Como organizar as finanças da empresa? Guia completo

Publicado em 5 de fevereiro, 2018 | Atualizado em 10 de outubro, 2023

Existem alguns pontos fundamentais para o sucesso de qualquer negócio. Entretanto, desde a melhoria de seus produtos até a análise de concorrência, todos esses tópicos exigem um certo investimento para garantir bons resultados. Por isso, é importante que você saiba como organizar as finanças da empresa!

Para que sua marca cresça de forma saudável e sem muitas perdas, você precisa fazer um gerenciamento de capital que seja eficiente e coerente com o seu caixa. Com um bom planejamento, será mais fácil atingir seus objetivos de sucesso.

Ao longo deste artigo, vamos te ensinar tudo o que você precisa saber para realizar uma boa gestão financeira dentro da sua empresa. Continue a leitura!

Como o controle financeiro pode ajudar a empresa?

Além de garantir uma saúde financeira estável para o seu negócio, saber como organizar e controlar o dinheiro da sua empresa pode ser a chave para o sucesso. 

A organização financeira reflete em várias ações do negócio, como o surgimento de novas ideias de investimentos, colaboração com as tomadas de decisões etc.

Partindo desse planejamento do capital, será possível dividir o lucro e remanejá-lo para as áreas que realmente importam e que te trarão o retorno desse investimento, como pesquisas para inovação do produto e estratégias de marketing.

Seja qual for o tamanho ou o ramo em que sua empresa atua, existem demandas que lidam com o dinheiro do negócio todos os dias. Por isso, se você busca por resultados melhores, saiba como organizar as finanças da empresa.

Quais os principais desafios da organização financeira empresarial?

Manter o caixa da empresa bem estruturado não é uma tarefa fácil. O dinheiro entra e sai toda hora e é difícil manter o foco sempre. Para obter sucesso com a organização financeira da sua empresa, é necessário superar esses desafios. 

Geralmente, esses problemas surgem como uma bola de neve, onde um pequeno imprevisto acaba gerando vários outros obstáculos maiores. Vale ressaltar que eles podem acontecer a qualquer momento, por isso, fique atento!

Os desafios mais comuns de uma gestão financeira empresarial são:

• Identificar os riscos financeiros;
• Criar projeções e planejamento;
• Cobrança de inadimplência;
• Precificar produtos e serviços;
• Gerenciar pagamentos e recebimentos;
• Adaptar-se ao mercado;
• Gerenciar pessoas;
• Falta de tecnologia e automatização dos processos.

Por mais que sejam muitos os desafios, não se preocupe. Ao longo deste artigo, vamos te ajudar a resolvê-los da melhor forma possível! 

Quais são as 5 etapas do planejamento financeiro?

Para conseguir montar uma organização financeira empresarial eficaz, é necessário planejar bem suas ações. Cada parte desse processo é de suma importância para o desenvolvimento de um bom fluxo de caixa.

Tenha sempre muita atenção ao gerenciar o lucro e as despesas de sua empresa. Cada negócio tem uma forma específica para conduzir o dinheiro. Lembre-se: as etapas abaixo devem ser encaixadas na realidade do seu negócio. 

Etapa 1: Identificar sua situação financeira atual da empresa

O primeiro passo para organizar as finanças da empresa é entender a atual situação do caixa e seu fluxo médio de dinheiro. Busque por tópicos como: quanto dinheiro entrou e saiu essa semana, quais as despesas fixas e variáveis, qual o lucro de cada produto vendido etc.

Os resultados dessa pesquisa serão a base do seu planejamento. Afinal, partindo dessa conclusão, você conseguirá traçar metas que vão de encontro aos problemas reais que o seu negócio enfrenta.

Etapa 2: Desenvolver metas financeiras

Após identificar a situação financeira da sua empresa, é importante definir quais problemas estão sendo enfrentados e traçar metas para a resolução deles. Com isso, ficará mais fácil entender os meios que devem ser utilizados para alcançar esses objetivos. 

Além disso, pense na ordem de prioridade dessas ações. Dessa forma, o planejamento será cumprido de maneira mais eficaz, sem atropelamento ou esquecimento de atividades.

Etapa 3: Avaliar alternativas

Outro ponto importante, que complementa o tópico anterior, é o entendimento do cenário de mercado em que sua empresa está inserida. Lembre-se que o comércio vive em constante mudança. Cabe a você avaliar cada uma das possíveis alternativas que podem acontecer.

Pense em todas as eventualidades. Desde uma queda nas vendas até a falta de mercadorias na sua estante. Um bom empreendedor sempre deve pensar em todas as situações e se precaver para diminuir as chances de futuros problemas.

