8 tipos de nota fiscal existentes com modelos de exemplo

Conhecer os diferentes tipos de nota fiscal é fundamental para a saúde financeira e organização do negócio. 

Afinal, os sistemas fiscal e tributário brasileiro são complexos e, sem o entendimento correto, a empresa pode enfrentar problemas com os órgãos competentes. 

A seguir, explicaremos quais são e as finalidades de diferentes notas fiscais, seus tipos e aplicações, e como automatizar a emissão. 

Como fazer a classificação de notas fiscais?

A nota fiscal é um documento que formaliza uma transação comercial, registrando a comercialização de produtos ou prestação serviços. 

Uma forma de organizar as notas emitidas e recebidas pela empresa é por meio da classificação. É necessário, portanto, escolher categorias específicas que serão utilizadas para a separação. 

Essa prática assegura o controle das operações e a regularidade fiscal da empresa. 

O acompanhamento fiscal rigoroso é essencial para evitar o crime de sonegação, previsto na Lei 4.729/1965. 

Além disso, essa prática organiza o demonstrativo de resultados e o balanço patrimonial, garantindo a emissão de relatórios financeiros precisos e confiáveis. 

A categorização pode acontecer seguindo alguns critérios específicos: 

• Tipo de nota fiscal: separação conforme a natureza jurídica e operacional do documento;

• Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP): indica a natureza da circulação da mercadoria ou prestação de serviços, orientando a tributação; 

• Por tributos: categorização segundo os tipos de tributos cobrados (ICMS, IPI, PIS, ISS, IRPJ, CSLL, etc.);

• Pela natureza da despesa ou receita: organização segue a intenção da entrada ou saída (venda de produtos, compra/venda de matérias-primas, pagamento de serviços básicos);

O processo pode ser facilitado por meio de softwares de gestão financeira integrados, que armazenam as notas conforme as categorias criadas. 

Quem pode emitir diferentes modelos de nota fiscal?

A emissão de notas fiscais é obrigatória para empresas com Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), Microempreendedores Individuais (MEIs) e, em algumas situações, para pessoas físicas. 

Portanto, toda empresa que comercializa produtos ou presta serviços deve emitir o documento fiscal para recolher os tributos devidos.

A emissão para pessoas físicas dependerá de alguns fatores específicos, sendo mais indicada para prestação de serviços. É importante ressaltar que a emissão de NF para PF possui maior incidência tributária. 

Quais são os tipos de nota fiscal?

Existem diversos tipos de nota fiscal utilizados no mercado. O que vai diferenciar qual será o documento emitido são as atividades realizadas pela empresa. 

Uma única nota fiscal não servirá aos mesmos fins fiscais e tributários de várias atividades. Atualmente, a legislação prevê, basicamente, alguns 8 principais , com algumas divisões e particularidades entre eles. 

Conhecendo esses tipos e subtipos, é possível documentar e realizar a gestão fiscal com base na operação realizada e relacionada à nota. 

Confira quais são os principais tipos de notas fiscais e como cada uma delas se aplica no contexto empresarial: 

1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) registra compra e venda de produtos, de maneira digital, substituindo a antiga nota impressa.

A NF-e reúne todas as informações relevantes da transação, como valor total, produtos comercializados, impostos para empresas incidentes (ICMS, IPI), descontos e dados fiscais da empresa. 

Modelo de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Por se tratar de um documento digital, emitido por alguns meios diferentes, como a Sefaz estadual, prefeitura municipal ou softwares de gestão fiscal, não há um modelo padrão para a NF-e. 

Geralmente, esse registro traz as informações dispostas visualmente da seguinte maneira: 

Porém, a NF-e pode ser utilizada de duas formas: via XML, formato original ou via Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), a versão visual da nota, enviada aos consumidores ou que devem estar presentes na movimentação das mercadorias. 

A Sefaz pode indicar um status para a NF-e, a depender da situação em que ela se encontra: 

• Em processamento: já enviada à Sefaz, mas aguardando para ser processada;
• Autorizada: a nota aprovada e já regular;
• Rejeitada: nota recusada por não atender aos requisitos fiscais. Precisa ser corrigida e emitida novamente;
• Denegada: nota negada por alguma irregularidade envolvendo alguma das empresas da operação. O número da nota não poderá ser reutilizado;
• Cancelada: cancelada pelo emissor, por desistência, erros, ou outro motivo;
• Inutilizada: a nota foi emitida, mas não será utilizada. 

2. Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é o documento fiscal que valida e regulariza as prestações de serviços por empresas. 

Portanto, empresas que prestam serviços como consultorias, cursos, faculdades, escolas, academias, entre outros, precisam emitir este tipo de nota fiscal, conforme a regulamentação do município em que estão registrados. 

Essas notas fiscais também podem ser emitidas por Microempreendedores Individuais (MEIs), considerando a tributação e as atividades econômicas desse tipo de empresa. 

Modelo de Nota Fiscal de Serviços

Este modelo de nota também não é padronizado. Ou seja, cada prefeitura ou estado pode exigir quaisquer informações relevantes, a depender inclusive do tipo de serviço. 

No entanto, haverá sempre a cobrança de Imposto sobre Serviços (ISS), sendo um ponto importante para garantir a regularidade fiscal. 

Algumas cidades já possuem o cadastro no sistema do Governo Federal para a emissão de notas e, visualmente, ela é emitida da seguinte forma: 

Vale ressaltar a importância de contratar um contador para entender qual o procedimento correto para emissão desse modelo de nota.

3. Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A NFC-e é direcionada ao cliente final, emitida majoritariamente pelo varejo, visando armazenar as informações a respeito de transações financeiras. 

A NFC-e foi criada para substituir o cupom fiscal disponibilizado ao fim de uma venda em pontos de venda. 

No entanto, a obrigatoriedade de emissão ainda não se aplica a todos os contribuintes, já o processo de substituição dos documentos está em andamento.

É emitida após uma venda, contendo todas as informações a respeito do produto, valor, imposto cobrado, descontos, etc. Também é uma forma de comprovante de pagamento, mantendo a segurança das transações. 

Portanto, serve como comprovação legal ao consumidor que adquiriu algum produto, além de demonstrar os custos dessa operação para processos fiscais. 

Modelo de Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Esse modelo de nota fiscal pode ser emitido tanto pela Sefaz estadual, ou por sistemas de frente de caixa que já homologados. 

Para realizar a emissão dessa nota, é preciso possuir certificado digital e o cadastro na Secretaria da Fazenda. Veja exemplo mais comum: 

Vale destacar que a presença do QR code é obrigatória, permitindo que o consumidor acesse os detalhes da nota fiscal por meio da chave de acesso.

4. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Documento que fiscaliza os serviços de transporte, estaduais ou municipais, por qualquer modo: ferroviário, aéreo, rodoviário, aquaviário ou dutoviário. 

Assim, documenta e fiscaliza o transporte de produtos e matérias-primas no território brasileiro.

O CT-e evita a emissão duplicada de notas fiscais (tanto da empresa que revende quanto da transportadora) e substitui as antigas Notas Fiscais de Serviço de Transporte impressas.

Modelo de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

A Secretaria da Fazenda estadual deve autorizar a emissão da documentação, mediante assinatura digital e versão oficial em XML. Também pode ser emitido em sistemas homologados com integração à Sefaz. 

Neste caso, o documento precisa possuir algumas informações, como: valor do serviço, informações da nota fiscal do produto, impostos, além de remetente e destinatário. 

5. Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)

A Nota Fiscal Avulsa (NFA-e) é ideal para empresas que não possuem a obrigatoriedade de emissão de NF-e, mas necessitam deste comprovante fiscal esporadicamente. 

Por exemplo, MEIs, micro e pequenos negócios, e também pessoas físicas, podem se beneficiar deste modelo de documento. A ideia é que sejam iguais às notas fiscais normais, mas emitidas em menor volume. 

Isso acontece porque essas empresas possuem tributações diferentes em comparação com outros tipos de negócios. Assim, conseguem realizar esse processo nos sites das prefeituras municipais (ou, no caso dos MEIs, pelo site do Governo Federal). 

Para emiti-la, é necessário que o empreendedor tenha um cadastro do negócio no sistema e esteja regularizado junto ao seu município e estado. Por causa disso, as regras para esse tipo de nota podem variar conforme a região.

6. Nota Fiscal de Remessa

A Nota Fiscal de Remessa é gerada quando uma empresa movimenta um bem sob o qual já existe uma operação fiscal registrada. 

