Como funciona o pagamento de mensalidade escolar e como fazer?

Ao focar na administração de uma escola, a gestão de recebimentos de mensalidades é um dos pontos de maior atenção, tendo em vista que é a responsável pela principal fonte de renda da instituição.  

Por isso, é dever da escola buscar formas de diminuir a inadimplência, oferecendo formas de tornar o processo de pagamento mais simples para todos os envolvidos — visando, principalmente, o recebimento em dia. 

Para entender mais sobre como funciona o pagamento de mensalidade escolar e quais são as formas de tornar essa cobrança mais eficiente, nas próximas linhas preparamos um conteúdo completo a respeito. Continue a leitura!

É correto cobrar matrícula e mensalidade no mesmo mês?

Não é possível realizar duas cobranças no mesmo mês, por isso, é importante a boa gestão dos recursos financeiros da escola. A administração precisa incluir o valor da matrícula na anuidade, ou diluir nas parcelas pagas mensalmente. 

Essa cobrança enquadraria como prática abusiva, conforme a Lei da Mensalidade e do Código de Defesa do Consumidor, uma vez que todos os alunos têm direito à rematrícula, que não deve ser cobrada como uma 13ª parcela. 

No entanto, a rematrícula deve ser anunciada com um mínimo de 45 dias antes do final da prestação de serviços do ano, para todos os responsáveis.

Como funciona o pagamento de mensalidade escolar?

De maneira geral, existem duas formas de pagamento que a instituição pode oferecer para a cobrança da mensalidade escolar, como: 

• Pagamento à vista, já incluindo a matrícula, no início do ano letivo;

• Pagamento parcelado, em 6 ou 12 vezes, a depender das condições que a escola quiser oferecer. 

Essas condições de pagamento serão estabelecidas em contrato, com as devidas penalidades aplicáveis em casos de inadimplência: multas, juros, correções monetárias e mais. 

Além disso, o funcionamento correto do pagamento da mensalidade escolar também evita problemas como fim de contrato após o ano letivo, por exemplo, que prejudica o aprendizado contínuo do aluno.

Porém, para os casos de inadimplência, a legislação ainda determina que o aluno não pode ser privado de ter acesso ao serviço acadêmico. No entanto, ao fim do período estabelecido, o aluno não poderá renovar a matrícula e nem frequentar a instituição até a quitação das dívidas. 

Reajuste da mensalidade escolar

Em caso de reajustes, a escola deve apresentar a proposta, com base em inflação e outros meios, do valor da matrícula e da mensalidade escolar do ano seguinte. 

Os reajustes devem acontecer apenas uma vez por ano, englobando gastos previstos e outras despesas. Veja o que diz a Lei: 

Art. 1º — O valor das anuidades ou das semestralidades escolares do ensino pré-escolar, fundamental, médio e superior, será contratado, nos termos desta Lei, no ato da matrícula ou da sua renovação, entre o estabelecimento de ensino e o aluno, o pai do aluno ou o responsável.

6º Será nula, não produzindo qualquer efeito, cláusula contratual de revisão ou reajustamento do valor das parcelas da anuidade ou semestralidade escolar em prazo inferior a um ano a contar da data de sua fixação, salvo quando expressamente prevista em lei.

É importante sempre controlar os pagamentos, identificando possíveis casos de atraso e já entrando em contato com o responsável para a renegociação da pendência. Isso evita que o aluno tenha problemas no futuro com a cobrança em aberto. 

Formas de pagamento de mensalidade escolar 

Toda escola pode oferecer aos pais ou responsáveis diversas formas de pagamento da mensalidade. 

A flexibilidade, além de ser um atrativo na hora de fechar a matrícula, ainda pode ser uma boa ferramenta para evitar clientes inadimplentes.

