Implemente a cobrança de assinatura em poucos passos; veja como!

Se a sua empresa já opera com receita recorrente ou está considerando migrar para esse modelo, você vai precisar dominar dois processos que andam juntos: a cobrança e a gestão de assinaturas.

Muita gente trata essas duas vertentes separadamente, mas, na prática, são duas faces do mesmo problema: como receber de forma previsível, sem perder clientes no caminho e sem depender de processos manuais que escalam mal.

Como Diretor de Operações Financeiras e Tesouraria do Asaas , um dos meus papéis é entender a jornada dos clientes, da cobrança ao pagamento. E, por isso, reuni meus conhecimentos para te explicar tudo sobre cobrança de assinatura. Vamos lá?

O que é cobrança de assinatura?

A assinatura, da forma como a conhecemos hoje, é uma modalidade de venda recorrente em que você cobra o seu cliente automaticamente, com periodicidade pré-definida, para que ele continue tendo acesso a um produto ou serviço.

Diferente de uma venda única, a assinatura não exige que o seu cliente reautorize cada transação. A autorização acontece uma única vez, no momento da adesão, e as cobranças seguintes são geradas e processadas automaticamente pelo sistema.

Se você possui algum dos modelos de negócio abaixo, pode ser beneficiado por essa modalidade:

• Plataformas SaaS e softwares em geral;
• Clubes de assinatura (produtos físicos ou digitais);
• Academias, estúdios e serviços de saúde;
• Consultorias e prestadores de serviço com contrato mensal;
• Escolas, cursos e plataformas de ensino;
• Qualquer negócio com relacionamento contínuo com o cliente.

Isso porque automatiza os processos e permite que você foque em outras áreas do negócio, enquanto o seu cliente vai receber as cobranças automaticamente.

E o mercado de assinaturas no Brasil não para de crescer. De acordo com a Pesquisa de Assinaturas 2024 da Opinion Box:

• 68% dos entrevistados assinam serviços digitais;
• 79% das pessoas assinam entre 1 e 4 produtos ou serviços de forma recorrente.

Do ponto de vista do cliente, assinar é mais conveniente do que comprar repetidamente. Do ponto de vista da empresa, a receita recorrente resolve um dos maiores problemas do empreendedor brasileiro: a imprevisibilidade financeira.

Quando você cobra por assinatura, passa a ter mais clareza sobre quanto vai entrar no caixa no próximo mês. E isso muda completamente a forma como você planeja, investe e cresce.

Por que priorizar uma operação de cobrança recorrente?

Em todos os meus anos de Asaas, já vi diversas empresas com o mesmo discurso: “o problema não é vender, é cobrar e manter o cliente ativo”.

Acredito que seja o maior problema de quem opta pela cobrança recorrente: a dificuldade de manter previsibilidade de receita.

Se você chegou até aqui, deve ter identificado pontos que pode melhorar na sua operação. Afinal, o simples fato de gerenciar centenas de cobranças manualmente pode se tornar uma grande questão.

Esse tipo de cobrança não é igual às avulsas: quanto mais clientes, mais responsabilidades mensais. E, sem as ferramentas necessárias, você pode acabar se perdendo no processo de organização, gerando:

• Cobranças esquecidas ou emitidas fora de prazo;
• Inadimplência crescente por falhas de comunicação;
• Cancelamentos (churn) por experiências de pagamento ruins;
• Falta de integração entre sistemas de cobrança e contabilidade;
• E, a meu ver, o mais grave: ausência de visibilidade sobre o fluxo de caixa futuro.

Em outras palavras, não se trata apenas de “enviar cobranças mensais”. Esse processo é mais complexo, exige priorização e escolha de ferramentas para automatizá-lo.

Com sistemas automatizados, o processo de gestão de assinaturas fica mais eficiente. E essa é uma grande vantagem, porque também combate a inadimplência financeira.

O que torna a gestão de assinaturas complexa?

Eu vejo sempre que muitas empresas subestimam o lado operacional da cobrança recorrente. Quando a base de clientes ainda é pequena, você até consegue gerenciar o processo manualmente. Mas o problema aparece quando você cresce.

Imagine que a sua empresa tem 1.000 clientes ativos, cada um com planos diferentes, prazos distintos e meios de pagamento variados. Agora adicione o fator humano: clientes que alteram o plano no meio do ciclo, cancelam antes do vencimento, trocam de cartão, atrasam um pagamento.

Sem um sistema estruturado, você vai passar um tempo valioso em planilhas, conciliações manuais e cobranças reativas. E o resultado só pode ser: falhas de controle, perda de receita e clientes insatisfeitos.

Então, para combater a complexidade do processo, é preciso equilibrar três frentes:

• Eficiência operacional: automatizar a geração de cobranças, renovações, notificações e tentativas de reprocessamento. Nada disso deve depender de ação manual para cada cliente;

• Controle financeiro: ter conciliação automática, acompanhamento de inadimplência em tempo real e visibilidade sobre a receita recorrente mensal (MRR). Sem esse controle, a previsibilidade de receita que você buscou ao adotar o modelo recorrente simplesmente não existe;

• Experiência do cliente: o processo de pagamento precisa ser fluido. O cliente deve conseguir alterar o plano, atualizar o meio de pagamento ou cancelar com o mínimo de atrito possível.

