Se você é gestor ou responsável financeiro de uma escola, sabe que mensalidades atrasadas não são apenas um “incômodo”. Elas podem comprometer o caixa, a qualidade do serviço educacional e o investimento em infraestrutura. Ou seja, tudo que garante que sua instituição continue operando.
Como diretor de Operações Financeiras e Tesouraria aqui no Asaas, sei que a gestão de inadimplência bem estruturada transforma realidades, fortalecendo a credibilidade da instituição. Isso se resolve com planejamento, processo, empatia, e com o uso inteligente de ferramentas.
Diversas escolas realizam sua gestão financeira no Asaas, o que me permite acompanhar de perto as mudanças financeiras que experienciam. Com base nisso, compartilho, nas próximas linhas, um guia prático para realizar a gestão de inadimplência em mensalidades escolares.
Navegue pelo conteúdo
Por que a inadimplência escolar merece atenção?
Além de ser uma instituição de ensino, uma escola particular primeiro é uma empresa. E, como em qualquer outra, precisa acompanhar indicadores financeiros, para manter o equilíbrio e a manutenção dos seus serviços.
O mecanismo que faz sua escola funcionar são as mensalidades escolares. A instituição depende desse pagamento recorrente para cumprir suas obrigações, como: manter folha, infraestrutura, insumos, funcionários, etc.
Agora, pense comigo: se uma parte significativa destas entradas financeiras estiverem atrasadas, vai gerar diversos problemas. Uma empresa que não vende, não encontra meios de crescer, somente criar dívidas.
Assim, a inadimplência impacta diretamente o funcionamento da sua escola, em diversos quesitos, como:
- Afeta o planejamento: sem previsibilidade de receita, você não arranja meios de investir em infraestrutura e pessoas, deixando a desejar na qualidade do seu atendimento;
- Desgasta a relação com os pais/responsáveis: caso a inadimplência seja fruto de um problema interno, como cobranças mal-feitas ou surpresas no contrato, você terá que enfrentar reclamações, que comprometem a reputação da instituição e desgastam a relação com os pais/responsáveis;
- Pode trazer problemas jurídicos: ao não controlar os índices de inadimplência, você pode deixar de cumprir obrigações legais, fiscais e contábeis, por exemplo. Além de enfrentar a inadimplência em seu CNPJ, sem pagar fornecedores, colaboradores, etc.
É por isso que investir em gestão de inadimplência de mensalidades é fundamental. Além de proporcionar uma rotina financeira saudável, ainda mantém a conformidade legal do processo.
O que a lei estabelece sobre a inadimplência de mensalidades escolares?
Antes de construir uma estratégia segura para começar a sua gestão de inadimplência em mensalidades escolares, é imprescindível conhecer o que estabelece a lei sobre o assunto.
Esses limites legais se aplicam tanto para o ambiente escolar, quanto para a gestão de cobranças, multa e juros, aspectos importantes para se considerar.
Vou destacar alguns pontos importantes que você precisa saber. Na Lei 9.870/99, a Lei da Mensalidade Escolar, são determinadas regulamentações, parâmetros e limites para as instituições.
Em particular, ela proíbe penalidades pedagógicas em razão de inadimplência, como suspensão de provas, retenção de documentos escolares (históricos, diplomas) ou desligamento do aluno antes do fim do ano letivo.
Art. 6o – São proibidas a suspensão de provas escolares, a retenção de documentos escolares ou a aplicação de quaisquer outras penalidades pedagógicas por motivo de inadimplemento, sujeitando-se o contratante, no que couber, às sanções legais e administrativas, compatíveis com o Código de Defesa do Consumidor, e com os arts. 177 e 1.092 do Código Civil Brasileiro, caso a inadimplência perdure por mais de noventa dias.
Além disso, o Código de Defesa do Consumidor (CDC) discorre sobre as relações de consumo, que se encaixam para o serviço educacional. A relação entre a escola (fornecedor) e responsável (consumidor) caracteriza relações de consumo. Isso significa que os direitos do consumidor se aplicam.
Art. 4º A Política Nacional das Relações de Consumo tem por objetivo o atendimento das necessidades dos consumidores, o respeito à sua dignidade, saúde e segurança, a proteção de seus interesses econômicos, a melhoria da sua qualidade de vida, bem como a transparência e harmonia das relações de consumo.
Portanto, o processo de gestão de cobranças da sua escola deve ser transparente, não gerar constrangimentos, além de não utilizar cobranças abusivas.
Vale ressaltar que a cobrança de multas e juros por atraso é permitida, mas deve obedecer ao que está contratualmente previsto ou legalmente aceito; não podem ultrapassar limites abusivos.
