Como fazer cobrança automatizada? Veja como melhorar o seu processo

O ato de cobrar é uma ação que faz parte da rotina de todo negócio. Mais do que uma simples solicitação de pagamento, é um processo estratégico para manter o fluxo de caixa saudável, combater a inadimplência e garantir a sustentabilidade da empresa.

No Brasil, onde, em junho de 2025, cerca de 78 milhões de brasileiros estão em situação de inadimplência, segundo o Mapa da Inadimplência do Serasa, é fundamental estruturar uma política de cobrança estratégica. 

Para isso, é preciso entender como fazer cobrança pelos diversos meios de pagamento disponíveis atualmente, trazendo dicas práticas para facilitar o processo. Confira! 

O que é necessário para fazer cobrança?

Antes de fazer qualquer cobrança, a empresa precisa organizar seus processos, sua estrutura e seu funcionamento. Esse é o primeiro passo. 

E dessa organização, surge a necessidade de estruturar os dados dos clientes, definir os valores corretos dos produtos e serviços, canais de cobrança, formas de pagamento, prazos, e outras condições específicas para a cobrança.  

Este conselho é bastante importante porque, muitas vezes, enviar uma cobrança sem clareza de informações ou sem uma comunicação prévia com o cliente, pode resultar em atraso no pagamento. Em alguns casos, até na contestação da dívida.

Por isso, é fundamental pensar na estratégia de cobrança desde a criação da empresa e o início do planejamento financeiro. 

Isso porque existem especificidades no processo de cobrança, que também devem ser definidas antes de começar a emitir faturas:

• A cobrança será única ou recorrente?
• Haverá cobrança de juros e multa em caso de atraso? De qual porcentagem?
• Qual meio de pagamento é mais conveniente para o cliente? E para a sua empresa?
  

Após a definição destes detalhes, será possível partir para a prática de emissão de cobranças. 

Preciso de quais informações para fazer uma cobrança?

Para uma cobrança ser emitida corretamente e tenha validade, mesmo com o passo anterior já realizado, é preciso algumas informações complementares. 

Afinal, você precisa saber pelo menos para quem é e qual o valor da cobrança antes de criar uma fatura, certo? Então, algumas das informações básicas e indispensáveis para a cobrança de clientes são:

• Dados do cliente: nome completo ou razão social, CPF ou CNPJ e informações de contato (telefone, e-mail, endereço);
  
• Valor da cobrança: incluindo descontos, juros ou acréscimos que possam existir;
  
• Forma de pagamento escolhida: Pix, boleto ou cartão;
  
• Data de vencimento: para definir o prazo de quitação;
  
• Descrição do serviço ou produto: trazendo clareza sobre o que está sendo comercializado, com quantidades, tamanhos e outras características próprias do pedido a ser pago.

Essas informações preenchidas corretamente evitam erros bem graves para a sua empresa. Além, também, de garantirem maior transparência no processo. 

Existem custos para fazer uma cobrança?

Sim, existem custos para a criação de uma cobrança. Além de cada meio de pagamento ter seus custos específicos, ainda é preciso considerar se a cobrança é feita manualmente, por aplicativos ou softwares, etc. 

Considerando somente os meios de pagamento, geralmente há uma cobrança de taxa administrativa para o uso do recurso específico. Por exemplo, no Asaas, há uma taxa para emissão de cobranças via Pix, boleto e cartão, descontados somente após a quitação da fatura. 

Confira as taxas do Asaas. 

Além disso, existem os custos indiretos de uma cobrança, que quando mal estruturada, gera retrabalho, tempo gasto pela equipe financeira e aumento da inadimplência. 

Por isso, optar por plataformas que reúnem tudo em um só lugar, costuma gerar economia no médio e longo prazo.

Existe um passo a passo para fazer uma cobrança?

Sim. Apesar de cada negócio ter suas particularidades, existe um fluxo básico durante o processo de cobrança. 

Muitas empresas realizam esse passo a passo manualmente. Mas, é importante ressaltar que existem diversas plataformas, como o Asaas, por exemplo, que realizam esse processo automaticamente. 

Além de centralizar todas as informações financeiras da sua empresa, também diminui o tempo gasto com a realização das atividades manuais. 

Porém, considerando os passos gerais para fazer uma cobrança, é possível ressaltar alguns deles, como: 

• Organização das informações: reúna os dados do cliente, valor e prazo;
  
• Escolha do meio de pagamento: Pix, boleto ou cartão, conforme a conveniência e o acordo com o cliente;
  
• Emissão da cobrança: preferencialmente em uma plataforma digital, para evitar erros manuais;
  
• Envio ao cliente: esse processo pode ser automático, se feito por uma plataforma, ou manual, enviando a fatura em um e-mail de cobrança, WhatsApp ou SMS;
  
• Acompanhamento do recebimento: monitoramento de quem faturas quitadas e das ainda em aberto;
  
• Reforço da comunicação: se necessário, envie lembretes amigáveis ou aplique as estratégias de uma régua de cobrança, para reaver os valores.

