Como precificar o valor da mensalidade escolar corretamente e evitar inadimplência

A precificação correta da mensalidade escolar é um desafio crucial para instituições de ensino que desejam manter uma boa saúde financeira e oferecer educação de qualidade. 

Contudo, definir um valor adequado envolve a análise de diversos fatores. Além disso, também é necessário uma política de juros bem estruturada para evitar a inadimplência escolar. 

Seguindo as diretrizes corretas, é possível manter um fluxo de caixa saudável e construir uma relação de confiança com as famílias.

O que diz a lei sobre a mensalidade escolar?

No Brasil, a cobrança de mensalidades escolares é regulamentada por várias normas e leis. Elas visam proteger tanto as instituições de ensino quanto os consumidores (pais e responsáveis). 

As principais diretrizes são estabelecidas pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC) e pela Lei nº 9.870/1999. Abaixo estão os principais pontos dessas regulamentações:

• Transparência e informação: as instituições de ensino devem fornecer informações claras e precisas sobre o valor das mensalidades, incluindo eventuais reajustes, condições de pagamento e políticas de descontos;

• Reajustes: os reajustes nas mensalidades devem ser justificados e informados com antecedência e só podem ser realizados uma vez por ano, preferencialmente no início do período letivo. Também deve estar de acordo com a variação de custos das instituições;

• Contrato: as escolas devem formalizar um contrato com os pais ou responsáveis, detalhando todas as condições de pagamento. Isso inclui o valor das mensalidades, a forma de reajuste e as penalidades por atraso;

• Multas e juros: a Lei da mensalidade escolar permite a cobrança de multas e juros em caso de atraso no pagamento, desde que essas penalidades estejam claramente previstas no contrato. A multa por atraso não pode exceder 2% do valor da mensalidade. Os juros moratórios são limitados a 1% ao mês;

• Serviços extras: qualquer serviço extracurricular ou material didático adicional deve ser opcional e cobrado separadamente, com consentimento prévio dos pais ou responsáveis;

• Penalidades: o aluno cujos pais estão inadimplentes não pode ser desmatriculado ao longo do ano, bem como é proibida a suspensão de provas ou qualquer tipo de penalidade pedagógica.

Qual a importância de precificar a mensalidade escolar corretamente?

A precificação correta da mensalidade escolar é fundamental para a sustentabilidade financeira das instituições e a satisfação dos pais e alunos. 

Ela garante que a escola cubra seus custos operacionais, como salários de professores e manutenção de infraestrutura, mas sem comprometer a qualidade do ensino. 

Além disso, permite investimentos contínuos na melhoria do ensino, como contratação de professores qualificados e atualização de equipamentos.

Portanto, uma mensalidade bem calculada ajuda a escola a se manter competitiva no mercado, evitando preços excessivos que afastem alunos ou valores baixos demais que não cubram os custos. 

Vale lembrar também que a transparência na definição e no reajuste das mensalidades constrói confiança com as famílias e reduz a inadimplência. Afinal, os pais compreendem e concordam com os valores cobrados.

Como calcular o valor da mensalidade escolar?

Confira agora o passo a passo completo para calcular o valor da mensalidade escolar:

1. Levantamento dos custos 

Apesar de não ser o único fator importante para precificar uma mensalidade escolar, é fundamental fazer o levantamento dos custos operacionais.

Isso inclui despesas como salários de professores e funcionários, custos de manutenção de infraestrutura, aquisição de materiais didáticos para cada turma e outros serviços. 

Vale ressaltar que a distinção entre custos fixos e variáveis, é fundamental nessa etapa de controle de pagamento de mensalidade escolar. 

Também é importante considerar investimentos em tecnologia e melhorias na infraestrutura. A soma desses custos anuais fornece uma base para determinar quanto a escola precisa arrecadar, para manter suas operações sem sofrer prejuízos financeiros.

Lembre-se que o faturamento deve sempre considerar as despesas para garantir a lucratividade após todos os gastos.

2. Análises específicas

Em seguida, é necessário realizar análises específicas para ajustar a mensalidade ao contexto da escola. Considere sempre a região e o perfil socioeconômico da comunidade atendida.

Essa análise ajudará a ajustar a mensalidade ao poder aquisitivo dos pais e à realidade econômica local. É importante garantir que o valor seja acessível para o público-alvo sem comprometer a sustentabilidade financeira da escola.

Além disso, é essencial analisar as mensalidades praticadas por instituições concorrentes na mesma área para posicionar a escola de forma competitiva no mercado. 

Se a escola tiver diferenciais, como infraestrutura avançada ou serviços adicionais, também é um fator que deve ser analisado para justificar a mensalidade. 

Portanto, caso um responsável questione as diferenças nas mensalidades em outras instituições, é importante saber respondê-lo com confiança mostrando os diferenciais e potencial do colégio.

3. Cálculo da mensalidade bruta

Com os custos operacionais totais e o número de alunos matriculados, é hora de calcular a mensalidade bruta. 

