A emissão de notas fiscais para empresas LTDA é uma rotina crucial para garantir a conformidade fiscal e manter transparência nas operações de vendas.
No entanto, esse processo pode gerar algumas dúvidas. Afinal, na modalidade de Sociedade Limitada, podem existir diferentes tipos de atividade econômica. Isso impacta diretamente nos tipos de nota fiscal que devem ser emitidos e os requisitos exigidos pelos órgãos fiscais.
Continue lendo para descobrir o passo a passo completo de como emitir nota fiscal LTDA.
Qual a importância da emissão de nota fiscal para empresas LTDA?
Segundo um levantamento da IOB, 60% das 103 empresas entrevistadas admitiram já ter emitido notas com erros. Esse cenário é alarmante e pode acarretar penalidades fiscais, como multas e sanções.
A emissão de notas fiscais é uma exigência legal para empresas de todos os portes, incluindo negócios LTDA.
Além da conformidade fiscal, o documento promove transparência e aumenta a credibilidade da empresa no mercado, seja para fornecedores ou clientes.
Vale ressaltar que, essa prática também contribui para uma gestão financeira mais eficaz. Ela auxilia na organização do fluxo das finanças, facilitando o controle de receitas e despesas.
Por exemplo, com um registro 100% correto das notas fiscais, há como realizar auditorias com mais praticidade e segurança nas informações.
Dessa forma, as empresas podem planejar melhor investimentos e otimizar o controle de gastos.
Qual o regime tributário de uma empresa LTDA?
As empresas LTDA podem optar por diferentes regimes tributários, dependendo do faturamento e da atividade exercida.
Essa escolha pode impactar diretamente na carga tributária do negócio. Além disso, há diferenças no recolhimento dos impostos associados à nota fiscal. Veja abaixo:
- Simples Nacional: empresas com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões. Unifica vários impostos em uma única guia de pagamento e possui alíquotas reduzidas;
- Lucro Presumido: empresas com faturamento anual de até R$ 78 milhões. A tributação é calculada com base em uma presunção de lucro, que varia conforme a atividade da empresa;
- Lucro Real: empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões ou aquelas que possuem atividades específicas, como instituições financeiras. A tributação é baseada no lucro efetivo da empresa.
Como saber se o CNPJ está habilitado para emitir nota fiscal?
Existem casos em que um CNPJ pode não estar apto para a emissão de notas fiscais. Esse cenário pode ocorrer por alguns motivos, como:
- Empresas recém-abertas e em processo de cadastramento não finalizado na SEFAZ;
- Empresas com algum tipo de pendência na Sefaz ou Receita Federal, como pendências fiscais, débitos não pagos ou documentos pendentes.
Para saber se o CNPJ está habilitado para emitir nota fiscal, é preciso consultar a Inscrição Estadual ou CNPJ no DFE. Nesse site, há como checar se está tudo habilitado na situação cadastral da empresa.
Como emitir nota fiscal LTDA?
Antes de descobrir o passo a passo de como emitir nota fiscal LTDA, é primordial saber que não existe um tipo específico de nota fiscal para empresas LTDA.
Uma Sociedade Limitada é um tipo de empresa onde os sócios atuam de forma limitada ao valor investido no capital social.
Saiba mais sobre como abrir empresa LTDA.
Empresas nessa modalidade possuem obrigações fiscais específicas, dependendo do regime tributário escolhido e da atividade exercida.
Sendo indústria, comércio ou serviço, é preciso saber como emitir nota fiscal LTDA. Confira abaixo:
1. Faça o cadastro nos órgãos competentes
Antes de emitir uma nota fiscal, a empresa precisa estar cadastrada corretamente nos órgãos competentes.
O primeiro passo é ter um CNPJ registrado junto à Receita Federal. Caso já possua o cadastro, é importante checar se o CNPJ está irregular.
Saiba mais sobre como abrir CNPJ.
Também é preciso ter o alvará de funcionamento e, dependendo da atividade, a Inscrição Estadual. Essa é solicitada em empresas de comércio e indústria. Já a Inscrição Municipal é solicitada para prestadores de serviço.
