Entenda de uma vez por todas como fazer o controle do fluxo de caixa

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Cuidar das tarefas de gestão de uma empresa pode ser complicado, especialmente para os administradores de primeira viagem. Entre os inúmeros termos específicos da profissão e das habilidades necessárias para manter a empresa funcionando adequadamente, alguns processos merecem atenção especial.

Criar um fluxo de caixa eficiente é uma das tarefas indispensáveis que devem ser desempenhadas por um bom gestor. Realizar o controle das entradas e saídas diárias permite que sua empresa não entre no chamado “efeito tesoura”. Para saber mais sobre essas operações gerenciais e conduzir seu negócio ao sucesso financeiro, preparamos um post explicativo completo.

Com as dicas que reunimos, fica mais fácil entender o conceito do fluxo de caixa e sua aplicação dentro da corporação, a fim de evitar gargalos na gestão e manter as finanças equilibradas. Acompanhe as dicas que separamos para você e coloque-as em prática para otimizar a organização financeira da sua empresa!

O que é fluxo de caixa?

Você já ouviu falar em fechar o caixa? A expressão, que é muito popular no comércio, talvez já faça parte do vocabulário da sua empresa. Ela também é chamada de cash flow ou fluxo de caixa. Esse controle financeiro é uma das tarefas diárias que um gestor deve desempenhar para administrar bem sua companhia, independentemente do tamanho da organização ou de seu campo de atuação.

É um costume antigo dos comerciantes dizer que vão fechar o caixa quando chega a hora de baixar as portas da loja e contabilizar todo o montante recebido no dia de trabalho. No entanto, não só os recebimentos devem entrar no cálculo, diferentemente do que sugerem muitos empreendedores.

Ao gerenciar o fluxo de caixa, todas as saídas da empresa também precisam ser colocadas nos cálculos, a fim de estimar o quanto foi adquirido e pago no dia de trabalho. O resultado será obtido por meio de uma subtração simples, que explicaremos mais à frente.

A quais empresas ele se destina?

É verdade que fechar o caixa é um hábito dos comerciantes. No entanto, contabilizar todo o dinheiro que entra e sai do seu negócio diariamente é uma atividade necessária para manter o funcionamento da empresa de maneira satisfatória, qualquer que seja o segmento de atuação da marca.

Cuidar do caixa da companhia possibilita um maior controle das transações financeiras realizadas no seu negócio e uma administração adequada das dívidas e saldos. Sem esse gerenciamento, fica fácil se perder nas contas e entrar no vermelho. Isso quer dizer que toda empresa deve fazer o fluxo de caixa?

É  isso mesmo! Afinal, as finanças representam apenas uma parte das atividades diárias do administrador. Quando se está à frente da gestão de uma empresa, as obrigações são inúmeras, e fica fácil se desorganizar e comprometer a saúde financeira do negócio.

Sem uma administração cuidadosa, os administradores podem perder o controle e exercer suas capacidades financeiras. Se o gestor aposta em processos analógicos, então, é mais um empecilho! Certos métodos já se tornaram obsoletos, gastando mais recursos, tempo e esforços do que o ideal.

Portanto, nada de caderninho de contas para cuidar do fluxo de caixa na sua empresa. Quer aprender a fazer o cash flow e ainda utilizar a tecnologia a seu favor? Então, você está no lugar certo. Acompanhe nossas dicas!

Por que controlar o fluxo de caixa na sua empresa?

Como ferramenta auxiliar da gestão financeira da empresa, o cash flow deve ser realizado todos os dias — ou, caso não haja movimentação diária nas finanças, pelo menos uma vez por semana.

O processo deve ser feito por profissionais da gestão, independentemente de seu nicho de mercado, como já dissemos, abrangendo inclusive os autônomos. Conhecer o movimento do dinheiro dentro do próprio negócio é importante para qualquer investidor, pois ajuda você a manter em ordem as contas da empresa, evitando surpresas desagradáveis ao fim do mês.

Mas por que essa estratégia é tão relevante? Damos alguns motivos para controlar o fluxo de caixa. Veja só:

Monitoramento das finanças

Realizar o fluxo de caixa do seu negócio é essencial, primeiro, porque garante a segurança financeira do empreendimento. No entanto, o processo envolve mais ações do que simplesmente contabilizar o quanto entra e sai da empresa todos os dias. Seu objetivo não é unicamente o de calcular a porção de dinheiro que será faturada ou que faltará no fim do mês.

Quando se organiza o setor financeiro, é possível acompanhar em detalhes as receitas e as despesas, ajudando nas tomadas de decisão que vão impulsionar sua organização ao crescimento. Por isso, não basta saber qual o volume que entra ou que deixa o caixa todos os dias. É necessário avaliar as condições em que as movimentações ocorrem.

