O que é gestão financeira escolar e como controlar com software

A administração financeira é fundamental para o sucesso de qualquer organização, e as escolas não são exceções. 

Gerenciar com eficiência os recursos financeiros é crucial para garantir que os alunos recebam a educação de qualidade, enquanto a instituição permanece em crescimento e eficiência.

Neste artigo, exploraremos a importância da gestão financeira escolar e como uma abordagem estratégica pode beneficiar a empresa. Continue lendo!

O que é gestão financeira escolar?

A gestão financeira escolar caracteriza-se por uma série de medidas que visam a boa administração dos recursos e orçamento. Seu objetivo é garantir o bom funcionamento, faturamento e sustento da instituição a longo prazo. 

Além da gestão do dinheiro, há uma relação direta com o bem-estar e necessidade de alunos e funcionários, a fim de manter o negócio sustentável em todos os quesitos. 

A gestão dos recursos financeiros da escola também garante que a área administrativa tenha apoio com sistemas eficazes, que facilitam o trabalho e prezam pelo bom funcionamento da empresa. 

O que faz o setor financeiro de uma escola?

O setor financeiro da escola é responsável por realizar a gestão dos recursos, cobranças e pagamentos da instituição. 

Assim, certifica-se de que a escola tenha todas as condições para cumprir suas responsabilidades financeiras. A instituição deve pensar que a gestão do setor fica responsável por administrar alguns pontos vitais para a saúde do negócio: 

• Planejamento financeiro;
• Fluxo de caixa;
• Índice de inadimplência; 
• Prestação de contas; 
• Gestão de equipamentos; 
• Manutenção do patrimônio;
• Rotina de pagamentos e cobranças; 
• Orçamento, etc. 

Até porque, em toda empresa, todos os processos financeiros, devem ser bem analisados e planejados. 

Qual a importância da gestão financeira para o sucesso de uma escola?

A gestão financeira é um pilar fundamental para garantir a qualidade da educação e o funcionamento eficiente da instituição. 

Assegura, assim, que os recursos sejam adequadamente alocados para cobrir despesas, sejam elas: pagamento de professores, manutenção das instalações e investimentos em melhorias educacionais. 

Além disso, uma gestão financeira eficaz promove a sustentabilidade financeira da escola, prevenindo déficits que poderiam afetar o ensino e comprometer a continuidade das atividades escolares.

Com isso, a instituição não apenas opera, mas cria um planejamento que visa escalar o negócio e aumentar sua base de clientes.

Quais os desafios financeiros de uma escola?

O funcionamento bem-sucedido de uma escola depende integralmente da gestão financeira. Afinal, instituições privadas dependem do pagamento da mensalidade escolar para seu funcionamento, enquanto públicas ficam à mercê dos repasses governamentais.

De todas as formas, os recursos, em alguns momentos, podem se tornar escassos, tornando a gestão mais desafiadora para os responsáveis. Listamos alguns dos principais desafios: 

• Orçamento limitado: escolas muitas vezes operam com orçamentos apertados, limitando sua capacidade de investir em melhorias significativas. Isso pode resultar em salários baixos para professores, falta de recursos didáticos e dificuldade em manter e atualizar instalações físicas.

• Sustentabilidade: é preciso planejar cuidadosamente o uso dos recursos, para garantir a continuidade dos serviços de educação de qualidade a longo prazo. Isso envolve a criação de reservas financeiras para emergências e investimentos estratégicos.

• Tecnologia educacional: a compra e manutenção de dispositivos, licenças de software e acesso à internet de alta velocidade representam custos significativos. Além disso, para melhorar a gestão de recursos também é importante contar com um bom sistema de automação.

• Custos de pessoal: professores e funcionários são um dos maiores custos operacionais de uma escola. Manter uma equipe qualificada e motivada, ao mesmo tempo em que mantém os custos sob controle, é um desafio contínuo.

• Inadimplência dos alunos: a falta de pagamento da mensalidade escolar é um problema que prejudica muito a gestão financeira da empresa. Além disso, a variação de alunos também é um ponto de atenção para as finanças.

Como funciona a gestão financeira em escolas?

Para o processo funcionar, deve-se criar um planejamento financeiro escolar (mensal, trimestral, semestral ou anual, por exemplo) de todas as áreas da instituição, considerando os recursos financeiros disponíveis. 

Assim, por meio desse planejamento, há como realizar a gestão dos recursos disponíveis das áreas. 

Dessa forma, será possível entender a viabilidade e quais são as estratégias que a escola deve colocar em prática, para que o máximo de objetivos sejam alcançados. 

A gestão financeira escolar deve considerar os seguintes tópicos: 

• Objetivos do negócio: que perpassam valores, missão, planos a curto, médio e longo prazo, etc.;
• Planejamento tributário: impostos, contas gerais, salários, além de todos os aspectos financeiros;
• Administração dos recebíveis: a escola depende do pagamento de mensalidade dos alunos, e é importante realizar a gestão de cobrança;
• Criação de urgências e prioridades: ainda que os pontos do planejamento sejam importantes, existem outros prioritários na organização financeira empresarial. 

Dessa maneira, em todos os passos de um planejamento, a gestão financeira escolar se faz presente, viabilizando ou postergando planos, substituindo objetivos, entre outros pontos. 

Como fazer uma boa gestão financeira escolar?

A gestão financeira pode impactar todos os setores da escola. Por isso, é fundamental que essas etapas sejam realizadas com eficiência e organização – pensando em toda a estrutura da instituição.

