Conhecer os dados para emissão de nota fiscal é essencial para as atividades financeiras de um negócio. Além de cumprir com as obrigações fiscais, a NF desempenha um papel fundamental na organização e controle das operações comerciais.
Para que esse documento seja feito corretamente, é preciso uma série de informações para o preenchimento. Assim, a nota fiscal consegue cumprir seu papel, que é identificar as partes envolvidas numa transação financeira, especificar os produtos ou serviços pagos e calcular os impostos.
Ao longo deste texto, apresentaremos quais os dados necessários para a emissão de nota fiscal e a importância de cada um deles. Dessa forma, a empresa garantirá o cumprimento da legislação contábil, evitando problemas com a fiscalização.
Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é obrigatória para empresas ou pessoas jurídicas, que realizam comércio de produtos ou de serviços. Esse documento é emitido toda vez que há uma venda online ou física, para documentar a transação.
A falta de emissão desse documento pode ocasionar problemas graves com os órgãos reguladores, como a Receita Federal. As sanções incluem pagamento de multas e até mesmo, reclusão pelo crime de sonegação fiscal.
Vale ressaltar a exceção dessa obrigatoriedade: os microempreendedores individuais (MEIs) que tenham participação do Simples Nacional. Neste caso, a emissão de NF não é obrigatória para pessoas físicas, e pode ser utilizada como um recurso de auxílio no controle financeiro empresarial.
O que é necessário para emitir nota fiscal eletrônica?
Para uma nota fiscal ser emitida, é necessário que a empresa esteja de acordo com alguns requisitos essenciais.
Antes de entender quais são os dados obrigatórios para emissão da nota fiscal, é importante saber alguns documentos e procedimentos necessários às empresas. São eles:
Certificado digital
O Certificado Digital é um documento que emite e reconhece uma assinatura eletrônica. Ele é responsável por garantir a segurança e a autenticidade das transações online e das emissões de nota fiscal.
Ele não é obrigatório para todas as empresas ou usuários, entretanto, pode colaborar com a otimização de tempo da equipe. A ideia é que esse documento substitua os papéis e assinaturas, facilitando e agilizando processos de forma segura.
Credenciamento na Sefaz
Para emitir notas fiscais eletrônicas, é importante que a empresa tenha um cadastro específico junto à Secretaria da Fazenda ou órgão fiscal competente. Esse é um processo de autorização, que permite que o um negócio realize a emissão de NF-e.
Vale ressaltar que cada estado tem suas próprias regulamentações. Para consultar o site da secretaria da fazenda do estado, acesse o Portal da Nota Eletrônica. No lado direito da página, você encontrará uma lista com os sites da SEFAZ de todos os estados.
Escolha do emissor de NF-e
Para poder emitir uma nota fiscal, a empresa deve utilizar um emissor de notas fiscais adequado e eficiente, que atenda aos requisitos legais. Além disso, o sistema deve permitir a geração e envio eletrônico dos documentos fiscais.
Geralmente, esses sistemas oferecem outros tipos de serviços, que contribuem e facilitam o trabalho da gestão financeira, como a cobrança automática. É possível utilizar sistemas das prefeituras municipais, ou ainda, no caso dos MEI, o disponível pelo gov.br.
No entanto, diversas plataformas oferecem a possibilidade de realizar a emissão das notas de maneira automatizada, após o envio de todos os dados obrigatórios. O Asaas, por exemplo, atua para auxiliar a gestão financeira de empresas de diversos setores.
Quais são os dados para emissão de nota fiscal?
Cada tipo de nota fiscal tem sua própria função na gestão financeira de uma empresa. Por conta disso, consequentemente, os dados e informações contidos no documento podem variar. Por isso, atente-se bem ao que a empresa precisa.
Para a emissão de NFs, são necessárias algumas informações fundamentais, que variam conforme o tipo de documento. Abaixo, vamos te mostrar as principais informações e dados de cada uma das notas fiscais.
É importante ressaltar que esses dados podem alterar conforme as leis do estado ou município.
1. Dados do emitente
- Nome ou razão social da empresa;
- CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) do emitente;
- Inscrição Estadual (IE) ou Inscrição Municipal (IM) do emitente;
2. Dados do destinatário
- Nome ou razão social do cliente;
- CPF (Cadastro de Pessoa Física) ou CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) do cliente;
- Endereço completo do cliente;
Descrição dos produtos ou serviços:
- Descrição detalhada de cada item vendido ou serviço prestado;
- Quantidade dos produtos ou horas dos serviços;
- Valor unitário de cada item ou serviço;
- Valor total da operação;
- Código do produto;
- Código de Sistema Tributário;
3. Impostos incidentes:
- Alíquota do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços);
- Alíquota do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), quando aplicável;
- Neste espaço, também ficam outros impostos para empresas de âmbitos federais, estaduais ou municipais.
4. Informações gerais:
- Data e hora de emissão da nota fiscal;
- Número da nota fiscal (cada nota fiscal deve ter um número sequencial e único, emitido em ordem crescente);
Como preencher dados da nota fiscal?
A emissão de nota fiscal é uma tarefa que demanda uma quantidade grande de dados. Por isso, compilamos todas as informações solicitadas para esse documento. Nem todas são obrigatórias. Por isso, analise e entenda quais fazem sentido para a empresa.
Informações e documentos necessários à emissão de NF-e
Os dados da nota fiscal eletrônica servirão para registrar e comprovar a compra do produto.