Ou seja, esse registro é emitido quando não há uma venda, e sim para acompanhamento da mercadoria durante o transporte.

Ele informa que o produto está sendo enviado para conserto, doação, demonstração, venda fora do estabelecimento ou armazenamento. Por isso, não se faz necessário pagar impostos uma segunda vez.

Modelo de Nota Fiscal de Remessa

A NF de remessa pode ser emitida pelo sistema de emissão da empresa ou pela Sefaz. Neste caso, utiliza-se a NF padrão registrar a movimentação. No entanto, na área de “Dados Adicionais”, é preciso informar a intenção da nota. 

Por exemplo: explicar, nos campos do registro, o produto está sendo movimentado para um fim específico, seja conserto conforme garantia ou para mudança de filial para mostruário. Veja:

7. Nota Fiscal de Entrada

A nota fiscal de entrada regulamenta a compra, devolução ou retorno de mercadorias ao estoque empresarial, além de registrar novas prestações de serviço. 

Nesse caso, entendem-se como mercadorias os produtos que serão comercializados, matéria-prima para a fabricação, produtos para revenda ou o serviço que será prestado para o fim de comercialização. 

Além de regulamentar as movimentações, auxilia a gestão financeira e o controle do estoque, com maior precisão nas informações prestadas em relatórios, documentos, etc. 

Modelo de Nota Fiscal de Entrada

Neste caso, a emissão fica por parte do destinatário, e não do remetente, para garantir a entrada do bem no estoque. Pode-se emitir pelo sistema próprio de NF-e, quando for necessário. 

É preciso informar, no campo de “Dados Adicionais”, a finalidade da nota, registrando qual é a movimentação: entrada de mercadoria, devolução de produtos, entre outras coisas. 

8. Nota Fiscal Complementar

Este documento fiscal permite corrigir possíveis erros ou complementar as informações de notas fiscais já emitidas. 

Ao invés de cancelar uma nota e emiti-la novamente, a NF complementar informa os dados faltantes. Entretanto, esse procedimento só pode ser realizado em um prazo de 24 horas após a emissão da nota fiscal original. 

Além disso, esse registro complementar não pode substituir o original, ambos devem ser apresentados juntos, a fim de garantir a integridade das informações. 

É possível corrigir valores, quantidades de itens ou o valor dos impostos cobrados. 

Modelo de Nota Fiscal Complementar

Neste caso, como não substitui a nota anterior e só complementa as informações, deve referenciar a chave da nota original. 

Pode ser gerada pelo sistema emissor de nota fiscal da empresa, com opção para nota complementar, ou pela Sefaz. No entanto, deve ser criada no mesmo sistema que a nota original. 

Veja exemplo: 

É possível automatizar a emissão de notas fiscais?

Sim, a automação é uma excelente forma de otimizar o processo de emissão de notas fiscais, reduzindo erros manuais e aprimorando a gestão fiscal da empresa.

Afinal, a gestão inadequada das notas fiscais pode gerar altos custos, como multas e problemas com a fiscalização. 

Existem diversas plataformas, integradas às prefeituras municipais, que oferecem a automação da emissão das notas, unificando a gestão de cobrança à gestão fiscal. 

O Asaas, por exemplo, oferece a emissão de notas fiscais de serviços, além da integração com um sistema ERP que suporta outros comprovantes.

Use o Asaas para emitir diversos tipos de nota fiscal

O Asaas é uma plataforma de gestão financeira que oferece diversos recursos para empresa, reunidos em um único lugar. 

Uma de suas funcionalidades é a automação da emissão de notas fiscais, após a integração completa com a prefeitura municipal. 

Pela plataforma, é possível emitir notas avulsas, sem relação às cobranças criadas, ou de maneira automática, logo após a criação de uma fatura.  

Ao utilizar o sistema do Asaas, a empresa se beneficiará da redução dos custos operacionais, focando nas etapas que mais fazem sentido. 

Atualmente, é possível emitir alguns tipos de notas fiscais, por meio da conta digital ou pelo sistema ERP integrado: 

• NFS-e;
• NF-e;
• NFA-e;
• NFC-e; 
• Notas de entrada;
• Notas complementares. 

Conheça todos os tipos de notas fiscais disponíveis no Asaas e cuide da gestão fiscal de sua empresa.