Com esses passos, principalmente por meio da implementação de uma régua de cobrança, você garante mais dinamismo no seu processo de cobrança. 

A partir disso, o recebimento se torna mais eficiente, com um controle de inadimplência mais efetivo, mantendo a saúde do fluxo de caixa. 

Quanto tempo leva para compensar uma cobrança?

Esse prazo pode variar, a depender da forma de pagamento escolhida, se é uma cobrança à vista ou a prazo, entre outros fatores. 

Mas, de maneira geral, é possível determinar os seguintes prazos para cada meio de pagamento. O Pix, por exemplo, é instantâneo, cai em segundos após a finalização da transação.

Já o boleto pode levar até 3 dias úteis após o pagamento, podendo ser compensado no mesmo dia, a depender do horário e da plataforma. 

Por fim, na compensação de pagamento por cartão de crédito, dependerá do contrato com a adquirente, podendo variar de 2 a 30 dias. É o prazo de compensação mais demorado, mas pode ser reduzido com o auxílio do recurso da antecipação de recebíveis, por exemplo.

Conheça a antecipação de recebíveis no Asaas. 

Ter clareza sobre esses prazos ajuda a planejar o fluxo de caixa e a evitar problemas de liquidez.

Quais plataformas posso usar para fazer cobrança?

É possível contar com diferentes caminhos para estruturar o processo de cobrança, considerando sempre o que funciona para a sua empresa. 

Cada modelo tem vantagens e limitações, e entender essas diferenças ajuda a tomar decisões mais estratégicas. 

Conheça algumas das plataformas disponíveis para fazer cobranças:

• Soluções bancárias tradicionais: permitem emitir boletos e realizar transferências, mas geralmente são pouco flexíveis. A emissão precisa ser feita manualmente, a conciliação é demorada e os relatórios financeiros são limitados. Isso significa mais retrabalho para equipes financeiras e maior risco de erros operacionais.
  
• ERPs e sistemas de gestão: integram processos de vendas e financeiros em um único ambiente, mas nem sempre são pensados para a cobrança em si. Porém, o Asaas oferece o Base ERP integrado à plataforma, para unificar os processos em um só lugar.
  
• Fintechs especializadas: como o Asaas, oferecem uma experiência desenhada especificamente para quem precisa cobrar clientes de forma recorrente e automatizada. Em um único painel, é possível emitir cobranças por Pix, boleto ou cartão, enviar automaticamente ao cliente por e-mail, SMS ou WhatsApp, configurar régua de cobrança, controlar inadimplência, entre outros recursos.
  

O grande diferencial das plataformas modernas está na centralização e automação. Em vez de usar diferentes ferramentas para cada etapa (emissão, envio, conciliação e acompanhamento), tudo é feito em um só lugar. 

O Asaas, por exemplo, é uma fintech regulamentada pelo Banco Central, que auxilia pequenas e médias empresas na gestão financeira. Com diversos recursos disponíveis, auxilia na criação de cobranças. 

Veja, nas próximas linhas, como usar a plataforma para realizar cobranças. 

Como fazer cobrança no Asaas?

Diferente das soluções tradicionais, que somente emitem cobranças, a plataforma do Asaas oferece apoio na jornada completa, do cadastro do cliente até aos recursos para identificar e combater os casos de inadimplência. 

Além disso, existem outras funcionalidades que se somam à criação de cobranças: diversas formas de pagamento, tipos de cobrança (por assinatura, recorrentes, à vista ou parceladas), personalização de réguas de cobrança, entre outros. 

Veja o processo de como fazer cobrança no Asaas:

• Crie sua conta digital gratuita Asaas, pelo site ou pelo aplicativo (iOS, Android);
  
• Depois da conta ativa, inclua as informações básicas para a criação do perfil do cliente, como nome, CPF ou CNPJ e contato;
  
• Para emitir a cobrança, existem duas opções. No canto superior direito, você pode clicar em “Criar Cobrança”; ou pelo menu lateral, em “Cobranças > todas”;

• Na página da criação da cobrança, escolha o meio de pagamento (Pix, boleto ou cartão), e configure regras como data de vencimento, parcelamento, descontos ou juros por atraso;
  
• A fatura pode ser enviada pelo cliente por meio dos meios de notificação, automaticamente, seja por e-mail, SMS ou WhatsApp, sem necessidade de intervenção manual;

Depois da criação da cobrança, você poderá acompanhar em tempo real o status da fatura. O painel mostra todos os pagamentos recebidos, atrasados ou pendentes, com notificações instantâneas de movimentações.

Em outras palavras, o Asaas não somente ajuda a cobrar. Ele oferece uma visão completa da saúde financeira do negócio e coloca você no controle de todas as etapas da jornada de recebimento.

Cobre seus clientes com mais rapidez e agilidade, crie sua conta digital Asaas.