Descubra quais são os dados para emissão de nota fiscal e como emitir

Publicado em 12 de setembro, 2017 | Atualizado em 20 de setembro, 2023

Conhecer os dados para emissão de nota fiscal é essencial para as atividades financeiras do seu negócio. Além de cumprir com as obrigações fiscais, a NF desempenha um papel fundamental na organização e controle das operações comerciais.

Para que esse documento seja feito corretamente, é preciso uma série de dados e informações. A ideia é identificar as partes envolvidas numa transação financeira, especificar os produtos ou serviços pagos e calcular os impostos.

Ao longo deste texto, apresentaremos quais os dados necessários para a emissão de nota fiscal e a importância de cada um deles. Dessa forma, sua empresa garantirá o cumprimento da legislação contábil, evitando problemas com a fiscalização.

Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é obrigatória para empresas ou pessoas jurídicas, que realizam comércio de produtos ou de serviços. Esse documento é emitido toda vez que há uma venda online ou física, para documentar a transação.

 A exceção dessa obrigatoriedade se aplica aos microempreendedores individuais (MEIs), que tenham participação do Simples Nacional. Neste caso, a NF pode ser utilizada como um recurso de auxílio no controle financeiro empresarial.

Quais são os tipos de Nota Fiscal?

Existem 12 tipos de notas fiscais eletrônicas emitidas pelas empresas no dia-a-dia. O modelo utilizado pode variar conforme as necessidades e responsabilidades fiscais de cada negócio. 

Entender as diferenças entre as NF é essencial para manter seu negócio estável. Por isso, vamos te mostrar os principais tipos de notas fiscais e suas respectivas funções na contabilidade empresarial.

Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento que registra a venda de produtos físicos, incluindo a cobrança de impostos, como o ICMS e o IPI. 

Cupom Fiscal Eletrônico

É um documento utilizado para as compras no varejo. Com ele, é possível comprovar o pagamento do produto ou serviço prestado.

Conhecimento de Transporte Eletrônico: Esse documento é obrigatório para empresas de transporte de cargas, sendo utilizado como registro dessas atividades. 

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos

O MDF-e é utilizado para movimentações de cargas do transporte interestadual.  

Nota Fiscal Avulsa

Nota Fiscal Avulsa é utilizada para negócios que não tem obrigatoriedade de contribuir com o ICMS, sendo voltada para MEIs e pequenas empresas. 

Nota Fiscal de Remessa

Esse tipo de NF é gerada quando não há uma venda, e sim um acompanhamento da mercadoria. Ele informa que o produto está sendo enviado para conserto, doação, exposição ou armazém. Evitando pagar impostos.

Nota Fiscal Complementar

Nota Fiscal Complementar é emitido para corrigir as informações registradas na nota fiscal primária, como reajuste de preços. Geralmente, ela é apresentada junto à nota original, representando a operação correta.

Nota Fiscal de Exportação

É um documento utilizado para registrar operações de venda de mercadorias ou serviços destinados à exportação. Ela é fundamental para a comprovação legal da operação de exportação.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é utilizada por empresas ou PJs que oferecem serviços, como cursos, instalação de móveis ou energia, academias etc.

Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica

Esse documento fiscal é emitido nas operações de venda para consumidores finais do produto.

Nota fiscal de Entrada

Diferente de outras modalidades, a Nota fiscal de Entrada considera somente as compras da sua empresa e não as vendas. 

Nota Fiscal Denegada

Nome dado às notas que apresentam irregularidades fiscais do emitente ou do destinatário identificadas pela Sefaz. Esse tipo de NF é inválida e não possui efeito legal.

Os dados para emissão de nota fiscal são diferentes para cada tipo de nota?

Cada tipo de nota fiscal tem sua própria função na gestão financeira de uma empresa. Por conta disso, consequentemente, os dados e informações contidos no documento podem variar. Por isso, atente-se bem ao que sua empresa precisa.

O que é preciso para emitir nota fiscal?

