Como legalizar escola particular em 5 passos práticos

Se você pensa em abrir uma instituição de ensino, precisa saber que manter a organização dos seus processos é um dos pontos fundamentais. Principalmente porque, em escolas, por exemplo, você dependerá de diversos elementos para a abertura.

Há muito mais em jogo do que somente encontrar um local, montar salas e captar alunos; pelo contrário, é preciso cumprir uma série de determinações para garantir um local seguro para os estudantes e profissionais.

Por isso, é fundamental aprender como legalizar escola particular. Como CLRO do Asaas, sempre falo sobre o impacto da conformidade na operação empresarial. Em instituições de ensino, não é diferente. Nas próximas linhas, vou ensinar tudo que sei sobre como legalizar escola particular e os requisitos envolvidos.

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Por que legalizar uma escola particular?

Embora seu foco primário seja em ensino e educação, uma escola particular também é uma empresa. E, para funcionar como tal, é preciso seguir ser legalizada.

Ou seja, há uma série de exigências que uma escola precisa cumprir para ser considerada preparada para operar com qualidade, segurança e conformidade.

Diferente de outros negócios, o processo de abertura de uma escola conta com algumas particularidades: permissões estruturais, pedagógicas e jurídicas.

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E ainda tem um detalhe, que preciso te lembrar antes de continuarmos: cada estado e município define seus próprios procedimentos, prazos e documentos.

Por isso, não existe um caminho único para a legalização de uma instituição de ensino, mas vou te explicar os pilares que essenciais desse processo, combinado?

Quais os documentos obrigatórios para a abertura de uma escola?

Talvez o ponto mais importante no processo de legalizar escola particular seja a obtenção de toda a documentação exigida.

Embora os documentos mudem conforme a região, muitos deles são os mesmos para todas as instituições.

Segundo a Lei de Diretrizes e Bases da Educação (Lei n.º 9.394/96), em seu artigo 8º, é de competência da União, dos Estados e dos Municípios criarem e organizarem o sistema de ensino.

Além disso, no Art. 12, a Lei também estabelece as diretrizes para os estabelecimentos:

Art. 12. Os estabelecimentos de ensino, respeitadas as normas comuns e as do seu sistema de ensino, terão a incumbência de:

I – elaborar e executar sua proposta pedagógica;

II – administrar seu pessoal e seus recursos materiais e financeiros.

Para além dos requisitos que tangem o ensino, você precisa também registrar a sua instituição de ensino na prefeitura municipal.

Esse processo inclui a autorização de outros órgãos, como a Secretaria da Educação, Ministério da Educação e Conselho de Educação municipal.

Isso porque, tanto a empresa, quanto a proposta de ensino devem ser aprovadas para a sua escola constar como regular em todas as competências.

Neste processo, alguns dos documentos (que podem variar conforme a região) exigidos podem ser:

Requerimento da Secretaria da Educação;
Cópia do cartão CNPJ e contrato social da instituição;
Planta e escritura do imóvel ou comprovação do aluguel onde a escola será instalada;
Documentação do quadro de funcionários, com funções e horários;
Projeto político-pedagógico e regimento escolar;
Certidões Negativas dos Cartórios de Protestos e Declaração de Idoneidade;
Entre outros.

É importante ressaltar que você pode precisar apresentar outras documentações, como alvarás de funcionamento, do Corpo de Bombeiros, entre outras. Falaremos mais sobre esses documentos e como eles serão obtidos durante processo de legalização da escola, a seguir.

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Como legalizar escola particular? 5 passos importantes

Se você chegou até aqui, deve estar se perguntando: o que fazer e como legalizar escola particular, não é mesmo?

Minha missão a seguir é te mostrar um caminho mais prático e lógico, seguindo as determinações básicas da abertura de empresas, mas considerando as particularidades de instituições de ensino.

Meu conselho neste processo é sempre entrar em contato diretamente com a Prefeitura do seu município, a fim de entender todas as etapas necessárias para a abertura. Mas, ainda assim, você também pode seguir este passo a passo prático:

1. Abra seu CNPJ com CNAE correspondente

No processo de legalização de uma escola particular, a obtenção de um CNPJ não se trata apenas de uma etapa formal: é o que formaliza seu negócio como empresa.

