A gestão financeira de uma empresa é um dos pilares para o sucesso. Um levantamento do Sebrae revelou que 48% dos negócios fecham por problemas no planejamento e descontrole do caixa.
Dessa forma, um bom planejamento permite maior controle sobre receitas e despesas. Isso garante que a empresa tenha recursos suficientes para crescer e enfrentar imprevistos.
Continue lendo para descobrir como fazer um planejamento financeiro empresarial e evitar ser mais um nas estatísticas.
Como fazer um planejamento financeiro empresarial passo a passo?
Para planejar as finanças da empresa, é preciso pensar nas principais dores do negócio e buscar opções viáveis para solucioná-las.
Lembre-se: seja realista. Assim, há como propor metas possíveis de serem alcançadas.
Confira abaixo o passo a passo de como fazer um planejamento financeiro empresarial:
1. Faça uma previsão do orçamento empresarial
Antes de mais nada, faça as contas das receitas e despesas da empresa. Lembre-se que é preciso pagar colaboradores, fornecedores, aluguel e demais gastos com o local de trabalho.
Relacione esse valor à margem de lucro e entenda qual a previsão de orçamento para investir no negócio.
Vale ressaltar que, toda empresa deve ter um fundo de emergência para controle de imprevistos. Considere também essa margem para realizar a previsão de orçamento disponível.
2. Desenvolva um plano de ação para as finanças
Ao desenvolver um plano de ação, pense nos objetivos para os diferentes setores da empresa. Esta etapa é bem mais prática do que teórica. Ela vai garantir a criação de ações para que as metas sejam alcançadas.
Para pensar nisso, se pergunte: “O que vamos fazer para alcançar tais objetivos?”. Além disso, converse com o gestor de cada área sobre a divisão das tarefas.
Estabeleça prazos e meios para acompanhar cada uma das metas estipuladas.
Algumas ideias de objetivos que podem ser alcançados:
- Encerrar o ano com o caixa positivo;
- Aumentar a base de clientes;
- Reduzir custos da empresa;
- Aumentar o faturamento;
- Criar novos produtos;
- Fortalecer a imagem da empresa;
- Marcar presença em eventos importantes para o mercado;
- Ganhar autoridade no nicho.
3. Entenda e registre o fluxo de caixa da empresa
O registro das movimentações financeiras é muito importante para a empresa.
Esse é o melhor meio para entender o panorama econômico do negócio e criar novas estratégias para ele. A organização desses dados pode garantir a estabilidade da marca.
Analise o fluxo de caixa de quatro formas:
Fluxo de caixa da movimentação diária
Para conseguir entender bem a movimentação financeira da empresa, é preciso analisar as entradas e saídas diárias.
Registar informações como, quantidade de emissão de boletos, volume de transações, valores de gastos e lucro podem ser importantes.
Esses dados colaboram para a criação de um melhor planejamento, olhando para questões reais do negócio e trazendo soluções mais eficientes.
Fluxo de caixa da movimentação semanal
Partindo dos dados acima, há como fazer uma análise da movimentação semanal das finanças. Isso ajudará a empresa a identificar possíveis padrões de lucro ou gastos.
Por exemplo, se o caixa apresenta uma maior entrada de dinheiro no final de semana, existe a oportunidade de criar ofertas para esses dias.
Dessa forma, surgem ideias para a criação de novas estratégias de vendas.
Fluxo de caixa da movimentação mensal
Já na movimentação mensal são analisados os custos fixos do estabelecimento. Comparando esses dados, é possível identificar em quais meses houve um maior gasto ou lucro. Assim, será mais fácil fazer a distribuição de verbas para os setores.
Além disso, facilita a enxergar possíveis falhas na gestão financeira. Comparando com os meses anteriores, há como ter uma média dos gastos de cada mês.
Por exemplo, se em um deles o gasto em uma área foi muito acima da média, ficará mais fácil identificar a falha.
Análises financeiras de longo prazo
As informações retiradas em períodos mais longos podem ser fundamentais. Nesses casos, é comum estabelecer intervalos trimestrais, semestrais ou anuais.
Essa análise poderá dizer se a empresa cresceu ou diminuiu naquele período, conforme as comparações com outras datas.
4. Defina uma rotina de negociação com fornecedores
Definir uma rotina de negociação com fornecedores é muito importante para o planejamento financeiro empresarial. Com o controle de estoque e das finanças, por exemplo, o negócio pode melhorar a saúde do caixa.
Partindo dessa rotina, a empresa conseguirá se preparar financeiramente para a compra das mercadorias, gastos fixos e variáveis, possíveis investimentos, etc. Além disso, pense em técnicas de negociação para esse cenário.
Nessa parte do processo, vale pensar na variação de preço da mercadoria conforme a inflação. Na hora de fazer o planejamento, aumente um pouco o valor desse produto. Assim, o negócio estará preparado para possíveis mudanças.
5. Esteja preparado para as mudanças do mercado
Ser empreendedor é entender que o mercado está sujeito a diversas mudanças. Se a empresa tiver um planejamento financeiro estável, há menos chances de ter prejuízos.
Por isso, pense em diferentes cenários e converse com a equipe sobre possíveis contratempos. Da mesma forma, busque soluções ou caminhos a serem seguidos caso esses problemas surjam.
6. Controle e reduza gastos da empresa
Saber como reduzir custos na empresa deve ser uma tarefa rotineira. Isso é parte importante para a construção de um bom planejamento.
Por mais difícil que pareça fazer, tendo os registros das movimentações, tal qual explicamos acima, é possível ter esse controle. A partir dessa organização financeira empresarial, há como saber os gastos que podem ser reduzidos, sem impactar negativamente a equipe.