Para que uma nota fiscal possa ser emitida, é necessário que sua empresa esteja de acordo com alguns requisitos essenciais. Geralmente, esses documentos são exigidos para toda e qualquer empresa que venda produtos ou serviços. São eles:

Certificado digital

O Certificado Digital é um documento que emite e reconhece uma assinatura eletrônica. Ele é responsável por garantir a segurança e a autenticidade das transações online e das emissões de nota fiscal.

Ele não é obrigatório para todas as empresas ou usuários, entretanto pode colaborar com a otimização de tempo da sua equipe. A ideia é que esse documento substitua os papéis e assinaturas de escritas, facilitando e agilizando processos de forma segura.

Credenciamento na Sefaz

Para emitir notas fiscais eletrônicas, é importante que sua empresa tenha um cadastro específico junto à Secretaria da Fazenda ou órgão fiscal competente. Esse é um processo de autorização, que permite que o seu negócio realize a emissão de NF-e.

Vale ressaltar que cada estado tem suas próprias regulamentações. Para consultar o site da secretaria da fazenda do seu estado, acesse o Portal da Nota Eletrônica. No lado direito da página, você encontrará uma lista com os sites da SEFAZ de todos os estados.

Escolha do emissor de NF-e

Para poder emitir uma nota fiscal, a sua empresa deve utilizar um software de emissão de notas fiscais adequado e eficiente, que atenda aos requisitos legais. Além disso, o sistema deve permitir a geração e envio eletrônico dos documentos fiscais.

Geralmente, esses sistemas oferecem outros tipos de serviços, que contribuem e facilitam o trabalho da sua gestão financeira, como a cobrança automática. Ao longo deste texto, vamos mostrar as vantagens desse recurso e como escolher um para sua empresa.

Quais são os dados para emissão de nota fiscal?

Para a emissão de NFs, são necessárias algumas informações fundamentais, que variam conforme o tipo de documento. Abaixo, vamos te mostrar as principais informações e dados de cada uma das notas fiscais. 

É importante ressaltar que esses dados podem alterar conforme as leis do seu estado ou município.

Informações e documentos necessários à emissão de NF-e

Os dados da nota fiscal eletrônica servirão para registrar e comprovar a compra do produto. Para emitir uma nota fiscal eletrônica, sua empresa precisa obter as seguintes informações: 

• valor total dos produtos;
• dados do destinatário e remetente;
• dados adicionais e informações complementares (se necessário);
• endereço do destinatário e remetente;
• descrição do produto (quantidade, numeração, valores)
• CNPJ e Inscrição Estadual do destinatário e remetente;
• tributos que vão incidir sobre os produtos

Essas informações são fundamentais para o reconhecimento da venda de seu produto e controle de caixa. Algumas delas, inclusive, podem fazer parte de outros relatórios da empresa, como o plano de contas.

Passo a passo para emissão de NF-e

Com o certificado digital e o software específico para emissão de NF-e instalados, você deverá iniciar o processo informando os dados do cliente. Devem estar nesse campo: nome ou razão social, CPF ou CNPJ, inscrição estadual (se existir) e endereço completo.

Além das informações básicas do item, como nomenclatura, quantidade, unidade de medida e valor, é necessário inserir alguns códigos exclusivos de cada tipo de produto ou mercadoria vendida, sendo eles:

• Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM): código que serve para identificar a natureza da mercadoria que está sendo comercializada;
• Código Especificador de Substituição Tributária (CEST): criado para estabelecer uma padronização nos produtos sujeitos ao regime de substituição tributária;
• Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP): numeração que identifica a natureza da operação, ou seja, se ela é uma entrada ou saída, estadual ou interestadual, dentre outros critérios.

Ao final do processo, será gerado o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que servirá como um espelho dos dados do arquivo gerado pelo sistema. 

Neste caso, o Danfe é o documento que comprova a existência de uma nota fiscal. Ele deve ser entregue ao cliente, garantindo a existência da mercadoria nas divisas estaduais em caso de transporte dos produtos.