Muitos empreendedores começam pelo sonho pedagógico, mas esbarram na burocracia porque ainda não possuem um CNPJ ativo. Sem ele, a maioria dos órgãos não aceita requisições formais.

Por isso, essa etapa deve ser planejada logo no início, com a determinação do seu plano pedagógico e modelo de negócio.

Você precisará definir a natureza jurídica da empresa (geralmente, LTDA ou SLU), escolher o CNAE correto para a atividade econômica, elaborar o contrato social, para assim, realizar o registro na Junta Comercial.

Os CNAEs mais comuns para a abertura de escolas particulares são:

CNAE 8511-2/00 — Educação Infantil – Creche;
CNAE 8512-1/00 — Educação Infantil – Pré-Escola;
CNAE 8513-9/00 — Ensino Fundamental;
CNAE 8520-1/00 — Ensino Médio;
CNAE 8541-4/00 — Educação Profissional de Nível Técnico;
CNAE 8532-5/00 ou 8531-7/00 — Para Ensino Superior.

Vale lembrar que muitas escolas usam atividades secundárias, dependendo da estrutura (refeitório, atividades culturais, idiomas, esportes, etc.). Isso influencia também o licenciamento, tributação e obrigações acessórias, combinado? Por isso, considere estas questões em seu mapeamento.

2. Conheça todos os órgãos envolvidos no processo

Em paralelo à abertura da empresa, você deve fazer um levantamento dos órgãos reguladores relacionados à autorização.

Cada um desses órgãos pode exigir documentos específicos, que vão desde plantas arquitetônicas e laudos técnicos até o projeto pedagógico da escola. Aqui reitero o meu conselho de se comunicar com a prefeitura, para garantir a continuidade do processo.

Afinal, alguns dos documentos podem ser específicos para estes órgãos, mas podem impactar o processo de legalização.

Considerando o porte da empresa, é comum que as prefeituras exijam alguns laudos, como:

Corpo de Bombeiros;
Vigilância Sanitária;
Prefeitura, para outras documentações, como o alvará de funcionamento.

Aqui vale um alerta importante: não avance nenhuma obra, reforma ou locação definitiva antes de consultar os órgãos responsáveis.

Em muitas cidades, por exemplo, a metragem mínima da sala de aula, os corredores e as saídas de emergência seguem normas próprias, que podem exigir ajustes estruturais significativos ou até a mudança de local, o que pode impactar na obtenção da documentação.

3. Desenvolva a documentação pedagógica

Para autorizar o funcionamento de uma escola, o poder público precisa saber se a instituição está apta a oferecer ensino de qualidade. Ou seja, se segue as diretrizes do Plano Nacional de Educação, estabelecidas pelo Ministério da Educação.

Por isso, a documentação pedagógica tem grande peso no processo, especialmente:

Projeto Político-Pedagógico (PPP);
Regimento Escolar;
Matrizes curriculares;
Descrição da equipe técnica e docente;
Proposta de gestão escolar;
Plano de atividades e calendário.

Esse conjunto de documentos é a base escola. Ele demonstra não só o método de ensino, mas a estrutura organizacional, a responsabilidade técnica e a capacidade de execução. Além disso, também deve refletir os valores, missão e objetivos educacionais.

Sem a revisão e a aprovação desses tópicos, o seu negócio não avança. Por isso, vale investir em um processo cuidadoso e minucioso.

Reúna a sua equipe multidisciplinar, com pedagogos, especialistas e gestores escolares, para o desenvolvimento do PPP. Com o viés de todos os responsáveis, o documento fica mais robusto e completo, reduzindo os ajustes na fase de avaliação.

Veja mais: você conhece a Lei da Mensalidade Escolar?

4. Priorize a infraestrutura e segurança local

Quando falamos sobre infraestrutura do ambiente educacional, segurança não é apenas cumprimento de norma no papel.

