O financeiro faz parte do coração do negócio. É através dele que uma empresa pode gerenciar a sua saúde. Dados do Sebrae apontam que 60% das pequenas e médias empresas fecham suas portas em até 5 anos, muito disso por falta de controle do fluxo de caixa.
O financeiro também precisa ter controle e transparência sobre esse processo para definir metas adequadas ao plano de negócio. O que reforça a necessidade de manter o fluxo de caixa saudável.
Confira neste artigo, como fazer o controle de fluxo de caixa e os impactos que essa prática pode ter em uma organização!
Quais são os meios de controlar o fluxo de caixa?
Entender os modelos de fluxo de caixa e suas aplicações é um passo importante para melhorar a gestão financeira da empresa. Porém, também é importante entender como realizar o controle de cada uma dessas modalidades de caixa.
Para isso, existem algumas ferramentas que podem ajudar nessa função, tornando o controle financeiro mais ágil e eficiente. Confira:
Planilha de controle de fluxo de caixa
A planilha de fluxo de caixa é uma ferramenta muito prática para a saúde financeira de um negócio. Bastante acessível, ela permite que o time financeiro registre e acompanhe as entradas e saídas com muita facilidade.
Também é possível aprimorar a planilha conforme as necessidades da organização. Por exemplo, criando espaço para controle de despesas com fornecedores, impostos, salários, gastos fixos e variáveis, etc.
Sua maior vantagem é o fato de ser acessível e completamente editável, sendo possível criá-las em ferramentas de planilhas gratuitas.
Confira a planilha de fluxo de caixa grátis do Asaas.
Sistema de fluxo de caixa mensal
Apesar de métodos analógicos serem acessíveis, muitas vezes eles tomam mais tempo dos funcionários para o preenchimento manual.
Além disso, estão suscetíveis a erros humanos, o que eventualmente pode comprometer a organização.
Para evitar complicações, opte por ferramentas automatizadas para controle de fluxo de caixa. Nesse tipo de sistema, o próprio software calcula os valores e permite uma análise mais rápida e completa da saúde financeira da empresa.
A conta do Asaas, por exemplo, oferece diversos relatórios financeiros.
Como fazer o controle de fluxo de caixa?
O fluxo de caixa de uma empresa é uma das ferramentas mais importantes para a gestão financeira. Controlar as entradas e as saídas consolidadas de dinheiro e visualizar as movimentações é essencial para manter a saúde financeira e prever como ela se comporta em curto, médio ou longo prazo.
Assim, após entender como calcular o fluxo de caixa mensal, é importante identificar todos os benefícios para a organização. Além disso, entender como organizar o caixa de uma empresa permite expandir as estratégias e resultados com maior eficiência.
Para fazer o controle de caixa, separamos algumas dicas fundamentais:
1. Escolha um método de controle de fluxo de caixa simples
Há basicamente dois métodos para realizar o fluxo de caixa: o direto e o indireto.
- Fluxo de caixa direto: O fluxo de caixa direto é mais simples e objetivo: considera as entradas e as saídas, além da origem ou finalidade do dinheiro. Portanto, esse método mostra o valor bruto das movimentações financeiras.
- Fluxo de caixa indireto: O fluxo de caixa indireto, por sua vez, é um pouco mais complexo. Considera o lucro ou o prejuízo obtido e as variações do capital de giro no período, além de basear os cálculos no Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) e no balanço patrimonial. É um método mais utilizado por contadores.
Escolha um que seja mais adequado para a empresa e comece a organizar as finanças.
2. Organize os dados
A segunda regra para realizar o fluxo de caixa é manter a organização. Separe o dinheiro que entra e sai da empresa em categorias distintas. Essa divisão das informações permite enxergar com mais clareza os ganhos e gastos.
Separe os gastos com produtos, serviços, marketing, impostos do negócio, entre outros. Categorize também o que entra no caixa, e não apenas os recursos que saem. Não se esqueça de sinalizar quando acontecer uma venda ou compra parcelada.
Isso facilita na hora de fazer o controle mensal. Invista tempo nessa etapa, uma vez que a organização simplifica o acompanhamento das contas da empresa.
3. Realize os lançamentos
Após organizar os dados, é hora de lançá-los em uma planilha ou sistema de fluxo de caixa. Isso deve ser feito periodicamente, a fim de manter a organização.
O fluxo de caixa é uma atividade recorrente, por isso, não deixe de realizá-lo ao final de todo expediente ou durante o período definido.
O mais recomendado é contar com a tecnologia para simplificar o processo. Ao usar programas voltados para a gestão do fluxo de caixa, os próprios softwares fazem os cálculos dos valores inseridos nos campos adequados.
4. Seja detalhista em como gerenciar seu fluxo de caixa
Quanto mais detalhadas as informações registradas, mais eficientes serão a visualização e a análise de todos os dados. Por exemplo: quando registrar os gastos com os funcionários, não registre as informações somente com os rótulos “despesas com colaboradores” ou “salários”.
Especifique bem os montantes que correspondem ao pagamento de salário e os que são referentes a despesas extras, como planos de participação nos resultados, pagamento de férias, décimo terceiro ou quaisquer outras gratificações.
