6 etapas simples para implementar o controle de contas a receber

O acompanhamento financeiro de uma empresa exige muito mais do que registrar entradas e saídas do fluxo de caixa. É possível elencar alguns pontos estratégicos, como o controle de contas a receber. 

A maneira como esse processo e controle é conduzido impacta diretamente o fluxo de caixa, a previsibilidade financeira e a capacidade de crescimento sustentável.

Para te auxiliar na estruturação deste processo, explicamos o que é controle de contas a receber, quais ferramentas podem apoiar a jornada, e quais os principais indicadores a monitorar. Continue a leitura!

O que é controle de contas a receber?

O controle de contas a receber é o processo de acompanhar, organizar e administrar todos os valores que uma empresa receberá pela venda de produtos ou serviços. 

Esse controle envolve não somente o registro das entradas previstas, mas também o acompanhamento da inadimplência, a definição de políticas de cobrança e a análise de prazos médios de recebimento.

Este processo funciona como uma ponte entre o planejamento comercial e a gestão financeira. Assim, permite a você maior clareza sobre o capital disponível e futuro.

Portanto, de maneira geral, o processo de contas a receber compõe-se por: 

• Faturas emitidas e ainda não pagas;
• Boletos e duplicatas em aberto;
• Parcelas de cartões de crédito a liquidar;
• Recebimentos via Pix ou transferências agendadas;
• Qualquer outro valor que represente entrada futura de recursos.
  

Sem um acompanhamento estruturado, esses créditos podem se transformar em pendências financeiras, que comprometem seriamente o caixa da empresa.

Importância do controle de contas a receber para a saúde financeira da empresa

A saúde financeira de qualquer negócio depende diretamente do equilíbrio entre entradas e saídas de recursos.

 Nesse aspecto, o controle de contas a receber é fundamental, já que oferece a visibilidade das receitas futuras. Isso permite que a sua empresa possa fazer projeções de capital, honrando seus compromissos mensais. 

É possível ressaltar muitos pontos de importância de realizar este controle, entre eles:  

• Previsibilidade de receita: ao saber exatamente o que tem para receber, o gestor consegue planejar pagamentos, investimentos e até negociações com fornecedores.

• Redução da inadimplência: acompanhar prazos e histórico de clientes possibilita agir rapidamente em casos de atraso, com estratégias de cobrança mais eficientes.

• Gestão do risco financeiro: identificar clientes recorrentes que atrasam pagamentos ajuda a definir políticas de crédito mais seguras.

• Planejamento financeiro: com relatórios e projeções confiáveis, a empresa consegue tomar decisões de expansão ou corte de custos com base em dados reais.

Empresas que negligenciam esse processo de organização tendem a sofrer com capital de giro insuficiente. Afinal, sem o controle há maior exposição ao risco de inadimplência e dificuldades em manter a operação de forma sustentável.

Como o controle de contas a receber impacta no fluxo de caixa da empresa?

O fluxo de caixa é uma das partes mais importantes da gestão financeira. Ele indica se a empresa possui recursos suficientes para manter suas operações. 

Um controle eficaz de contas a receber impacta positivamente esse fluxo de várias maneiras, uma vez que o processo de organização será refletido também nas saídas financeiras da empresa. 

Por exemplo, com o domínio de contas a receber, é possível identificar o prazo de compensação das vendas. Com isso, caso seja necessário, a empresa pode se preparar para realizar a antecipação de recebíveis com segurança. 

No Asaas, por exemplo, por possuir taxas acessíveis, muitos clientes optam pela antecipação para ter liquidez. Afinal, com o capital, é mais fácil de se organizar para cumprir as obrigações, por exemplo.

Conheça a antecipação de recebíveis do Asaas. 

Além disso, o monitoramento constante atrelado ao controle de contas a receber previne problemas no caixa, com criação de estratégias eficientes. 

Por outro lado, a ausência de controle pode gerar situações nas quais a empresa tem boas vendas registradas, mas não dispõe de dinheiro em caixa para honrar salários, fornecedores ou impostos. 

Além de ser um risco real para a continuidade do negócio, impede o crescimento e a escalabilidade.

Quais são as principais etapas para implementar um controle eficaz de contas a receber?

