Empresas e instituições que vendem serviços ou produtos recorrentes precisam manter o controle de pagamento de mensalidade. Gerenciar essas transações mantém a saúde financeira da organização, além de proporcionar uma experiência positiva aos clientes.
Afinal, diversos clientes escolhendo a recorrência, em datas diferentes, pode gerar confusão para o fluxo de caixa. Portanto, contar com a ajuda da automação e de plataformas financeiras pode ser o diferencial para a organização financeira empresarial.
Por isso, é importante entender como realizar o controle de pagamento de mensalidades, qual é a importância desse processo e como a automação pode auxiliar na rotina empresarial. Continue nas próximas linhas!
Navegue pelo conteúdo
O que é o controle de pagamento de mensalidade?
A criação e a gestão de mensalidades envolve a gestão e monitoramento das transações financeiras recorrentes que a empresa recebe de seus clientes.
Este processo inclui: a emissão de cobranças, a verificação de recebimentos, a identificação de atrasos ou inadimplências, e a comunicação com os clientes sobre seus pagamentos.
Segundo pesquisa feita pela Fundação Dom Cabral, atualmente, a gestão e organização financeira são os principais desafios enfrentados pelos micro e pequenos empreendedores. O estudo aponta ainda que um dos principais erros é pela falta de ferramentas de controle financeiro.
Portanto, o controle de pagamento de mensalidade torna-se essencial para o sucesso empresarial, principalmente com os recursos corretos para a organização.
Qual a importância do controle de pagamento de mensalidade?
Gerenciar essas transações não só mantém a organização e gestão de recebíveis, mas garante à empresa um fluxo de caixa mais preciso.
Além disso, o processo de controle de pagamentos também pode proporcionar uma experiência positiva para os clientes, evitando cobranças indevidas durante o processo.
Existem alguns outros pontos que tornam o controle de pagamento de mensalidades um processo interno essencial. Confira as principais vantagens:
- Organização de fluxo de caixa: manter um controle rigoroso das mensalidades assegura que a empresa tenha uma visão precisa das entradas e saídas financeiras, permitindo monitorar os recebíveis. Esses dados baseiam um planejamento financeiro mais eficaz e estratégico, dando base para previsão de receitas.
- Redução da inadimplência financeira: um sistema organizado facilita a identificação de clientes com pagamentos atrasados, permitindo ações de cobrança como lembretes e negociação de prazos.
- Eficiência operacional: a automação pode facilitar diversas operações da empresa, como a emissão de cobranças, a reconciliação de pagamentos, envio de notificação de pagamento, etc. Além de reduzir a carga de trabalho manual e minimizar os erros, ela libera tempo para outras atividades importantes.
- Previsibilidade de receita: ao controlar os pagamentos da mensalidades, é possível prever o volume financeiro que movimentado no futuro pela empresa. E, com isso, criar estratégias, realizar investimentos ou, ainda, solicitar a antecipação de recebíveis, para momentos de fluxo de caixa instável.
Como fazer o controle de pagamento de mensalidade?
Existem estratégias que podem ser utilizadas para facilitar o controle de pagamento da mensalidade de clientes. Afinal, neste modelo de negócio, a recorrência ou assinatura devem ser funcionais para o cliente receber pelo que está pagando.
Dessa maneira, essas estratégias visam a organização da empresa, garantindo que todos os pagamentos sejam feitos corretamente, e a empresa saiba de são as entradas financeiras.
Assim, algumas das práticas tradicionais de organização do caixa empresarial podem ser incorporadas no dia a dia. Veja algumas das estratégias mais comuns:
1. Estabeleça uma rotina de organização
Para garantir um bom resultado no controle de pagamento de mensalidades, o ideal é começar estabelecendo uma rotina.
Ou seja, abra espaço para o momento de criação de faturas, envio de lembretes de cobrança, atualização de vencimentos e conferência das entradas. O ideal que a conferência dos valores seja feita imediatamente, para evitar esquecimentos e erros que podem prejudicar a análise do fluxo de caixa.
Assim, com base nesta rotina criada, é mais fácil de manter o planejamento financeiro estabelecido para a empresa no plano de negócios.
