Como organizar o financeiro de uma empresa? Confira essas dicas

Publicado em 5 de fevereiro, 2018 | Atualizado em 19 de maio, 2023

Muitos donos de empresa no Brasil começam a empreender por necessidade. Por isso, nem sempre têm tempo para estruturar o negócio como gostariam, nem para estabelecer técnicas de controle financeiro desde o início das operações.

O resultado desse jeitinho brasileiro pode ser bastante prejudicial, especialmente com o passar do tempo. Afinal, quantos empreendedores já não se encontraram sem entender por que o dinheiro entra, mas nunca sobra no fim do mês para pagar as contas?

Isso acontece pela desorganização, que impede que o administrador enxergue o caminho do capital em sua empresa. A boa notícia é que, aplicando algumas dicas nada difíceis, é possível restabelecer o caixa e fazer o negócio voltar ao caminho de crescimento.

Quer saber como? Então leia este post!

Qual é o impacto das finanças no crescimento de um negócio?

Quem ainda tem dúvidas sobre o impacto da organização financeira em uma empresa pode levar em consideração o seguinte dado: segundo o estudo Sobrevivência das empresas no Brasil, feito pela Fundação Getúlio Vargas em parceria com o Sebrae, ⅓ dos negócios fecham em menos de 2 anos no país.

As causas que podem levar um empreendimento a fechar são muitas, mas, de acordo com o próprio estudo, ter experiência em gestão de empresas influencia positivamente o sucesso: negócios que surgem dessa forma são mais estruturados e possuem um capital mais alinhado com as necessidades para o sucesso.

Além disso, ter as finanças bem organizadas também colabora para que o administrador seja capaz de reinvestir dinheiro em seu próprio crescimento. Isso pode se dar com compra de mais matérias-primas, expansão da sede da empresa, troca de maquinário ou até mesmo investimento em marketing e divulgação.

Sem a ordenação dos dados financeiros, ter dinheiro em caixa para fazer melhorias pode ficar bem mais difícil. E, assim, a empresa está fadada a ficar estagnada para sempre ou, pior ainda, fechar nos momentos de adversidade econômica.

Por que organizar o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é um documento que registra, em detalhes, todo o dinheiro que entra e sai da instituição. Em grandes companhias, é preciso fazer um demonstrativo para os acionistas e até para o fisco, mas pequenas empresas estão isentas de apresentá-lo.

Essa falta de necessidade da elaboração faz com que muitos negócios abandonem o controle do fluxo de caixa. Esse é um dos primeiros erros de gestores inexperientes, que acabam deixando de lado ferramentas importantes por comodismo.

Manter o registro do fluxo de caixa detalhado vai ajudar você a enxergar como é a dinâmica do dinheiro dentro da sua empresa. É possível prever, por exemplo, se você terá caixa para honrar todas as suas despesas dentro de 1 mês, quais clientes estão em atraso e quais custos estão impactando mais no seu orçamento mensal.

Assim, fica mais fácil criar uma trajetória de sucesso para seu empreendimento.

Como fazer um controle financeiro eficiente?

As consequências da desorganização financeira assustam, e o empresário logo começa a se questionar o que pode fazer para reverter a situação. O passo a passo é bastante simples, mas é preciso ter disciplina para levá-lo adiante com o passar dos dias.

Por isso, antes de ler as dicas que estão descritas abaixo, faça um trabalho de reflexão sobre o futuro — tanto o seu quanto o da sua empresa. Tente visualizar tudo o que você deseja conquistar nos próximos 5, 10 e 15 anos.

Os sonhos que vierem à sua mente nesse exercício vão ajudar a traçar os objetivos que você deve atingir e deixar mais claro quais as ações que serão necessárias nesse meio tempo.

Faça um plano de negócios

O plano de negócios costuma ser feito antes da criação de qualquer empresa e é um documento que busca entender qual é o perfil do negócio e como está o mercado em que ele se insere.

As principais informações que esse estudo traz são:

• o que é o negócio;
• principais produtos e/ou serviços;
• público-alvo;
• localização da empresa;
• concorrentes;
• fornecedores
• capital a ser investido;
• estimativa de faturamento mensal;
• estimativa de lucro; e
• tempo de retorno do investimento.

Mesmo que a sua empresa já esteja em operação, o plano de negócios ainda pode ser uma ferramenta importante, especialmente se houver a necessidade de reestruturá-la.

Isso porque esse documento ajuda a dar uma visão mais clara das forças e das fraquezas de uma instituição, além de incentivar o empreendedor a pensar nos números e a traçar perspectivas para o futuro.

Outro ponto positivo é que o mercado concorrente também é analisado, e isso pode mostrar para o empresário o que é possível fazer para conquistar o público-alvo e se destacar.