O arquivo gerado pelo sistema deve ser guardado em local seguro e de fácil acesso, pois, em caso de fiscalização, esse documento poderá ser exigido.

Informações e documentos necessários à emissão de NFC-e

Para a emissão da NFC-e, sua empresa precisará compilar os seguintes dados:

• Certificado digital no padrão ICP-Brasil, contendo o CNPJ da empresa;
• Desenvolver ou adquirir um software emissor de NFC-e;
• Solicitar o Código de Segurança do Contribuinte (CSC);
• Estar com a inscrição estadual regular;
• Ter um equipamento SAT ativo.

Assim como na NF-e, neste caso, o contribuinte também deverá passar por um processo de credenciamento, realizado pela Sefaz do seu estado.

Passo a passo para emissão de NFC-e

O processo de emissão de NFC-e é um pouco mais fácil que o de NF-e. Por se tratar de um documento de simples comprovação de receita para o contribuinte e de gasto para o cliente, ele dispensa a informação dos códigos existentes na NF-e.

Assim como na NF-e, após a emissão do documento fiscal serão gerados o Danfe e o arquivo XML, que deverão ser arquivados em local seguro e de fácil acesso. Depois, informe detalhadamente sobre a forma de pagamento.

Você pode possuir um sistema automatizado de cobranças, facilitando a emissão de boletos, transferências, depósitos ou cartão de crédito. 

Informações e documentos necessários à emissão de NFS-e

De modo geral, para sua empresa poder emitir notas fiscais, é necessário:

• Possuir um documento que comprove a atividade do negócio, como um CNPJ ou Inscrição Municipal regular;
• Estar homologado na prefeitura de sua cidade para emissão de NF;
• Código CNAE
• Desenvolver ou adquirir um software emissor de NF;
• Alíquota do ISS (definida pela legislação municipal);
• Dados do destinatário e remetente;
• Identificação do serviço prestado e código referente, conforme a Lei Complementar n°116, de 2003;
• Endereço do destinatário e remetente;

Sua empresa pode descrever vários serviços numa mesma NFS-e. Entretanto, eles precisam ser relacionados a um único item da Lista, de mesma alíquota e para o mesmo tomador de serviço. 

Passo a passo para emissão de NFS-e

Atualmente, as NFS-e de Microempreendedores Individuais (MEIs) são emitidas por um sistema nacional, padronizado nacionalmente. O sistema é acessado por CNPJs inscritos/localizados em municípios que aderiram ao convênio.

Para emitir sua nota fiscal de serviço, você terá que fazer o cadastro no site do Emissor Nacional. Após criar um e-mail e senha, entre no sistema e cadastre os dados da sua atividade econômica.  

Para poder acessar o Emissor de NFS-e, você precisa:

1. Entrar em “configurações”, no canto superior direito;
2. Inserir seu e-mail empresarial e telefone para contato;
3. Opte por “Não informar nenhum valor estimado para os tributos”;

Se você tiver dúvidas em relação ao seu regime de tributação, consulte o seu contador ou, até mesmo, o SEBRAE. 

Para emitir sua nota fiscal de serviço, você deve:

1. ir na aba “Nota fiscal”, representada por uma folha com um sinal positivo (+);
2. Escolher o tipo de emissão deseja (completa ou simplificada);
3. Preencha os campos solicitados.

Dados gerais para emissão de nota fiscal

A emissão de nota fiscal é uma tarefa que demanda uma quantidade grande de dados. Por isso, compilamos todas as informações solicitadas para esse documento. Nem todas são obrigatórias. Por isso, analise e entenda quais fazem sentido para sua empresa.

