Como migrar de MEI para Simples Nacional? Saiba o que é necessário

Dar um passo de cada vez é o lema de muitas corporações. Sendo assim, a maior parcela dos empresários inicia seu negócio e adentra o regime tributário como microempreendedor individual, o chamado MEI, que é um programa interessante para quem está iniciando no ramo empresarial. Contudo, à medida que a empresa cresce, novas necessidades vão surgindo — é quando alguns gestores percebem que é hora de migrar do modelo de MEI para o de ME (microempresa), aproveitando os benefícios do Simples Nacional.

O crescimento, claro, é um bom sinal para qualquer empreendimento. No entanto, crescer demanda investimento. O empresário deve se cercar de informações relevantes e buscar ajuda qualificada que contribua para a saúde financeira e para o funcionamento ideal dos processos.

O profissional que almeja crescer ainda deve ficar de olho no mercado e nas demandas que estão atreladas à atividade prestada pela empresa. Essas demandas vêm tanto da legislação quanto da clientela, que está atenta às organizações que investem em expansão.

Diante das dificuldades burocráticas, alguns empresários vislumbram apenas os impedimentos, abrindo mão do otimismo fundamental para que o negócio prospere. Não caia nessa armadilha! Saiba que, aplicando as ferramentas certas, é possível crescer sem estresses.

Para passar do MEI ao Simples Nacional, é essencial manter os processos controlados para que a expansão seja saudável. A legalidade de todas as ações também precisa ser um ponto de atenção. Aprenda em nosso guia tudo o que é preciso para fazer a transição. Acompanhe!

Qual a diferença entre MEI e Simples Nacional?

Em dezembro de 2008, uma lei complementar deu novas possibilidades aos trabalhadores informais que mantinham o próprio negócio, mas ainda não estava legalizados. Com o regime de microempreendedor individual, esses pequenos empresários passaram a poder formalizar sua marca e contar com os benefícios do programa para MEI.

Como o próprio nome sugere, essa alternativa é destinada aos empreendedores individuais. Mas o que isso significa? Para ser chamado individual, o microempreendedor deve ser dono de um negócio sem sócios e nem pode ter participação em outras corporações. Para se enquadrar no MEI, o faturamento não deve ultrapassar os R$ 60 mil por ano.

Em relação ao Simples Nacional, a diferença é que a burocracia no modelo de MEI é menos intensa para a formalização. Os tributos também são diferentes: o MEI quita mensalmente o INSS com 5% do salário mínimo, ICMS para comércio e indústria e ISS para prestadores de serviço. Os valores para os microempreendedores individuais são fixos, enquanto no Simples Nacional, as alíquotas variam de acordo com a receita dos 12 últimos meses.

Como posso abrir uma empresa MEI?

A formalização de um negócio no cadastro de microempreendedores individuais é extremamente simples. Basta que o empresário acesse o Portal do Empreendedor e preencha as informações solicitadas pelo website.

O registro no programa não deve gastar mais de 5 minutos e, feito o cadastro, o empreendedor pode imprimir seu Certificado Digital de MEI, emitido pela página, e iniciar suas atividades com a tranquilidade de ser um cadastrado.

Estar inserido na regulamentação para microempreendedores individuais significa que sua empresa está atuando com mais seriedade no mercado, prestando suas contas e desempenhando suas atividades com respaldo legal.

Para se tornar um MEI, o empresário precisa ficar de olho nas atividades permitidas e atentar se sua ocupação pode ser exercida sem impedimentos nesse regime. Além disso, demais inscrições podem ser solicitadas, como o registro na Junta Comercial do estado ou o pedido de um alvará de funcionamento junto ao órgão responsável de seu município.

MEI ou Simples Nacional: como optar

Como você já pôde notar, a legislação tem especificidades quando falamos em MEI e quando tratamos de microempreendedor ou empresário de pequeno porte inserido no Simples Nacional. Apesar das especificidades, o movimento comum é iniciar as atividades como MEI — já que o regime exige menos tributações e tem funcionamento simplificado — e realizar a transição para o outro modelo quando a própria capacidade de crescimento da marca demandar a mudança.

Se o empreendedor desejar contar com as muitas vantagens de uma empresa formalizada, como o CNPJ, a emissão de nota fiscal para MEI e até solicitações de crédito, é recomendado optar inicialmente pelo regime de microempreendedor individual.

Assim que a companhia transpor o faturamento anual bruto limitado pelo programa ou necessitar realizar a contratação de mais funcionários para manter suas atividades em funcionamento, o empresário deve solicitar o desenquadramento do MEI e a entrada no plano do Simples Nacional.

Em quais situações ocorre o desenquadramento do MEI?