Será que os montantes estão de acordo com o esperado? A saúde financeira da empresa está dentro dos padrões ideais? As transações de venda são suficientes para manter as operações dentro do planejado?

Segurança nas tomadas de decisão

Um controle preciso das finanças permite que o gestor de uma companhia possa se antecipar, adquirindo os elementos necessários para embasar e executar seus planos de ação.

Para alguns empreendedores, o planejamento ainda é uma tarefa sem processos definidos, um tanto quanto vultuosa. Deixar de traçar suas estratégias antes de executar qualquer campanha ou tomar qualquer decisão é um erro fatal que pode atravancar o sucesso da empresa.

Isso porque toda ação que a empresa toma demanda preparação. Se a intenção é colocar um novo produto à venda, fechar parcerias ou até fazer o marketing, o gestor precisa ficar de olho. O mercado deve ser estudado, bem como as intenções dos clientes e, claro, a capacidade financeira da organização.

Sem um estudo de suas capacidades e limitações, o gestor pode se exceder e tomar uma decisão sem o embasamento adequado. Resultado: um projeto com grandes chances de fracassar e comprometer suas finanças.

Planejamento

O fluxo de caixa organizado permite que quem está à frente do estabelecimento possa visualizar a condição financeira em curto, médio e longo prazo, favorecendo eventuais ajustes.

Qualquer plano de ação, mudanças de estratégia ou alterações no comportamento dos colaboradores depende de planejamento. Sem dados sólidos que indiquem a real situação das finanças da sua companhia, fica fácil se desorganizar e tomar decisões pouco efetivas.

Como o fluxo de caixa funciona na prática?

O fluxo de caixa é uma estratégia eficiente para manter o ativo circulante da empresa bem gerenciado, prevendo possíveis faltas de recursos e criando mais segurança para investir nas necessidades do negócio.

Realizando diariamente um fluxo de caixa detalhado e estudando os resultados obtidos, fica mais fácil manter as contas da empresa organizadas e evitar cair no efeito tesoura, que é representado pela escassez crescente de recursos.

Mas como funciona o cash flow na prática? Como criar um fluxo de caixa eficaz? Aprenda no nosso passo a passo:

Organize os dados

A primeira regra para realizar o fluxo de caixa é manter a organização. Separe o dinheiro que entra e sai da empresa em categorias distintas — essa divisão das informações permite enxergar com mais clareza os seus gastos e ganhos.

Distribua em planilhas de saídas os seus gastos com produtos, serviços, marketing, impostos do negócio e RH, entre outros. Categorize também o que entra no caixa, e não apenas os recursos que saem. Separe as receitas com vendas de produtos e serviços, por exemplo, para esclarecer de onde vêm os seus saldos.

Invista nesse primeiro passo, pois é a organização que facilitará acompanhar o andamento das contas da sua empresa.

Realize os lançamentos

Depois de organizar os dados, é hora de lançá-los nas planilhas. E esse passo merece atenção: isso deve ser feito diariamente, a fim de manter a organização. O fluxo de caixa é uma obrigação diária do gestor, por isso, não deixe de realizá-lo ao fim de todo expediente.

É claro que apostar em métodos analógicos complica o desempenho dos processos. Mas, por sorte, a tecnologia pode ajudar. Ao usar programas voltados para a gestão do fluxo de caixa, os próprios softwares fazem os cálculos dos valores inseridos nos campos adequados.

A função do gestor é reunir os dados que precisam ser lançados e preencher as planilhas digitais nos campos indicados. O programa realiza os cálculos e gera os resultados finais, podendo até mesmo criar gráficos para facilitar a visualização.

Calcule seu saldo

Após fazer os lançamentos dos dados do seu negócio, é hora de encontrar o saldo final diário. Para isso, é preciso somar os valores das entradas do dia, subtrair dele as saídas e somar ao seu saldo inicial. A conta é simples, mas pode ser destinada a um software.

Com esse cálculo, torna-se possível perceber os dias do mês em que é necessário fazer mais pagamentos ou os períodos em que sua empresa tem lucrado mais. Uma análise das tendências financeiras permite que a companhia se organize e defina um padrão de comportamento. Com isso, o gestor consegue fazer um planejamento mensal e não atrasar as contas.

Estude os dados obtidos

Depois de preencher as planilhas nos softwares, é possível montar gráficos que ilustrem a situação financeira da sua empresa. O próprio programa os gera automaticamente a partir da solicitação do usuário. A partir desses gráficos e esquemas, o gestor pode observar os pontos em que seu negócio tem lucros ou prejuízos.