Assim, é preciso adequar a gestão financeira da escola para receber pagamentos. Entre as opções é possível ofertar: 

• Boleto avulso ou boleto recorrente: seja na forma tradicional ou por meio do boleto com QR Code, para recebimento com Pix, é bastante utilizado pelo dinamismo e pela facilidade de pagamento, disponibilizado pelo sistema com envio automático, seja de forma avulsa ou recorrente, pelo período que durar o pagamento da menslaidade;

• Cartões: as duas formas, tanto de crédito quanto de débito, funcionam para pagamento de mensalidade, principalmente em formatos de cobranças automáticas ou recorrentes; 

Também é possível usar o Link de pagamento para enviar a cobrança diretamente ao pagador, que, nesse caso, pode ser paga nos diferentes tipos de pagamento. 

Como cobrar o pagamento de mensalidade escolar?

Para tornar o controle de pagamento de mensalidade escolar mais simples, é necessário usufruir de algumas ferramentas úteis. Elas são responsáveis por automatizar o processo de emissão de cobranças e recebimentos, além do cadastro de novos alunos. 

Com elas, o processo de gestão financeira será eficiente e rápido, com conferência simples e sem muitas etapas. Separamos algumas ferramentas indispensáveis para implementar na escola com a ajuda de uma conta digital completa como o Asaas. 

1. Use uma ferramente de cobrança recorrentes de mensalidade escolar

Ao utilizar um software de cobranças recorrentes, basta informar o valor da mensalidade e a quantidade de meses que essa cobrança ficará ativa. Assim, o trabalho é feito uma única vez.

Com as cobranças recorrentes, é possível escolher as formas de pagamento que a escola prefere receber ou o cliente tem mais familiaridade, proporcionando uma maior flexibilidade para ambos os lados. 

Para criar uma cobrança recorrente, é fácil. Basta:

• Criar uma conta no Asaas;
• Acessar o menu “Cobranças”;
• Escolher pela opção “Cobrança recorrente”;
• Preencher as informações de valor, data;
• Personalizar as cobranças se desejar;
• E configurar o envio ao cliente. 

Com essa ferramenta, a escola tem maior previsibilidade financeira, tendo mais controle do fluxo de caixa, o que proporciona uma tomada de decisões mais assertivas.

2. Notificação de cobrança de mensalidade

Com um sistema que envia notificação de cobranças, é possível configurar as datas corretas e criar uma régua de cobrança para os clientes pagarem em dia. Essas notificações devem ser estratégicas, e considerar as particularidades como: fim do mês, 5º dia útil, etc. 

Esses lembretes, uma vez configurados, são enviados automaticamente para os clientes, seja para relembrá-los do vencimento ou de algum possível atraso. 

3. Cobrar agora

Em casos de negociações presenciais na secretaria da escola, é possível receber pagamentos sem maquininha. Por meio do aplicativo do Asaas, na função “Cobrar Agora”. A ferramenta permite criar uma cobrança na hora, oferecendo a possibilidade de pagar via cartão de crédito ou Pix. 

Assim, basta o cliente informar os dados do cartão ou ler o QR Code Pix para efetuar o pagamento. Por meio da criação dessa cobrança, é fácil monitorar e dar baixa nessa quitação no sistema. 

4. Negativação Serasa

Ao utilizar a conta Asaas para realizar as transações da escola, é possível acionar o birô de crédito para negativar um cliente inadimplente. Por meio da ferramenta, esse serviço é feito de maneira automática, basta configurar na cobrança do cliente. 

Assim, em caso de inadimplência, a fatura será enviada para negativação no Serasa, que ficará responsável por todo o processo de cobrança, dando um período de 10 dias para a quitação do débito. 

Caso o cliente acorde diretamente com a escola e realize o pagamento, é só dar baixa manualmente pelo sistema do Asaas para que o nome do cliente não fique negativado ou para parar o processo. 

Para saber mais sobre as funcionalidades do Asaas e como elas podem ser úteis para receber pagamentos de mensalidade escolar, crie sua conta digital PJ!