Essas informações são fundamentais para o reconhecimento da venda do produto e controle de caixa. Algumas delas, inclusive, podem fazer parte de outros relatórios da empresa, como o plano de contas.
Com o certificado digital e o software específico para emissão de NF-e instalados, a empresa deverá iniciar o processo informando os dados do cliente. Devem estar nesse campo: nome ou razão social, CPF ou CNPJ aberto, inscrição estadual (se existir) e endereço completo.
Além das informações básicas do item, como nomenclatura, quantidade, unidade de medida e valor, é necessário inserir alguns códigos exclusivos de cada tipo de produto ou mercadoria vendida, sendo eles:
- Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM): código que serve para identificar a natureza da mercadoria que está sendo comercializada;
- Código Especificador de Substituição Tributária (CEST): criado para estabelecer uma padronização nos produtos sujeitos ao regime de substituição tributária;
- Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP): numeração que identifica a natureza da operação, ou seja, se ela é uma entrada ou saída, estadual ou interestadual, dentre outros critérios.
Ao final do processo, será gerado o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que servirá como um espelho dos dados do arquivo gerado pelo sistema.
Informações e documentos necessários à emissão de NFC-e
Assim como na NF-e, neste caso, o contribuinte também deverá passar por um processo de credenciamento, realizado pela Sefaz de cada estado.
O processo de emissão de NFC-e é um pouco mais fácil que o de NF-e. Por se tratar de um documento de simples comprovação de receita para o contribuinte e de gasto para o cliente, ele dispensa a informação dos códigos existentes na NF-e. Para a emissão da NFC-e, a empresa precisará compilar os seguintes dados:
- Certificado digital no padrão ICP-Brasil, contendo o CNPJ da empresa;
- Desenvolver ou adquirir um software emissor de NFC-e;
- Solicitar o Código de Segurança do Contribuinte (CSC);
- Estar com a inscrição estadual regular;
- Ter um equipamento SAT ativo.
Assim como na NF-e, após a geração do documento fiscal, irão emitir Danfe e o arquivo XML, que deverão ser arquivados em local seguro e de fácil acesso. Depois, informe detalhadamente sobre a forma de pagamento.
A empresa pode possuir um sistema automatizado de cobranças, facilitando a emissão de boletos, transferências, depósitos ou cartão de crédito.
Informações e documentos necessários à emissão de NFS-e
O processo de emissão da nota fiscal de serviços (NFS) é parecida com as notas de produto. No entanto, também é um processo mais fácil, uma vez que é preciso apenas descrever a prestação do serviço e inserir informações de valor, data de cobrança, entre outros dados cruciais.
Mas, de modo geral, para uma empresa poder emitir notas fiscais, é necessário:
- Possuir um documento que comprove a atividade do negócio, como um CNPJ ou Inscrição Municipal regular;
- Estar homologado na prefeitura da cidade para emissão de NF;
- Código CNAE;
- Desenvolver ou adquirir um software emissor de NF;
- Alíquota do ISS (definida pela legislação municipal);
- Dados do destinatário e remetente;
- Identificação do serviço prestado e código referente, conforme a Lei Complementar n°116, de 2003;
- Endereço do destinatário e remetente;
Uma empresa pode descrever vários serviços numa mesma NFS-e. Entretanto, eles precisam ser relacionados a um único item da Lista, de mesma alíquota e para o mesmo tomador de serviço.
Atualmente, as NFS-e de Microempreendedores Individuais (MEIs) são emitidas por um sistema nacional, padronizado nacionalmente. O sistema é acessado por CNPJs inscritos/localizados em municípios que aderiram ao convênio.
Para emitir a nota fiscal de serviço, a empresa terá que fazer o cadastro no site do Emissor Nacional. Após criar um e-mail e senha, entre no sistema e cadastre os dados da atividade econômica.
Quais cuidados tomar na hora de preencher a Nota Fiscal?
Ao preencher uma Nota Fiscal, é essencial ter atenção aos dados para emissão de nota fiscal, pois qualquer erro pode gerar problemas fiscais ou administrativos. Verifique cada campo cuidadosamente, garantindo que informações como o CNPJ da empresa, a descrição dos produtos/serviços, o valor total e os impostos aplicáveis estejam corretos.
Além disso, certifique-se de que os códigos fiscais (como NCM e CFOP) e a chave de acesso para emitir nota fiscal estejam preenchidos adequadamente.
Outro ponto importante é assegurar que os dados do destinatário, como nome, CPF/CNPJ e endereço, estejam atualizados. Pequenos detalhes, como um erro no número do documento ou na data de emissão, podem inviabilizar a validade da nota fiscal, gerando retrabalho e até multas.
Use um sistema de emissão de notas fiscais
Embora seja muito importante entender sobre os dados para emissão de nota fiscal, é possível utilizar de sistemas automatizados que facilitam a gestão fiscal de uma empresa, como o Asaas, por exemplo.
Com a plataforma, a nota fiscal é emitida automaticamente após a compensação do pagamento de uma cobrança. Assim, além de evitar os erros manuais, facilita o processo de preenchimento de dados.
Além disso, no Asaas, a empresa usufrui de diversas outras funcionalidades de gestão financeira, que tornam o dia a dia de trabalho mais eficiente, como:
- Controle de pagamentos;
- Sistema de cobrança automatizado;
- Consulta e negativação de clientes no Serasa;
- Conta digital completa;
- Entre outros.
Para saber como emitir nota fiscal no Asaas e utilizar todas as funcionalidades do software de gestão, abra sua conta agora!