Art. 52. § 1°- As multas de mora decorrentes do inadimplemento de obrigações no seu termo não poderão ser superiores a dois por cento do valor da prestação.
Com base nessas determinações legais, você pode estruturar sua política de inadimplência sem surpresas.
Como criar uma política de inadimplência para a sua escola?
Ao criar uma política de inadimplência para a sua instituição de ensino, você delimita os processos de cobrança.
Afina, ela vai explicar todos os passos e procedimentos que a sua escola vai realizar a partir do momento da inadimplência. Isso garante segurança tanto para você, quanto para o consumidor, transmitindo transparência nesta relação entre escola e famílias.
Então, para criar a sua política de inadimplência, você deve considerar alguns tópicos importantes, como:
- Prazos para atraso: determine as ações a serem tomadas em blocos de prazos, como 30 dias, 60 dias, 90 dias e após esse período;
- Régua de cobrança: defina como serão feitos os contatos com os responsáveis, seja por lembretes, SMS, e-mail, cartas, além das determinações para ações legais;
- Descontos, benefícios e penalidades: decida se você oferecerá descontos por pagamentos com pontualidade, descontos para determinados meios, e também as penalidades, como a cobrança de juros e multa que serão cobrados;
- Formas de pagamento: explique quais serão as formas de pagamento aceitas pela sua escola para a quitação das pendências, como boletos, Pix, cartão de crédito, transferências bancárias, etc.;
- Processo de recuperação de crédito: como a sua escola vai reaver os valores devidos, procedimentos, entre outros pontos.
- Parcelamento para pagamento da dívida: discorra sobre a possibilidade de pagamento parcelado dos valores devidos.
Esses são alguns dos pontos que a sua política de inadimplência deve abranger.
Faça o download do modelo completo que preparamos, preencha o formulário e baixe grátis!
7 estratégias eficazes na gestão de inadimplência de mensalidades escolares
Agora que você já entendeu um pouco mais a respeito da importância e dos desafios da gestão de inadimplência escolar, vamos partir para algumas dicas práticas.
A ideia, de aprimorar a gestão de inadimplência de mensalidades escolares, é simplificar a sua vida. Tornar o processo mais simples, apesar dos obstáculos.
Para isso, é preciso colocar em prática alguns dos pontos que citei anteriormente: política de cobrança, implementação de sistemas, monitoramento constante, entre outros pontos.
Digo isso porque, ao acompanhar os clientes do Asaas, observo alguns padrões que trazem o sucesso da operação financeira de escolas, e vou reuni-los abaixo em um guia prático. Veja:
1. Diagnóstico e mapeamento financeiro escolar
Antes de mais nada, o primeiro passo, antes de qualquer outra decisão, é compreender a situação atual da instituição.
Nesse momento, você terá que levantar o índice de inadimplência, identificando matrículas em atraso, tempo médio de pendências e valores acumulados. Todos esses dados viram indicadores, que devem ser monitorados periodicamente.
Aproveite também para revisar contratos, cláusulas de multa, juros e políticas de negociação já existentes.
Também avalie quais ferramentas de gestão financeira podem auxiliar o seu processo. Aqui, considere softwares, programas de emissão de boletos e de emissão de relatórios financeiros, como o Asaas.
2. Revise a política de cobrança de inadimplência
Com estes dados em mãos, você conseguirá revisar mais profundamente a sua política de cobrança ou de pagamento.
Você poderá rever as cláusulas que definem prazos, juros, multa e critérios de negociação, além das formas de comunicação com o pagador.
A ideia, com essa nova política de cobrança, é que possa compartilhá-la com os pais ou responsáveis no momento da matrícula.
Essa ação, embora pareça simples, previne surpresas, evita conflitos e formaliza expectativas.
Ao ouvir a opinião dos pagadores, também te dá a oportunidade de ajustar a política caso algo não funcione ou não seja ideal para a maioria.
Neste processo, também considere oferecer boas condições de pagamento para incentivar a adimplência.
Ofereça descontos pontuais para pagamento à vista antecipados ou no dia, boas condições em rematrículas, entre outras ações, para incentivar as famílias a pagarem em dia.
Veja mais: como funciona o pagamento de mensalidade escolar
3. Crie um planejamento financeiro e faça a projeção de fluxo
A escola deve saber qual percentual de inadimplência consegue suportar sem comprometer suas operações.
Projeções mensais e anuais, considerando margens seguras, permitem agir antes que o problema vire crise.
O planejamento financeiro escolar, além de projetar cenários futuros, também deve considerar outro fator: as diferentes faixas de inadimplência do seu negócio.
Você pode separá-las por períodos fechados, como até 30 dias, de 31 a 60 dias, de 61 a 90, e acima de 90 dias.