2. Use uma planilha de controle de pagamentos de clientes
A planilha é o recurso mais comum para a organização de finanças. Ela pode ser utilizada de diversas formas, tanto para entender os gastos quanto os recebimentos. Além de também possibilitar o acompanhamento de recorrências, prazos de encerramento, etc.
Ou seja, todo o controle do fluxo de caixa pode ser realizado por meio de planilhas financeiras. Elas devem conter: valores, prazos, formas de pagamento, status, etc. Todas as informações que achar necessárias para o acompanhamento das entradas.
O Asaas possui um modelo de planilha de fluxo de caixa pronto, confira!
3. Organize as informações de clientes
Utilizar a planilha pode colaborar com a organização das informações de seus clientes e, ainda, ajudar em uma análise futura sobre esses dados. Além disso, ter esses dados pode contribuir com a definição do seu público-alvo.
Entendendo as formas de pagamento preferidas, ou os dias de vencimento mais comuns, é possível criar estratégias para atrair novos consumidores para a empresa e, consequentemente, aumentar as vendas.
4. Ofereça diversas formas de pagamento e condições especiais
Ao dispor ao consumidor as formas de pagamento e condições especiais do fechamento, é possível conquistá-los a fechar negócio com a empresa. Assim, haverá mais pagamentos recorrentes entrando e maior previsibilidade de receita.
No entanto, ao dispor de formas de pagamento e condições específicas, você também tem maior controle sobre atrasos, falhas no pagamento, etc. Geralmente, as formas mais buscadas pelos consumidores, são: boleto, Pix, cartão de crédito ou débito, entre outras.
5. Utilize de tecnologia para automatizar o controle de pagamento de mensalidade
Atualmente, a tecnologia já desenvolveu formas de acompanhar e controlar o pagamento de mensalidades de forma automática. Ou seja, existem diversas plataformas e softwares que facilitam o acompanhamento dos recebíveis.
Por exemplo, o Asaas permite a automação do processo inteiro, da criação de uma cobrança por assinatura, até o envio de notificações. Até a emissão de relatórios já traz informações a respeito de entradas e saídas.
O uso da automação auxilia no processo de gestão de recebíveis, fluxo de caixa, além de dar informações mais precisas para a tomada de decisões conscientes acerca do negócio.
Como fazer a automação do controle de pagamento de mensalidade?
Existem várias ferramentas disponíveis que podem ajudar a gerenciar e monitorar as finanças, automatizando processos e reduzindo erros.
O Asaas possui recursos que englobam todo o processo de pagamento de mensalidades, proporcionando uma experiência para a empresa – principalmente para aquelas que estão enfrentando o crescimento e dificuldade de acompanhar todos os processos manualmente.
Veja algumas ferramentas que podem auxiliar no controle de pagamento das mensalidades:
- Cobranças recorrentes: ao criar uma nova cobrança para o cliente, é possível escolher a opção de recorrência. Assim, no período estabelecido (semanal, mensal, semestral ou anualmente), as faturas serão enviadas para o cliente automaticamente, com a forma de pagamento escolhida;
- Envio de notificação de cobranças: no ato da criação da cobrança, é possível determinar a régua de cobrança ideal para o seu cliente, a depender da periodicidade escolhida. As mensagens podem ser enviadas antes, no dia e após o vencimento da fatura, a depender das necessidades da empresa;
- Emissão de notas fiscais: o Asaas oferece a emissão de notas fiscais de serviço. Assim, podem ser automatizadas em configuração durante a criação da cobrança. Após identificado o pagamento da fatura, o sistema emitirá o documento fiscal;
- Consulta e negativação no Serasa: uma parte importante do controle do pagamento da mensalidade é o combate à inadimplência. Na plataforma do Asaas, para conferir algum cliente que está para fazer negócio, ou que esteja em dívidas com a empresa, é possível acionar os serviços do Serasa para consulta e negativação do pagador.
O processo de controle de pagamento de mensalidade pode ser trabalhoso, mas torna-se mais fácil com o auxílio de uma plataforma especializada em gestão financeira e ferramentas automatizadas, como o Asaas.
Se você ficou interessado neste tipo de solução, abra sua conta no Asaas e melhore o controle de pagamento de suas mensalidades!
