Gestão de pagamento

Como fazer o controle de pagamento de mensalidade? 5 formas

Publicado em . Atualizado em
Por Jeferson Leandro Kortbein . Tempo de leitura: 8 mins
Empreendedora realizando o controle de pagamento de mensalidades, enquanto olha em um papel e digita em calculadora.

Empresas e instituições que vendem serviços ou produtos recorrentes precisam manter o controle de pagamento de mensalidade. Gerenciar essas transações mantém a saúde financeira da organização, além de proporcionar uma experiência positiva aos clientes

Afinal, diversos clientes escolhendo a recorrência, em datas diferentes, pode gerar confusão para o fluxo de caixa. Portanto, contar com a ajuda da automação e de plataformas financeiras pode ser o diferencial para a organização financeira empresarial. 

Por isso, é importante entender como realizar o controle de pagamento de mensalidades, qual é a importância desse processo e como a automação pode auxiliar na rotina empresarial. Continue nas próximas linhas!

O que é o controle de pagamento de mensalidade?

A criação e a gestão de mensalidades envolve a gestão e monitoramento das transações financeiras recorrentes que a empresa recebe de seus clientes. 

Este processo inclui: a emissão de cobranças, a verificação de recebimentos, a identificação de atrasos ou inadimplências, e a comunicação com os clientes sobre seus pagamentos. 

Segundo pesquisa feita pela Fundação Dom Cabral, atualmente, a gestão e organização financeira são os principais desafios enfrentados pelos micro e pequenos empreendedores. O estudo aponta ainda que um dos principais erros é pela falta de ferramentas de controle financeiro. 

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Portanto, o controle de pagamento de mensalidade torna-se essencial para o sucesso empresarial, principalmente com os recursos corretos para a organização. 

Qual a importância do controle de pagamento de mensalidade?

Gerenciar essas transações não só mantém a organização e gestão de recebíveis, mas garante à empresa um fluxo de caixa mais preciso. 

Além disso, o processo de controle de pagamentos também pode proporcionar uma experiência positiva para os clientes, evitando cobranças indevidas durante o processo.  

Existem alguns outros pontos que tornam o controle de pagamento de mensalidades um processo interno essencial. Confira as principais vantagens:

  • Organização de fluxo de caixa: manter um controle rigoroso das mensalidades assegura que a empresa tenha uma visão precisa das entradas e saídas financeiras, permitindo monitorar os recebíveis. Esses dados baseiam um planejamento financeiro mais eficaz e estratégico, dando base para previsão de receitas.
Imagem mostra o demonstrativo de fluxo de caixa saudável.
  • Redução da inadimplência financeira: um sistema organizado facilita a identificação de clientes com pagamentos atrasados, permitindo ações de cobrança como lembretes e negociação de prazos.
  • Eficiência operacional: a automação pode facilitar diversas operações da empresa, como a emissão de cobranças, a reconciliação de pagamentos, envio de notificação de pagamento, etc. Além de reduzir a carga de trabalho manual e minimizar os erros, ela libera tempo para outras atividades importantes. 
  • Previsibilidade de receita: ao controlar os pagamentos da mensalidades, é possível prever o volume financeiro que movimentado no futuro pela empresa. E, com isso, criar estratégias, realizar investimentos ou, ainda, solicitar a antecipação de recebíveis, para momentos de fluxo de caixa instável.  

Como fazer o controle de pagamento de mensalidade?

Existem estratégias que podem ser utilizadas para facilitar o controle de pagamento da mensalidade de clientes. Afinal, neste modelo de negócio, a recorrência ou assinatura devem ser funcionais para o cliente receber pelo que está pagando. 

Dessa maneira, essas estratégias visam a organização da empresa, garantindo que todos os pagamentos sejam feitos corretamente, e a empresa saiba de são as entradas financeiras. 

Assim, algumas das práticas tradicionais de organização do caixa empresarial podem ser incorporadas no dia a dia. Veja algumas das estratégias mais comuns: 

1. Estabeleça uma rotina de organização

Para garantir um bom resultado no controle de pagamento de mensalidades, o ideal é começar estabelecendo uma rotina. 

Ou seja, abra espaço para o momento de criação de faturas, envio de lembretes de cobrança, atualização de vencimentos e conferência das entradas. O ideal que a conferência dos valores seja feita imediatamente, para evitar esquecimentos e erros que podem prejudicar a análise do fluxo de caixa. 

Assim, com base nesta rotina criada, é mais fácil de manter o planejamento financeiro estabelecido para a empresa no plano de negócios

2. Use uma planilha de controle de pagamentos de clientes

A planilha é o recurso mais comum para a organização de finanças. Ela pode ser utilizada de diversas formas, tanto para entender os gastos quanto os recebimentos. Além de também possibilitar o acompanhamento de recorrências, prazos de encerramento, etc. 

