Como organizar pedidos de clientes: 6 dicas para reduzir prazos

Um dos fatores que mais influencia a percepção e o contentamento dos clientes em relação a uma empresa é o prazo de entrega. Se esse compromisso for cumprido — de preferência o mais rapidamente possível —, você com certeza terá consumidores satisfeitos. Por outro lado, se os prazos forem desnecessariamente longos ou se o atraso nas entregas virar uma constante, certamente ouvirá muitas reclamações.

A verdade é que mesmo sabendo da importância de cumprir os pedidos a tempo, às vezes simplesmente não é possível evitar a ocorrência de deslizes.

O motivo por trás dessa falha pode estar na alta carga de trabalho, em entraves na produção ou no desenvolvimento do serviço, em problemas com fornecedores e em dificuldades técnicas, dentre inúmeras outras possibilidades.

Mas e se todo esse transtorno for causado pelo esquecimento e pela desorganização em suas operações? Pois se esse é seu caso, não se desespere! Com algumas boas dicas é mais que possível conseguir colocar os prazos de sua microempresa em dia. Quer saber como?

Então confira a seguir algumas ações de como organizar pedidos de clientes que você deve começar a colocar em prática desde já:

Como organizar pedidos de clientes?

Veja Como organizar pedidos de clientes da forma correta:

1. Organize

Uma boa organização deve incluir desde seu espaço de trabalho até sua agenda de compromissos. Assim, procure deixar seu ambiente profissional — seja ele uma mesa ou um escritório inteiro — sempre limpo e bem iluminado.

Mantenha os elementos essenciais para sua atividade em lugares acessíveis, colocando o que não for tão importante onde não atrapalhe. Só isso já permitirá que você economize tempo, o que consequentemente ajuda no cumprimento dos prazos.

Também cuide diariamente de sua agenda de tarefas, procurando manter uma rotina estável para conseguir, assim, agilizar a execução de suas atividades. Priorize as tarefas mais importantes e defina bem o tempo de que precisará para terminar cada uma. Evite fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo.

Para facilitar suas atividades, você pode utilizar ferramentas facilitadoras de gestão, assim como o Asaas. Além de agregar automação à empresa, essa plataforma faz o controle de suas finanças e organiza seus dados com eficiência, facilitando a gestão financeira.

2. Anote

Uma das causas mais frequentes do descumprimento de prazos de entrega é o puro e simples esquecimento. Por isso, é essencial que você anote todas as suas tarefas. Mas não anote em qualquer lugar, como pequenos papeizinhos fáceis de esquecer ou perder. Anote em um lugar que você veja todos os dias, como na tela do seu computador, em uma agenda ou em um calendário on-line, que preferencialmente o avise da chegada de algum prazo antes que seja tarde demais.

3. Divida

Quando uma tarefa ou um projeto for muito grande, procure dividir o compromisso em partes. Isso ajuda a ter uma noção mais exata de quanto tempo será preciso para concluir aquele trabalho. Além disso, repartir torna as tarefas bem mais acessíveis. Assim, mesmo que você não consiga completar o compromisso totalmente dentro do prazo, pelo menos fará um bom avanço. Melhor andar aos pouquinhos que ficar parado, não acha?

4. Antecipe

Sempre que a agenda estiver mais livre, procure adiantar atividades. Entregar antes do prazo combinado é algo que costuma agradar muito os clientes. Além disso, adotar essa postura é uma garantia de que aquele projeto se adequará aos limites ajustados. Lembre-se: é melhor trabalhar mais hoje e descansar em paz amanhã, do que descansar um pouco hoje e não ser capaz de terminar bem o trabalho amanhã!

5. Revise

Você está sempre agendando novos prazos de entrega e trabalhando em seus projetos, certo? Da mesma maneira, você deve sempre revisar esses prazos e os projetos em si. Acompanhe o andamento de sua programação semanalmente, de modo a identificar possíveis atrasos rapidamente e prosseguir para a iniciativa de gerenciamento adequada.

6. Gerencie

Identificou um possível atraso? Não espere os prazos de entrega vencerem para tomar uma atitude! Primeiramente procure maneiras de evitar que o atraso realmente aconteça. Se não tiver jeito, ao menos reduza o impacto desse atraso e jamais deixe para avisar o cliente no último momento.

Nessas horas, o ideal é ser honesto e humilde, admitindo a falha e deixando claro para o consumidor lesado qual será o novo prazo — dessa vez sugerindo um prazo que você realmente possa cumprir!

Já passou por alguma experiência em que não foi possível cumprir os prazos de entrega? Comente aqui e compartilhe suas experiências conosco! E para encontrar mais dicas sobre como agilizar seu trabalho, confira este artigo sobre bons aplicativos e websites pra lá de úteis!