Como o sistema de cobrança de inadimplentes auxilia sua gestão financeira

A inadimplência é um dos principais desafios de organizações enfrentam. Sua existência causa um impacto em cadeia que compromete o fluxo de caixa, a previsibilidade financeira e até a estratégia de crescimento. 

Para enfrentar esse cenário, cada vez mais empresas recorrem a sistemas de cobrança de inadimplentes, buscando automatizar processos, melhorar a comunicação com clientes e aumentar as chances de recuperação de valores.

Mas será que o seu negócio precisa de uma ferramenta específica? Como escolher a solução ideal e o que esperar dela? É isso que detalhamos a seguir. Continue a leitura!

É necessário ter um sistema de cobrança de inadimplentes específico? 

A melhor resposta para esta pergunta é: sim, apesar de depender de empresa para empresa. Afinal, são diversos pontos a se considerar antes da contratação de um sistema de cobrança de inadimplentes. 

Por exemplo, qual é o estágio de maturidade da sua operação? Ou, ainda, de quais formas a inadimplência financeira impacta o dia a dia da sua empresa? 

Negócios que lidam com grandes volumes de clientes, prazos de pagamento extensos ou cobranças recorrentes, dificilmente conseguem gerenciar manualmente sem incorrer em falhas. 

Além disso, métodos tradicionais, como ligações isoladas ou planilhas de controle, não oferecem visibilidade completa sobre a situação da sua empresa. 

Com isso, você negligencia prazos, negociações e valores em aberto. A partir dessas observações, portanto, é possível entender que um sistema de cobrança de inadimplentes não é somente uma ferramenta de apoio.

Ele vai atuar como um mecanismo estratégico para garantir liquidez e sustentabilidade financeira ao seu negócio. 

Considerado essas informações, e também se a inadimplência representa uma fatia relevante do seu negócio, você vai precisar de um sistema de cobrança efetivo. 

Quais os critérios para escolher sistema de cobrança ideal?

Ao avaliar que esta é a melhor solução para você, o sistema de cobrança de inadimplentes deve estar alinhado tanto à complexidade do seu negócio quanto às particularidades do setor em que atua. 

Não basta somente escolher pelo preço, ou pela interface. É preciso analisar alguns critérios-chave:

• Escalabilidade com o negócio: o sistema deve suportar um crescimento sistêmico da empresa, sem necessidade de troca;

• Automatização de etapas críticas: oferece ferramentas que automatizam os processos de cobrança, com funcionalidades como lembretes automáticos, régua de cobrança por e-mail, SMS e WhatsApp;

• Confiabilidade e suporte: não basta ter uma boa tecnologia; o parceiro precisa oferecer suporte consultivo e estar disponível para ajustes e melhorias contínuas;

• Flexibilidade de negociação: funcionalidades como parcelamento, descontos programados e emissão de acordos são diferenciais que aumentam a taxa de recuperação.

Esses critérios ajudam a diferenciar ferramentas básicas de soluções realmente transformadoras.

Quais os custos de aquisição e manutenção do sistema de cobrança de inadimplente?

Os valores para o uso de um sistema de cobrança de inadimplentes podem variar conforme alguns critérios: fornecedor, modelo de cobrança, custos de implementação, infraestrutura, entre outros pontos. 

Alguns dos principais sistemas podem trabalhar das seguintes formas: por meio de taxas fixas, por percentual sobre transações ou com planos híbridos. 

Porém, o mais importante é avaliar não apenas o custo direto, mas o retorno sobre investimento (ROI).

Um sistema que reduz a inadimplência em 20% ou 30%, gera resultados financeiros muito superiores ao valor da mensalidade ou taxa paga ao fornecedor. Nesse sentido, o custo deixa de ser despesa e passa a ser um investimento estratégico.

Como um sistema de cobrança de inadimplente impacta os processos internos?

A transformação de um sistema de cobrança de inadimplentes traz impactos para diversas áreas da sua empresa. Isso porque o processo e gestão de cobranças deixa de ser uma tarefa manual e reativa, para se tornar parte integrada da estratégia organizacional.

Por exemplo, os colaboradores passarão menos tempo realizando controles manuais. Além disso, a gestão pode criar uma política de crédito mais assertiva, com base no perfil dos clientes inadimplentes e demais insights do monitoramento. 

Os sistemas de cobrança de inadimplentes também oferecem relatórios, que baseiam a tomada de decisões mais segura sobre investimentos, fluxo de caixa e crescimento.

Essa integração gera maior previsibilidade, reduz gargalos e permite que os colaboradores foquem em atividades estratégicas. 

Quais as principais funcionalidades um sistema de cobrança de inadimplentes deve oferecer?

Um sistema de cobrança de inadimplentes eficaz deve ir além de gerar boletos e enviá-los ao consumidor. 

Ele precisa atuar como um hub central de cobrança, reunindo todas as etapas do processo em um só lugar. Afinal, é aqui que muitas empresas percebem a diferença entre soluções genéricas e plataformas completas, como o Asaas. 

A partir disso, é possível considerar alguns recursos indispensáveis para se ter em um bom sistema de cobrança de inadimplentes, como: 

1. Diversidade de meios de pagamento para aumentar a taxa de recebimento

Uma das principais frustrações de quem cobra é ouvir: “não consigo pagar desse jeito”. Com certeza, você já deve ter se deparado com uma situação dessas. 