Ou seja, todo o controle do fluxo de caixa pode ser realizado por meio de planilhas financeiras. Elas devem conter: valores, prazos, formas de pagamento, status, etc. Todas as informações que achar necessárias para o acompanhamento das entradas. 

O Asaas possui um modelo de planilha de fluxo de caixa pronto, confira!

3. Organize as informações de clientes

Utilizar a planilha pode colaborar com a organização das informações de seus clientes e, ainda, ajudar em uma análise futura sobre esses dados. Além disso, ter esses dados pode contribuir com a definição do seu público-alvo.

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Entendendo as formas de pagamento preferidas, ou os dias de vencimento mais comuns, é possível criar estratégias para atrair novos consumidores para a empresa e, consequentemente, aumentar as vendas. 

4. Ofereça diversas formas de pagamento e condições especiais 

Ao dispor ao consumidor as formas de pagamento e condições especiais do fechamento, é possível conquistá-los a fechar negócio com a empresa. Assim, haverá mais pagamentos recorrentes entrando e maior previsibilidade de receita. 

No entanto, ao dispor de formas de pagamento e condições específicas, você também tem maior controle sobre atrasos, falhas no pagamento, etc. Geralmente, as formas mais buscadas pelos consumidores, são: boleto, Pix, cartão de crédito ou débito, entre outras. 

formas de pagamento e como usá-las.

5. Utilize de tecnologia para automatizar o controle de pagamento de mensalidade

Atualmente, a tecnologia já desenvolveu formas de acompanhar e controlar o pagamento de mensalidades de forma automática. Ou seja, existem diversas plataformas e softwares que facilitam o acompanhamento dos recebíveis. 

Por exemplo, o Asaas permite a automação do processo inteiro, da criação de uma cobrança por assinatura, até o envio de notificações. Até a emissão de relatórios já traz informações a respeito de entradas e saídas. 

O uso da automação auxilia no processo de gestão de recebíveis, fluxo de caixa, além de dar informações mais precisas para a tomada de decisões conscientes acerca do negócio.

Como fazer a automação do controle de pagamento de mensalidade?

Existem várias ferramentas disponíveis que podem ajudar a gerenciar e monitorar as finanças, automatizando processos e reduzindo erros. 

O Asaas possui recursos que englobam todo o processo de pagamento de mensalidades, proporcionando uma experiência para a empresa – principalmente para aquelas que estão enfrentando o crescimento e dificuldade de acompanhar todos os processos manualmente

Veja algumas ferramentas que podem auxiliar no controle de pagamento das mensalidades: 

  • Cobranças recorrentes: ao criar uma nova cobrança para o cliente, é possível escolher a opção de recorrência. Assim, no período estabelecido (semanal, mensal, semestral ou anualmente), as faturas serão enviadas para o cliente automaticamente, com a forma de pagamento escolhida; 
Passo a passo para gerar cobrança recorrente com o asaas.
  • Envio de notificação de cobranças: no ato da criação da cobrança, é possível determinar a régua de cobrança ideal para o seu cliente, a depender da periodicidade escolhida. As mensagens podem ser enviadas antes, no dia e após o vencimento da fatura, a depender das necessidades da empresa; 
A imagem mostra todo o fluxo da régua de cobrança, desde a preventiva até a reativa
  • Emissão de notas fiscais: o Asaas oferece a emissão de notas fiscais de serviço. Assim, podem ser automatizadas em configuração durante a criação da cobrança. Após identificado o pagamento da fatura, o sistema emitirá o documento fiscal; 
  • Consulta e negativação no Serasa: uma parte importante do controle do pagamento da mensalidade é o combate à inadimplência. Na plataforma do Asaas, para conferir algum cliente que está para fazer negócio, ou que esteja em dívidas com a empresa, é possível acionar os serviços do Serasa para consulta e negativação do pagador. 

O processo de controle de pagamento de mensalidade pode ser trabalhoso, mas torna-se mais fácil com o auxílio de uma plataforma especializada em gestão financeira e ferramentas automatizadas, como o Asaas. 

Se você ficou interessado neste tipo de solução, abra sua conta no Asaas e melhore o controle de pagamento de suas mensalidades!

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Diretor de Operações Financeiras e Tesouraria do Asaas. Formado em Administração de empresas pela Univille e pós-graduado em Gestão financeira pela FGV, possui mais de 23 anos de experiência no mercado financeiro. Consolidou sua carreira no Bradesco, atuando, por mais de 12 anos, como gerente de negócios.

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