Ao focar na administração de uma escola, a gestão de recebimentos de mensalidades é um dos pontos de maior atenção, tendo em vista que é a responsável pela principal fonte de renda da instituição.
Por isso, é dever da escola buscar formas de diminuir a inadimplência, oferecendo formas de tornar o processo de pagamento mais simples para todos os envolvidos — visando, principalmente, o recebimento em dia.
Para entender mais sobre como funciona o pagamento de mensalidade escolar e quais são as formas de tornar essa cobrança mais eficiente, nas próximas linhas preparamos um conteúdo completo a respeito. Continue a leitura!
O que diz a lei sobre o pagamento de mensalidade escolar?
As mensalidades escolares são regulamentadas pela Lei 9.870/99, do Governo Federal. Esta Lei explica que as mensalidades dizem respeito ao serviço prestado pela instituição de ensino, cobradas em parcelas mensais de mesmo valor, pelo período adotado pela escola.
Desta forma, mesmo durante o período de férias, que os alunos não frequentam a escola, haverá a cobrança do pagamento igualmente. Isso porque os custos da instituição seguirão nesses meses igualmente, como:
- Salários de funcionários;
- Custos da instalação;
- Atividades extracurriculares;
- Preparação dos professores;
- Pagamento de serviços contratados, como luz, água e internet; entre outros.
Além disso, a Lei da mensalidade escolar ainda aborda um pouco sobre o pagamento de matrícula ao final do período letivo.
É correto cobrar matrícula e mensalidade no mesmo mês?
Não é possível realizar duas cobranças no mesmo mês, por isso, é importante a boa gestão dos recursos financeiros da escola. A administração precisa incluir o valor da matrícula na anuidade, ou diluir nas parcelas pagas mensalmente.
Essa cobrança enquadraria como prática abusiva, conforme a Lei da Mensalidade e do Código de Defesa do Consumidor, uma vez que todos os alunos têm direito à rematrícula, que não deve ser cobrada como uma 13ª parcela.
No entanto, a rematrícula deve ser anunciada com um mínimo de 45 dias antes do final da prestação de serviços do ano, para todos os responsáveis.
Como funciona o pagamento de mensalidade escolar?
De maneira geral, existem duas formas de pagamento que a instituição pode oferecer para a cobrança da mensalidade escolar, como:
- Pagamento à vista, já incluindo a matrícula, no início do ano letivo;
- Pagamento parcelado, em 6 ou 12 vezes, a depender das condições que a escola quiser oferecer.
Essas condições de pagamento serão estabelecidas em contrato, com as devidas penalidades aplicáveis em casos de inadimplência: multas, juros, correções monetárias e mais.
Além disso, o funcionamento correto do pagamento da mensalidade escolar também evita problemas como fim de contrato após o ano letivo, por exemplo, que prejudica o aprendizado contínuo do aluno.
Porém, para os casos de inadimplência, a legislação ainda determina que o aluno não pode ser privado de ter acesso ao serviço acadêmico. No entanto, ao fim do período estabelecido, o aluno não poderá renovar a matrícula e nem frequentar a instituição até a quitação das dívidas.
Reajuste da mensalidade escolar
Em caso de reajustes, a escola deve apresentar a proposta, com base em inflação e outros meios, do valor da matrícula e da mensalidade escolar do ano seguinte.
Os reajustes devem acontecer apenas uma vez por ano, englobando gastos previstos e outras despesas. Veja o que diz a Lei:
Art. 1º — O valor das anuidades ou das semestralidades escolares do ensino pré-escolar, fundamental, médio e superior, será contratado, nos termos desta Lei, no ato da matrícula ou da sua renovação, entre o estabelecimento de ensino e o aluno, o pai do aluno ou o responsável.
6º Será nula, não produzindo qualquer efeito, cláusula contratual de revisão ou reajustamento do valor das parcelas da anuidade ou semestralidade escolar em prazo inferior a um ano a contar da data de sua fixação, salvo quando expressamente prevista em lei.
É importante sempre realizar o controle do pagamento da mensalidade, identificando possíveis casos de atraso e já entrando em contato com o responsável para a renegociação da pendência. Isso evita que o aluno tenha problemas no futuro com a cobrança em aberto.