Todos os tópicos do plano de negócio são pensados para estruturar uma empresa da maneira mais segura possível. Repassar todos eles, mesmo depois da abertura, pode ser um caminho seguro em busca da reorganização da saúde financeira.

Crie um mapeamento de despesas

Com o plano de negócio em mãos, chega o momento de partir para a prática do controle financeiro. O 1º procedimento dessa etapa é criar um mapa de todas as despesas da empresa dentro de 1 mês. Água, energia, aluguel… Tudo deve entrar na lista.

O objetivo desta etapa é entender, de uma vez por todas, quanto dinheiro a empresa precisa ganhar para quitar todas as suas contas dentro de 1 mês. Esse número servirá de base para vários outros importantes — como a precificação dos produtos e dos serviços — e ajudará o administrador a se planejar para o futuro.

Caso a empresa esteja endividada — seja com fornecedores ou com o banco —, as parcelas da dívida também precisam estar nas despesas previstas. Custos com impostos, fretes e outros gastos variáveis também precisam ser considerados.

Quanto mais completo for o mapeamento de despesas, mais fácil estruturar os demais processos financeiros para gerar um resultado positivo e garantir o crescimento do seu empreendimento.

Tenha uma visão futura da empresa

“Eu vejo o futuro repetir o passado /Eu vejo um museu de grandes novidades.” Cazuza pode não ter criado esses versos pensando na situação das empresas no Brasil, mas muitos administradores conseguem se identificar com essas palavras quando pensam na evolução dos seus negócios.

Vários fatores podem impedir uma empresa de crescer, mas a falta de planejamento orçamentário para que isso aconteça já mata o sonho antes mesmo de ele nascer. Quando você pensa no futuro do seu negócio, cria uma meta para si próprio e ganha uma base de trabalho que vai guiar suas ações no dia a dia.

Mas lembre-se: ficar apenas sonhando com o futuro não adianta. Transforme o sonho em objetivo e crie um plano de ação para tirá-lo do papel, deixando cada ação em um cronograma, com data final para cada pequena meta.

Assim, a empresa cresce de maneira escalonada, segura e constante, como é o sonho de qualquer proprietário. Isso vai garantir que você consiga olhar para o futuro e visualizar muitas novidades para a sua companhia!

Separe finanças pessoais e empresariais

MEIs e pequenos empresários costumam ter bastante dificuldade de gerir dinheiro.

Uma das principais causas é que eles costumam misturar o que é da empresa e o que deve ser utilizado para pagar seus gastos pessoais, e acabam extrapolando os limites e retirando dinheiro demais do caixa nos momentos de bom mercado, impedindo que haja capital para reinvestir no negócio.

Por isso, desde o princípio, crie contas separadas para seu consumo pessoal e as finanças da empresa. Defina um pró-labore e retire sempre o mesmo valor todo mês do caixa, como se estivesse pagando um funcionário. Nunca use o dinheiro do negócio para pagar contas pessoais ou financiar viagens, troca de carro e casa: esse capital pode fazer falta no futuro.

Caso a empresa esteja tendo um resultado mais positivo do que o esperado, não faça retiradas extras: aproveite para investir em uma estratégia de marketing digital ou outra ferramenta que possa ajudar a expandir o negócio.

Não perca de vista o capital de giro

A sobra de dinheiro em caixa ao fim de um mês nem sempre significa lucro. Uma empresa que sobrevive em longo prazo precisa sempre pensar no amanhã e enxergar essa sobra como o que ela realmente é: capital de giro.

Quem fizer o plano de negócios corretamente já vai ter uma boa ideia de quanto dinheiro precisa manter em caixa para não ter problemas financeiros, honrar o pagamento de suas obrigações, negociar compras vantajosas e até oferecer prazos melhores para seus clientes fazerem compras.

Por isso, o bom administrador está sempre de olho no capital de giro. É claro que haverá momentos em que mantê-lo será mais fácil e outros em que as baixas do mercado vão obrigar o empresário a apertar as contas. Mas quanto mais estável ele ficar, mais seguro e longevo o negócio será. Pense nisso!

Reinvista sempre

Quando o capital de giro está há meses acima do esperado, é seguro dizer que sua empresa está crescendo e é hora de reinvestir no negócio. Se preferir, você pode guardar o excedente de capital em uma conta de investimento, como aplicações financeiras, até conseguir juntar o montante que precisa para fazer as melhorias que deseja.

Nunca deixe o dinheiro da empresa parado. Ter uma reserva de capital de giro é importante, mas acumular grandes somas na conta do negócio sem planos para utilizá-las é perder uma boa chance de fazer a instituição crescer.

