Como funciona o pagamento de mensalidade escolar e como fazer?

Ao focar na administração de uma escola, a gestão de recebimentos de mensalidades é um dos pontos de maior atenção, tendo em vista que é a responsável pela principal fonte de renda da instituição.

Por isso, é dever da escola buscar formas de diminuir a inadimplência, oferecendo formas de tornar o processo de pagamento mais simples para todos os envolvidos — visando, principalmente, o recebimento em dia.

Para entender mais sobre como funciona o pagamento de mensalidade escolar e quais são as formas de tornar essa cobrança mais eficiente, nas próximas linhas preparamos um conteúdo completo a respeito. Continue a leitura!

É correto cobrar matrícula e mensalidade no mesmo mês?

Não é possível realizar duas cobranças no mesmo mês, por isso, é importante a boa gestão dos recursos financeiros da escola. A administração precisa incluir o valor da matrícula na anuidade, ou diluir nas parcelas pagas mensalmente.

Essa cobrança enquadraria como prática abusiva, conforme a Lei da Mensalidade e do Código de Defesa do Consumidor, uma vez que todos os alunos têm direito à rematrícula, que não deve ser cobrada como uma 13ª parcela.

No entanto, a rematrícula deve ser anunciada com um mínimo de 45 dias antes do final da prestação de serviços do ano, para todos os responsáveis.

Como funciona o pagamento de mensalidade escolar?

De maneira geral, existem duas formas de pagamento que a instituição pode oferecer para a cobrança da mensalidade escolar, como:

• Pagamento à vista, já incluindo a matrícula, no início do ano letivo;

• Pagamento parcelado, em 6 ou 12 vezes, a depender das condições que a escola quiser oferecer.

Essas condições de pagamento serão estabelecidas em contrato, com as devidas penalidades aplicáveis em casos de inadimplência: multas, juros, correções monetárias e mais.

Além disso, o funcionamento correto do pagamento da mensalidade escolar também evita problemas como fim de contrato após o ano letivo, por exemplo, que prejudica o aprendizado contínuo do aluno.

Veja mais: como precificar o valor da mensalidade escolar?

Porém, para os casos de inadimplência, a legislação ainda determina que o aluno não pode ser privado de ter acesso ao serviço acadêmico. No entanto, ao fim do período estabelecido, o aluno não poderá renovar a matrícula e nem frequentar a instituição até a quitação das dívidas.

Reajuste da mensalidade escolar

Em caso de reajustes, a escola deve apresentar a proposta, com base em inflação e outros meios, do valor da matrícula e da mensalidade escolar do ano seguinte.

Os reajustes devem acontecer apenas uma vez por ano, englobando gastos previstos e outras despesas. Veja o que diz a Lei:

Art. 1º — O valor das anuidades ou das semestralidades escolares do ensino pré-escolar, fundamental, médio e superior, será contratado, nos termos desta Lei, no ato da matrícula ou da sua renovação, entre o estabelecimento de ensino e o aluno, o pai do aluno ou o responsável.

6º Será nula, não produzindo qualquer efeito, cláusula contratual de revisão ou reajustamento do valor das parcelas da anuidade ou semestralidade escolar em prazo inferior a um ano a contar da data de sua fixação, salvo quando expressamente prevista em lei.

É importante sempre controlar os pagamentos, identificando possíveis casos de atraso e já entrando em contato com o responsável para a renegociação da pendência. Isso evita que o aluno tenha problemas no futuro com a cobrança em aberto.

Formas de pagamento de mensalidade escolar

Toda escola pode oferecer aos pais ou responsáveis diversas formas de pagamento da mensalidade.

A flexibilidade, além de ser um atrativo na hora de fechar a matrícula, ainda pode ser uma boa ferramenta para evitar clientes inadimplentes.

Assim, é preciso adequar a gestão financeira da escola para receber pagamentos. Entre as opções é possível ofertar:

• Boleto avulso ou boleto recorrente: seja na forma tradicional ou por meio do boleto com QR Code, para recebimento com Pix, é bastante utilizado pelo dinamismo e pela facilidade de pagamento, disponibilizado pelo sistema com envio automático, seja de forma avulsa ou recorrente, pelo período que durar o pagamento da mensalidade;

• Cartões: as duas formas, tanto de crédito quanto de débito, funcionam para pagamento de mensalidade, principalmente em formatos de cobranças automáticas ou recorrentes;

Também é possível usar o Link de pagamento para enviar a cobrança diretamente ao pagador, que, nesse caso, pode ser paga nos diferentes tipos de pagamento.