Etapa 4: Criar e implementar um plano de ação financeira

Com todos os problemas e metas de resoluções já definidas, é hora de desenvolver um plano de ação. Nesta parte do processo, você poderá planejar quais movimentos devem ser feitos para que a empresa atinja os objetivos estabelecidos. 

Para facilitar o seu trabalho, compile todas essas atividades em uma lista, determine os prazos, organize as responsabilidades entre a sua equipe e faça orçamentos — se necessário. 

Etapa 5: Revisar seu plano.

Ter um bom plano de contas não quer dizer que você não passará por dificuldades, mas, sim, que será mais fácil prever a chegada desses problemas e solucioná-los mais rapidamente.  

Não esqueça de sempre manter seu planejamento atualizado. O monitoramento deste plano vai te ajudar a comparar os resultados e fazer uma projeção mais exata da realidade. Dessa forma, você entenderá quais os erros e acertos da sua empresa.

Como organizar as finanças da empresa?

Para garantir a estabilidade financeira da empresa, você precisa manter a organização do caixa em dia. Para isso, existem algumas boas práticas e ferramentas que podem facilitar o seu trabalho. Confira:

1. Organize custos, receitas e despesas

Para ter um bom controle do dinheiro, é necessário o registro assíduo de todas as movimentações financeiras da empresa. O primeiro passo para alcançar esse objetivo é separar os custos, as receitas e as despesas. 

Esses conceitos podem parecer a mesma coisa, mas têm significados diferentes. Para te ajudar a distinguir cada um, mostraremos as diferenças entre eles e quais as suas respectivas funções na organização financeira empresarial.

Tenha o controle de custos

De modo geral, o custo é definido por todo e qualquer gasto ou saída de dinheiro do caixa de uma empresa. Esse termo está diretamente ligado à produção dos produtos e serviços, ou seja, o valor pago ao trabalho necessário para a produção de uma mercadoria. 

Os custos são divididos entre fixos e variáveis. Vamos te explicar a diferença entre eles logo abaixo: 

Custos Fixos

Os custos fixos são aqueles que não mudam. Independente do volume de produção e venda, sendo alto ou baixo, esse gasto sempre estará lá. Geralmente, essa conta é atribuída a um pagamento recorrente.

São exemplos desse tipo de custo:

• Viagens ligadas à empresa.
• Manutenção;
• Embalagens;

Custos Variáveis

Ao contrário do tópico acima, os custos variáveis acompanham a alteração do valor da produção e da venda. Isso significa que quanto maior for o volume de vendas, maior será o valor desse custo. 

São exemplos desse tipo de custo: 

• Matéria-prima;
• Comissão de vendas.
• Reembolso de despesas;

Mantenha o controle das despesas

Diferentemente dos custos, as despesas englobam todos os gastos referentes à empresa — e não diretamente ao produto. Ela é responsável pelos recursos que você aplica para manter a estrutura comercial funcionando.

De modo geral, as despesas são responsáveis pelas áreas da administração, comercial e financeira. O objetivo é apenas sustentar o funcionamento das atividades da empresa.

Despesas fixas

Despesas Fixas são aquelas que não estão ligadas a geração de produtos. Ou seja, independentemente das vendas mensais ou dos custos de produção serem altos ou não, as despesas classificadas como fixas permanecerão as mesmas — ou mudam muito pouco.

São exemplos de despesas fixas:

• aluguel da sala comercial ou imóvel;
• impostos fixos;
• folha de pagamento de colaboradores;
• taxas bancárias;

Despesas variáveis

O conceito de despesas variáveis é parecido com o de custos variáveis. Por isso, tome cuidado para não se confundir. As despesas variáveis possuem uma relação indireta com o custo do produto (seja a customização ou compra de mercadorias), onde o valor gasto é variável e seu valor total pode mudar conforme as vendas.

Alguns exemplos deste tipo de gasto são:

• manutenções não programadas;
• imprevistos com a produção;
• fretes e multas;
• alimentação.

Faça o controle das receitas

Um bom controle é resultado do registro das movimentações financeiras do negócio. Em outras palavras, ter controle das finanças significa ter todos os dados da empresa na ponta do lápis.

Seja no papel, no celular, em aplicativos ou softwares especializados, anotar todas as receitas, os custos e as despesas é muito importante para administração da sua conta empresarial.

O registro mensal fornece números e resultados importantes para a tomada de decisões, como redução de custos e investimentos. Sem ele, sua empresa fica à mercê da sorte, podendo entrar em colapso a qualquer momento.