Esse processo pode ser difícil, principalmente ao realizar o processo manualmente. A seguir, vou te explicar como funciona o pagamento por assinatura; continue a leitura!

Como funciona o pagamento por assinatura?

Se você já assinou alguma coisa como pessoa física ou, até mesmo, em nome da sua pessoa jurídica, sabe que o processo é bem simples. E, do lado de quem vai gerenciar esse processo, também. 

Ele funciona da seguinte forma:

• O cliente realiza a adesão, escolhe o meio de pagamento e a periodicidade;
• O seu sistema registra a recorrência com os dados do cliente e a periodicidade definida;
• Na data de vencimento, a cobrança é gerada e enviada automaticamente;
• O pagamento é processado com base no meio definido;
• O sistema registra a confirmação e atualiza o status da assinatura.

Se o pagamento não for confirmado, o sistema pode (e deve) acionar notificações automáticas, tentativas de reprocessamento e réguas de inadimplência.

Porém, todo esse processo pode ser realizado automaticamente, se você escolher uma boa plataforma de cobranças recorrentes , como a do Asaas, por exemplo.

Quais são os meios de pagamento para cobrança de assinatura?

A escolha dos meios de pagamento impacta diretamente a taxa de conversão e a inadimplência. Você sabe quais são os principais meios que pode oferecer aos seus clientes?

A ideia é que você entenda a preferência do seu público e tenha em seu portfólio, para o cliente escolher aquele que é mais conveniente para ele:

• Cartão de crédito: meio com maior taxa de aprovação automática em cobranças recorrentes. O valor é debitado na fatura do cliente na data acordada. Indicado para empresas que querem maximizar a conversão e minimizar a inadimplência; 

• Boleto bancário e Pix: permitem que clientes sem cartão ou que preferem pagamento à vista possam aderir à assinatura. O boleto é gerado automaticamente na data de vencimento e o Pix pode ser enviado como cobrança QR Code;

• Cartão de débito: menos comum em assinaturas, mas disponível em algumas plataformas. O valor é debitado diretamente da conta do cliente na data de cobrança.

Comparativo entre meios de pagamento: qual escolher?

Se posso te dar uma dica, é essa aqui: ofereça pelo menos dois meios. O cartão de crédito deve ser o padrão, por ser o mais popular na escolha, mas os demais ampliam o alcance para públicos que não têm ou não podem usar cartão.

Quais métricas acompanhar em uma operação de cobrança recorrente?

Adotar a cobrança por assinatura sem medir os indicadores certos é um dos maiores erros que você pode cometer no seu processo de gestão.

Existem KPIs que você deve analisar para entender se a sua operação está funcionando corretamente. Veja as principais e para que servem:

Com essas métricas, você consegue entender se o seu processo de cobrança por assinatura está funcional e, se não estiver, onde atuar em caso de problemas.

Quais são as vantagens da cobrança por assinatura para empresas?

A cobrança por assinatura é um processo que vai desafogar a gestão financeira da sua empresa por automatizar processos.

Além de fazer todo o envio da fatura e processamento do pagamento automaticamente, garantindo que o produto/serviço só fique disponível enquanto durar o prazo, ou até o cliente cancelar a recorrência.

No entanto, existem mais vantagens que podemos ressaltar sobre essa modalidade de cobrança:

• Previsibilidade de receita: permite que você saiba quanto vai entrar no próximo mês, mesmo que seja uma estimativa baseada na taxa de churn. Assim, permite o planejamento em investimentos, contratação e o crescimento a longo prazo. 

• Redução do ciclo de vendas: uma vez que o cliente assina, você não precisa vender para ele todo mês. O relacionamento já está estabelecido. Isso reduz o custo de aquisição por unidade de receita ao longo do tempo.

• Maior LTV (Lifetime Value): clientes recorrentes tendem a permanecer mais tempo e gastar mais ao longo da relação. Um cliente que paga R$ 200/mês por 24 meses vale R$ 4.800. E isso é bem mais do que parece na primeira venda.

• Menor inadimplência operacional: com a automação, cobranças não são esquecidas, atrasos são tratados proativamente e o índice de inadimplência involuntária (aquela causada por esquecimento ou cartão expirado) cai significativamente.

• Escalabilidade: é muito mais fácil crescer de 100 para 1.000 clientes com um sistema de cobrança automatizado do que com processos manuais. A operação financeira cresce junto com a receita, sem precisar crescer o time na mesma proporção.

• Possibilidade de antecipar recebíveis: para a empresa, contar com os pagamentos futuros é essencial, principalmente em momentos de problemas com o fluxo de caixa. Assim, é possível realizar a cobrança por assinatura em plataformas que oferecem a antecipação de recebíveis.

Conheça a antecipação de recebíveis do Asaas.