O empresário que se enquadra como microempreendedor individual poderá migrar e recolher seus impostos no Simples Nacional, por opção própria ou por obrigatoriedade legal. A mudança de regime deve ser feita obrigatoriamente nas seguintes situações:

  • quando o MEI passa o limite de faturamento de R$ 60 mil ao ano;
  • a necessidade de contratação de mais funcionários, já que o modelo de MEI admite apenas um colaborador na empresa;
  • a entrada de um sócio no negócio, visto que o MEI também não pode ter sócios;
  • a abertura de uma filial ou de uma outra empresa, qualquer que seja seu ramo, em nome do empresário que tem título de MEI; e
  • a inclusão de atividades à empresa que não são autorizadas ao MEI, tendo em vista que alguns ramos de atuação não podem adentrar o programa.

No caso de o desenquadramento acontecer por opção do empresário ou porque a receita anual ultrapassou em até 20% os R$ 60 mil estipulados pelo MEI, a mudança para o Simples Nacional só poderá ocorrer no dia 1° de janeiro do ano seguinte ao desenquadramento.

Caso o desenquadramento aconteça ainda no mês de janeiro, a migração para ME acontece no mesmo ano.

Os prazos

Caso o faturamento anual do microempreendedor transponha em mais de 20% o limite para o programa de MEI, a passagem para o Simples Nacional terá efeito retroativo até janeiro desse mesmo ano. Então, a empresa tem a obrigação legal de recolher os impostos desde o começo do ano vigente, somado dos juros e multas cobrados.

Já quando o desenquadramento é causado pela contratação de colaboradores, inclusões de sócios na marca, adesão de atividades que têm veto no MEI ou abertura de filiais ou de outra empresa, a situação é diferente. Aqui, a opção pelo Simples Nacional se inicia no primeiro dia do mês seguinte.

Nesses casos, o desenquadramento do MEI deve ser solicitado, seguido da opção pelo Simples e a protocolação dos documentos de registro na Junta Comercial no estado em que está alocado seu negócio.

Como funciona o Simples Nacional?

Como o próprio nome sugere, o Simples Nacional é um regime tributário no qual as micro e pequenas empresas podem ser enquadradas. Mas por que esse modelo é chamado simplificado? O Simples Nacional reúne 8 impostos: IRPJ, Cofins, CSLL, IPI, ISS, PIS/PASEP, CPP e ICMS. Os tributos são reunidos no mesmo modelo de cálculo e pagamento, simplificando a quitação para os pequenos empresários.

Para calcular o tributo, é preciso utilizar a tabela indicativa do Simples Nacional, verificando a receita bruta dos últimos 12 meses para descobrir a quantidade de impostos a ser paga pela empresa.

O modelo de microempresa é indicado para empreendimentos maiores, com sócios e quadros de funcionários, que recebem entre R$ 60 mil e R$ 360 mil por ano. A única limitação do modelo diz respeito aos faturamentos anuais.

A formalização do Simples Nacional deve ser realizada na Junta Comercial. O Simples Nacional é apenas uma das opções à disposição do empresário, que também pode optar pelo enquadramento tributário no Lucro Presumido ou no Lucro Real.

Para quem está na gestão de um negócio como microempreendedor individual, todo o processo é mais simples e menos burocrático, no entanto, há mais limitações para a atuação e crescimento da organização, que fica restrito ao faturamento anual estipulado de R$ 60 mil e ao quadro reduzido de funcionários.

Por outro lado, a tributação do MEI é branda, diferente do ME, que precisa escolher seu regime tributário e preencher os requisitos da legislação.

Como migrar do MEI para o Simples Nacional?

Para abrir uma ME, é necessário seguir um checklist. Quando o processo é de descredenciamento do MEI e passagem para o modelo de ME, os passos são um pouco distintos. Veja abaixo as etapas que separamos para providenciar o crescimento do seu negócio e mudar seu regime de tributação:

Solicite o descredenciamento como MEI

Acesse a página de solicitação de serviços do SIMEI, que se encontra no website do Simples Nacional, e afirme o desenquadramento. Nessa hora, é necessário ter em mãos um código de acesso ou um certificado digital. Caso o empreendedor ainda não tenha essas chaves de acesso, deverá informar o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) da sua organização, o Cadastro de Pessoa Física (CPF) do titular e seu número de título de eleitor.

Não tendo pendências restando em seu cadastro, o negócio será retirado do SIMEI e passará para optante do Simples Nacional. Uma dica essencial: esteja certo de que você realmente precisa ou deseja migrar para microempresa. A mudança é irreversível por um ano e as regras do novo regime deverão ser estritamente seguidas durante o período.