Conforme os números da imagem acima, cada campo corresponde às seguintes informações:

Dados do emitente:

1. Nome ou razão social da empresa;
2. CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) do emitente
3. Inscrição Estadual (IE) ou Inscrição Municipal (IM) do emitente;

Dados do destinatário:

4. Nome ou razão social do cliente;
5. CPF (Cadastro de Pessoa Física) ou CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) do cliente;
6. Endereço completo do cliente;

Descrição dos produtos ou serviços:

7. Descrição detalhada de cada item vendido ou serviço prestado;
8. Quantidade dos produtos ou horas dos serviços;
9. Valor unitário de cada item ou serviço;
10. Valor total da operação;
11. Código do produto;
12. Código de Sistema Tributário;

Impostos incidentes:

13. Alíquota do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços);
14. Alíquota do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), quando aplicável;

• Neste espaço, também ficam outros impostos federais, estaduais ou municipais que sua empresa paga.

Informações gerais:

15. Data e hora de emissão da nota fiscal;
16. Número da nota fiscal (cada nota fiscal deve ter um número sequencial e único, emitido em ordem crescente);

Quais cuidados tomar na hora de preencher a Nota Fiscal?

Para preencher sua nota fiscal corretamente, é preciso ter muita atenção e cuidado. Cada campo desse documento é uma parte importante para o processo de emissão de nota fiscal. 

Lembre-se de arquivar esses documentos de forma acessível e segura. Assim, você garantirá a organização e controle dos documentos.

Onde fica o número da nota fiscal eletrônica?

O número da nota fiscal pode ser localizado na parte superior do Danfe. Basicamente, ele representa visualmente a nota, com as principais informações da empresa, da venda, do destinatário etc. 

Além disso, você também pode identificar o número da nota fiscal eletrônica por meio da chave de acesso. Neste caso, veja o exemplo:

Cada parte do número da chave de acesso representa um tipo de informação diferente. Conforme o exemplo, temos:

1. (2 dígitos) cUF: É o código do estado onde está a empresa emitente da NF-e;
2. (4 dígitos) AAMM: Representam o ano e mês da emissão da NF-e;
3. (14 dígitos) CNPJ da empresa;
4. (2 dígitos) mod: Modelo de identificação da nota fiscal;
5. (3 dígitos) série: a série da NF-e;
6. (9 dígitos) nNF: Número da NF-e;
7. (1 dígito) tpEmis: Tipo de emissão do documento;
8. (8 dígitos) cNF: Código numérico da chave;
9. (1 dígito) cDV: Dígito Verificador.

O que fazer em caso de erro ao preencher Nota Fiscal?

Cometer erros é muito comum na rotina de trabalho. Entretanto, mais importante do que entender a falha, você precisa corrigir o problemas. Por isso, em caso de erro de preenchimento de nota fiscal, é possível:

Cancelar a NF

Pode ser feito em até 24 horas a partir da data de emissão do documento, desde que a mercadoria não esteja circulando. Essa opção inclui os erros em cálculos fiscais, falta de informações ou mesmo desistência da compra.

Carta de correção eletrônica (CC-e)

É comum ser utilizado para erros mais simples, como o código fiscal ou de tributação, dados da transportadora, razão social, etc. Por isso a correção pode acontecer até 20 vezes.

Nota fiscal de substituição 

Esse tipo de documento é utilizado quando os valores ou tributos são menores, podendo ser emitido em até 60 dias.

Nota fiscal complementar: 

A emissão desse tipo de nota serve para acrescentar valores de preço, quantidade e mercadorias, ou para corrigir impostos no caso de erros de cálculo ou classificação fiscal.

Como fazer nota fiscal para cliente?

Agora que já apresentamos tudo o que você precisa saber sobre notas fiscais, vamos te mostrar quais passos sua empresa deve seguir para emitir esse documento.

É importante ressaltar que algumas informações podem alterar conforme a cidade em que sua empresa está sediada. Por isso, busque por um contador ou uma empresa especializada no assunto.

1. Entenda qual será o tipo de nota emitido

O tipo de nota fiscal emitida irá depender da operação realizada. Acima, mostramos variados tipos de documentos, você deve analisar a atividade realizada e entender qual opção se encaixa melhor. Dessa forma, você deve escolher entre notas de:

• Produto: para bens e mercadorias, podendo ser de compra e de venda, de remessa, retorno, devolução, exportação, importação, etc.
• Serviço: para prestação de serviços;
• Consumidor: no caso de venda direta sem identificação do comprador, usada no varejo (equivalente ao cupom fiscal).