7. Meça os resultados da empresa
Saber como medir os resultados é de suma importância para o planejamento financeiro empresarial. Não há motivo para todo esse trabalho se não houver um acompanhamento dos resultados. No final, o negócio continuaria caminhando sem rumo.
Para conseguir entender os resultados, estabeleça métricas para todos os objetivos da empresa. Assim, será possível entender quais pontos estão realmente sendo positivos ou não.
Caso seja entendido que alguma parte do planejamento está causando prejuízo ao negócio, há a possibilidade de pensar em novos meios para atrair os resultados esperados.
8. Aplique o ciclo PDCA
O ciclo PDCA é um recurso que colabora com o processo do planejamento. A ideia é que ele guie os passos da empresa, padronizando a sequência de tarefas. A sigla vem do inglês e significa:
- P = Plan (Planejamento);
- D = Do (Fazer);
- C = Check (Checar);
- A = Action (Agir).
Abaixo, entenda melhor sobre as ações conduzidas em cada parte:
Planejar
O primeiro passo é planejar as ações. Nesta primeira parte do ciclo, a empresa deve estabelecer as metas que quer alcançar, o intervalo de tempo necessário para essa tarefa, entre outras propostas. Aqui, pense no futuro do negócio.
Para essa tarefa, é importante conhecer bem os resultados atuais da empresa. Dessa forma, será mais fácil pensar nos objetivos que podem ser alcançados.
Fazer
A etapa de execução do planejamento pode ser uma das mais difíceis, mas muito importante. Por isso, busque compartilhá-la com mais pessoas, dividindo a demanda entre os setores mais familiarizados com os respectivos objetivos.
Por exemplo, se a meta é fortalecer a marca da empresa, então o setor responsável seria o de marketing.
Checar
A parte de checagem é o momento onde se deve analisar se as ações estão trazendo resultados positivos ao negócio.
Aqui, é possível entender se vale a pena continuar com esse objetivo no planejamento ou se deve haver alguma mudança.
Caso haja a necessidade de alterar o planejamento financeiro empresarial, não se preocupe. Essa é uma situação muito comum no mundo corporativo.
Lembre-se que, dessa forma, há como evitar que o negócio tenha um grande prejuízo, corrigindo o problema antes que se agrave. Analisar bem os pontos anteriores podem colaborar com o processo de tomada de decisão.
Agir
Por último, é a hora de agir. Aqui, diferente do processo do “Fazer”, são propostas algumas alterações nas ações, conforme o resultado da checagem. Ou seja, esse é o momento de corrigir as falhas encontradas.
Assim, há como fazer mudanças preventivas, visando evitar algum erro encontrado no passo anterior. Ou, ainda, mudanças corretivas, corrigindo falhas que já trazem resultados negativos.
É importante ressaltar que esse ciclo é feito de forma repetitiva. Literalmente, como o próprio nome já diz, um ciclo. Sendo assim, será necessário utilizá-lo na rotina mais de uma vez.
Quais ferramentas usar no planejamento das finanças da empresa?
A tecnologia trouxe mais facilidade para as empresas. Com a automação dos processos, há como acompanhar métricas de maneira mais fácil e prática. Isso colabora com a otimização de tempo da equipe.
Entretanto, antes de comprar algum desses recursos, é importante pesquisar sobre eles. Entenda o que fazem, como funcionam e suas vantagens.
Dessa forma, é possível evitar investimentos desnecessários ou encontrar um produto mais em conta.
Abaixo, veja ferramentas de gestão financeira importantes para dar suporte ao planejamento empresarial:
ERP
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning (Planejamento dos recursos da empresa em português). Trata-se de um software de gestão empresarial que armazena, unifica e automatiza processos manuais.
Ele contribui tanto em funções mais rotineiras quanto mais estratégicas. A ferramenta possibilita que o negócio realize diversas tarefas automaticamente, como:
- Envio de proposta comercial;
- Formulação de pedido de venda;
- Emissão de nota fiscal eletrônica;
- Cadastro de cliente;
- Estoque automático;
- Emissão de nota fiscal de entrada;
- Confecção de pedido de compra;
- Emissão de relatórios completos;
- Integração contábil;
- Gestão de contas a pagar;
- Gestão de contas a receber;
- Gestão de fluxo de caixa.
O Base é o ERP gratuito do Asaas, por exemplo. Com ele, é possível ter uma gestão financeira completa e totalmente na nuvem. A implementação é sem custos e não há limite de usuários.
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Software de gestão financeira
Um software de gestão financeira é uma ferramenta crucial para o sucesso da empresa. Com esse sistema, é possível automatizar todas as etapas da organização das finanças.
Por isso, é importante escolher um sistema completo e eficiente para o negócio. O Asaas, por exemplo, oferece um software de gestão financeira. Além do ERP gratuito, a plataforma também disponibiliza diversas funcionalidades, como:
- Recursos para realizar pagamentos: transferências bancárias, pagamento de contas e cartão Asaas;
- Recursos para receber pagamentos: Pix, cartão de débito e crédito, e boleto bancário;
- Recursos para vendas presenciais e online: API de pagamentos, link de pagamento, White label de pagamentos, One click buy e checkout transparente;
- Recursos para cobrança dos clientes: régua de cobrança multicanal, cobrança recorrente, e consulta e negativação Serasa;
- Recursos para gestão financeira: split de pagamentos, antecipação de recebíveis, automação de notas fiscais e controle de fluxo de caixa.
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