-mail.”

2. Modelo de e-mail de cobrança próximo ao vencimento

“Cidade, dia, mês e ano

Prezado(a), inserir o nome completo do cliente,

Gostaríamos de lembrar que a sua fatura referente à compra de descrever o produto, no valor de descrever o valor, está próxima do vencimento. 

Efetue o pagamento até inserir a data do vencimento, para evitar possíveis juros e multas por atraso, conforme estabelecido em contrato.

Solicitamos a regularização dos valores em atraso para podermos dar baixa em nosso sistema. Caso tenha qualquer dúvida, estamos à disposição.

Se esse valor já foi quitado, por favor, desconsidere esta mensagem.

Atenciosamente,

inserir nome e cargo da pessoa que está enviando o e-mail.”

3. Modelo de e-mail de cobrança de obrigação vencida

“Cidade, dia, mês e ano

Prezado(a), inserir o nome completo do cliente,

Notamos que não consta em nosso sistema o registro do pagamento da prestação vencida em inserir a data do vencimento, referente à compra de descrever o produto, no valor de descrever o valor.

Solicitamos a regularização dos valores em atraso para podermos dar baixa em nosso sistema. Caso tenha qualquer dúvida, estamos à disposição.

Se esse valor já foi quitado, por favor, desconsidere esta mensagem.

Atenciosamente,

inserir nome e cargo da pessoa que está enviando o e-mail.”

4. Modelo de e-mail de cobrança após o vencimento com juros

“Cidade, dia, mês e ano

Prezado(a), inserir o nome completo do cliente,

Consta em nosso sistema que o pagamento da parcela do produto inserir dados do produto, com vencimento no dia inserir data do vencimento, ainda não foi realizado.

Enviamos, em anexo, um boleto com o valor atualizado. Solicitamos que o pagamento seja feito até a nova data de vencimento.

Em caso de dúvidas, entre em contato pelo telefone inserir telefone para contato, ou através deste e-mail.

Se esse valor já foi quitado, por favor, desconsidere esta mensagem.

Atenciosamente,

inserir nome e cargo da pessoa que está enviando o e-mail.”

Como mandar e-mail de cobrança?

Os e-mails de cobrança podem ser enviados de diversas formas. Seja manualmente, buscando as informações de contato do cliente, redigindo e enviando todos os e-mails segundo a etapa da régua de cobrança que o cliente se encontre. 

No entanto, atualmente, é possível usar sistemas de cobrança automatizados que possuem configurações que agendam as mensagens já no ato da criação de fatura, enviando os e-mails antes e após o vencimento. 

O Asaas é um exemplo de plataforma que possibilita a configuração e envio de e-mails de cobrança após a fatura cadastrada. 

Use o Asaas para automatizar o envio dos e-mails de cobrança 

Com o Asaas, criar cobranças avulsas, parceladas ou recorrentes torna o processo de pagamento da sua empresa mais fácil. É simples de cadastrar e gerenciar os clientes na plataforma, simplificando o envio de notificações que incentivam o pagamento em dia ou o acerto de pendências.

Ao escolher a plataforma do Asaas, a empresa conseguirá controlar os índices de inadimplência, já que possui algumas outras funcionalidades, como: 

• Cálculo automático de juros e multa em caso de atraso, evitando o retrabalho e emissões de segunda via; 

• Possibilidade de negativação no Serasa, enviando a pendência do cliente diretamente ao órgão regulador de crédito após diversas tentativas de contato;

• Tentativas de contato e cobrança via WhatsApp, SMS, telefone e até carta, aumentando as chances de conseguir o pagamento em dia; 

• Possibilidade de disponibilizar diversas formas de pagamento a fim de reaver os valores e evitar problemas no caixa da empresa.

• Conta digital gratuita, com suporte técnico especializado 24 horas por dia, 7 dias na semana. A empresa só paga por serviços extras, quando eles forem realizados. 

Para saber mais sobre as funcionalidades de gestão de cobrança, abra a conta digital do Asaas e comece a usar das ferramentas exclusivas e únicas para o sucesso do seu negócio!