Você sabe o que é ou como emitir nota fiscal com chave de acesso? Não tem ideia? Então, comecemos pelo princípio. As notas fiscais comuns estão sendo substituídas pelas notas fiscais eletrônicas, o que facilita a emissão e a consulta por meio digital, além de diminuir custos com impressão e armazenamento em espaços específicos para isso.
Se você é empreendedor, provavelmente já deve ter ouvido falar sobre o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que é a versão impressa da NF-e (nota fiscal eletrônica). No DANFE, que é bastante utilizado no acompanhamento do trânsito de mercadorias, constam os dados necessários para a consulta da nota fiscal.
Em meio às informações contidas nele, pode-se visualizar um código de barras juntamente a uma sequência de 44 números, que é a chave de acesso. Continue a leitura deste post e saiba como emitir nota fiscal com chave de acesso.
O que é a chave de acesso da nota fiscal?
Antes de falarmos sobre como emitir nota fiscal com chave de acesso, vamos conferir alguns pontos relevantes sobre essa codificação numérica. Como explicamos, a chave de acesso é um código numérico. Ele funciona como um RG da nota fiscal eletrônica, identificando exclusivamente cada nota fiscal.
Isso significa que não existe uma nota fiscal semelhante a outra. Todas são diferentes entre si, graças à codificação de 44 números. Essa diferenciação ajuda na organização de toda a documentação fiscal, evitando confusão e facilitando o arquivamento.
Com a chave de acesso, o processo de fiscalização da Receita Federal também é facilitado. A identificação única de cada NF-e garante mais segurança tanto para as empresas quanto para os órgãos fiscalizadores.
Para que serve a chave de acesso?
A chave de acesso permite que a empresa obtenha o arquivo .xml da nota fiscal eletrônica, ou seja, a versão digital da NF-e. O arquivo em formato XML tem validade jurídica e deve ser armazenado pela empresa pelo período mínimo de 5 anos.
Como é formada a chave de acesso?
A chave de acesso está presente no arquivo XML da nota fiscal eletrônica e no DANFE. Os dados registrados se referem a:
- código da Unidade Federal (UF) do emitente (cUF);
- ano e mês da emissão da nota fiscal (AAMM);
- CNPJ do emitente (CNPJ);
- modelo da NF-e (Mod);
- Número de série da NF-e (Série);
- número da nota (nNF);
- forma de emissão do documento (tpEmis);
- código numérico da chave de acesso (cNF);
- dígito verificador da chave de acesso (cDV).
Vale ressaltar que o número da nota fiscal não é o mesmo número da chave de acesso, mas está presente em sua composição. O número da NF-e ocupa nove posições na codificação da chave de acesso.
Vejamos um exemplo de chave de acesso:
- (2 dígitos) cUF: É o código do estado onde está a empresa emitente da NF-e;
- (4 dígitos) AAMM: Representam o ano e mês da emissão da NF-e;
- (14 dígitos) CNPJ da empresa;
- (2 dígitos) mod: Modelo de identificação da nota fiscal;
- (3 dígitos) série: a série da NF-e;
- (9 dígitos) nNF: Número da NF-e;
- (1 dígito) tpEmis: Tipo de emissão do documento;
- (8 dígitos) cNF: Código numérico da chave;
- (1 dígito) cDV: Dígito Verificador.
Quais são os códigos dos estados?
Cada Unidade Federal, ou seja, cada estado do Brasil possui um código para ser aplicado na chave de acesso. A codificação não começa em 1, mas em 11 e termina em 53, mas não segue uma sequência numérica rígida.
O critério de numeração é a divisão político-administrativa, isto é, os estados estão agrupados por região.
Os estados da Região Norte
- Rondônia (RO): 11
- Acre (AC): 12
- Amazonas (AM): 13
- Roraima (RR): 14
- Pará (PA): 15
- Amapá (AP): 16
- Tocantins (TO): 17
Os estados da Região Nordeste
- Maranhão (MA): 21
- Piauí (PI): 22
- Ceará (CE): 23
- Rio Grande do Norte (RN): 24
- Paraíba (PB): 25
- Pernambuco (PE): 26
- Alagoas (AL): 27
- Sergipe (SE): 28
- Bahia (BA): 29
Os estados da Região Sudeste
- Minas Gerais (MG): 31
- Espírito Santo (ES): 32
- Rio de Janeiro (RJ): 33
- São Paulo (SP): 35
Os estados da Região Sul
- Paraná (PR): 41
- Santa Catarina (SC): 42
- Rio Grande do Sul (RS): 43
Os estados da Região Centro-Oeste
- Mato Grosso do Sul (MS): 50
- Mato Grosso (MT): 51
- Goiás (GO): 52
- Distrito Federal (DF): 53
Como emitir nota fiscal com a chave de acesso?
Já mencionamos acima que toda nota fiscal eletrônica já “nasce” com uma chave de acesso, já que este código é o que a identifica. Portanto, ao emitir a NF-e, você estará automaticamente emitindo o DANFE e a chave de acesso. Se você tem dúvidas sobre como executar essa emissão, dê uma olhada no passo a passo a seguir.