Compreender os processos internos é essencial para o sucesso do negócio. Isso requer análises e estudos de tendências que já acontecem na sua empresa. A partir disso, é possível implementar estratégias para o controle de contas a receber. 

Apesar de trazer e analisar características bastante específicas da sua empresa, é possível guiar-se com alguns passos comuns do processo. 

Veja os principais:

1. Registre todas as contas a receber

O primeiro passo é ter o seu fluxo de caixa em dia e organizado, mantendo o registro de todas as vendas feitas e seus respectivos valores a receber. 

Nesse processo, também é válido categorizar entre as receitas e despesas, as contas a prazo e aquelas que foram feitas à vista. 

Por meio dessa organização, você saberá de onde vem e para onde vai o dinheiro da empresa.

Portanto, o seu controle de recebimentos deve começar pelo registro constante e atualizado sobre todas as contas e valores que estão para entrar no seu caixa. Essa é uma prática básica para a sua gestão financeira e para qualquer tipo de planejamento.

2. Classifique as contas a receber em ordem cronológica

As suas contas a receber devem ser organizadas e armazenadas seguindo a data de venda ou de pagamento.

Para isso, as primeiras devem ser aquelas com recebimentos mais recentes, seguidas dos mais tardios. Afinal, não faz tanto sentido se preocupar com vendas que serão pagas daqui a dois meses, por exemplo, se este mês há valores a serem pagos.

Leia mais: o que é plano de contas?

Dessa maneira, você tem uma organização voltada ao combate da inadimplência, enquanto organiza os recebimentos conforme o período do mês. 

Isso influencia positivamente até mesmo no seu relacionamento com fornecedores e garante que o seu caixa tenha recursos para continuar disponibilizando as suas compras a prazo.

3. Armazene as informações em segurança

Imagine se você faz todo o seu controle com papel, caneta e um caderno e acaba perdendo esse livro de registros? Além de todo o tempo perdido preenchendo manualmente as contas a receber, você perderá tudo o que registrou.

Como esse registro deve ser feito diariamente ou sempre que for feita uma venda que não seja à vista, torne o processo mais simples. 

Planilhas para o acompanhamento do fluxo de caixa são indicadas, por serem fáceis de preencher e já armazenadas em nuvem. Confira a planilha do Asaas aqui. 

Porém, é possível automatizar o processo com softwares de gestão financeira, como o próprio Asaas. Além de reduzirem o tempo, também diminuem o trabalho requerido para a realização destes processos. 

Por meio da plataforma, você identifica quais são os recebíveis futuros, de qual cliente e por qual meio, além de identificar e agir contra a inadimplência mais rapidamente. E tudo isso ainda utilizando os recursos do Asaas para te auxiliar no processo de cobrança.

4. Mantenha a periodicidade das consultas

O ideal é que o seu controle de contas a receber seja feito regularmente, considerando os demais sistemas que você pode utilizar na sua empresa e os extratos bancários.

Além de otimizar a sua organização de recebimentos, fazer o registro todos os meses permite identificar padrões dos clientes. 

Esse tipo de informação é fundamental para o seu controle de contas a receber.

5. Mantenha um histórico de pagamento dos clientes

O histórico é muito importante para a análise de perfil do seu consumidor. Ele traz insights sobre seus clientes e proporciona embasamento para futuras negociações.

Essas informações são pertinentes para o controle de contas a receber, uma vez que é possível entender se o cliente está passando por um momento específico ou se está costumeiramente inadimplente com os pagamentos.

Pense na seguinte situação: não é porque um consumidor atrasou o pagamento em um mês que ele é um mal pagador. Mas se há um grupo que atrasa periodicamente, você deve criar estratégias para mitigar o impacto dessa falta de pagamento no seu caixa. 

6. Negocie o recebimento com o cliente

Manter um bom relacionamento com o consumidor é essencial. No entanto, deixar de cobrar pelos valores a receber, ou seja, os clientes inadimplentes, não é plausível para os negócios.

Por isso, uma alternativa é procurar entender a real situação do cliente e, a partir daí, traçar estratégias de negociação e até de parcelamento dentro das possibilidades desse consumidor.

O uso adequado de negociação faz com que a empresa receba o que é devido e ainda mantenha a boa relação com o cliente.