Para isso, divida o custo total anual pelo número de alunos e, em seguida, divida o resultado pelo número de meses do ano letivo (geralmente 12 ou 6 meses). 

Por exemplo, considere que os custos operacionais totais da escola seja R$600.000:

• Custos operacionais totais anuais da escola: R$600.000;
• Número de alunos matriculados: 200;
• Período letivo: 12 meses.

Dividindo o custo total anual pelo número de alunos, o valor ficaria em R$3.000:

• R$600.000 (Custo operacional total anual) / 200 (Número de alunos matriculados) = R$3.000 (Custo por aluno por ano).

Agora, basta dividir o custo por aluno por ano pelo número de meses do período letivo:

• R$3.000 (Custo por aluno por ano) / 12 (Quantidade de meses do período letivo) = R$250 (Mensalidade bruta necessária por aluno).

Portanto, a mensalidade bruta mínima necessária para cobrir os custos da escola seria de R$250 por aluno.

Com esse cálculo, você terá um bom parâmetro para começar a precificar corretamente. 

4. Consideração de bolsas e descontos

Se a escola possui um programa de bolsas e descontos, é essencial calcular o impacto disso nas mensalidades. Apesar de atrair um maior número de alunos, esse fator deve ser considerado para que a escola consiga cobrir seus custos e mantenha a viabilidade financeira. 

Com isso, lembre sempre de considerar o valor total das bolsas e descontos da receita esperada para garantir que o valor da mensalidade seja adequado para atender às necessidades financeiras da escola. 

Por exemplo, caso a escola conceda um total de R$100.000 em bolsas e descontos por ano:

• R$600.000 (Custo operacional total anual)  + R$100.000 (Total de bolsas e descontos) = R$700.000 (Receita final ajustada)

Agora, calcule o valor da nova mensalidade considerando as bolsas e descontos:

• R$700.000 (Receita final considerando bolsas e descontos) / 200 (número de alunos matriculados) = R$3.500 (Custo por aluno por ano).

Por fim, basta dividir o novo custo por aluno anual pela quantidade de meses do período letivo:

• R$3.500 (Custo por aluno por ano) / 12 (Quantidade de meses do período letivo) = R$291,67 (Mensalidade bruta necessária por aluno).

Portanto, considerando as bolsas e descontos, a mensalidade ajustada necessária para cobrir os custos operacionais da escola passa a ser de aproximadamente R$291,67 por aluno por mês.

5. Adição de margem para imprevistos e lucros

Em qualquer negócio, é crucial adicionar uma margem ao valor da mensalidade bruta para cobrir imprevistos e garantir um lucro razoável. 

Essa margem tem como objetivo auxiliar nas despesas inesperadas e possibilitar investimentos em melhorias e inovações. 

A margem também contribui para a sustentabilidade financeira da escola, permitindo que ela se adapte a variações de custos e continue oferecendo uma educação de qualidade.

6. Revisão e ajuste

Com tudo já calculado, revise o valor da mensalidade e faça ajustes conforme necessário. Nessa etapa, garanta que o valor seja justo e competitivo.

Também é importante considerar o feedback de pais e responsáveis, bem como as condições econômicas do público e do mercado. 

Ajustes podem ser necessários para equilibrar a acessibilidade com a necessidade de cobrir os custos operacionais, além de preservar a qualidade da educação.

7. Comunicação transparente

Finalmente, comunique o valor da mensalidade de forma clara e transparente para os pais e responsáveis. Detalhe como o valor foi calculado, incluindo os custos operacionais, a margem para imprevistos e lucros, e quaisquer descontos ou bolsas oferecidos. 

A transparência na comunicação ajuda a construir confiança com as famílias e assegura que todos compreendam a justificativa por trás do valor da mensalidade.

Como calcular juros de mensalidade escolar em caso de inadimplência?

Antes de saber como calcular juros de mensalidade, é importante verificar a legislação local e nacional aplicável à cobrança por inadimplência. 

No Brasil, a Lei permite a cobrança de uma multa por atraso que não pode exceder 2% do valor da mensalidade. Essa multa deve ser claramente especificada no contrato de prestação de serviços educacionais e comunicada aos pais ou responsáveis.

Já os juros moratórios devem ser calculados com base na taxa de 1% ao mês. Essa taxa é aplicada sobre o valor da mensalidade em atraso. 

Exemplo de cálculo de juros de mensalidade escolar

Suponha que o valor da mensalidade seja R$1.000,00 e o pagamento esteja atrasado por 2 meses. Veja o exemplo abaixo:

• Multiplique o valor da mensalidade pela taxa de juros (1%). Para R$1.000,00, os juros mensais seriam R$10,00;
• Agora, multiplique os juros mensais pelo número de meses em atraso. Para 2 meses, os juros totais seriam R$20,00.

