A emissão de boletos é uma das formas mais usadas pelas empresas para receber pagamentos de seus clientes por serviços ou produtos. É uma alterativa aplicada a pagamentos. Por isso, saber qual a melhor forma de emitir os boletos junto ao banco faz toda diferença.
Nesse sentido, a criação de uma carteira de cobrança é uma boa alterativa para melhorar o desempenho do recebimento de pagamentos e manter as receitas.
Mas, para isso, é importante saber o que é a carteira de cobrança para boletos, a fim de desenvolver uma boa gestão e preservar a saúde financeira empresarial. Pensando nisso, explicaremos como funciona e daremos dicas valiosas para gerenciá-la!
O que é uma carteira de cobrança?
A carteira de cobrança é um serviço que vincula todos os boletos gerados por uma empresa a um banco. Ao emitir um boleto, a empresa deve notificar a instituição financeira que, por sua vez, monitora e acompanha o processo de pagamento.
Além disso, o banco também é responsável por identificar qualquer alteração nos dados, como data de pagamento, informações do cliente e atrasos. Assim, no ato do pagamento, o banco recebe os valores, confere e envia para a conta vinculada na carteira de cobrança.
Ou seja, a carteira é um serviço contratado para a gestão de cobranças. Por isso, antes da contratação, é preciso avaliar todas as opções disponíveis, a fim de encontrar uma carteira que se enquadre no perfil do seu negócio.
Quais são os tipos de carteiras de cobrança?
Ao procurar uma instituição financeira, as empresas poderiam encontrar duas opções de carteira de cobrança disponíveis. Ambas correspondem à forma como a emissão dos boletos é tratada: as carteiras de cobrança registradas e as não registradas.
Embora já tenham existido outros tipos de carteira de cobrança, a que está em vigor desde 2017 é a registrada. No entanto, entender mais sobre as outras opções é importante para compreender melhor o assunto.
Isso porque a Federação Brasileira de Bancos (Febraban) decretou o fim da carteira de cobrança não registrada, pela falta de segurança no processamento de informações. Desde então, a única opção disponível é a registrada. Mas, ainda existem outras formas de cobrança bancária disponíveis, além da carteira.
Outros tipos de cobrança por boleto registrado
A carteira de cobrança é uma das formas descritas nas cobranças bancárias. Já as cobranças bancárias englobam diversas outras modalidades, que passam pelo sistema de bancos.
Essas emissões podem ser intermediadas pela instituição, que podem auxiliar no controle financeiro empresarial, ou podem ficar sob responsabilidade integral da empresa. Explicaremos abaixo os diferentes tipos de cobranças para boletos registrados.
Cobrança simples
Como o nome já sugere, é a forma de cobrança mais simples, em que a empresa gera o boleto e envia diretamente ao cliente. Ou seja, assim que o título é colocado para cobrança, ao ser quitado, já tem os valores debitados automaticamente.
Nesse processo, o banco é responsável por acompanhar o processo, receber os valores e repassar para a conta vinculada a carteira. É o modelo de boleto mais comum do dia a dia.
Cobrança direta
Para negócios com grande volume de vendas, a cobrança direta é a melhor alternativa, geralmente com a utilização de um sistema próprio para a emissão dos boletos.
O banco fornece um software a empresa que permite a emissão ágil dos boletos, com maior autonomia e diretamente, otimizando processos. Nesse processo, é comum que a própria empresa acompanhe o processamento do boleto.
Com plataformas eficientes como o Asaas, é possível realizar todo o processo de emissão, acompanhamento, envio de notificações de cobrança e até mesmo, possível negativação.
Cobrança rápida
Nesse modelo de cobrança, empresas que trabalham com prazo de faturamento menor que 5 dias podem se beneficiar. Assim como na cobrança direta, a própria empresa pode gerar boletos, mas devem registrá-los na instituição.
Isso não acontece na cobrança direta, que gera automaticamente boletos já registrados. No entanto, ainda é uma opção para empresas que buscam mais agilidade na geração de cobranças.