Registre tudo, desde material de escritório, até itens utilizados em pequenos reparos, como latas de tintas e pincéis. São esses pequenos gastos que, quando somados, podem se transformar em um valor significativo.
5. Integre o controle de fluxo de caixa com o fluxo financeiro
Para ter um controle perfeito do fluxo de caixa, é preciso considerar e cruzar essas informações com todas as receitas do negócio. Some as receitas gerais e subtraia todos os gastos para ter uma visão mais abrangente de como está a saúde da empresa.
Também é possível cruzar essas informações com o fluxo bancário, identificando quais os métodos de pagamentos e entradas vindas dos clientes. Da mesma forma, são identificados as formas de movimentação interna da empresa e para onde estão indo esses gastos.
Através desse controle, é possível monitorar as movimentações da empresa, tendo maior controle dos pagamentos e identificando as principais fontes de recursos.
6. Calcule o saldo empresarial para controle do fluxo de caixa
Após fazer os lançamentos dos dados do negócio, é hora de encontrar o saldo final do período. Para isso, é preciso somar os valores das entradas, subtrair dele as saídas e somar ao saldo inicial. A conta é simples, mas pode ser feita automaticamente ao utilizar um software.
Com esse cálculo, é possível perceber os dias do mês em que é necessário fazer mais pagamentos ou os períodos em que a empresa tem recebido mais dinheiro.
Uma análise das tendências financeiras permite que a empresa se organize e defina um padrão de comportamento. Com isso, você consegue fazer um planejamento mensal e não atrasar as contas.
7. Acompanhe o fluxo de caixa
Para que gerenciar o fluxo de caixa empresarial, é necessário manter as informações atualizadas. Como a frequência varia de negócio para negócio, é preciso testar e identificar o que funciona melhor para a empresa.
Também é importante realizar o acompanhamento e análise desses dados, para que quaisquer erros ou desperdícios sejam corrigidos quanto antes.
Um estudo dos resultados pode ajudar a evitar grandes perdas e contribuir diretamente para a saúde financeira do negócio. Se deixar para fazer o acompanhamento só uma vez por mês, talvez não seja mais possível corrigir os empecilhos rapidamente, gerando prejuízos.
Além disso, o acompanhamento constante é fundamental para decidir os passos futuros com agilidade.
8. Ajuste o estoque ao giro dos produtos
O estoque tem ligação direta com o fluxo de caixa, afinal, é preciso gastar dinheiro com matéria-prima e fornecedores para produzir e, posteriormente, armazenar os produtos. Por isso, o ideal é que o estoque acompanhe o ritmo das vendas.
Nesse sentido, ter um histórico das entradas e das saídas da empresa ajuda muito, porque é possível fazer comparações com os meses anteriores, identificar os períodos de aumento ou queda nas vendas, entre outras análises.
9. Invista na digitalização das informações financeiras
As informações de fluxo de caixa precisam estar seguras. Afinal, é essencial que dados financeiros estejam sempre protegidos. Por isso, invista na digitalização dessas informações.
Recibos de pagamento, transferências, relatórios de vendas, boletos ou notas fiscais precisam estar disponíveis e seguros para auditorias. Em qualquer fiscalização, as informações lançadas devem estar asseguradas por esses comprovantes.
O armazenamento físico está sujeito a problemas de desgaste pelo tempo ou acidentes, além de ser mais custoso para a empresa. Por conta disso, investir na manutenção do fluxo de caixa online e sistemas de nuvem pode ser a solução mais inteligente.
10. Faça a categorização corretamente das contas
Outro fator importante para manter o fluxo de caixa saudável é a categorização. A tendência é que quanto maior for a empresa, mais categorias serão necessárias para organizar o caixa com eficiência.
Priorize e classifique todos os registros de receitas e despesas conforme a necessidade do time de gestão financeira.
Essas informações precisam estar organizadas, acessíveis e bem alocadas conforme a demanda do controle de caixa for se tornando mais complexo.
11. Realize as projeções de caixa
A previsibilidade de receita é uma das grandes vantagens do fluxo de caixa mensal. Ao comparar os valores do fechamento de caixa, mês após mês, é possível criar estratégias mais eficientes sobre o faturamento.
Ao prever quedas ou aumento nas receitas e despesas, reavalie as estratégias e ajuste a rota do negócio para o melhor caminho.
Ainda é possível projetar os resultados futuros, alinhando com um calendário estratégico que potencialize os resultados e reduza possibilidades de crises.
12. Tenha maior segurança com a automatização dos processos
Para evitar falhas, erros de preenchimento e inconsistência de informações, a automatização é a melhor opção para registrar o fluxo de caixa no negócio.
Planilhas podem ser úteis em muitos momentos, mas tendem a demandar mais tempo para ajustes e controle. Os softwares de gestão financeira possuem maior confiabilidade, mantém a agilidade e segurança das informações e ainda permitem integração com outras funções.
Com um bom software financeiro, como o Asaas, você automatiza as cobranças e cria registros automáticos das entradas e saídas da empresa. Quer saber como? Abra a sua conta no Asaas e experimente grátis!