Por fim, é necessário ter o cadastro regular na SEFAZ (Secretaria da Fazenda do estado). Esse processo pode variar conforme o estado, portanto, consulte sempre a SEFAZ local para orientações específicas.
2. Defina o tipo de nota fiscal que será emitido
O tipo de nota fiscal a ser emitido depende da natureza da empresa, ou seja, da atividade que ela exerce.
Portanto, é preciso saber quando cada nota deve ser emitida e qual o seu propósito. Confira:
- Emissão de Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e): indústrias. É utilizada para documentar a circulação de mercadorias, seja em vendas para outras empresas ou para o consumidor final;
- Emissão de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): serviços. É utilizada justamente para documentar a prestação do serviço prestado;
- Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e): comércio. É utilizada para registrar a venda de produtos;
- Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e): comércio. Pode ser obrigatória quando a empresa realiza vendas no varejo, direto para o consumidor final.
3. Escolha um sistema de emissão de nota fiscal
Essa etapa é sem dúvidas uma das mais importantes para emitir nota fiscal LTDA.
Nessa escolha, é possível obter um software emissor de nota fiscal para realizar o processo de forma assertiva e automatizada. Muitos oferecem recursos de integração junto à SEFAZ ou prefeitura da cidade.
Após adquirir o software, lembre-se de configurá-lo com os dados cadastrais da empresa, tributos aplicados, entre outras informações solicitadas para a emissão.
Evite erros nessa etapa. Isso garante que todas as notas fiscais emitidas estejam corretas, afastando a possibilidade de problemas legais.
O Asaas, por exemplo, é um sistema de emissão de notas fiscais automatizado com mais de 2.000 prefeituras integradas, com uma média de 13 novas integrações por mês.
4. Configure a nota fiscal
Após a escolha do software, basta iniciar o processo e começar a configurar os dados para emissão da nota fiscal.
Essa nota deve ser preenchida com todas as informações necessárias, como: valores, dados do cliente, descrição do produto ou serviço, impostos e outros obrigatórios.
Para emitir nota fiscal no Asaas, ao informar o serviço que está sendo cobrado, há como selecionar um serviço já cadastrado ou criar um novo dentro da plataforma.
A plataforma também possui um sistema de cálculo automático das alíquotas, com base nas informações fornecidas.
Depois, é só escolher a data de emissão da nota fiscal. Ela pode ser instantânea ou agendada para outro período.
Quando todas as etapas forem concluídas, o cliente receberá por email a emissão da NF na data selecionada.
5. Armazene corretamente as notas fiscais
Por fim, após a emissão e envio da nota fiscal, é imprescindível ter uma boa organização e armazenamento desses documentos.
Tenha uma cópia digital de todas as notas fiscais, pois elas devem ser mantidas por um período mínimo de 5 anos para fins fiscais e de auditoria.
Qual a melhor plataforma para emitir nota fiscal LTDA?
Para escolher o melhor programa para emitir nota fiscal LTDA, é preciso identificar aquelas que seguem as regras da Secretaria da Fazenda do estado (SEFAZ).
Outro fator importante é avaliar as necessidades do negócio diante da escalabilidade da plataforma e as integrações existentes (Ex.: SEFAZ, prefeituras, sistema financeiro, etc.).
Por fim, com os avanços tecnológicos, muitas plataformas emitem nota fiscal automaticamente, reduzindo a burocracia no dia a dia da empresa. Afinal, o processo se torna muito mais ágil e com menos chance de erros humanos.
O Asaas emite nota fiscal de forma rápida e automatizada. Com o emissor, você tem tempo para focar no crescimento do negócio.
Não há mensalidade ou taxa de adesão. Você paga apenas por nota emitida, sem taxa de agendamento ou cancelamento.
Também é possível conectar a emissão de NFS-e ao seu site ou software de gestão financeira.
Abra sua conta digital agora mesmo e comece a emitir notas fiscais no Asaas!