Cobrança indexada
A cobrança indexada é aquela que não tem valores fixos, como o câmbio de moedas, compras internacionais e outros. Ela variará conforme o índice que está associada, e pode variar a partir do dia do pagamento.
Portanto, é uma cobrança de valores variáveis, com utilidade em casos específicos, que devem ser avaliados pela empresa. É semelhante ao que acontece em compras no cartão de crédito internacional, o título varia conforme o câmbio do dia em que for gerada.
Cobrança vinculada
A cobrança vinculada é uma opção para a empresa receber o valor do boleto de forma instantânea. Nesse tipo de cobrança, o banco realiza o pagamento imediato, em forma de antecipação de boleto, pago quando o cliente efetua a quitação.
Esse processo pode acontecer em duas formas:
- Caucionada: a empresa cede títulos bancários, como duplicatas, como garantia de crédito. Assim que os títulos são quitados, são amortizados ou substituem a garantia;
- Descontada: o banco se torna credor da dívida, porém, caso o cliente inadimplente atrase o pagamento, a empresa pagará juros ao banco.
Como gerenciar uma carteira de cobrança?
A gestão da carteira de cobrança é fundamental para os resultados da empresa, por ter influência direta nas receitas mensais. Sendo assim, toda instituição deve ter atenção redobrada e contar com alterativas que sejam vantajosas e seguras.
Gerenciar uma carteira de cobrança de forma eficiente mantém o fluxo de caixa saudável e reduz a inadimplência. Com o crescimento do número de transações e boletos gerados mensalmente, ter controle sobre o processo de cobrança é essencial para as empresas.
Isso envolve não apenas acompanhar os pagamentos e vencimentos, mas também adotar estratégias e ferramentas que facilitem o monitoramento e a recuperação de valores de forma ágil e organizada. Veja algumas formas de manter a gestão das cobranças:
1. Entenda a quantidade de boletos emitidos mensalmente
O volume de boletos emitidos impacta diretamente na gestão da carteira de cobranças. É essencial ter uma visão clara da quantidade de boletos gerados a cada mês, o que ajuda a prever o trabalho envolvido, além de permitir uma organização mais eficiente dos prazos e das ações de cobrança.
Com esse acompanhamento, é possível identificar falhas e ajustar as estratégias, caso necessário. Além de garantir maior previsibilidade de receita, organizando o planejamento anual da empresa para tornar o processo mais eficiente.
2. Monte uma régua de cobranças
Estabelecer uma régua de cobrança é fundamental para manter a organização e aumentar a eficiência na recuperação de valores.
A régua de cobrança define as ações a serem tomadas em cada etapa do processo, desde a emissão do boleto até as medidas pós-vencimento, como o envio de lembrete e a oferta de opções de renegociação.
Essa padronização garante que o cliente seja abordado adequadamente, no momento certo, e aumenta as chances de pagamento. No Asaas é possível configurar o envio de notificações automáticas, possibilitando a escolha dos meios pelos quais o cliente receberá as notificações.
3. Contrate uma plataforma para gestão de boletos
A tecnologia é uma grande aliada na gestão da carteira de cobrança. Utilizar um sistema para emissão de boletos, como o do Asaas, que permite a emissão online, simplifica o processo, reduz erros e automatiza grande parte das operações.
Isso resulta em economia de tempo e em maior controle sobre as cobranças, além de facilitar o acompanhamento das liquidações.
Um sistema de controle de boletos permite a gestão integrada da sua carteira de cobranças, com relatórios detalhados que ajudam a acompanhar o status de cada pagamento e identificar inadimplência com facilidade.
Ao automatizar a cobrança com o Asaas, você não apenas economiza tempo, mas também reduz o risco de erros e melhora a experiência dos seus clientes, oferecendo diversas opções de pagamento.
Com a plataforma Asaas, você tem os seguintes serviços:
- Automatização de processos de cobrança;
- Consulta e negativação no Serasa;
- Emissão e envio de NFS-e;
- Formas de pagamento diversificadas;
- Antecipação de boletos;
- Acesso por smartphones no Aplicativo (iOS, Android); e muito mais!
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Como identificar a numeração de tais carteiras?