O que acontece é que muitos negócios ainda limitam os clientes a uma ou duas formas de pagamento. E, consequentemente, isso reduz consideravelmente as chances de quitação.

Porém, optar por um sistema que oferece múltiplas formas de pagamento é expande os horizontes no momento da sua cobrança. 

Por exemplo, ao usar o sistema de cobrança do Asaas, você pode disponibilizar ao seu cliente: Pix, boleto, carnê, cartão de crédito ou links de pagamento personalizados. 

Assim, você oferece flexibilidade na negociação e reduz objeções no momento da quitação, aumentando diretamente a taxa de recuperação.

Veja os meios de pagamento disponíveis no Asaas.

2. Comunicação integrada com régua de cobrança multicanal 

Um erro comum é depender somente de ações manuais para cobrar os valores em aberto. Esse tipo de abordagem gera atrasos, aumenta os custos da equipe e ainda pode desgastar o relacionamento com o cliente.

Um sistema de cobrança eficiente centraliza a comunicação e automatiza o envio de lembretes. 

E uma das formas mais comuns de realizar esse processo é por meio de uma régua de cobrança. Com ela, é possível personalizar as datas de cobrança antes e após o vencimento, escolhendo os meios de envio e personalizando a mensagem. 

No Asaas, a régua de cobrança é multicanal e programada de acordo com cada perfil de cliente. Assim, conhecendo os diferentes perfis, é possível enviar lembretes via SMS, WhatsApp, e-mail e até notificações por voz.

Isso torna a cobrança mais profissional e constante, não invasiva, mantendo o cliente informado sobre seus débitos e prazos.

Conheça a régua de cobrança personalizável do Asaas. 

3. Histórico centralizado de informações do pagador

Negócios que fazem cobranças manuais geralmente sofrem com registros espalhados em planilhas ou mensagens de aplicativos. Embora esses registros sejam ótimas formas de começar a organização financeira, acabam se tornando obsoletos com o crescimento. 

Afinal, pequenos erros ou desatenções geram retrabalho e aumentam o risco de erros. E, por isso, é necessário buscar um sistema que faça o registro centralizado de todas as cobranças, com as interações de cada uma. 

No Asaas, cada cobrança fica registrada automaticamente em um painel, que reúne informações sobre status, notas fiscais, notificações enviadas, entre outros pontos. 

Isso dá mais segurança ao processo e permite que qualquer pessoa da equipe acompanhe a jornada sem depender de controles paralelos.

4. Automação do processo de negativação

Se, apesar de todo o esforço feito para renegociar os valores em aberto, o cliente ainda assim continua sem dar um retorno, é preciso passar para uma próxima etapa. 

Para isso, o sistema de cobrança deve oferecer formas de formalizar a dívida, assim que se esgotarem as formas de combater a inadimplência. 

É comum realizar o protesto de boletos no cartório, ou a negativação do CPF ou CNPJ do cliente em órgãos de proteção ao crédito. 

No Asaas, esse processo pode ser feito a partir da funcionalidade de negativação Serasa, diretamente na plataforma. 

Isso significa que, em poucos cliques, o cliente pode ter seu nome negativado por conta da  fatura em aberto pode. Esse recurso aumenta a efetividade da cobrança sem demandar esforço operacional extra, garantindo respaldo jurídico e mais chances de recuperação.

É possível integrar o sistema de cobrança de inadimplentes com outras plataformas?

Se você utiliza outros sistemas em seu negócio, integração com outros sistemas é um quesito muito importante para avaliar. Afinal, não adianta ter um sistema automatizado, se você ainda tiver o trabalho manual de passar as informações para outras plataformas, certo? 

Muitos negócios ainda sofrem com retrabalho: emitem uma cobrança no financeiro, depois replicam no ERP e, por fim, enviam dados manuais à contabilidade. Além de desperdiçar tempo, essa duplicação aumenta o risco de erros.

Sistemas de cobrança modernos se conectam a ERPs, CRMs, e outras plataformas. Isso significa que a cobrança não funciona isolada, mas como parte de um ecossistema digital que centraliza informações, evita retrabalho e aumenta a eficiência em todas as áreas da empresa.

Com um sistema integrado, todos os setores têm acesso às mesmas informações em tempo real. 

O Asaas é um exemplo de sistema que realiza essa integração. Além de ter um ERP gratuito integrado à sua plataforma, também permite a integração a diversos outros sistemas via API. 

Conheça o ERP do Asaas. 

Como o Asaas auxilia na cobrança de inadimplentes?

O Asaas é uma ótima opção para ultrapassar as limitações que a falta de um sistema de cobranças traz. 

Em sua plataforma, é possível centralizar todas as etapas da cobrança em um único lugar. Isso significa que, com o Asaas, o seu time financeiro não precisa se dividir entre planilhas, bancos e ferramentas paralelas.

Pelo contrário, você poderá usufruir de diversos recursos de combate à inadimplência, como a régua de cobrança personalizada. Além de diversos meios de pagamento, para facilitar a negociação. 

Você ainda tem acesso aos recursos de negativação no Serasa, ERP gratuito e acompanhamento do status das faturas em tempo real.

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