O sistema de cobrança automatizado é uma tendência importante para negócios que pretendem inovar e se adaptar às evoluções mercadológicas. Afinal, ele contribui para equipes enxutas, que buscam otimização de tempo e maior produtividade.
A gestão de cobranças, que antes demandava muito tempo e esforços manuais, agora pode ser realizada com mais eficácia e agilidade. Com isso, a equipe pode se concentrar em atividades estratégicas.
Continue lendo para descobrir as razões para adotar um sistema de cobrança automatizado e como essa tecnologia pode transformar a gestão financeira empresarial.
O que é cobrança automatizada de clientes?
A cobrança automatizada realiza o envio de lembretes, avisos e notificações de pagamento de forma automática, especialmente para clientes com pendências ou atrasos.
Nesse processo, a empresa define previamente a estratégia, como o tom das mensagens, a frequência e o canal de comunicação (e-mail, SMS, WhatsApp, etc.).
Assim, o próprio sistema de cobrança é capaz de iniciar e manter o contato com os clientes, eliminando o trabalho manual da equipe e diminuindo a margem para falhas ou esquecimentos.
Com a possibilidade de definir diferentes níveis de abordagem – desde lembretes de cobrança, até alertas mais incisivos para atrasos – a cobrança automatizada permite uma experiência mais fluida para o cliente e para o negócio.
Quais são as consequências de não automatizar cobranças?
O mercado evolui cada vez mais e exige que as empresas adotem estratégias inovadoras, para melhorar processos e manter a competitividade.
A tecnologia é indispensável para a gestão empresarial e contribui para padronizar e simplificar tarefas que exigiam muito tempo da equipe. Os softwares, por exemplo, são inovações tecnológicas que eliminam a burocracia e otimizam a gestão do negócio.
Por isso, deixar de inserir tecnologia no negócio pode causar consequências sérias, como:
- Perda de vantagem competitiva;
- Maior custo com equipes e processos manuais;
- Maior ocorrência de erros;
- Redução na produtividade da equipe;
- Comprometimento na satisfação do cliente;
- Queda nos resultados e receitas;
- Piora do clima organizacional.
Portanto, manter o processo de cobrança sem automação implica em perder tempo e recursos que poderiam ser direcionados a iniciativas estratégicas.
Em um setor onde eficácia e agilidade são essenciais, a automação de processos se torna um diferencial importante para otimizar resultados e facilitar a rotina da empresa.
Como funciona um sistema de cobrança automatizado?
Empresas de médio a grande porte possuem muitos clientes e, consequentemente, geram muitas informações e dados. Nesse cenário, é comum a necessidade de emitir centenas de boletos diariamente.
Manualmente, essa é uma tarefa extremamente trabalhosa. Além disso, erros humanos podem ocorrer no processo.
Com um software de cobrança automatizado, esse trabalho manual é eliminado. O sistema identifica clientes inadimplentes e envia notificações conforme a estratégia da empresa. Tudo de forma automática e intuitiva, promovendo benefícios significativos.
Após ser configurado, o sistema começa a operar de forma autônoma, enviando lembretes de vencimento e notificações de atraso conforme o cronograma definido.
No Asaas, por exemplo, é possível personalizar os níveis de abordagem baseado na régua de cobrança. Há como programar lembretes sutis antes da data de vencimento e notificações mais assertivas em caso de inadimplência.
Além disso, o sistema oferece relatórios em tempo real, facilitando o monitoramento do status de cada cobrança e permitindo ajustes rápidos quando necessário.
Como um sistema de cobrança automatizado ajuda a reduzir a inadimplência?
Ter uma alta taxa de inadimplência é extremamente prejudicial para os resultados do negócio. No entanto, empresas que utilizam sistemas integrados e soluções de automação, naturalmente têm menos dificuldades em gerir sua carteira de clientes.
Afinal, torna-se mais prático escalar medidas que levam à diminuição do impacto causado por clientes que não honram compromissos — sempre com uma abordagem agradável e que não cause problemas para a imagem da empresa.
Veja abaixo como um software de cobrança automatizado ajuda a reduzir a inadimplência:
1. Processos de cobrança mais simplificados
Emitir manualmente centenas de faturas é complexo, além de demandar tempo e recursos humanos. Isso pode resultar em cobranças enviadas fora do prazo e, consequentemente, em inadimplência.
Com a automação de cobranças, a empresa garante que elas cheguem ao cliente com rapidez e assertividade.
Além disso, softwares automatizados enviam lembretes de pagamento por e-mail e notificações programadas, reforçando os prazos e prevenindo esquecimentos.