Realize a alteração na Junta Comercial

O passo seguinte é comunicar a alteração à Junta Comercial do seu estado. Nessa fase, é preciso estar em posse de algumas documentações. São elas:

  • comunicação de desenquadramento do SIMEI: o documento é liberado assim que o pedido de desenquadramento é aprovado, pelo próprio website do Simples Nacional. Ele se encontra na seção Consulta de Optantes do site, e pode ser emitido e impresso sem dificuldades;
  • formulário de desenquadramento: essa documentação sofre alterações de acordo com o estado em que a empresa foi aberta. Para ter acesso a ela, é preciso obtê-la na própria Junta Comercial;
  • requerimento do empresário: esse é outro documento que precisa ser solicitado ao presidente responsável pela Junta Comercial.

Bom trabalho! Agora que esses passos foram seguidos e você realizou o desenquadramento na Junta, automaticamente se transforma em um empresário individual, deixando a posição de MEI. Sua organização agora tem mais possibilidades de crescimento e o gestor deve estar apto a lidar com outros tipos e níveis de responsabilidade para manter o negócio prosperando.

É preciso destacar que os procedimentos na Junta Comercial fluem melhor quando a sua empresa conta com a assessoria de um profissional da contabilidade. O contador tem experiência com as transações burocráticas e poderá auxiliar o empreendedor e dar respaldo caso a Junta Comercial apresente algum impedimento à migração.

Atualize os dados cadastrais da empresa

Após a etapa anterior ter sido colocada em prática, a empresa estará habilitada como ME, mas ainda é preciso ajustar os dados cadastrais do negócio diante da Junta Comercial. É preciso que o empreendedor atualize a situação da Razão Social e também o Capital Social, montante que representa o necessário para iniciar o negócio até conseguir recursos o bastante para que ele seja sustentável.

Normalmente, o Capital Social de um microempreendedor individual não é dos maiores e, por isso, é preciso alterar o valor ao se tornar um ME. O Capital Social ajuda na aprovação de pedidos de crédito em bancos e precisa ter compatibilidade com as atividades que serão desempenhadas pela empresa.

Outra dica relevante é aproveitar esse momento de regulamentação para atualizar demais dados da empresa, como telefone e endereço dela. Caso a organização tenha alterado seu segmento de atuação, a lista das atividades desenvolvidas por ela também precisa ganhar uma atualização.

Quite os tributos da transição

O desenquadramento do MEI não significa uma imediata exclusão da empresa das tributações. A diferença consiste no fato de que, depois de iniciada a migração, o empreendedor deverá quitar seus tributos seguindo a tabela do Simples Nacional, sendo uma microempresa ou uma empresa de pequeno porte.

Para realizar o cálculo do valor devido em tributos, o empresário deve usar uma aplicação chamada PGDAS, gerando uma guia de recolhimento a ser paga: a DAS. O valor vai variar proporcionalmente de acordo com o faturamento obtido pela empresa.

Quais as vantagens da ME em relação ao microempreendedor individual?

A maior vantagem a se destacar no modelo de microempresa em relação ao programa de microempreendedor individual é a possibilidade de ampliação da organização. Como o MEI não pode contratar mais de um colaborador para seu quadro de funcionários e tem um teto anual de faturamento relativamente baixo, em algum momento, caso a organização almeje continuar crescendo, precisará migrar para o modelo de ME.

A categoria da empresa será definida pelo seu faturamento por ano, o que significa que, à medida em que o faturamento se expande, o crescimento dos resultados também aumenta. Após sua migração para o ME, o empreendedor não realizará mais o pagamento de um valor fixo, sendo necessário optar pelo modelo de recolhimento dos impostos.

A burocracia realmente aumenta junto da expansão das possibilidades de crescimento da marca. Sendo assim, é comum que o até então MEI, migrado para ME, se depare com alguns desafios após a mudança — e até mesmo durante a transição. Porém, esses desafios são diretamente proporcionais às responsabilidades de expansão do negócio, agregando mais valor à empresa e ampliando seus horizontes.

Se o seu objetivo é abrir portas e conhecer caminhos mais prósperos enquanto empresário, é preciso manter o foco para enfrentar as adversidades burocráticas. Migrar de MEI para ME é um primeiro passo essencial para que seu empreendimento possa experimentar um crescimento significativo.

Quais as diferenças na parte fiscal?

organização fiscal do MEI se baseia em seu faturamento anual, como já explicado, que não pode exceder o valor de R$ 60 mil nesse período. O regime de tributação para microempreendedores individuais também é o de Simples Nacional, mas, com certas limitações por conta do tipo de registro escolhido.