1. Solicite autorização à SEFAZ do seu estado
Para emitir uma NF-e, você precisa ter o aval da Secretaria da Fazenda do estado onde sua empresa está registrada, que é o órgão responsável pela regulamentação desse processo. Dependendo do estado onde você reside, a solicitação a autorização pode ser feita online.
Além disso, é indicado conferir com seu contador se a sua empresa também precisa contar com o Certificado Digital, principalmente se você for emitir as notas pela internet.
2. Obtenha os dados de acesso
Se o estado onde você reside adotar o modelo de notas fiscais avulsas eletrônicas (NFA-e), provavelmente você precisará ir a um posto da SEFAZ para ter receber aos dados de acesso ao sistema. Porém, aos poucos vários estados tem simplificado esse processo e disponibilizam a solicitação via internet. Informe-se sobre a especificidade do seu estado com o Sebrae!
3. Emita a nota fiscal
Com a autorização e os dados de acesso em mãos, você só precisa acessar o software emissor de NF-e (saiba como baixá-lo neste guia do SEBRAE), preencher os campos exigidos e emitir o documento, que possui o formato .xml.
Para emitir o DANFE, basta selecionar a NF-e correspondente no mesmo sistema, já que o DANFE é uma representação visual da nota.
Vale lembrar que esse processo refere-se à emissão de notas fiscais de produto — as notas fiscais de serviço seguem uma dinâmica diferente, que explicamos melhor no post sobre notas fiscais de serviço.
Como encontrar a chave de acesso de uma NF-e?
Como explicamos, o caminho mais fácil para acessar a chave da NF-e é consultando o DANFE. Com ele, você pode acessar o Portal Nacional da NF-e ou a SEFAZ do seu estado, procura a plataforma geradora de nota fiscal eletrônica, e encontrar um campo onde será possível informar a chave de acesso da sua nota fiscal. Após digitar cada um dos 44 números, você terá acesso às informações da nota fiscal, podendo optar por imprimi-la, caso seja necessário.
Porém, se você desejar consultar a chave de acesso da NF-e e não tiver o DANFE, há outras formas de encontrá-la. A seguir, confira quatro formas diferentes de conseguir a sua chave de acesso.
Pedindo ao fornecedor
Caso a empresa tenha adquirido algum produto junto a um fornecedor, ele deve encaminhar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Se o fornecedor não fez isso, a empresa compradora deve contatá-lo e solicitar que envie o documento.
Com o DANFE e o Certificado Digital, a empresa pode acessar o Portal Nacional da NF-e para consultar e baixar o XML.
Consultando pelo Portal da SEFAZ estadual
A Secretaria da Fazenda de cada estado oferece um portal para que as empresas façam o download das notas fiscais eletrônicas por meio da consulta específica. Porém, vale mencionar que, nesse caso, apenas empresas que tenham o Certificado Digital válido conseguirão realizar a operação.
Arquivo SPED Fiscal
Por meio do arquivo SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que é um sistema elaborado pelo governo federal para receber dados contábeis e fiscais das empresas, é possível verificar a chave de acesso da NF-e. Caso a empresa tenha perdido o arquivo do SPED Fiscal de determinada competência, ela pode recuperá-lo por meio do programa ReceitanetBX.
Com o arquivo em mãos, a empresa consegue acessar todas as chaves eletrônicas e, assim, fazer o download do todos os documentos em XML usando o Portal Nacional da NF-e.
Sistema de gestão eletrônica de documentos
Uma forma eficaz e segura de encontrar a chave de acesso de notas fiscais já emitidas é usar um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos fiscais. Há muitas opções no mercado, inclusive plataformas online. Vale a pena pesquisar e comparar as soluções para escolher a mais compatível com as necessidades da sua empresa.
Há plataformas de gestão que servem de ponte entre a empresa e o fornecedor, o que facilita não somente as transações, mas a resolução de questões fiscais. Geralmente, os softwares de gestão permitem acesso fácil ao Portal Nacional da NF-e, ao Portal da SEFAZ e a outros sites importantes para o controle fiscal do negócio.
Neste caso, para facilitar a emissão de nota fiscal, o Asaas oferece as melhores ferramentas de automação financeira. Por meio desse sistema, você consegue emitir cobranças, acompanhar pagamentos e gerenciar contratos por um único lugar.
O que diz a Portaria RFB nº 849/2020?
Desde o dia 1 de julho de 2020, a Portaria da Receita Federal do Brasil nº 849/2020 revogou o direito de terceiros acessarem os dados e as informações referentes à nota fiscal eletrônica. Dessa forma, não é mais possível consultar documentos fiscais e fazer o download do arquivo XML sem o Certificado Digital.
Isso vale tanto para o Portal da Nota Fiscal Eletrônica quanto para o serviço oferecido pelo Serviço Federal de Processamento de Dados (SERPRO).
O Certificado Digital é fundamental para emitir, consultar e baixar o arquivo XML de documentos fiscais eletrônicos. Como o DANFE não é uma nota fiscal, não tem o poder de substituir esse documento. Sua função é, na verdade, auxiliar a consulta da NF-e por meio do fornecimento da chave de acesso.
Viu como emitir nota fiscal com a chave de acesso? Achou interessantes as informações deste post? Então, aproveite para saber mais acerca da Nota Fiscal Eletrônica e como eliminar a burocracia no seu negócio!