Como cobrar o pagamento de mensalidade escolar?

Para tornar o controle de pagamento de mensalidade escolar mais simples, é necessário usufruir de algumas ferramentas úteis. Elas são responsáveis por automatizar o processo de emissão de cobranças e recebimentos, além do cadastro de novos alunos.

Com elas, o processo de gestão financeira será eficiente e rápido, com conferência simples e sem muitas etapas. Separamos algumas ferramentas indispensáveis para implementar na escola com a ajuda de uma conta digital completa como o Asaas.

1. Use uma ferramente de cobrança recorrentes de mensalidade escolar

Ao utilizar um software de cobranças recorrentes, basta informar o valor da mensalidade e a quantidade de meses que essa cobrança ficará ativa. Assim, o trabalho é feito uma única vez.

Com as cobranças recorrentes, é possível escolher as formas de pagamento que a escola prefere receber ou o cliente tem mais familiaridade, proporcionando uma maior flexibilidade para ambos os lados.

Para criar uma cobrança recorrente, é fácil. Basta:

• Criar uma conta no Asaas;
• Acessar o menu “Cobranças”;
• Escolher pela opção “Cobrança recorrente”;
• Preencher as informações de valor, data;
• Personalizar as cobranças se desejar;
• E configurar o envio ao cliente.

Com essa ferramenta, a escola tem maior previsibilidade financeira, tendo mais controle do fluxo de caixa, o que proporciona uma tomada de decisões mais assertivas.

2. Notificação de cobrança de mensalidade

Com um sistema que envia notificação de cobranças, é possível configurar as datas corretas e criar uma régua de cobrança para os clientes pagarem em dia. Essas notificações devem ser estratégicas, e considerar as particularidades como: fim do mês, 5º dia útil, etc.

Esses lembretes, uma vez configurados, são enviados automaticamente para os clientes, seja para relembrá-los do vencimento ou de algum possível atraso.

3. Cobrar agora e Asaas Tap

Em casos de negociações presenciais na secretaria da escola, é possível utilizar o aplicativo Asaas para receber pagamentos. Uma das formas é por meio da função “Cobrar Agora”, em que é possível criar QR Code Pix para o pagamento instantâneo dos valores.

A outra solução é usar o Asaas Tap, para receber pagamentos via crédito, débito e até carteiras digitais, pelo seu smartphone por aproximação.

Em ambos os casos, você cria a cobrança em poucos toques e a transação é concluída em segundos, com confirmação imediata na tela.

4. Negativação Serasa

Ao utilizar a conta Asaas para realizar as transações da escola, é possível acionar o birô de crédito para negativar um cliente inadimplente. Por meio da ferramenta, esse serviço é feito de maneira automática, basta configurar na cobrança do cliente.

Assim, em caso de inadimplência, a fatura será enviada para negativação no Serasa, que ficará responsável por todo o processo de cobrança, dando um período de 10 dias para a quitação do débito.

Caso o cliente acorde diretamente com a escola e realize o pagamento, é só dar baixa manualmente pelo sistema do Asaas para que o nome do cliente não fique negativado ou para parar o processo.

Para saber mais sobre as nossas funcionalidades e como elas podem ser úteis para receber pagamentos de mensalidade escolar, crie sua conta digital PJ Asaas!

Dúvidas frequentes sobre como funciona o pagamento da mensalidade escolar

Confira agora as dúvidas mais comuns sobre o funcionamento do pagamento da mensalidade escolar:

A mensalidade escolar é paga antes ou depois das aulas?

A mensalidade escolar pode ser paga antes, durante ou depois do mês de referência, conforme o contrato educacional. Em escolas particulares, o mais comum é definir um vencimento fixo, como dia 5, 10 ou 15, para cada parcela da anuidade ou semestralidade.

O importante é que o contrato informe valor, data de vencimento, período coberto, multa, juros e forma de cobrança. Pela Lei nº 9.870/1999, a cobrança deve estar vinculada ao valor anual ou semestral contratado, não apenas aos dias letivos daquele mês.

Por que a escola cobra mensalidade durante as férias?

A escola cobra mensalidade nas férias porque a mensalidade geralmente é uma parcela da anuidade escolar, não um pagamento por dia de aula.