2. Adquira um certificado digital

Para validar suas notas fiscais eletrônicas juridicamente, sua empresa precisa de um certificado digital. Como falamos acima, essa assinatura é uma forma de garantir a autenticidade e a segurança das transações financeiras. 

Você pode adquiri-lo em uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Entre esses lugares, estão: Caixa Econômica Federal, Serasa Experian e a Receita Federal do Brasil.

Há uma lista completa com a relação de todas essas Autoridades Certificadoras. Você pode conferir e acessar a que julgar ser mais viável ao seu negócio.

A vantagem do certificado NF-e é que as notas podem ser emitidas por qualquer funcionário, sem a necessidade de compartilhar o CNPJ e senhas da empresa. Ele é uma forma segura e facilitada de emissão de nota fiscal.

É importante destacar que existem dois tipos de assinaturas digitais para a emissão de nota fiscal eletrônica: A1 e A3. 

A assinatura digital A1 é adequada para sistemas de gestão em nuvem, pois é armazenada online diretamente no sistema. Dessa forma, ela pode ser instalada em várias máquinas e acessada por qualquer dispositivo.

Já a assinatura digital A3 é utilizada quando o usuário emite seus documentos por meio de outros emissores. Nesse caso, o certificado será disponibilizado na forma de um dispositivo móvel (cartão, token ou pen drive) e usado em apenas um computador por vez.

3. Realize o cadastro com os órgãos responsáveis

Cada uma dessas notas é emitida por uma instituição diferente. Já com o certificado digital, é preciso avaliar qual órgão governamental é responsável pela emissão do documento desejado: 

Nota Fiscal de Produto (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e)

Para emitir esse documento, você deverá entrar em contato com a Secretaria Estadual da Fazenda da região onde sua empresa está cadastrada;

Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)

Você deverá entrar em contato com a Secretaria Municipal de Finanças, de Fazenda ou órgãos similares, da localidade onde seu negócio está cadastrado. 

4. Escolha um emissor de NF-e

Com a autorização do órgão responsável, o próximo passo é escolher uma plataforma emissora de nota fiscal eletrônica. Neste caso, o empreendedor tem duas opções:

• Usar o emissor gratuito oficial do Sefaz (NF-e) ou da prefeitura (NFS-e);
• Usar um emissor próprio.

Por mais que sejam gratuitos, os emissores do governo não trazem muitas vantagens ao seu negócio. Além de não serem integrados ao sistema da empresa, eles são muito limitados, não conseguindo salvar dados ou gerenciar um alto volume documentos. 

5. Pule todos os passos anteriores e automatize o processo

A automatização de processos empresariais tem ganhado cada vez mais espaço dentro das empresas. Atualmente, existem formas mais fáceis, práticas e vantajosas de emitir uma nota fiscal, com tecnologia e segurança.

Abaixo, vamos te mostrar as principais vantagens desses sistemas de automatização de nota fiscal. Veja:

Reduz gastos na empresa

Ter um software que automatize a emissão de nota fiscal pode reduzir os gastos da empresa significativamente. Isso porque, além de exigir menos mão de obra, esse método também diminui a quantidade de papéis envolvidos.

Aumenta a produtividade do processo

Automatizando suas emissões de notas fiscais, seus colaboradores terão mais tempo para dedicar em outras partes do processo. A longo prazo, isso pode aumentar a produtividade da sua empresa, conseguindo engajar novas estratégias de vendas.

Otimiza o controle financeiro

Além de emitir notas fiscais com maior agilidade, uma plataforma de automação de sistemas torna toda sua logística financeira mais prática. Controlando as movimentações do seu dinheiro em um só lugar, fica mais prático analisar e entender os dados de suas vendas.

Mantém as obrigações fiscais em dia

Além disso, a automação de processos evita o esquecimento das obrigações fiscais da sua empresa. Esse tipo de sistema é feito conforme as leis e regulamentações fiscais, garantindo que as notas fiscais emitidas estejam dentro dos requisitos legais definidos.

