Conheça todos os tipos de recibos e suas respectivas funções

por Nota fiscal

Publicado em 17 de julho, 2015 | Atualizado em 30 de janeiro, 2024

Especialmente se a empresa é pequena, o gestor precisa entender pelo menos um pouco de produção, vendas, logística e finanças para tocar o negócio satisfatoriamente. E um dos conhecimentos mais básicos que um empreendedor precisa dominar diz respeito aos tipos de recibos disponíveis no mercado.

É por isso que, no post de hoje, vamos falar sobre os 4 principais tipos de recibos e para que cada um serve, além de dar algumas dicas sobre como realizar seu preenchimento. Pronto para essa aula? Então vamos lá:

O que é um recibo?

Um recibo é um documento escrito que atesta o recebimento de pagamento, mercadorias, serviços ou qualquer coisa de valor. Ele é uma prova de que uma transação comercial ou financeira ocorreu e geralmente contém informações importantes, como a data da transação, o valor recebido, uma descrição do que foi pago e a identificação das partes envolvidas na transação.

Quais são os tipos de recibo?

Existem vários tipos de recibos, dependendo do contexto ou da natureza da transação. Alguns dos tipos mais comuns de recibos incluem:

Básico

Um recibo básico pode ser usado para várias finalidades, que vão desde a retirada de dinheiro do caixa da empresa para uma compra pequena até a entrega de prêmios em um sorteio, por exemplo. Nesses casos e em muitos outros, o recibo básico serve como garantia e registro daquela transação. Por isso, esse acaba sendo o mais útil dos tipos de recibos.

Então é bom saber que o preenchimento de um recibo básico precisa incluir alguns dados principais: nome da empresa, nome das pessoas envolvidas — quem dá e quem recebe —, motivo da transação, além de data e assinaturas. Você ainda pode incluir um número no recibo, local, carimbo da empresa e testemunhas. E não se esqueça de sempre fazer várias cópias, uma para os registros da empresa e outras para as pessoas que assinaram.

Esse documento pode ser feito por você mesmo, no seu computador, porém, as papelarias costumam vender um bloco de recibos básicos que já vêm com os espaços corretos para seu preenchimento, facilitando o serviço. E a grande vantagem desses blocos é que eles têm canhoto, facilitando o controle financeiro a cada fim de ciclo. Vale lembrar que esses recibos em geral só são válidos para transações envolvendo dinheiro, ok?

Aluguel

Esse modelo é utilizado para comprovar que você pagou ou recebeu o pagamento devido pelo aluguel de um imóvel ou de qualquer equipamento. Especialmente se você é o locatário, nunca se esqueça de solicitar esse recibo, pois ele pode evitar cobranças indevidas no futuro.

O preenchimento de um recibo de aluguel é muito parecido com o de um recibo básico. A principal diferença entre os dois é que, no de aluguel, é essencial descrever qual é o período de locação que está sendo quitado. Quando arquivar esses recibos, guarde todos juntos e na ordem do período pago ou recebido, facilitando o controle.

Compra e venda

O recibo de compra e venda, por sua vez, é bem mais específico do que o básico, empregado nomeadamente para confirmar o pagamento de uma determinada quantia em troca de um produto.

Por mais que você possa usar o modelo básico como referência para fazer um recibo de compra e venda, vale a pena incluir o máximo possível de dados sobre as condições do produto vendido — como tamanho, cor, estado, quaisquer defeitos e se a mercadoria é nova ou usada.

Quanto mais informações o recibo contiver a respeito do produto, mais você estará protegido contra reclamações, caso seja o fornecedor, e contra golpes, caso seja o comprador.

Nota promissória

Diferentemente dos outros tipos de recibos, a nota promissória não confirma que um pagamento foi feito, mas, sim, garante que a pessoa se compromete a fazê-lo no futuro, em uma data que vem definida nesse título de crédito. Assim, quando o pagamento é feito, a nota é devidamente quitada.

Como esse documento firma um compromisso, é preciso tomar cuidado redobrado quando for preenchê-lo. O principal na hora de fazer uma nota promissória é esclarecer todas as condições do pagamento — prazo, valor e forma. É importante incluir aí também quais são as consequências caso essas condições não sejam cumpridas.

Para agilizar ao máximo o dia a dia da sua empresa, você pode criar modelos próprios de recibos e deixá-los guardados em seu computador, otimizando tanto sua organização financeira quanto a organização de seu escritório. Não é uma mão na roda?

Neste caso, para facilitar a emissão de nota fiscal, o Asaas oferece as melhores ferramentas de automação financeira. Por meio desse sistema, você consegue emitir cobranças, acompanhar pagamentos e gerenciar contratos por um único lugar.

E então, ficou um pouco mais fácil entender os diversos tipos de recibos agora? Por acaso ficou ainda com alguma dúvida? Comente e nos conte suas impressões!

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