2. Maior controle financeiro empresarial
Controlar as finanças nem sempre é uma tarefa simples. Afinal, são centenas de recebimentos e pagamentos, fornecedores, clientes e uma série de outras movimentações financeiras.
Quaisquer informações incorretas ou imprecisas podem levar a enormes problemas e comprometer a saúde financeira da empresa.
Sistemas automatizados permitem emitir relatórios detalhados, monitorar o fluxo de caixa e controlar os prazos de pagamento precisamente. Todos os dados e funções passam a trabalhar no automático e podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer hora.
Vale ressaltar que, com cálculos automáticos, a margem para erros manuais é reduzida. Assim, é mais fácil identificar possíveis problemas e resolvê-los antes que se transformem em inadimplência.
3. Gerenciamento eficaz de clientes
Automatizando o setor de cobranças, a empresa passa a conhecer melhor o perfil dos seus clientes e suas necessidades. Nesse caso, os empreendedores podem conhecer melhor os consumidores, aproveitar oportunidades e adaptar a forma de pagamento.
Essa personalização pode reduzir o risco de atrasos e tornar o pagamento mais conveniente para o cliente, aumentando a chance de recebimentos em dia.
4. Redução de erros humanos nas cobranças
Automatizar tarefas repetitivas, como a emissão de notas fiscais e cobranças, reduz o risco de erros humanos. Afinal, informações incorretas ou prazos incorretos podem levar à inadimplência. Essas falhas são sérias e também podem comprometer a fidelidade e satisfação do cliente.
Com a automação, a precisão nos processos de cobrança e fiscais é garantida. Isso elimina o problema de atrasos causados por falhas humanas e minimiza as chances de atrasos.
5. Geração de relatórios completos
Gerir um negócio significa tomar decisões. Essas devem ser baseadas em dados e não em suposições.
Um sistema automatizado gera relatórios completos sobre a situação financeira e o comportamento de pagamento dos clientes. Assim, o gestor pode monitorar de perto a taxa de inadimplência e tomar medidas preventivas, como lembretes personalizados e condições de pagamento flexíveis.
Com dados precisos, é possível identificar padrões de inadimplência e criar estratégias personalizadas para evitar atrasos.
6. Mais controle na gestão de cobrança
A falta de organização na gestão é um dos maiores problemas nas micro e pequenas empresas, levando a atrasos nas cobranças.
Com o tempo, as atividades vão se tornando mais complexas, já que a quantidade de clientes tende a aumentar. Desafios antes não enfrentados aparecem e, sem ferramentas, recursos ou pessoas, o empreendedor começa a ter dificuldades.
Com a automação, ele passa a lidar com o controle dos pagamentos profissionalmente, facilitando a gestão e evitando que falhas contribuam para a inadimplência.
Como escolher o melhor sistema de cobrança automatizado?
Escolher o melhor sistema de cobrança automatizado requer atenção nas necessidades essenciais do seu negócio.
É crucial que o sistema ofereça funcionalidades como emissão de boletos, envio de lembretes automáticos e gestão de cobranças recorrentes. Veja abaixo outros pontos que devem ser considerados:
- Avalie o volume de transações e a complexidade das cobranças do negócio;
- Verifique se há recursos adicionais, como integração com sistema ERP e geração de relatórios;
- Cheque se a interface é intuitiva, com navegação e configuração facilitada;
- Analise a qualidade do suporte ao cliente e se há diversos canais de atendimento;
- Avalie custos e taxas mensais. Consulte aqui preços e taxas do Asaas;
- Certifique-se que o sistema esteja conforme as normas de segurança de dados e tenha maior proteção contra golpes cibernéticos;
- Procure sobre a reputação da empresa, em canais como o ReclameAqui.
Conte com o Asaas para automatizar suas cobranças
O Asaas é mais que um sistema de cobrança — é uma conta digital completa para empresas de todos os portes, sem mensalidades. Ela foi criada para resolver todo o financeiro do negócio em um único lugar.
Com o sistema, a criação de cobranças e demais processos financeiros são automatizados, permitindo que você dedique mais tempo ao crescimento do seu negócio. Veja abaixo as principais funcionalidades:
- Régua de cobrança automática multicanal (WhatsApp, E-mail, SMS e robô de voz) com consulta e negativação Serasa;
- Diversidade de meios de pagamentos digitais, como Pix, cartão de crédito e boleto;
- Emissão automática de notas fiscais;
- Integração simplificada com a API de pagamentos, garantindo maior facilidade de implementação.
- Suporte técnico 24h, com pessoas de verdade nos canais virtuais Asaas;
- Melhores recursos de segurança, como Tokenização, evitando golpes e ataques cibernéticos.
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