Permite vender para clientes distantes

A automatização do processo de emissão de nota fiscal pode fazer com que seu negócio venda a distância. Utilizando o link de pagamento, por exemplo, seu cliente poderá pagar pelo produto online, recebendo a NF-e pelo SMS ou e-mail.

Reduz erros de preenchimento

Por fim, esse processo pode colaborar com a diminuição de erros humanos, como informações incorretas ou cálculos errados de impostos. Com um sistema eficiente, você pode evitar possíveis dores de cabeça ou, até mesmo, prejuízos ao caixa.

Por que o Asaas é a melhor opção para emissão de nota fiscal automática?

Além da homologação do Banco Central, para atuar como instituição de pagamentos, o Asaas também recebeu as homologações para operar com crédito (SCD) e está conectado ao Sistema de Pagamentos Brasileiro (SPB).

Tudo isso permite que o Asaas consiga atuar com diversas soluções financeiras para empresas. Além de ajudar a diminuir a burocracia, possui ferramentas para cuidar da gestão financeira, como emissão automática de notas fiscais.

Entre os principais benefícios dessa conta digital, estão:

Sem mensalidade ou taxa de adesão

O Asaas não exige mensalidade ou taxa de adesão. O objetivo da fintech é diminuir a burocracia e melhorar a gestão de tempo. Assim, disponibiliza ferramentas para centralizar e automatizar os processos financeiros empresariais, cobrando apenas taxa por recebimento de cobrança.

Notas instantâneas ou agendadas

Um dos grandes diferenciais do Asaas é a automação de notas fiscais. Essa função permite que sua empresa tenha um controle maior sobre os documentos. Assim, você evita perder tempo com a burocracia, evita erros humanos e suas obrigações fiscais ficam em dia.

Atendimento personalizado

Com atendimento personalizado, garante que sua empresa tenha uma comunicação eficiente, e resolva seus problemas com agilidade. O suporte fica online 24 horas por dia, durante toda a semana. 

Integração fácil via API

A API permite automatizar o progresso de diversos setores da empresa, como logística, finanças e vendas. Ou seja, você pode gerenciar o seu negócio com tranquilidade, em único lugar.

Cobrança por Pix, boleto e cartão

Para colaborar com o recebimento de seus pagamentos, o Asaas disponibiliza diversas formas de cobranças. Entre as modalidades, temos as mais utilizadas pelo mercado, como Pix, boleto e cartão.

Antecipação de cobranças

Esse é um recurso importante para manter a saúde do seu caixa estável. Assim, com a antecipação de recebíveis, você pode continuar oferecendo as opções de parcelamento para seus consumidores e antecipar o recebimento integral das vendas.

Notificações de cobrança automáticas

A régua de cobrança facilita o processo e evita a inadimplência. Automatizando esse processo, seu negócio terá total controle das cobranças. 

Com ele, é possível realizar o envio de lembretes de pagamento estratégicos antes e depois do vencimento.

Consulta e Negativação Serasa

Utilizando o recurso de consulta e negativação Serasa, sua empresa pode consultar o histórico de crédito dos clientes, antes de oferecer o parcelamento. 

Caso eles não efetuem o pagamento das dívidas, você também pode negativá-los.

ERP gratuito na nuvem

O Assas também dispõe de uma plataforma ERP na nuvem e gratuita. Com ela, é possível verificar cadastro dos seus clientes, realizar o controle de estoque, fornecedores, contas a pagar e receber, e muito mais.

Conta digital completa para empresas

A conta digital Asaas é uma solução completa para empresas. As ferramentas disponibilizadas tem o objetivo de otimizar a logística de pagamentos, melhorar as operações internas, diminuir a burocracia e cuidar da saúde financeira empresarial.

Se você quer automatizar as notas fiscais da sua empresa e se livrar da burocracia, faça seu cadastro no Asaas agora mesmo!