A partir disso, você consegue definir quais serão as ações correspondentes em cada faixa, entendendo, a partir da Lei da Mensalidade Escolar, quais medidas que podem ser tomadas em cada situação.
4. Implemente ferramentas e sistemas de automação
Você pode escolher sistema de gestão escolar que vai melhorar o processo de cobrança e análise. Essa, para mim, é talvez a parte mais importante do processo.
Se existem recursos e funcionalidades tecnológicas que vão te auxiliar, por que não aprimorar seus processos e implementá-las?
Existem diversos softwares e plataformas que realizam o envio de lembretes automáticos e a configuração de faturas recorrentes, já com valores com juros e correção de forma transparente.
Além disso, disponibilizam opções variadas de pagamento, como Pix, cartão e boleto, para abranger e aproximar os pagadores.
Um bom sistema, como o do Asaas, por exemplo, traz eficiência, menos erros, redução de custo humano e ação rápida.
O Asaas, além de ter uma conta digital completa, ainda oferece uma plataforma operacional com diversos recursos de gestão financeira escolar.
Por exemplo, é possível fazer cobrança recorrente, emitir notas fiscais, realizar a antecipação de recebíveis em caso de urgência, configurar uma régua de cobrança, entre outros.
5. Mantenha uma comunicação transparente e empática
O combate à inadimplência começa na matrícula, com a apresentação dos valores e política de cobrança. Mas, ao longo do período letivo, você também precisará agir.
Para evitar que isso gere problemas maiores, você pode enviar lembretes amigáveis e claros sobre a pendência em aberto.
Se quiser tornar o processo ainda mais fácil, utilize uma régua de cobrança. Assim, os pagadores podem receber notificações tanto antes, no dia e após o prazo de vencimento.
Vejo aqui no Asaas que escolas que adotaram régua de cobrança multicanal (e-mail, SMS, WhatsApp) reduzem os dias médios de pagamento em atraso.
Aprenda como enviar mensagem de cobrança de mensalidade escolar.
Essa simples ação ajuda a manter os canais abertos para diálogo, em caso de dificuldades financeiras, crises econômicas ou problemas pessoais.
Lembre-se: uma abordagem respeitosa melhora a percepção da escola, reduz resistências e facilita acordos.
6. Seja flexível com a negociação de faturas em aberto
Um dos pontos mais importantes da gestão de inadimplência em mensalidades escolares é a negociação.
Você deve desenhar opções para negociar com os clientes. Afinal, muitas vezes, a inadimplência pode acontecer por esquecimento ou problemas financeiros.
Esse é um processo importante para reaver os valores em aberto. Você pode oferecer parcelamentos, prazos diferenciados para famílias em dificuldade, descontos para pagamento à vista, mais meios de pagamento.
Essa prática evita que a inadimplência financeira vire irreversível, e permite recuperação dos valores. Caso a negociação não dê certo, você precisará seguir os próximos passos e judicializar a dívida.
7. Apoio jurídico para combater a inadimplência
Em casos extremos ou prolongados, eu sugiro que você contrate uma boa assessoria jurídica para entender os próximos passos.
O comum em empresas é judicializar a dívida, seja com um processo ou uma negativação de CPF/CNPJ.
Para as instituições que utilizam o Asaas, esse processo pode ser feito de maneira simples, por meio do recurso de negativação no Serasa.
Por meio desta parceria, a empresa negativa o nome do pagador no órgão de proteção de crédito, como uma medida para reaver os valores em aberto.
Por isso, eu aconselho que, em casos de inadimplência prolongada, acima de 90 dias, você avalie cuidadosamente a adoção de medidas legais ou negativação. Aqui, considere custo, benefício e impacto reputacional para a instituição.
Como o Asaas pode te ajudar a combater a inadimplência das mensalidades escolares
No Asaas, desenvolvemos soluções para que escolas e instituições de ensino automatizem o controle financeiro escolar e reduzam a inadimplência sem aumentar a carga administrativa.
Com a nossa plataforma, é possível centralizar todo o processo de cobrança em um único ambiente. Assim, você consegue realizar desde a emissão de boletos até o acompanhamento dos pagamentos.
Para isso, basta cadastrar o cliente e criar uma cobrança, avulsa ou recorrente, por Pix, boleto ou cartão, e enviar ao pagador.
Nesse processo, você pode configurar as notificações e lembretes automáticos, por meio de nossa régua de cobrança personalizável, reduzindo o esforço manual da cobrança da pendência.
Por meio dela, todos os processos financeiros ficarão mais rápidos e eficientes. Conheça a régua de cobrança do Asaas e transforme a forma de cobrar a inadimplência em mensalidades escolares.