Como automatizar a cobrança de assinatura na prática

A automação das cobranças de assinatura não se limita apenas a “emitir boleto todo mês”. Ela vai além: é sobre criar um ciclo completo em que cada etapa acontece sem intervenção manual.

Um sistema de cobrança recorrente bem configurado deve te ajudar a eliminar passos e tornar a operação redonda, do início ao fim, por meio de:

• Geração automática da cobrança na data de vencimento, pelo meio de pagamento escolhido;
• Envio automático de notificações por e-mail, WhatsApp ou SMS antes e depois do vencimento;
• Tentativas automáticas de reprocessamento em caso de falha no cartão;
• Ativação de régua de inadimplência com escalada de comunicação para pagamentos em atraso;
• Atualização do status da assinatura em tempo real conforme os pagamentos são confirmados;
• Conciliação automática integrada ao financeiro da empresa.

Cada uma dessas etapas, feita manualmente, consome horas da equipe por mês. Automatizadas, acontecem em segundo plano enquanto o time foca em outras coisas.

Sempre aconselho a todos que vêm conversar comigo a escolherem uma boa plataforma para realizar esse processo. Apesar de simples, você precisa confiar que o que foi automatizado vai acontecer de verdade, sem intercorrências.

E é por isso que sempre indico o Asaas. Estou por trás do processo de desenvolvimento e melhoria de diversos produtos e posso afirmar que é uma opção completa para você que precisa elevar o jogo da sua gestão de assinaturas.

Como o Asaas resolve a cobrança e a gestão de assinaturas

O Asaas é uma plataforma financeira e operacional que oferece toda a infraestrutura de cobrança recorrente integrada.

Ela foi desenvolvida especificamente para empresas que precisam cobrar clientes de forma recorrente e gerir assinaturas em escala.

Na prática, o Asaas permite:

• Criar planos de assinatura com diferentes periodicidades (mensal, semestral, anual);
• Aceitar pagamentos via cartão de crédito, Pix, boleto e cartão de débito;
• Configurar notificações automáticas antes e após o vencimento;
• Acompanhar inadimplência e acionar réguas de cobrança sem intervenção manual;
• Negativar clientes inadimplentes diretamente no Serasa;
• Ter conciliação automática integrada ao financeiro;
• Gerar relatórios financeiros das operações. 

A implantação é rápida e fácil. Se a sua empresa vai migrar de planilhas para o ecossistema Asaas, você com certeza vai estruturar toda a operação de cobrança em poucos dias.

Abra sua conta digital Asaas e comece agora.

Perguntas frequentes sobre cobrança de assinatura

Qual é a diferença entre cobrança de assinatura e cobrança recorrente?

Na prática, os termos são usados como sinônimos. “Cobrança recorrente” é o conceito mais amplo, refere-se a qualquer cobrança que se repete automaticamente. “Cobrança de assinatura” é a aplicação desse conceito em um modelo de produto ou serviço com plano ativo.

Qual meio de pagamento é melhor para cobrança de assinatura?

O cartão de crédito tem a maior taxa de aprovação automática e menor índice de inadimplência involuntária, sendo o mais indicado para cobranças recorrentes. Boleto e Pix são importantes para ampliar o alcance para clientes sem cartão, mas exigem uma régua de comunicação mais ativa.

Como reduzir a inadimplência em assinaturas?

As principais estratégias são:

• Usar cartão de crédito como meio principal;
• Configurar tentativas automáticas de reprocessamento em caso de falha;
• Criar uma régua de comunicação automatizada com avisos antes e após o vencimento;
• Facilitar a atualização do meio de pagamento pelo próprio cliente.

O que é gestão de assinaturas?

Gestão de assinaturas é o conjunto de processos que controlam o ciclo de vida de cada assinatura ativa, desde a adesão até o cancelamento. Inclui a geração de cobranças, o controle de inadimplência, o gerenciamento de alterações de plano e a conciliação financeira.

O cartão do cliente por assinatura foi recusado. O que fazer?

Recusas de cartão são normais em cobranças recorrentes e, na maioria dos casos, são involuntárias, por limite insuficiente temporário, cartão expirado ou troca de bandeira. O processo correto é:

• O sistema tenta o reprocessamento automático em intervalos programados (ex: 1, 3 e 5 dias após a falha)
• Uma notificação automática é enviada ao cliente pedindo atualização do cartão
• Se o reprocessamento falhar após todas as tentativas, a assinatura entra em status de inadimplência e o acesso pode ser suspenso conforme regra do negócio

Nunca dependa de contato manual para tratar recusas de cartão. Em uma base de centenas de clientes, isso inviabiliza a operação.

O que fazer quando o cliente quer cancelar uma assinatura?

O cancelamento deve ser simples e acessível. Dificultar o processo aumenta o churn forçado, ou seja, o cliente que não consegue cancelar cancela o cartão, pede estorno ou simplesmente abandona o produto com raiva.

O fluxo recomendado: o cliente solicita o cancelamento → o sistema encerra a recorrência na data de vencimento atual (sem gerar nova cobrança) → o cliente perde acesso ao fim do ciclo pago → o sistema registra o motivo de cancelamento, se possível.