Escolas e demais instituições de ensino necessitam de bons recursos financeiros para a sua manutenção, seja para melhoria contínua dos métodos de ensino ou para capacitação de professores, materiais didáticos e investimentos em infraestrutura.
Assim, a gestão financeira escolar faz-se essencial para a utilização saudável dos recursos, a fim de garantir aos alunos a melhor experiência, sem comprometer o caixa da escola.
Neste artigo, abordaremos a importância de saber como gerenciar os recursos financeiros da escola, os principais desafios e soluções que auxiliarão na administração escolar.
Qual a importância de gerenciar os recursos financeiros da escola?
Ao gerenciar os recursos financeiros da escola, é preciso planejar a longo prazo, visando aumentar a longevidade da instituição. Além de criar uma boa base para a administração, também maximiza outros pontos da gestão empresarial.
Isso significa que, com uma gestão financeira eficiente, a instituição corre menos riscos de enfrentar problemas futuros. Por isso, um bom planejamento se faz necessário para o sucesso dessa gestão.
Afinal, existem muitos pontos na gestão escolar que impactam diretamente no âmbito financeiro:
- Sistema de ensino e escolha da metodologia;
- Captação de alunos;
- Investimentos estruturais no espaço escolar;
- Investimento em tecnologia e segurança;
- Administração de recursos;
- Estratégia de recebimento;
- Escolha de profissionais capacitados para atuar no âmbito escolar, etc.
Dessa forma, é importante entender o que é uma gestão financeira escolar eficiente, quais são os principais desafios e buscar soluções que auxiliem na administração.
Quais são os principais desafios financeiros que uma escola enfrenta?
A organização financeira no âmbito escolar pode passar por alguns desafios, principalmente em épocas do ano como férias ou fim do ano letivo, por exemplo. Mas ainda existem outras falhas no processo de gestão que podem se tornar etapas difíceis de enfrentar.
Com uma boa administração da área financeira da escola, no entanto, esses problemas podem ser resolvidos. Separamos alguns desafios que instituições de ensino enfrentam nas próximas linhas:
1. Inadimplência e atraso no pagamento da mensalidade
Toda instituição de ensino particular funciona com base no pagamento de mensalidades. E, embora sejam obrigações periódicas, a inadimplência pode se tornar um obstáculo inconveniente.
Seja por atraso no pagamento ou até por esquecimento, alguns pais ou responsáveis financeiros negligenciam essa obrigação mensal.
Com isso, os impactos para a instituição de ensino não são positivos. O atraso de pagamentos gera problemas no fluxo de caixa da empresa, impactando, inclusive, na qualidade dos serviços prestados aos alunos.
Por isso, aprender a gerenciar os recursos financeiros da escola a fim de garantir que casos de clientes inadimplentes não atrapalhem na entrega do serviço aos alunos é essencial. E existem softwares de gestão que podem se tornar aliados do negócio, como o Base by Asaas, por exemplo.
2. Falta de organização em processos financeiros
O ponto-chave para tornar eficiente a forma de gerenciar os recursos financeiros da escola é a organização. Para que todas as etapas do processo financeiro aconteçam corretamente, é preciso que os profissionais responsáveis pelo administrativo invistam tempo em organização.
Nesse processo entram planilhas financeiras, relatórios de taxa de evasão, tempo de cada aluno, descontos, aumentos, salários de funcionários, etc. Além de englobar o envio de emissão de boletos para os pais, até a forma de pagamento que oferecem nas mensalidades.
Todavia, a organização pode se apoiar na tecnologia. É possível otimizar esses processos, com ferramentas de automação, como a do Asaas, que torna o envio de cobranças eficiente e automático. Ou seja, basta preencher o perfil do aluno/responsável uma vez, inserir as informações de valor, prazo, etc., e deixar o sistema realizar a cobrança mensal.
3. Manutenção de taxa de evasão escolar baixa
É essencial manter o cálculo da taxa de evasão escolar em dia, para a manutenção do sucesso financeiro da instituição. Essa taxa se baseia na análise do número de alunos que saem divido pelo número de alunos que se matriculam na escola. Com esse valor, basta multiplicar por 100 para a porcentagem.
Geralmente, esse período é de 1 ano. A ideia, com isso, é manter a taxa de evasão a menor possível, uma vez que isso significa maior retenção e, consequentemente, mais mensalidades sendo pagas.
4. Equilíbrio o orçamento e fluxo de caixa
Toda empresa precisa acompanhar periodicamente o seu fluxo de caixa, para manter precisão em todas as etapas financeiras. Assim, garantindo ao fim do mês o melhor resultado.
Além disso, uma escola também precisa manter um orçamento atualizado com todas as entradas e saídas da instituição auxilia na organização.