2. Fique atento aos prazos do seu negócio

Ter os prazos de pagamentos e recebimentos bem organizados é importante para o bom funcionamento da empresa. Seja com fornecedores, com funcionários ou com as contas de manutenção das máquinas, ter esse controle colaborará com uma boa gestão de caixa.

Existem dois tipos de prazos para manter a atenção: o prazo de pagamento e o de recebimento.

Prazos de pagamento

O prazo de pagamento é o tempo médio que a empresa leva para pagar seus produtos, fornecedores ou prestadores de serviços. Esse tempo é contado, geralmente, em dias e considera o intervalo de tempo entre o dia em que a compra foi efetuada até a data de seu pagamento.

Prazo de recebimento

Já o prazo de recebimento, que também é contado em dias, é o tempo entre a venda de um produto ou serviço e o recebimento do dinheiro cobrado. É ideal que ele seja calculado para ser menor que o prazo de pagamento. Dessa forma, você não correrá riscos de não pagar suas contas.

3. Realize a gestão de estoque e de fornecedores

Para colaborar com a organização financeira da sua empresa, é necessário ter bastante atenção na gestão do estoque. 

Esse controle irá colaborar com o abastecimento de produtos importantes para seus clientes, além de ajudar a evitar desperdícios futuros. 

Além disso, é importante que você consiga manter um bom relacionamento com os seus fornecedores. Dessa forma, ficará mais fácil fazer as negociações de suas compras. 

Negocie boas condições de pagamento

Saber como fazer uma boa negociação pode trazer novas oportunidades de economia para sua empresa. Utilizando desse mecanismo, você conseguirá propor parcerias que sejam vantajosas tanto para sua empresa, quanto para seu fornecedor. 

Para isso funcionar, lembre-se de planejar seus movimentos e interações, principalmente com os representantes dessas empresas, busque sempre manter um relacionamento estável e saudável com eles.

Controle o estoque e movimentações financeiras

O controle de estoque tem uma função muito importante para a parte financeira da empresa. É por meio dele que será possível prever os gastos com produtos e, assim, avaliar qual a necessidade de compra das mercadorias. Dessa forma, você evitará os grandes prejuízos e a falta de produtos para seus clientes. 

4. Defina o orçamento anual

Definir o orçamento anual da sua empresa é uma tarefa que pode trazer vários pontos positivos. Quando você estabelece um teto de gastos e define os direcionamentos para o seu dinheiro, fica mais fácil prever e, assim, separar a quantia que será investida no seu negócio, sem prejudicar a saúde financeira.

Vale ressaltar que toda empresa deve fazer investimentos no seu comércio. Porém, essas movimentações devem ser muito bem calculadas para evitar instabilidade financeira no negócio.

Quando for pensar no orçamento anual de sua empresa, visualize todas as ideias, as campanhas e as possíveis mudanças que podem ser realizadas durante o ano. Dessa forma, você conseguirá criar um planejamento financeiro mais sólido e eficiente para o seu negócio.

5. Organize o fluxo de caixa

Outro ponto importante para suas atividades financeiras é a organização do fluxo de caixa. Basicamente, essa ferramenta tem o objetivo de te mostrar o saldo atual disponível na conta da empresa e, ainda, colabora com a projeção de lucros e gastos.

Existem alguns tópicos que você pode seguir para deixar o seu fluxo de caixa ainda mais organizado. Confira abaixo:

Controle as contas a pagar e a receber

Faz parte de todo bom empreendedor ter um controle próprio de suas contas. Isso porque, a partir desse monitoramento, fica mais fácil entender o quanto de dinheiro você tem em caixa e o quanto precisará para pagar suas dívidas.

Quando você realiza essa organização, traz uma visão mais ampla do caixa para sua empresa, evitando o acúmulo ou não pagamento de contas e, ainda, estabelece um controle maior sobre os seus recebimentos, ajudando na hora da cobrança de inadimplentes.

Faça o registro diário de entradas e saídas

Para colaborar com esta tarefa, é importante que você registre diariamente todas as entradas e saídas do seu caixa. Isso facilitará o controle do seu dinheiro e, ainda, pode apontar quais os dias com maior lucro ou menor, colaborando com a criação de novas campanhas e direcionamentos.

Um mecanismo que pode facilitar a sua organização é a produção de planilhas. Existem vários sites e softwares que fornecem esse tipo de ferramenta gratuitamente. O programa mais conhecido dessa ferramenta é o Excel.