7. Utilize indicadores para acompanhar as contas a receber

Sim, existem alguns indicadores que vão te auxiliar a compreender como o processo de controle de contas a receber está desempenhando.

Eles são essenciais para avaliar se a gestão está sendo eficiente e identificar pontos de melhoria. Os principais indicadores incluem:

• Índice de inadimplência financeira: é um dos indicadores mais avaliados pelas empresas, considera o percentual de clientes que não pagaram no prazo estabelecido. Ele pode indicar fragilidades ou deficiências no processo de cobrança. É medido pelo valor em atraso dividido pelo valor a receber.

• Prazo médio de recebimento (PMR): tempo médio que a empresa leva para receber suas vendas a prazo. Ele indica quanto tempo o capital de giro fica comprometido até se transformar em caixa disponível, mostrando se os prazos concedidos estão alinhados com a capacidade de manter o caixa.

• Taxa de recuperação de crédito: percentual de valores recuperados após ações de cobrança, traduzindo a eficiência das estratégias adotadas. Assim, mostra o percentual dos valores recuperados após negociação ou outras medidas.

• Índice de pontualidade: mostra o percentual de clientes que pagam antes ou na data de vencimento, auxiliando na identificação de clientes confiáveis, que podem usufruir de melhores condições de pagamento.

• Aging list: relatório que organiza os valores em aberto por faixa de atraso (até 30 dias, 60 dias, etc.). Por meio deste documento, é possível entender rapidamente as ações a serem tomadas, além de uma projeção de perdas, negociações, ganhos, etc.

Que softwares são mais indicados para auxiliar nas contas a receber? 

Embora o controle de contas a receber possa ser realizado manualmente, é muito mais jogo para o seu negócio utilizar de softwares de gestão financeira.

Eles garantem mais praticidade para a manutenção do controle, uma vez que é possível realizar o processo de maneira automatizada e funcional. 

Muitos sistemas, atualmente, contam com diversos processos já integrados, como: geração de notas fiscais para o controle de caixa, a emissão de lembretes para as datas de pagamento e recebimento, criação de cobranças, etc. 

É possível, portanto, contar com alguns softwares para realizar o controle de contas a receber:

• ERPs (Enterprise Resource Planning): integram todas as áreas da empresa, incluindo finanças, mas podem exigir alto investimento e tempo de implementação.

• Sistemas de gestão financeira: voltados especificamente para controle de receitas, despesas e fluxo de caixa, são mais ágeis e acessíveis.

• Plataformas especializadas, como o Asaas: oferecem soluções completas que reúnem emissão de boletos, Pix, gestão de cobranças, automação de lembretes, relatórios financeiros e até antecipação de recebíveis em um só ambiente.

Utilizar plataformas especializadas auxilia no processo de conciliação e organização não só das contas a receber, mas também das demais obrigações empresariais. 

Utilize o Asaas para realizar o controle de contas a receber

Por meio de um sistema especializado de controle é possível transformar completamente a rotina de contas a receber. 

Com a automação e eficiência que a plataforma do Asaas oferece, todos os processos serão mais eficientes, com menos erros manuais, comuns de rotinas empresariais. 

Além de ser uma plataforma financeira completa, o Asaas também oferece diversos recursos complementares, que auxiliam na rotina financeira. Veja: 

• Emissão automática de cobranças: boletos, Pix e faturas podem ser gerados e enviados sem intervenção manual;

• Configuração de uma régua de cobrança: para manter o controle de recebimento em dia, ou reaver o montante após o atraso;

• Lembretes de cobrança automáticos: mensagens via e-mail, SMS ou WhatsApp lembram o cliente do vencimento, aumentando a taxa de adimplência;

• Emissão de notas fiscais: conciliação contábil, mantendo as obrigações em dia após o registro de pagamento; 

• Negativação no Serasa: em casos de inadimplência, é possível negativar um CPF ou CNPJ por meio da função Negativação Serasa. 

• Antecipação de recebíveis: libera em caixa os valores que seriam compensados futuramente, mediante pagamento de taxas.

Além de outros recursos de automação, disponíveis pela API de pagamentos, que conectam diversos recursos aos sistemas que você utiliza na sua empresa. 

Abra uma conta digital no Asaas e simplifique o processo de controle de contas a receber com recursos acessíveis e fáceis de gerenciar.