Use os dados obtidos do fluxo de caixa para otimizar os pontos negativos e potencializar os pontos positivos nas entradas e saídas da sua companhia. Se o gestor não deixa de registrar os dados diariamente, logo perceberá os benefícios do fluxo de caixa na sua empresa.

Conheça o regime de caixa

O regime de caixa é mais uma das ferramentas destinadas à organização financeira e à gestão do negócio, sendo aplicada como um complemento ao cash flow. Muito aplicada nos escritórios ou nos departamentos de contabilidade, a estratégia colabora diretamente na apuração dos tributos devidos por uma companhia.

Você, enquanto gestor da empresa, precisa conhecê-la, entender seu impacto na organização das finanças e saber aplicá-la na sua rotina. A estratégia pressupõe que o registro das ocorrências precisa ser escriturado na data exata em que o fato ocorreu, independentemente do fato anterior que o gerou.

Pareceu complicado? A gente simplifica! Caso você receba uma nota fiscal e efetue o pagamento no dia 10 do mês seguinte, a nota deverá ser registrada nesse dia, apesar da data da sua chegada na companhia.

O regime de caixa é uma modalidade empregada para tratar os resultados e processos financeiros e contábeis da empresa. Cada gestor deve se preocupar em personalizar a estratégia às necessidades específicas da sua organização e garantir a exatidão no controle.

Como fazer um fluxo de caixa mais eficiente?

O fluxo de caixa de uma companhia é uma das ferramentas mais importantes de sua gestão financeira. Controlar as entradas e saídas consolidadas de dinheiro e visualizar as movimentações é fundamental para manter a saúde financeira e prever como ela se comportará em curto ou longo prazo.

Para evitar erros no fluxo de caixa, separamos algumas dicas imbatíveis:

Seja detalhista

Quanto mais detalhadas as informações registradas pelo gestor, mais eficientes serão a visualização e a análise de todos os dados. Por exemplo: quando registrar os gastos com os funcionários, não registre as informações somente com os rótulos “despesas com colaboradores” ou “salários”.

Especifique bem os montantes que correspondem ao pagamento de salário e os que são referentes a despesas extras, como planos de participação nos resultados, férias, décimo terceiro ou quaisquer outras gratificações recebidas pelos funcionários.

Não economize esforços na hora de realizar os registros — desde material de escritório até itens utilizados em pequenos reparos, como latas de tintas e pincéis. São esses pequenos gastos que, quando somados, podem se transformar em um valor significativo. Os gastos menos dispendiosos não devem ser desprezados!

Outro ponto que deve ser observado é como você registra os nomes dos itens. Evite o uso de abreviações que possam gerar dúvidas para os demais usuários do fluxo de caixa ou em consultas futuras. Use termos que sejam padronizados para o entendimento de todos.

Atualize as informações periodicamente

Para que o fluxo de caixa funcione, o gestor precisa manter as informações atualizadas. O ideal é registrar os dados diariamente para que informações não fiquem perdidas ou esquecidas. Assim, os números estarão sempre em dia e as tomadas de decisão se tornam mais confiáveis.

Adote um software de qualidade

Ainda é comum encontrar organizações nas quais as informações do departamento financeiro não estão centralizadas em um só local. Quando cada setor tem seu banco de dados ou seus próprios processos, fica fácil se desordenar e perder acesso ao material estratégico.

Há, ainda, empresas que estão presas nas ações analógicas, realizando o fluxo de caixa na ponta do lápis. Esse processo arcaico resulta em falta de integração, gerando dados pouco confiáveis, tornando a empresa sujeita à perda de informações e a tomadas de decisão pouco seguras.

Registros descentralizados se traduzem em dificuldade para integrar os setores e fazer uma leitura objetiva da saúde financeira do seu negócio. Por sorte, esse problema pode ser facilmente contornado com a ajuda de um programa ERP.

Sistemas ERP

Para começar, os sistemas ERP com tecnologia de computação em nuvem integrada garantem que o empreendedor não ficará sem acesso a nenhum dado. Guardando os arquivos na nuvem, o time pode acessar todos os salvamentos de onde estiver, independentemente dos dispositivos utilizados, já que a nuvem se integra a desktops, tablets e até smartphones.

Também com o auxílio dos programas, os conteúdos são todos armazenados em uma única base de dados. As consultas posteriores são centralizadas, facilitando, inclusive, o trabalho da equipe, que pode ter acesso à plataforma e utilizar as informações agregadas, integrando os departamentos.

Um ERP dá controle preciso sobre o fluxo de caixa, registrando rotina e volumes de compras, inclusive dando espaço para o registro de informações sobre os fornecedores, dando respaldo para negociações e barganhas de preços. Os relatórios gerados pela ferramenta ainda permitem colocar em prática medidas preventivas e planos de ação.