Busque ajuda da tecnologia

Uma boa maneira de reinvestir o dinheiro e trazer um ganho significativo para a empresa, por exemplo, é apostar em um software que ajude a fazer a gestão financeira. Assim, o empreendedor ganha mais tempo para trabalhar e não perde o controle de suas finanças.

Para ter um controle financeiro eficiente não é necessário contar com softwares caríssimos. Muitos empresários fazem controle manual ou em planilhas e nem por isso são malsucedidos. No entanto, sabemos que contar com a tecnologia não só facilita a rotina, mas também reduz a margem de erros na organização do dinheiro.

Atualmente, a grande quantidade de softwares disponíveis facilita o acesso de pequenas empresas, com funções que ajudam em diferentes tarefas de um negócio, como o controle de fluxo de caixa, a criação de demonstrativos financeiros e o controle de contas a pagar e a receber.

Essa ajuda é especialmente bem-vinda nos casos em que o empresário é a sua própria empresa e faz tudo sozinho, com o apoio de poucos funcionários ou de nenhum. Ao precisar de menos tempo para organizar as finanças, ele pode focar em trabalhar e continuar batalhando pelo aumento do faturamento e da lucratividade do seu negócio.

Quais são as melhores maneiras para controlar contas a receber?

As contas a receber também são um fator que podem tirar o sono dos empresários. Com a economia atual, oferecer crédito e opções de pagamento variadas para os clientes é essencial. Porém, parcelar compras pode prejudicar o fluxo de caixa da empresa, especialmente se não houver controle de inadimplência.

O que fazer para tornar essa situação menos dramática e utilizar os prazos de recebimento das contas como uma arma para o sucesso de seu negócio? É simples: basta seguir alguns critérios na concessão de crédito e não deixar de cobrar os devedores quando a inadimplência ocorrer.

Mantenha um registro dos dados dos clientes

Quem deseja compras a prazo precisa ter um cadastro eficiente de seus clientes. Essa é a melhor forma de manter todos os contatos atualizados para uma eventualidade e ter a quem recorrer sempre que uma fatura não for paga no prazo.

Além disso, o registro também pode ser usado para campanhas de marketing, oferecer descontos e atrair o cliente quando for interessante para a empresa. Por isso, não deixe de fazer a coleta de dados no momento da compra.

Investigue quem tem nome sujo

Conceder crédito é muito semelhante a emprestar dinheiro. Por isso, antes de vender a prazo, não custa nada analisar o histórico de pagamentos do cliente com a sua empresa e até mesmo as concorrentes.

É preciso estabelecer um limite de crédito e parcelamento para os consumidores que estejam endividados, pois oferecer crédito nessa situação aumenta significativamente a possibilidade de inadimplência.

Caso você não tenha como levantar os dados — no caso de clientes novos, por exemplo — pode fazer uma consulta ao SPC/Serasa. Alguns softwares oferecem essa consulta, mas quem não tem acesso a essa tecnologia pode contratar um plano no site das instituições de acordo com suas necessidades.

Divida as parcelas de maneira inteligente

O parcelamento tem seus benefícios, especialmente se as datas de pagamento trabalharem em conjunto com o calendário da empresa que o oferece.

Por exemplo: procure agendar os boletos para alguns dias antes da data em que o negócio paga suas principais obrigações. Assim, você evita ter que pagar juros ao banco caso não tenha capital de giro suficiente para quitar todas as dívidas.

Além disso, as parcelas podem criar uma projeção de faturamento para os próximos meses. Então, nos meses em que elas atingirem o caixa necessário para suprir todas as despesas, você pode aproveitar e tirar férias sem prejudicar as finanças de sua empresa.

Dê benefícios a quem pagar adiantado

Acredite: alguns de seus clientes estão interessados em fazer pagamentos à vista e antes do prazo, especialmente se tiverem bons descontos para isso. Calcule a taxa que mais e adequa às suas necessidades e não deixe de propor esse acerto aos seus clientes.

Caso não seja possível oferecer benefícios em descontos — especialmente quem trabalha com uma taxa de lucratividade baixa —, tente oferecer outro tipo de incentivo, como brindes e amostras grátis de novos produtos e serviços. O resultado será muito positivo!

Tenha uma média da inadimplência

Independentemente de quão bons são seus clientes, sempre haverá uma porcentagem que acaba não conseguindo pagar suas compras. Há muitos que não agem de má-fé, mas esse atraso nos pagamentos pode prejudicar o fluxo de caixa de sua empresa.

Utilize os dados de pagamentos que você já possui e crie uma média da inadimplência mensal baseada no que ocorreu no passado. Esse número se tornará uma provisão de perdas, e você pode trabalhar com base nele para evitar que a empresa se endivide devido a calotes de clientes.

