Os avanços tecnológicos alcançaram os mais simples procedimentos fiscais realizados por pequenas e grandes empresas que praticam as atividades de comércio.

A emissão de NF-e era um processo costumeiro nesses negócios, porém, com o objetivo de amarrar ainda mais as receitas das empresas, o governo passou a exigir a emissão da NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica).

Os órgãos de fiscalização estão sempre criando métodos que têm por objetivo expor cada vez mais as receitas auferidas por uma empresa em determinado período.

Os empresários, por sua vez, não têm muito o que fazer, a não ser se adaptarem às novas exigências. Foi pensando nisso que resolvemos escrever este artigo para mostrar como emitir esses documentos fiscais de maneira correta. Confira!

Informações e documentos necessários à emissão de NF-e

Em se tratando da emissão de NF-e, são necessárias algumas ferramentas essenciais, bem como as informações básicas que serão inseridas no documento fiscal, como por exemplo: dados do cliente, informações sobre o produto vendido (valor, quantidade, unidade, base de cálculo dos tributos e códigos) e dados de transportes.

As ferramentas essenciais para emissão da NF-e são:

• computador com acesso à internet;
• certificado digital: a ferramenta básica para emissão de notas fiscais eletrônicas que serve para dar veracidade e validade ao documento;
• software emissor de NF-e: ferramenta utilizada para o preenchimento do documento fiscal, bem como posterior transmissão ao órgão competente pelo recebimento e fiscalização.

Além disso, para que a empresa esteja habilitada à emissão de NF-e, será necessário passar por um procedimento de credenciamento, realizado pela Secretaria da Fazenda estadual (Sefaz) do estado onde a empresa está situada.

Uma empresa estará apta a emitir notas fiscais eletrônicas somente após ter o processo de credenciamento aprovado.

Passo a passo para emissão de NF-e

De posse dos documentos e informações essenciais exigidos pela NF-e, vamos para a etapa de emissão do documento fiscal.

Com o certificado digital e o software específico para emissão de NF-e instalados, você deverá iniciar o processo informando os dados do cliente. Deve constar nesse campo: nome ou razão social, CPF ou CNPJ, inscrição estadual (se existir) e endereço completo.

Informados os dados do cliente, você passará para a etapa da inclusão dos itens (produtos, equipamentos ou materiais vendidos) da nota fiscal eletrônica.

Essa é a etapa que mais gera dúvidas nas pessoa. Sendo assim, é muito importante ter atenção aos seus detalhes.

Além das informações básicas do item, como nomenclatura, quantidade, unidade de medida e valor, é necessário inserir alguns códigos exclusivos de cada tipo de produto ou mercadoria vendida, sendo eles:

• Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM): código de oito dígitos que serve para identificar a natureza da mercadoria que está sendo comercializada;
• Código Especificador de Substituição Tributária (CEST): criado para estabelecer uma padronização nos produtos sujeitos ao regime de substituição tributária;
• Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP): numeração que identifica a natureza da operação, ou seja, se ela é uma entrada ou saída, estadual ou interestadual, dentre outros critérios.

Após a inclusão desses dados, é importante verificar as bases de cálculo de incidência dos tributos. No documento fiscal, você informará o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), bem como o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), se incidir a aplicação desse tributo.

Ao final do processo será gerado o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que servirá como um espelho dos dados contidos no arquivo XML gerado pelo sistema, sendo este último o verdadeiro documento que comprova a existência de uma nota fiscal.

Você deverá guardar os seus arquivos XML em local seguro e de fácil acesso, pois em caso de fiscalização esse documento poderá ser exigido.

O Danfe deverá ser entregue ao cliente e será o documento válido para comprovação da existência da mercadoria nas divisas estaduais, em caso de transporte dos produtos comercializados.

Informações e documentos necessários à emissão de NFC-e

A NFC-e também possui uma série de documentos e informações a serem observados antes de ser realizada a sua emissão. A falta de qualquer elemento impede que o documento seja gerado.
Assim, para a emissão de NFC-e será necessário:

• certificado digital: assim como na NF-e, ele é essencial para dar veracidade e validade ao documento fiscal;
• computador conectado à internet;
• software emissor de Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica.

Assim como na NF-e, o contribuinte também deverá passar por um processo de credenciamento realizado pela Sefaz do estado onde a empresa está situada.

Além disso, é necessário possuir o Código de Segurança do Contribuinte (CSC), que é gerado e disponibilizado pela Sefaz estadual no ato do credenciamento da empresa.

Passo a passo para emissão de NFC-e

O processo de emissão de NFC-e é um pouco mais simples que o de NF-e. Por se tratar de um documento de simples comprovação de receita para o contribuinte e de gasto para o cliente, ele dispensa a informação dos códigos existentes na NF-e.

De posse dos documentos e informações necessários para a emissão, incluindo o CSC, o contribuinte deverá preencher o formulário eletrônico em seu sistema emissor de NFC-e com os seguintes dados:

• nome ou razão social do cliente/consumidor;
• CPF ou CNPJ;
• endereço completo;
• dados essenciais do produto vendido: nomenclatura, quantidade, unidade de medida e valor;
• forma de pagamento escolhida pelo consumidor.

É importante salientar que a NFC-e não gera crédito de ICMS ao contribuinte que emite o documento fiscal, como ocorre com a NF-e.

Assim como na NF-e, após a emissão do documento fiscal serão gerados o Danfe e o arquivo XML, que deverão ser arquivados em local seguro e de fácil acesso.

As formas de pagamento podem variar de acordo com cada contribuinte, podendo ser à vista, parcelado no cartão de crédito ou boleto bancário.

Você pode possuir um sistema automatizado de geração de cobranças que facilita a emissão de boletos, transferências, depósitos ou cartão de crédito.

Assim, é possível realizar a integração dos serviços financeiros que surgirão após a emissão de suas NF-e e NFC-e, facilitando o controle de cobranças e diminuindo a inadimplência.