Realize um acompanhamento constante

E não adianta apenas ir lá e atualizar as informações. É importante também realizar acompanhamentos e análises desses dados, para que quaisquer erros ou desperdícios sejam corrigidos o quanto antes.

Um estudo dos resultados pode ajudar a evitar grandes perdas e contribui diretamente para a saúde financeira do negócio. Se deixar para fazer o acompanhamento só uma vez por mês, talvez não seja mais possível corrigir os empecilhos rapidamente, gerando prejuízos.

Além disso, o acompanhamento constante é fundamental para decidir os passos futuros com agilidade.

Tenha compromisso com a veracidade

Na hora de preencher os dados, é importante se ater à realidade do negócio, evitando se perder nas estatísticas otimistas que se pretende alcançar. Faça lançamentos verdadeiros.

Os dados do fluxo de caixa são fundamentais para um planejamento financeiro honesto, por isso, eles precisam ser verdadeiros, para que as tomadas de decisão — e, por conseguinte, toda a saúde das finanças — não saiam prejudicadas.

É claro que é importante também trabalhar com previsão do cash flow, para ter uma ideia do que vem pela frente. Mas sempre de acordo com a situação real, e jamais superestimando os números. Na previsão, lembre-se de levar em conta as possíveis sazonalidades.

Não confunda os lançamentos

É importante ter cuidado ao lançar um valor de uma venda já realizada, mas cujo pagamento ainda não entrou no caixa da empresa. Registrar de maneira equivocada essa informação pode trazer uma sensação de ter valores que, na verdade, ainda não entraram de fato para o caixa.

Por isso, é bom ter em mente que não se deve confundir vendas com recebimentos. Uma venda pode ser paga, por exemplo, em cinco parcelas. Se lançar o valor total da venda em um único mês no cash flow, ao analisar as receitas, vai parecer que aquele valor total já está disponível para a marca, quando na verdade, ainda entrará distribuído em cinco meses.

O valor separado de cada parcela prevista para ser paga pelo cliente deve ser lançado em um mês específico do fluxo de caixa. Só entram no registro do fluxo de caixa dados reais.

Gerencie os estoques

Pode parecer que o inventário da empresa não tem relação com o fluxo de caixa. Porém, essa suposição é enganosa. O estoque tem ligação direta com o cash flow, pois a mercadoria tem valor. Portanto, um estoque com quantidade suficiente de produtos para o curto prazo sinaliza que, no decorrer desse período, não haverá custo com tais aquisições — resultando em sobra de recursos financeiros.

Já um estoque com excesso de itens parados, gerando custo e não agregando receita, pode ser a razão pela qual as expectativas de faturamento não foram atendidas. Além disso, é um apoio ao empreendedor para uma decisão com finalidade de desafogar essa mercadoria e gerar receita.

Trace um período para o cash flow

É claro que o correto é seguir mantendo o fluxo controlado e abastecido de todas as informações necessárias de maneira contínua. Idealmente, o registro deve ser atualizado diariamente. Ainda assim, é necessário estabelecer períodos, pelo menos um próximo e outro mais à frente, para ter projeções prontas enquanto os dados consolidados vão sendo lançados.

Uma situação de exemplo: sem previsões, o gestor pode perceber, de repente, enquanto atualiza o controle com os dados do dia, que no dia seguinte não haverá capital de giro ou uma conta não poderá ser quitada. Caso a projeção existisse, o empreendedor poderia ter atuado antecipadamente para adiantar os recebíveis ou equipar o caixa de outra forma — ainda que fosse resguardando suas disponibilidades e repassando menos dinheiro às aplicações financeiras da empresa.

Onde está o dinheiro da companhia? Ou melhor, ao que ele foi destinado e como poderia ter sido poupado? No exemplo anterior, essas seriam respostas perdidas.

De que forma a empresa se beneficia?

Uma gestão de qualidade demanda conhecimento do mercado de atuação da empresa e domínio de técnicas administrativas aplicáveis aos dias atuais — especialmente com as atualizações frequentes da tecnologia.

Conhecer as necessidades básicas do próprio empreendimento é um passo essencial para fazer uma administração efetiva. Por isso, é preciso estudar bem os passos do fluxo de caixa e se preocupar em realizar a tarefa com a maior frequência possível.

O cash flow é uma saída eficiente para manter o ativo circulante da empresa bem administrado e se prevenir contra possíveis faltas de recursos no caixa para investir nas necessidades do negócio.

Realizando todos os dias um fluxo de caixa detalhado e analisando os resultados obtidos, fica mais fácil manter as contas da empresa em dia e evitar cair nos gargalos de gestão. Já imaginou ver a escassez dos seus recursos financeiros?

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O Autor
Vice-presidente no Asaas
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