Aprenda a criar e enviar uma mensagem de cobrança para clientes

Enquanto empreendedor, você considera a cobrança como parte estratégica do negócio? Dá a devida importância o processo, entendendo que ele influencia diretamente o fluxo de caixa, a relação com os clientes e a previsibilidade da receita?

Na prática, vejo muitos gestores ainda tratarem a cobrança de forma reativa: só contatam o cliente quando o pagamento atrasa. Embora seja frequentemente utilizado, esse modelo gera desgaste, pode aumentar a inadimplência e consome tempo operacional. 

Depois que assumi a diretoria de Operações Financeiras e Tesouraria do Asaas, ficou claro que a forma como a empresa se comunica ao cobrar é tão importante quanto o meio de pagamento oferecido. E nesse contexto, a mensagem de cobrança são extremamente relevantes. Quer conhecer mais sobre? Continue a leitura!

Por que a cobrança é um problema para muitas empresas?

Na teoria, cobrar parece simples. Na prática, nem sempre é assim. Com base na minha experiência, vejo ser a etapa em que muitos negócios perdem eficiência.

Isso porque, com o passar do tempo e com o aumento das obrigações diárias, você pode acabar se perdendo na sua própria organização. E, com isso, a cobrança fica em segundo plano. 

Algumas situações que entendo serem muito comuns, são:

• Esquecer de avisar o cliente sobre o vencimento;

• Depender exclusivamente de planilhas ou anotações manuais para o controle da inadimplência;

• Falta de controle sobre qual cliente já foi cobrado e por qual canal;

• Enviar mensagens diferentes para cada cliente, sem padrão;

• Gastar tempo excessivo realizando cobranças individuais.

Você se identificou com alguma dessas situações? Então, já sabe que o resultado disso é claro: atrasos recorrentes, retrabalho e impacto direto no fluxo de caixa. 

Se você não separa um tempo para conhecer e organizar o seu processo de cobrança, não há como aprimorá-lo de maneira que faça sentido para a sua rotina. 

E tem outro ponto bastante importante, mas que nem sempre é falado: cobranças mal feitas afetam a percepção de profissionalismo da empresa e podem desgastar o relacionamento com o cliente. 

Um exemplo disso é cobrar de qualquer jeito, ser ofensivo ou, ainda, enviar diversas vezes a mensagem ao cliente. 

Enquanto consumidor, se uma empresa fizesse isso com você, provavelmente causaria algum incômodo, certo? O mesmo se aplica na relação da sua empresa com os clientes.

Continue a leitura em: como cobrar cliente por mensagem ?

Para que servem as mensagens de cobrança?

Sabe aquele SMS, WhatsApp ou e-mail que você recebe após realizar uma compra ou fechar um serviço? Geralmente, você recebe uma notificação sobre a sua pendência financeira, te relembrando da sua obrigação. 

Elas são as mensagens de cobrança. Nelas, você pode incluir informações importantes para o seu cliente, como: formas de pagamento, valor, prazo de vencimento da fatura, entre outros pontos. 

Elas fazem parte do processo de cobrança da empresa. Porém, também têm o papel de organizar o recebimento, reduzir atrasos e trazer previsibilidade financeira para o negócio, sem comprometer o relacionamento com o cliente. 

Com elas, você assume uma postura mais preventiva, sem ter que agir apenas quando o pagamento já está em atraso. Em sua estratégia de cobranças, as mensagens devem servir para: 

• Evitar esquecimentos de pagamento: grande parte dos atrasos acontece por esquecimento. As mensagens de cobrança funcionam como lembretes para ajudar o cliente a se organizar e a cumprir o prazo combinado;

• Reduzir a inadimplência: quando a cobrança é realizada no momento certo, as chances de atraso diminuem significativamente. A comunicação deixa de ser reativa e passa a ser estratégica, reduzindo a necessidade de cobranças mais incisivas no futuro;

• Organizar o fluxo de caixa: pagamentos mais previsíveis permitem que o empreendedor tenha maior controle financeiro. Com as mensagens de cobrança, fica mais fácil acompanhar entradas, planejar despesas, investir com segurança e manter a saúde financeira da empresa;

• Padronizar a comunicação com o cliente: mensagens bem estruturadas evitam improvisos e abordagens desconectadas. A padronização garante clareza, profissionalismo e consistência na comunicação.

Quando enviar as mensagens de cobrança?

Mensagens de cobrança funcionam melhor quando fazem parte de um processo contínuo e estruturado. Ou seja, você deve criar uma estratégia que contemple mensagens direcionadas para cada etapa. 

Isso evita que só contate o cliente quando o atraso já tiver acontecido. E, consequentemente, garante maior organização no seu processo interno. 

Veja mais sobre formas de cobrança .

Uma dica que posso te dar é que a prática mais comum do mercado é estruturar suas mensagens em três grandes momentos: antes, no dia e após o vencimento. Vou te ajudar a entender cada uma das fases a seguir.