E, nesta etapa, todos os pontos devem ser levantados:
- Salários dos profissionais que atuam na escola;
- Aluguéis de estrutura;
- Segurança;
- Internet;
- Manutenção e limpeza;
- Materiais de escritório;
- Alimentação, etc.
Além disso, também é importante prever uma porcentagem mensal para criar o fundo de emergência da escola. Isso garante que imprevistos podem ser remediados com mais rapidez e eficiência, sem mexer nos gastos mensais.
5. Gestão do patrimônio escolar
Para construir um patrimônio, seja ele empresarial ou não, é necessário muito investimento. Em uma escola não é diferente. Uma vez que ele é construído, é preciso trabalhar arduamente para mantê-lo, a fim de evitar prejuízos.
O patrimônio escolar engloba desde ferramentas tecnológicas, como computadores, até mesmo materiais que os alunos usam em aula. Por isso, realize vistorias periódicas e deixe pessoas responsáveis por eles, para evitar perdas financeiras inesperadas e imprevistas.
6. Criação de fundo de emergência
Para gerenciar os recursos financeiros da escola de maneira eficaz, é preciso que a instituição tenha um fundo de emergência. No entanto, com tantas imprevisibilidades que a estrutura escolar pode enfrentar, isso pode se tornar um grande desafio.
A reserva deve ser uma das prioridades financeiras da escola, uma vez que gastos imprevistos podem acontecer a qualquer momento, sendo preciso ter valores separados para lidar com eles.
Como gerenciar os recursos financeiros da escola?
Gerenciar os recursos financeiros da escola é uma etapa de planejamento e administração que não pode ser evitada. Embora possa parecer difícil, existem formas de realizar essa gestão de maneira rápida e eficiente.
A tecnologia é aliada na gestão de ativos financeiros, e contar com plataformas de automação de processos, que auxiliem na organização, manutenção e observação de tendências é essencial para garantir o sucesso financeiro escolar.
O planejamento financeiro escolar conta com alguns pontos de atenção para seu sucesso:
- Definição de metas claras;
- Análise de receitas e despesas;
- Integração de uma reserva de emergências;
- Realização de investimentos.
Após organizar esses pontos, é importante contar com uma plataforma que torne o gerenciamento dos recursos mais fácil e prático.
Conheça a plataforma de gestão do Asaas
É importante contratar uma plataforma que proporcione diversos pilares fundamentais para o gerenciamento dos recursos financeiros da escola. Com o Asaas, é possível mitigar erros e tornar todo o processo de cobrança das mensalidades automatizado, por exemplo.
Essa tecnologia, além de organizar a área financeira, ainda auxilia na tomada de decisão estratégica. Com ele é possível:
Emitir boletos
Com o Asaas, é possível configurar as informações específicas do cliente, personalizar a cobrança do boleto e deixar o envio no mesmo dia, todos os meses, por meio da criação de cobranças recorrentes.
Além disso, com o sistema, a escola consegue enviar boletos com QR code para os pais, o que é bastante vantajoso para o fluxo de caixa da instituição. Isso porque se ele optar por pagar via Pix, o recebimento será instantâneo, diminuindo o tempo de compensação.
Fazer cobranças recorrentes
A cobrança recorrente permite que a escola configure os valores de cada cliente, com um dia de pagamento fixo por mês. Assim, todos os meses, os pais dos alunos ou responsáveis pelo financeiro receberão os boletos pelos meios escolhidos.
Isso, além de garantir mais rapidez ao gerenciar os recursos financeiros da escola, também evita erros humanos, como esquecimento no envio ou atraso na emissão. Com o Asaas, o administrador escolar também minimiza o tempo gasto na emissão e envio manual.
Emitir notificação de cobrança
Com o Asaas, é possível enviar notificações de lembrete de pagamento com facilidade, além de economizar tempo e mão-de-obra na cobrança.
Mensalmente, o Asaas envia lembretes de pagamento da cobrança em aberto antes do vencimento. E, caso o cliente esteja inadimplente, há também a possibilidade de configurar essas notificações após o vencimento, relembrando ao cliente sobre sua obrigação financeira.
Todas essas notificações fazem parte de uma régua de cobrança, que pode ser configurada e personalizada às necessidades da escola e de cada cliente.
Antecipar recebíveis
A escola é uma empresa, que precisa de capital de giro para a sua manutenção. E como o seu fluxo de caixa é dependente do pagamento mensal dos responsáveis pelos alunos, muitas vezes, a instituição pode se deparar com clientes inadimplentes.
Uma solução para esse problema é a possibilidade de contar com a antecipação de recebíveis. Com os valores em conta antes do prazo, é possível gerenciar os recursos financeiros da escola em casos de imprevistos, por exemplo.
Para obter essas e outras vantagens do sistema de gestão financeira do Asaas, abra uma conta digital PJ e desfrute das ferramentas.