Analise o saldo diariamente e em períodos futuros

Fazendo o registro das suas entradas e saídas, você poderá analisar o saldo do caixa diariamente. Dessa forma, será possível acompanhar de perto todas as variações e compreender seus motivos, entendendo quais os melhores e os piores dias de vendas, quais as campanhas que dão certo ou não, quais feriados são melhores aproveitados etc.

Tendo esse controle em dia, ficará mais fácil enxergar as projeções da sua empresa e precaver possíveis prejuízos. 

Tome decisões em situação deficitária ou superavitária

Um empreendedor está sempre tomando decisões. Por isso, é importante que você conheça muito bem o seu negócio. Quando o assunto tem relação com o financeiro, há alguns macetes que você pode seguir para não sair no prejuízo.

Quando o saldo do seu caixa for positivo (superavitário), busque por investimentos que podem te trazer mais lucro. Se o saldo estiver negativo (defi­citário), analise o seu capital de giro e pense em ações que podem recuperar o financeiro da empresa.

6. Priorize o pagamento das dívidas

Um dos maiores medos enfrentados pelos empreendedores é a declaração de falência. Esse é um assunto muito delicado, principalmente se a empresa não está tendo o retorno financeiro almejado.

Para que isso não ocorra, priorize o seu dinheiro, na medida do possível, para o pagamento de dívidas. Isso pode ser crucial para a continuação da sua empresa.

7. Conheça o seu capital de giro

De modo geral, o capital de giro é a diferença entre o saldo positivo em caixa e a soma das dívidas para pagar. Conhecer esse mecanismo faz toda a diferença para a saúde e o planejamento financeiro da sua empresa. 

Sabendo que o capital de giro é positivo, você conseguirá pagar seus consumidores, fazer investimentos, estocar suas matérias-primas para a produção de sua mercadoria etc. Se negativo, você terá tempo para pensar em estratégias que melhorem esses resultados.

Se for preciso, antecipe recebíveis

Existem algumas ferramentas que podem colaborar com sua empresa quando o capital de giro estiver no negativo. Uma das melhores soluções é a antecipação de recebíveis.

Conseguindo esse adiantamento, você não precisará acumular dívidas e ainda terá o seu capital de giro com saldo positivo. Se você não sabe como esse mecanismo funciona, vamos te explicar melhor nos próximos tópicos.

8. Contrate um software de controle financeiro

Agora que você já sabe como organizar as finanças da empresa, vamos te mostrar os benefícios de se usar um software de gestão financeira. Além disso, também explicaremos quais são as ferramentas essenciais que esses aplicativos devem oferecer e como utilizá-las.

Conhecendo esses recursos, você terá mais facilidade para encontrar o melhor programa para sua empresa:

Gestão de recebíveis

Antes de contratar um software de controle financeiro, confira se ele inclui a gestão de recebíveis no sistema. Essa é uma parte muito importante para organizar as finanças da empresa, pois é a partir deste gerenciamento que você saberá quais os clientes que pagaram pela sua mercadoria ou não.

Controle de fluxo de caixa

Além de uma boa gestão de recebíveis, é importante que esse software realize um bom controle do fluxo de caixa. Esse monitoramento será importante para futuras análises sobre a parte financeira da sua empresa.

Gestão financeira

De modo geral, complementando os tópicos acima, um bom programa de controle do dinheiro precisa ter uma gestão financeira a altura do seu negócio. Por isso, pesquise bem sobre o software antes de contratar.

Antecipação de recebíveis

Outro ponto importante, é a antecipação de recebíveis. Ao ativar essa função, você receberá o adiantamento de um valor que já é seu por direito — seria como um empréstimo que você não vai precisar parcelar para pagar mais tarde.

As vantagens desse mecanismo são várias. Desde a diminuição do impacto da inadimplência até o pagamento de suas contas, a antecipação de recebíveis pode colaborar com a estabilidade financeira do seu negócio.

Automação de pagamento e cobrança

A automação de pagamento e cobranças pode ser muito vantajosa para sua empresa. Com esse mecanismo, você não precisará se preocupar com o pagamento de suas contas com fornecedores e prestadores de serviços em geral.

Além disso, esse recurso também tem o objetivo de cobrar seus clientes automaticamente, reduzindo o esforço manual seu e da sua equipe e diminuindo, por consequência, a inadimplência de pagamentos.

São muitos pontos que você deve avaliar antes de contratar um programa ideal para sua empresa. Mas não se preocupe! Separamos um material para te ajudar a escolher o melhor software de gestão financeira e, assim, colaborar para o sucesso de sua empresa!