Um dos setores mais importantes dentro do ambiente corporativo, dos grandes aos pequenos negócios, é o financeiro. Isso porque ele é o responsável por áreas fundamentais, como a tesouraria, a controladoria e a fiscal, e fazer uma gestão centralizada desses processos é fundamental.
Portanto, para evitar desgastes e perdas financeiras e de tempo, é importante entender como reunir todas essas tarefas em processos que otimizem os esforços e tornem tudo mais prático e eficiente, com softwares de manutenção e gestão, centralização de dados e compartilhamento de dados, entre outros.
Quer saber como fazer uma gestão centralizada de processos financeiros de maneira eficiente e otimizada? Então, este artigo é para você.
O que é uma gestão de centralizada?
Em muitos negócios, os processos financeiros são feitos de maneira descentralizada, ou seja, realizados por pessoas distintas e, muitas vezes, feitos de forma manual, com utilização de agendas físicas e habilidade humana. Isso tudo gera um desgaste e demanda mais tempo de execução.
Além disso, prejudica atividades indispensáveis para a saúde financeira do negócio, gerando faturamentos insuficientes, auditorias incompletas ou que não podem ser processadas, contas a pagar e a receber fora dos prazos combinados, entre outros.
No entanto, para que esse tipo de contratempo não ocorra, a gestão centralizada de processos pode ser a solução do problema de muitos empreendedores e empresários. Mas é preciso saber como colocá-la em prática. É isso que você vai conferir a seguir. Continue a leitura!
Quais as vantagens da gestão centralizada?
Já é fácil compreender o porquê da importância da gestão centralizada de processos financeiros e algumas das maneiras de fazer isso, não é mesmo? Mas, para que fique ainda mais clara a relevância dessa adaptação, separamos algumas das vantagens de colocar essa estratégia em prática nos negócios. Confira nas próximas linhas.
Mais velocidade nos processos
Com a centralização, todos os processos podem ser otimizados e os ganhos não são apenas financeiros, pois a velocidade com que podem ser realizados também é outra vantagem. Sem a necessidade de atualização de planilha e gráficos de forma manual e nem de checar individualmente as áreas do financeiro, tudo pode ser feito de forma automatizada.
Redução de custos
Muitos custos podem decorrer de atraso de pagamentos, da negligência ou da falta de tempo com o setor de contas a pagar e a receber, bem como da gestão de contas bancárias e das transações entre diferentes companhias. Com uma gestão centralizada, todo esse processo pode ser automatizado e simplificado, evitando perdas significativas de dinheiro.
Facilidade em localizar informações
Informações em grande quantidade são armazenadas e arquivadas, em gráficos para análise e documentação e em agendas futuras. Ao implementar um único sistema que gerencia tudo, cumpre prazos e apresenta análises completas das situações atuais e projeções futuras, o setor financeiro pode focar atividades mais imediatistas e processos mais complexos e que demandam mais atividade humana.
Maximização da segurança
As ferramentas tecnológicas para o setor financeiro estão cada vez mais avançadas e com um forte padrão de segurança para investimentos e outras atividades. Com a possibilidade de compartilhar essas informações com pessoas autorizadas de maneira criptografada e com o auxílio de especialistas, você garante a segurança das informações e faz com que elas sejam compartilhadas de forma mais ágil.
Implementar um sistema de centralização é uma alternativa para empresas que pretendem otimizar seus processos e atualizar o setor financeiro, dando mais espaço para que colaboradores invistam tempo em outras atividades. Por isso, é importante saber como fazer e entender as ferramentas possíveis no mercado.
Como fazer gestão centralizada dos processos financeiros?
É possível fazer a gestão centralizada da sua empresa de maneira que deixe tudo automatizado ou fazer com que os esforços sejam responsabilidade de um número menor de funcionários, fazendo com que algumas pessoas que ocupem cargos estratégicos sejam responsáveis por essa gestão.
A utilização de tecnologias em diversas atividades do setor financeiro é uma das excelentes alternativas para otimizar todo esse trabalho que, mesmo sendo de extrema importância, não precisa ser desgastante. Para tanto, é preciso conhecer as maneiras de automatizar processos e implementá-los dentro das necessidades de cada negócio ou empresa.
1. Centralizar as contas a pagar e a receber
Lidar com o pagamento de diversos fornecedores em bancos variados, conciliar dados de boletos gerados, fazer uma autorização manual desses pagamentos e contar com o tempo e com a dedicação de uma única pessoa responsável pode ser desgastante, trabalhoso e até desnecessário.
Com uma solução de pagamento automatizada, você centraliza e otimiza todos os processos de pagamentos de fornecedores, funcionários e impostos em uma mesma ferramenta. Isso minimiza as margens de erro, reduz a dependência de um único funcionário e evita o atraso de pagamentos.
2. Concentrar as informações de investimentos
Manter o controle e monitorar os recursos investidos ao diversificar a carteira de aplicações não é tarefa fácil. Ao utilizar a tecnologia para o controle de investimentos, você alcança uma velocidade superior nesses processos, reúne todas as informações dos investimentos, simplificando o acesso a elas, tem acesso a relatórios e gráficos mais precisos para comparar e entender o rendimento e muito mais.
3. Centralizar a tesouraria
Com uma tesouraria centralizada, o seu negócio passa a ter uma relação com os bancos de forma mais otimizada e agilizada. Isso elimina a duplicação de esforços em operações de hedgins e evita que as negociações precisem de traders e recursos próprios, redução de juros e controle sobre transações dos pagamentos interbancários, o que minimiza custos e evita desperdícios desnecessários.
Automação de análise e resultados de investimentos, contas a pagar, negociações, calendários de planejamento, entre outras atividades importantes em um negócio, são algumas das possibilidades e vantagens de aderir a uma gestão centralizada de processos financeiros. Portanto, avalie o que melhor supre a necessidade do seu negócio e do setor e ponha em prática para ter resultados mais satisfatórios.
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