Mensagens de cobrança antes do vencimento

O envio antes do vencimento funciona como um lembrete preventivo. Muitos atrasos acontecem por esquecimento ou desorganização do cliente, e não por falta de intenção de pagamento. 

Ao avisar com antecedência, você está dando um passo em direção à redução da inadimplência, sem precisar adotar uma postura de cobrança, mantendo a comunicação leve e objetiva.

Neste momento da cobrança, a mensagem deve ser objetiva e amigável, com foco em lembrar o compromisso assumido. Veja: 

Modelo de mensagem de cobrança antes do vencimento

“Olá, [nome]! 

Passando para lembrar que o pagamento no valor de [valor], referente a [serviço/produto] vence em [data]. 

Qualquer dúvida, entre em contato conosco.

[nome da empresa]”

Saiba mais sobre cobrança amigável .

Mensagens de cobrança no dia do vencimento

Sempre que há uma cobrança, há uma data limite para receber pagamentos, sem haver a cobrança de encargos tarifários pelo atraso. 

Por isso, é imprescindível enviar uma mensagem no dia do vencimento, reforçando o compromisso acordado e facilitando o pagamento no prazo. 

Aqui, clareza é fundamental: informar valor, vencimento e como pagar, reduz fricções e aumenta as chances de recebimento no mesmo dia. 

Quanto mais simples for o processo para o cliente, melhor o resultado. Um exemplo de mensagem é: 

Modelo de mensagem de cobrança no dia do vencimento

“Olá, [nome]! 

O seu pagamento de [valor], referente a [serviços/produto] tem vencimento no dia de hoje [data].

Para pagar, é só acessar o link: [link]. 

Garanta o pagamento em dia e evite a cobrança de juros e multa.

Entre em contato conosco em caso de dúvidas.

[nome da empresa]”

Mensagens de cobrança após o vencimento

Se, mesmo com todas as notificações enviadas anteriormente, mesmo assim o pagamento não acontecer, você deve mudar a abordagem. Ou seja, a partir de agora, as mensagens passam a ter o papel de alertar sobre a pendência em aberto. 

Quanto mais rápido esse contato ocorre, maiores são as chances de regularização, evitando que o atraso se prolongue por muito tempo. 

A comunicação deve ser clara, respeitosa e direta, sem tom acusatório. O objetivo é mostrar que existe um pagamento em aberto e facilitar a resolução. Um exemplo de mensagem seria:

Modelo de mensagem de cobrança após o vencimento

“Olá, [nome].

Identificamos que o pagamento de [valor], com vencimento em [data], ainda não foi realizado. 

Caso já tenha efetuado, desconsidere essa mensagem. 

A regularização do pagamento pode ser feita pelo link: [link].

Entre em contato conosco em caso de dúvidas.

[nome da empresa]”

Como organizar o processo com uma régua de cobrança?

Quando bem organizadas e automatizadas, as mensagens de cobrança são aliadas do seu crescimento. E você deve considerar ferramentas que podem te auxiliar a estruturar o seu processo.

Você já conhece as réguas de cobrança ? Elas nada mais são do que uma sequência definida de mensagens, enviadas automaticamente em momentos estratégicos da sua cobrança. 

Percebe que anteriormente separei os momentos entre antes, no dia e após o vencimento? Geralmente, a estruturação da sua régua de cobrança segue esse mesmo padrão. 

Ela utiliza de ferramentas para automatizar o processo, além de contar com mais de um meio de comunicação para abranger o contato com o cliente. 

Se você não sabe se precisa de uma régua bem organizada, analise a resposta para essas perguntas: 

• Você sabe quando contatar o cliente?

• E por qual canal a abordagem é mais assertiva?

• Com qual tipo de mensagem?

• E, o principal, até quando insistir?

Respondendo a essas perguntas, você vai observar o estágio do seu desenvolvimento. Mas, acredito que, se leu até aqui, provavelmente está buscando mais previsibilidade para o seu caixa e, também, a redução da inadimplência. 

É por isso que aconselho que você encontre um sistema de cobrança automatizado para o envio das mensagens de cobrança de maneira correta. E sabe o melhor? Você encontra esse recurso, além de vários outros de gestão financeira, no Asaas. 

Como o Asaas ajuda a automatizar mensagens de cobrança?

No Asaas , as mensagens de cobrança fazem parte de um fluxo integrado de gestão financeira. 

Ou seja, quando você opta por estruturar a sua régua de cobranças, você pode utilizar os recursos de mensageria para estruturar o seu processo interno. Com os recursos, você pode:

• Configurar lembretes de cobrança automáticos antes, no dia e após o vencimento;

• Escolher os canais de envio, como e-mail, WhatsApp e SMS;

• Padronizar a comunicação com o cliente;

• Reduzir o trabalho manual e o risco de esquecimentos.

Tudo isso acontece de forma integrada às cobranças e aos meios de pagamento, permitindo que o cliente receba a mensagem já com as informações necessárias para pagar.

Além de também poder ser configurado no momento da criação da fatura. Simples, rápido e fácil. 

Conheça a régua de cobrança do Asaas e aprimore seus processos!