Mais produtividade: 4 dicas para não perder tempo zerando a caixa de entrada de e-mails

typing on computer keyboard

De uma ferramenta para otimizar o trabalho e facilitar a comunicação, o e-mail passou a ser uma armadilha para a produtividade. O recebimento constante de mensagens, muitas delas completamente inúteis, está desviando nossa atenção das atividades realmente importantes. Com um volume de informações tão gigantesco, é quase impossível ler todos os e-mails recebidos em um único dia. Por isso, é importante que se desenvolva estratégias de organização de e-mails para que eles não prejudiquem o trabalho.

Se você também tem passado por maus bocados com sua caixa de entrada, seja bem-vindo ao clube! E foi pensando nesse problema a fim de tentar manter a produtividade em alta que selecionamos para você 4 dicas para otimizar ao máximo sua caixa de entrada. Pronto para produzir sem distrações? Então confira:

Desative as frequentes notificações

Você está trabalhando e de repente surgem aquelas janelinhas de mensagens chegando ou, se o seu celular está conectado à internet, os sons de e-mails surgindo não param de soar? O que acontece nessa hora? Automaticamente você fica aflito até olhar a caixa de entrada de e-mails e perceber que não havia nada importante para ler. Ou você pode até ter recebido um e-mail importante, mas que, na verdade, não precisa de uma resposta urgente. Mas você acaba respondendo mesmo assim, deixando a atividade prévia de lado. E o que acontece se você desabilitar as notificações? Paz! Produtividade! Tranquilidade! Faça um teste, você se sentirá aliviado!

Crie regras para seus e-mails

A maioria dos provedores de e-mails permite a criação de regras que otimizam as configurações de sua caixa de mensagens, como destinar o e-mail de “remetente A” para uma pasta de mesmo nome, classificação por cores, exclusão de mensagens de spam e muitas outras alternativas. Aproveite esses recursos para manter sua caixa de entrada livre de e-mails desncessários. Desvencilhe-se do que não é importante e crie o hábito de ter uma pasta “outros”, que não precisa ser verificada diariamente.

Determine horários para checar seus e-mails

Já parou para pensar que, se você para de fazer o que está fazendo para verificar cada e-mail que entra, perderá mais da metade do dia só verificando e-mails? Sendo assim, determine horários para fazer essa tarefa, como logo no início da manhã, no retorno do horário do almoço e no final da tarde. Aproveite o momento para organizar o que precisa ser respondido, delegar tarefas para outras pessoas e deletar tudo aquilo que está entupindo sua caixa de entrada sem serventia.

Cancele as newsletters que não lê

Você entrou em um site, viu um material interessante e deixou por lá seus dados para contato. Agora recebe diariamente e-mails da empresa, mas não tem mais interesse ou não consegue ler todas as mensagens. Solicite a remoção do seu e-mail da lista e seja livre! A empresa que envia as newsletters ficará triste, mas você estará mais feliz com um e-mail a menos para se preocupar!

Viu como é fácil organizar sua rotina de e-mails para não perder tempo? São medidas extremamente simples que melhoram efetivamente a sua produtividade! O que ainda está esperando?

Agora comente aqui e nos conte sobre a sua caixa de mensagens: ela é uma coleção de e-mails irrelevantes, mas que acabam ocupando boa parte do seu dia? Usa alguma dessas estratégias para resolver o problema? Compartilhe suas experiências e opiniões conosco!

 

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