Busque novas formas de cobranças

Não tenha vergonha de cobrar os clientes que não estão em dia com os pagamentos. Como dissemos anteriormente, muitos não agem de má-fé, e o atraso pode ter sido causado por um esquecimento.

Mas mesmo aqueles que não têm dinheiro para pagar precisam ser cobrados: afinal, o produto ou serviço foi entregue e você precisa ter a compensação financeira por isso.

O ideal, porém, é fazer isso de uma forma que seja prática e não ofensiva. A maioria das empresas faz a cobrança por telefone, até optando por serviços de telemarketing. Mas a cobrança também pode ser feita por e-mail e SMS, de uma forma mais discreta e não menos efetiva.

Esses serviços também permitem que o vencimento seja lembrado automaticamente, evitando que o seu cliente se esqueça da data de pagamento e acabe atrasando por distração.

Agende as cobranças

Cobrar apenas um cliente que esteja em dívida é simples, mas, quando o número se torna maior, esse serviço pode tomar muito tempo do empreendedor, comprometendo seu rendimento com a empresa.

Por isso, o ideal é manter as cobranças pré-agendadas. Quem faz isso de maneira manual, sem o apoio da tecnologia, deve reservar um momento da semana apenas para fazer as cobranças.

Já quem opta por um aplicativo ou sistema pode deixar as mensagens pré-agendadas, sem a necessidade de parar para cuidar das cobranças: o próprio sistema se encarrega de enviar até mesmo os boletos para pagamento.

Como utilizar a tecnologia como aliada das finanças?

Se você chegou até este ponto do texto, já percebeu que a tecnologia pode ser a mudança para que o seu negócio atinja o crescimento necessário. Ela ajuda a organizar toda a vida do empreendedor e deixa as finanças perfeitamente estruturadas. A boa notícia é que ela também pode ter um valor bastante acessível.

Existem diversos aplicativos disponíveis no mercado que ajudam a organizar a vida financeira pessoal — o que colabora muito, especialmente quando o empresário tem dificuldade em separar as finanças da empresa das suas próprias.

Softwares de gestão financeira também podem ajudar nas demais tarefas, e muitos têm um custo menor do que você imagina. Confira algumas das funcionalidades disponíveis a um baixo custo:

Automatização dos processos

Tudo que você faz dentro de uma empresa é considerado um processo. Nem todos são ruins, mas alguns demandam um tempo excessivo, que nem instituições com muitos funcionários podem arcar. Por isso, os processos que gastam muito tempo e são passíveis de erros são os favoritos para serem automatizados.

O controle de fluxo de caixa é um dos demonstrativos financeiros que são facilmente automatizados. Ter o acesso fácil a receitas e despesas, cálculos de impostos e dados de clientes pode ser muito mais fácil quando basta apenas um clique.

Emissão de boletos

Os boletos e notas fiscais são essenciais na vida de qualquer empreendedor que já esteja com seu cadastro de pessoa jurídica realizado. Embora clientes de pessoa física façam mais pagamentos com cartão, as empresas ainda preferem pagar produtos e serviços por boleto, devido à segurança e à praticidade.

E o melhor é que você não precisa pagar caro simplesmente para desfrutar desse benefício: existem opções que permitem pagar uma pequena taxa apenas pelos boletos que forem recebidos, evitando que você tenha prejuízo gerando boletos que serão ignorados por clientes que demoram a quitar suas dívidas.

Baixa de pagamentos

Trabalhar com boletos também pode oferecer uma tecnologia que ajuda o empresário a descobrir de forma prática quem está livre de débitos com a sua empresa. Sempre que o boleto é pago, há a baixa no sistema e o dinheiro entra na sua conta.

Assim, com apenas um clique, você checa com quais pagamentos já pode contar e quais ainda estão em aberto.

Notificações de cobrança

Acha chato ter que entrar em contato com o cliente para fazer a cobrança? Deixe a tecnologia fazer isso por você. É possível programar para que os contatos sejam feitos automaticamente após o vencimento da fatura. E o melhor é que as cobranças continuam acontecendo sozinhas, até que pagamento seja feito e haja a baixa no sistema.

Essas são apenas algumas das tecnologias que já estão disponíveis para os empresários que desejam organizar suas finanças. Aliadas às demais dicas que trouxemos neste texto, eles devem ter um impacto positivo rápido na qualidade de administração do seu negócio.

O controle financeiro exige um pouco de trabalho do empreendedor, mas isso não pode fazer com que ele seja deixado de lado, pois é parte essencial do crescimento. Por isso, use a tecnologia a seu favor, avalie sua empresa e trace já sua trajetória de sucesso!

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