Você estará lidando com a segurança direta das crianças, adolescentes e profissionais que frequentarão o estabelecimento. Por isso, a legislação acerca da infraestrutura escolar é bastante rígida.

Para obter autorização, a escola precisa comprovar condições adequadas em itens como:

Acessibilidade completa (rampas, portas largas, banheiros adaptados);
Ventilação e iluminação;
Sinalização de emergência;
Portas de saída e rotas de fuga;
Instalações elétricas seguras;
Brinquedos homologados (em caso de educação infantil);
Laudos sanitários;
Certificação do Corpo de Bombeiros.

Aqui, pequenos detalhes fazem grande diferença. Um extintor fora da validade, uma luminária de emergência danificada ou uma porta de sala que abre para o lado errado podem impedir a liberação da escola. Mesmo que todo o restante esteja em ordem.

Continue a leitura: Você conhece os requisitos para obter alvará de funcionamento?

O que recomendo é que você adote uma trilha de segurança contínua, com checklist técnico, inspeções periódicas e profissionais especializados em prevenção de riscos. Quanto mais preventiva for a abordagem, menos custosa será a correção no futuro.

5. Não se esqueça de realizar a gestão financeira

Abrir uma escola não significa apenas conseguir autorização para funcionar. Significa também planejar os próximos passos da instituição. E isso envolve criar um planejamento financeiro compatível com a realidade do negócio.

Existem muitos custos relacionados à abertura e à manutenção de uma instituição de ensino. Por exemplo, é preciso se preparar para possíveis reformas e mudanças estruturais para se adequar à legislação.

Ou, ainda, investir em uma boa estrutura pedagógica, profissionais qualificados, equipamentos e mobiliários, além de sistemas de gestão escolar e administrativos de qualidade.

Mas, com todos os passos que exigem sua máxima atenção, é comum você deixar a sua gestão financeira escolar de lado.

O que vejo bastante nesse processo, são empreendedores que, por estarem focados em outras etapas, subestimam o orçamento, levando a operação a iniciar com um fluxo de caixa apertado.

Isso é muito mais comum do que parece. Mas, a gestão financeira é tão importante quanto o resto das etapas. Afinal, depois de abrir, você vai precisar gerenciar cobranças, mensalidades, salários e demais custos operacionais, certo?

Como fazer isso, se você não se preparar com um bom sistema? Para essa questão, o meu conselho é um só: invista em uma boa plataforma de gestão financeira, como o Asaas, pensado para empreendedores que precisam tornar suas rotinas mais eficientes.

Um de nossos clientes, o Centro Educacional de Aviação do Brasil (CEAB), uma instituição de ensino, utiliza o Asaas, para processar pagamentos de alunos.

Veja como o Asaas pode te ajudar a seguir:

O Asaas te auxilia na gestão financeira da sua escola

Já te expliquei como a gestão financeira é importante. E, para isso, você precisa de um aliado estratégico para tornar a sua rotina mais eficiente.

É nesta etapa que o Asaas transforma o processo de gestão de escolas que estão nascendo e para instituições já em operação.

Com o Asaas, você consegue:

Organizar o financeiro desde o primeiro dia: antes das matrículas, você já tem taxas, reformas, serviços e fornecedores. O Asaas centraliza pagamentos, controla vencimentos e evita atrasos que podem impactar o cronograma de legalização;

Estruturar um fluxo de caixa previsível: a plataforma ajuda a escola a visualizar entradas e saídas, projetar cenários e entender sua capacidade financeira antes da abertura;

Criar uma operação profissional de cobranças: quando chegar o momento de iniciar matrículas, você já estará preparado para emitir cobranças automáticas, boletos, PIX, mensalidades recorrentes e até planos anuais;

Integrar gestão financeira com gestão operacional via ERP: se a escola também precisa de um sistema administrativo ou quer padronizar processos internos, o ERP do Asaas apoia na operacionalização da instituição, garantindo organização, compliance e eficiência;

Combater a inadimplência: com a régua de cobranças, você envia lembretes de pagamento para os responsáveis antes e após o vencimento. Além de usufruir dos recursos de consulta e negativação Serasa.