A anuidade inclui custos distribuídos ao longo de 12 meses, como salários de professores, encargos trabalhistas, manutenção predial, planejamento pedagógico, tecnologia educacional e despesas administrativas.

Assim, mesmo em janeiro ou julho, a cobrança pode existir se estiver prevista no contrato. O ponto central é a transparência. Responsáveis devem saber se o serviço foi contratado por anuidade, semestralidade ou outro modelo de parcelamento.

Qual a diferença entre matrícula, mensalidade e anuidade escolar?

Matrícula é o ato de formalizar a vaga. Anuidade é o valor total do ano letivo. Mensalidade é uma parcela desse valor. Em escolas particulares, a anuidade ou semestralidade deve ser contratada no ato da matrícula ou rematrícula, conforme a Lei nº 9.870/1999.

A mensalidade funciona como divisão financeira desse total, normalmente em 6 ou 12 parcelas. Valores pagos na matrícula precisam compor o preço anual ou semestral, evitando cobrança duplicada. Essa distinção ajuda responsáveis a comparar propostas e entender o custo real da escola.

Como identificar se a matrícula virou 13ª mensalidade?

A matrícula pode indicar uma 13ª mensalidade quando é cobrada além das 12 parcelas anuais, sem abatimento ou integração ao valor total contratado.

Para verificar, some todos os pagamentos exigidos no ano: matrícula, rematrícula, mensalidades, taxas obrigatórias e parcelas extras. Depois, compare com a anuidade informada no contrato.

Se houver 12 mensalidades mais uma cobrança obrigatória separada, o responsável pode pedir demonstrativo financeiro à escola e consultar o Procon. A análise deve considerar Lei nº 9.870/1999, Código de Defesa do Consumidor e cláusulas contratuais.

Como calcular multa e juros de mensalidade escolar atrasada?

Para calcular mensalidade escolar atrasada, aplique primeiro a multa contratual e depois os juros proporcionais aos dias de atraso. Em relações de consumo, a multa por atraso costuma ser limitada a 2% do valor da parcela, conforme o Código de Defesa do Consumidor.

Os juros devem estar previstos em contrato. Um exemplo comum é 1% ao mês. Exemplo: mensalidade de R$ 1.000 atrasada 10 dias teria multa de R$20 e juros aproximados de R$3,33, totalizando R$1.023,33, sem considerar correção monetária.

Boleto, Pix ou cartão recorrente: quando usar cada um?

Boleto, Pix e cartão recorrente atendem necessidades diferentes na cobrança de mensalidade escolar. O boleto é útil para registro formal, conciliação bancária e responsáveis que preferem pagar em bancos ou aplicativos. O Pix é indicado para liquidação rápida, QR Code e confirmação mais ágil do pagamento.

O cartão recorrente reduz esquecimentos ao permitir cobranças automáticas no vencimento, desde que haja autorização do pagador.

A melhor escolha depende de taxa, prazo de recebimento, automação, perfil dos responsáveis e facilidade de conciliação financeira pela secretaria.

Como começar a cobrar mensalidades escolares online com segurança?

Para cobrar mensalidades escolares online com segurança, a escola deve unir contrato claro, autorização do responsável e uma plataforma de pagamento com controle financeiro.

O processo básico inclui: cadastrar aluno e responsável financeiro, definir vencimento, escolher Pix, boleto, cartão ou link de pagamento, configurar lembretes e acompanhar inadimplência.

O Asaas pode ser usado nesse contexto com conta digital PJ gratuita, cobranças recorrentes, Pix, boleto, cartão, link de pagamento, antecipação de recebíveis, split de pagamentos, API e gestão financeira integrada, mantendo rastreabilidade das cobranças.

Como integrar cobranças escolares ao sistema da secretaria?

A integração de cobranças escolares ao sistema da secretaria é feita conectando a plataforma financeira ao software acadêmico por API, arquivos de remessa ou webhooks. Essa integração permite atualizar automaticamente status como “pago”, “vencido”, “cancelado” ou “em negociação”, reduzindo erros manuais.

Um fluxo eficiente inclui cadastro único de alunos, identificação do responsável financeiro, emissão automática de cobranças e conciliação por turma, curso ou unidade.

Métricas como inadimplência mensal, prazo médio de recebimento e taxa de pagamento no vencimento ajudam a gestão escolar a tomar decisões financeiras.