As atividades desenvolvidas por um MEI são bem diversas e podem ser desempenhadas ainda que o empresário não tenha uma sede própria ou um endereço comercial registrado. Isso facilita a vida de quem quer começar a empreender, mas ainda não tem muitos recursos a investir. O MEI também é um bom início para quem quer regulamentar um negócio que já está em atividade.

Quando nos referimos ao âmbito fiscal, é importante mencionar que os R$ 60 mil de limite são proporcionais aos meses de criação do MEI. Mas como assim?

MEI x ME: as diferenças tributárias

Analisemos um exemplo prático. Se sua empresa começa a colocar em prática suas atividades no mês de junho, o faturamento até dezembro deve significar 50% desse valor. Ou seja, o empresário pode faturar um bruto de R$ 30 mil no período citado.

Se o MEI transpor o limite de R$ 60 mil ao ano, mas ainda assim não passar dos R$ 72 mil no faturamento, é possível continuar enquadrado no regime ao quitar um acréscimo mensal de percentual variável entre os 4% e os 17%.

Na prática, a responsabilidade de um microempreendedor individual é simplificada, já que o modelo normalmente atende a investidores iniciantes ou empresários que não têm altos valores para depositar na montagem de seu negócio. Inclusive, há a isenção da Declaração de Imposto de Renda do MEI.

As empresas cadastradas no MEI não demandam um livro de contabilidade, o que não as torna sujeitas à obrigatoriedade de contratar um profissional da contabilidade. Porém, vale dizer que esse profissional é um excelente auxílio na hora de planejar as ações do negócio e controlar as finanças.

Ainda que não haja a necessidade de um livro contábil, o microempreendedor individual é obrigado a manter um registro atualizado mensalmente de suas entradas e saídas. Há um formulário destinado a esse fim. O lucro líquido do MEI tem isenção e é considerado não tributável para o Leão.

Embora os trâmites fiscais do MEI sejam simples e não exijam grande conhecimento na área, o empresário deve manter a atenção e realizar o registro de suas informações de maneira organizada.

Por outro lado, quando há a migração para o Simples Nacional nos moldes de microempresário ou empresário de pequeno porte, a coisa muda de figura. A microempresa pode faturar até R$ 360 mil por ano em atividade. Enquanto o MEI só tem a opção de tributação pelo Simples Nacional, o microempresário tem liberdade para optar entre esse mesmo sistema, bem como pelo Lucro Presumido ou pelo Lucro Real.

Para fazer uma opção acertada pelo melhor regime de tributação, é obrigatório que o gestor conte com o apoio de um contador. O profissional contábil mostrará as especificidades de cada alternativa, facilitando a escolha. Além disso, o microempresário está sujeito ao pagamento de impostos de acordo com alguns critérios que são diferentes no MEI, como o ramo de atividade da organização.

Quando a empresa opta pelo Simples, o recolhimento de impostos se dá por um sistema unificado, realizado por meio do pagamento de uma guia de recolhimento única. Além disso, há isenção do pagamento do Imposto de Renda, mas, por outro lado, é preciso realizar os ajustes anuais junto da Receita.

No caso da microempresa que escolhe por outro regime de tributação, as regras incluem o recolhimento de impostos por modelo individualizado na exigência da prestação de contas para o Fisco. O profissional da contabilidade é quem poderá passar as orientações detalhadas e ajudar na opção da empresa pelo modelo de recolhimento mais adequado à sua realidade.

Já deu para captar as diferenças entre os modelos apresentados neste guia, certo? Enquanto o regime de MEI funciona bem para os empreendedores iniciantes, que ainda não têm grande capacidade de investimento no negócio, o Simples Nacional é a opção mais viável para as companhias que estão demonstrando altas de crescimento.

Começar como microempreendedor individual é a escolha comum. Isso porque, apesar das limitações, o regime permite a regulamentação da empresa sem a necessidade de enfrentar muita burocracia. O cadastro simplificado pela Internet e o recolhimento de impostos unificado atrai os olhos dos empresários que ainda são inexperientes na direção de um negócio.

Mas não é segredo que toda companhia desempenha suas atividades voltada para o próprio crescimento. Expandir seu faturamento anual geralmente significa que as ações de marketing e a prestação de serviços estão agradando aos consumidores e fazendo uma prospecção positiva de consumidores, o que, sem dúvidas, é muito saudável e aumenta a longevidade da marca.

autônomo legalizado pelo MEI que vê seu faturamento exceder o limite ou que sente a necessidade de contratar mais colaboradores precisa, então, providenciar sua mudança para o Simples Nacional. Apesar da burocracia envolvida no processo, a necessidade de migração tem significado positivo para a corporação: quer dizer que há um faturamento saudável e a marca está prosperando!

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O Autor
Vice-presidente no Asaas
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