A multa por atraso deve ser adicionada ao valor da mensalidade em atraso, conforme estipulado. Se a multa é de 2%, aplique essa porcentagem ao valor da mensalidade.

• Para uma mensalidade de R$1.000,00, a multa seria R$20,00.

Some o valor da mensalidade em atraso, a multa e os juros moratórios para determinar o valor total devido:

• Valor da mensalidade: R$ 1.000,00
• Multa por atraso (2%): R$ 20,00
• Juros moratórios (2 meses a 1%): R$ 20,00
• Total devido: R$ 1.000,00 + R$ 20,00 + R$ 20,00 = R$ 1.040,00

O que diz a lei de reajuste de mensalidade escolar?

A Lei nº 9.870/1999 regula o reajuste das mensalidades escolares no Brasil, estabelecendo que a atualização deve ocorrer anualmente. 

A legislação proíbe aumentos durante o período letivo, exceto para cursos com início semestral. Já em relação aos reajustes superiores ao índice de inflação, a permissão é dada apenas se a escola justificar a necessidade com uma planilha de custos detalhada. 

De acordo com os dados de uma pesquisa exclusiva feita pela CNN, devido aos altos custos de operação no Brasil, 98% das escolas particulares indicaram que terão de fazer reajustes nas mensalidades em 2025. Quase metade das instituições indicou que as mensalidades ficarão de 8% a 10% mais caras.

Isso se dá pelos custos de reajuste salarial dos professores e auxiliares. Além disso, há necessidade de investimentos extras no corpo pedagógico para atender a alta demanda de alunos que precisam de cuidados especiais.

A instituição deve divulgar o novo valor da mensalidade com antecedência e garantir que o reajuste seja transparente e bem justificado. Além disso, a lei protege os alunos inadimplentes, proibindo a desmatrícula ou penalidades pedagógicas durante o ano letivo.

Como cobrar a mensalidade escolar?

A Lei diz que a mensalidade escolar deve ser cobrada em parcelas mensais, geralmente em 12 ou 6 vezes, conforme o regime adotado pela escola (anual ou semestral). 

A forma de pagamento deve ser especificada no contrato e pode incluir opções como boleto bancário, débito em conta ou pagamento online.

Como diminuir a inadimplência escolar?

Existem algumas práticas essenciais que podem reduzir a inadimplência escolar:

Seja transparente e tenha uma comunicação clara

Nunca se esqueça de estabelecer uma comunicação transparente com os pais sobre as políticas de pagamento, reajustes e penalidades. 

Busque sempre garantir que todas as informações sejam claramente apresentadas e entendidas no momento da matrícula. Outra solução benéfica é ter canais abertos para esclarecer dúvidas e resolver questões relacionadas às mensalidades.

Ofereça vários métodos de pagamento

Disponibilize uma gama diversificada de opções de pagamento para satisfazer as diferentes preferências dos responsáveis. 

Inclua métodos como boleto bancário, débito automático em conta, pagamentos online por meio de plataformas seguras e cartões de crédito. 

Essa flexibilidade facilita o cumprimento dos prazos de pagamento, permitindo que os responsáveis escolham a forma mais conveniente. Além disso, a diversidade de métodos pode ajudar a evitar problemas de pagamento devido a limitações de meios financeiros ou tecnológicos.

Saiba mais sobre como funciona o pagamento de mensalidade escolar!

Ofereça descontos por pagamentos adiantados

Implemente uma política de descontos para pagamentos realizados antecipadamente ou dentro do prazo estipulado. Essa estratégia não só incentiva os pais a manterem suas contas em dia, mas também contribui para a redução da inadimplência ao criar um benefício financeiro claro para o pagamento antecipado. 

Notificações de vencimento e atraso

Os lembretes de vencimento e notificações de atraso são estratégias que auxiliam na redução de inadimplência. 

Use múltiplos canais de comunicação, como e-mails e mensagens de texto. Dessa forma, você passa a ter certeza que os responsáveis foram notificados.

No Asaas, por exemplo, você pode enviar mensagem de cobrança de mensalidade escolar antes e após o vencimento da fatura. Essas notificações podem ser feitas via SMS, mensagem de voz, carta, Whatsapp e e-mail. 

Utilize uma plataforma de cobrança recorrente

Utilizar uma plataforma de pagamentos minimiza a inadimplência, melhora a previsibilidade de receita e permite um planejamento financeiro mais preciso. Com a automação desses processos, é possível utilizar a cobrança recorrente para receber pagamentos regulares. 

Para uma solução eficaz, você deve encontrar um sistema que ofereça segurança e praticidade, tanto para você quanto para o cliente.

O Asaas é uma conta digital completa e também uma ferramenta de gestão financeira escolar. A conta possui soluções para otimizar seus processos de cobrança.

Com o Asaas, você pode implementar cobranças recorrentes, com e sem integração API, além de aproveitar diversas outras funcionalidades que ajudam a atrair e reter clientes, aumentando suas vendas.

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