Por isso, confira essas dez dicas sobre como fazer uma gestão financeira eficiente dentro da sua escola:

1. Siga o planejamento estratégico escolar

A gestão financeira de uma escola não deve ser um processo isolado, mas sim integrado ao planejamento estratégico da instituição. Isso significa que cada decisão financeira deve estar alinhada com os objetivos de longo prazo da escola. 

Quando as finanças são gerenciadas segundo a visão e a missão da escola, os recursos são direcionados de forma mais eficaz. 

Por exemplo, se a escola procura oferecer educação de alta qualidade em ciências, é essencial direcionar recursos financeiros para laboratórios e materiais didáticos nessa área.

2. Considere os aspectos pedagógicos

Uma gestão financeira eficaz em uma escola não deve negligenciar os aspectos pedagógicos. 

Investir em materiais didáticos de qualidade, treinamento de professores e programas educacionais inovadores pode ter um impacto significativo nas finanças a longo prazo. 

Com um bom material pedagógico e serviço oferecido, a escola tende a atrair mais estudantes, e assim aumentar suas receitas. Portanto, as decisões financeiras devem considerar não apenas os números, mas também o impacto na qualidade do ensino.

3. Acompanhe as contas diárias do colégio

Uma gestão financeira sólida requer um acompanhamento constante das finanças escolares. Isso implica em registrar todas as transações financeiras diariamente, desde o recebimento de mensalidade escolar até o pagamento de despesas. 

Manter registros precisos é fundamental para garantir a transparência e a responsabilidade financeira, além de fornecer informações atualizadas para a tomada de decisões.

4. Reduza despesas operacionais da instituição educacional

A análise e a redução de despesas operacionais podem liberar recursos valiosos para a escola. Isso envolve a identificação de gastos desnecessários e a busca por maneiras de reduzi-los. 

Por exemplo, a escola pode encontrar maneiras mais eficientes de gerenciar a manutenção de suas instalações ou renegociar contratos com fornecedores para obter melhores preços. 

Cada economia após a análise das receitas e despesas operacionais contribui para a estabilidade financeira.

5. Otimize recursos da escolares

Uma gestão financeira eficaz também envolve a otimização de recursos existentes. Isso significa garantir que salas de aula, laboratórios e equipamentos sejam usados da maneira mais eficiente possível. 

Evitar desperdícios e duplicações de recursos é crucial para maximizar o valor dos ativos da escola.

6. Controle a inadimplência da escola adequadamente

A inadimplência pode ser um desafio financeiro para muitas escolas. É fundamental ter políticas claras de cobrança e oferecer opções de parcelamento para os pais. 

Além disso, é importante abordar a inadimplência de forma proativa, buscando soluções amigáveis sempre que possível para evitar que ela afete negativamente o fluxo de caixa.

É possível realizar esse processo por meio de uma régua de cobranças, enviando notificações para os responsáveis antes do vencimento da mensalidade. Isso evita atrasos e garante o recebimento em dia. 

Aprenda como fazer um bom controle financeiro escolar.

7. Cuide do fluxo de caixa escolar

Manter um fluxo de caixa saudável é essencial para garantir que a escola possa cumprir suas obrigações financeiras. Isso envolve o equilíbrio entre entradas e saídas de dinheiro, evitando a falta de recursos para cobrir despesas essenciais. 

Ter um fluxo de caixa bem gerenciado é a chave para a estabilidade financeira da escola.

8. Construa uma reserva financeira para a instituição

Ter um fundo de emergência sólido é uma estratégia inteligente para lidar com imprevistos e incertezas. 

A escola pode estabelecer o hábito de economizar uma porcentagem das receitas para construir essa reserva ao longo do tempo. 

Isso proporciona tranquilidade financeira e a capacidade de enfrentar desafios financeiros inesperados.

9. Implemente um sistema de gestão financeira escolar

A tecnologia desempenha um papel crucial na gestão financeira escolar moderna. A implementação de um sistema de gestão escolar específico para escolas pode simplificar e automatizar a administração. 

Isso inclui a emissão de boletos, o acompanhamento de pagamentos, a geração de relatórios financeiros detalhados e o gerenciamento eficiente de receitas e despesas. 

Esses sistemas economizam tempo, reduzem erros e melhoram a eficiência geral da gestão financeira da escola.

10. Conte com o Asaas para sua escola

O Asaas é uma conta digital voltada para tornar a gestão financeira mais eficiente, tornando processos menos burocráticos e oferecendo as ferramentas ideias para gerir o negócio.

Com o Asaas, a escola pode emitir notas fiscais, gerenciar um sistema de cadastro, acompanhar cobranças, enviar notificações e ainda pode oferecer diferentes meios de pagamento para auxiliar os pais e alunos no momento da quitação.

Utilize a cobrança recorrente

A escola ganha mais flexibilidade para optar por métodos de pagamento que facilitem as cobranças e evitem a inadimplência. Uma dessas soluções é o boleto parcelado ou a cobrança recorrente.

Com essa função, também mantém um fluxo de pagamentos facilitado para o consumidor – que pode pagar as mensalidades por um método seguro e confiável, como o boleto bancário, cartão de crédito ou Pix.

Utilize o sistema e notificação do Asaas

Além disso, para combater a ineficiência, a escola pode contar com o sistema de lembretes de pagamento. Através dele, é possível enviar mensagens de cobrança antes e após o vencimento da fatura.

Essas notificações podem ser feitas via SMS, mensagem de voz, carta, Whatsapp e e-mail – garantindo que o aluno ou responsável receba o lembrete, evitando o esquecimento do pagamento.

Para continuar aprimorando a gestão financeira da sua escola, abra sua conta no Asaas agora mesmo e usufrua de todos os recursos da plataforma!