Formas de pagamento de mensalidade escolar
Toda escola pode oferecer aos pais ou responsáveis diversas formas de pagamento da mensalidade.
A flexibilidade, além de ser um atrativo na hora de fechar a matrícula, ainda pode ser uma boa ferramenta para evitar clientes inadimplentes.
Assim, é preciso adequar a gestão financeira da escola para receber pagamentos. Entre as opções é possível ofertar:
- Boleto avulso ou boleto recorrente: seja na forma tradicional ou por meio do boleto com QR Code, para recebimento com Pix, é bastante utilizado pelo dinamismo e pela facilidade de pagamento, disponibilizado pelo sistema com envio automático, seja de forma avulsa ou recorrente, pelo período que durar o pagamento da menslaidade;
- Cartões: as duas formas, tanto de crédito quanto de débito, funcionam para pagamento de mensalidade, principalmente em formatos de cobranças automáticas ou recorrentes;
Também é possível usar o Link de pagamento para enviar a cobrança diretamente ao pagador, que, nesse caso, pode ser paga nos diferentes tipos de pagamento.
Como cobrar o pagamento de mensalidade escolar?
Para tornar o controle de pagamento de mensalidade escolar mais simples, é necessário usufruir de algumas ferramentas úteis. Elas são responsáveis por automatizar o processo de emissão de cobranças e recebimentos, além do cadastro de novos alunos.
Com elas, o processo de gestão financeira será eficiente e rápido, com conferência simples e sem muitas etapas. Separamos algumas ferramentas indispensáveis para implementar na escola com a ajuda de uma conta digital completa como o Asaas.
1. Use uma ferramente de cobrança recorrentes de mensalidade escolar
Ao utilizar um software de cobranças recorrentes, basta informar o valor da mensalidade e a quantidade de meses que essa cobrança ficará ativa. Assim, o trabalho é feito uma única vez.
Com as cobranças recorrentes, é possível escolher as formas de pagamento que a escola prefere receber ou o cliente tem mais familiaridade, proporcionando uma maior flexibilidade para ambos os lados.
Para criar uma cobrança recorrente, é fácil. Basta:
- Criar uma conta no Asaas;
- Acessar o menu “Cobranças”;
- Escolher pela opção “Cobrança recorrente”;
- Preencher as informações de valor, data;
- Personalizar as cobranças se desejar;
- E configurar o envio ao cliente.
Com essa ferramenta, a escola tem maior previsibilidade financeira, tendo mais controle do fluxo de caixa, o que proporciona uma tomada de decisões mais assertivas.
2. Notificação de cobrança de mensalidade
Com um sistema que envia notificação de cobranças, é possível configurar as datas corretas e criar uma régua de cobrança para os clientes pagarem em dia. Essas notificações devem ser estratégicas, e considerar as particularidades como: fim do mês, 5º dia útil, etc.
Esses lembretes, uma vez configurados, são enviados automaticamente para os clientes, seja para relembrá-los do vencimento ou de algum possível atraso.
3. Cobrar agora
Em casos de negociações presenciais na secretaria da escola, é possível receber pagamentos sem maquininha. Por meio do aplicativo do Asaas, na função “Cobrar Agora”. A ferramenta permite criar uma cobrança na hora, oferecendo a possibilidade de pagar via cartão de crédito ou Pix.
Assim, basta o cliente informar os dados do cartão ou ler o QR Code Pix para efetuar o pagamento. Por meio da criação dessa cobrança, é fácil monitorar e dar baixa nessa quitação no sistema.
4. Negativação Serasa
Ao utilizar a conta Asaas para realizar as transações da escola, é possível acionar o birô de crédito para negativar um cliente inadimplente. Por meio da ferramenta, esse serviço é feito de maneira automática, basta configurar na cobrança do cliente.
Assim, em caso de inadimplência, a fatura será enviada para negativação no Serasa, que ficará responsável por todo o processo de cobrança, dando um período de 10 dias para a quitação do débito.
Caso o cliente acorde diretamente com a escola e realize o pagamento, é só dar baixa manualmente pelo sistema do Asaas para que o nome do cliente não fique negativado ou para parar o processo.
Para saber mais sobre as funcionalidades do Asaas e como elas podem ser úteis para receber pagamentos de mensalidade escolar, crie sua conta digital PJ!
