O que considerar antes de escolher um sistema para vendas?

Por Diego Contezini
11 de março, 2020

Você tem acompanhado todo o processo de compra dos seus clientes? A automatização de setores e tarefas já não é mais novidade, mas, ainda assim, é necessário ter cuidado na escolha do seu sistema de vendas. Uma boa ferramenta pode auxiliar em diversos processos, como análise de recebimentos, conhecimento de clientes inadimplentes e melhoria em suas ações de cobrança e recuperação de crédito.

Por ser um investimento de grande importância e impactos na sua empresa, você precisa levantar algumas funcionalidades e características para avaliar se o software é bom e se será útil para o seu negócio. Vale lembrar que também é importante avaliar os seguintes pontos caso esteja utilizando ou contratando uma plataforma, e não somente um sistema que será instalado na sua empresa.

Para que não tenha problemas com ferramentas que venham a causar prejuízos, separamos os principais quesitos que precisa pesquisar e estudar. Veja só.

O funil de vendas é intuitivo e completo?

O funil de vendas é um método utilizado para identificar em qual etapa da jornada de compra um cliente está. Entender em qual fase de decisão um consumidor se encontra é fundamental para oferecer as melhores soluções e ter maiores chances de sucesso na venda. Afinal, essa é uma dinâmica e caminho que tem ligação direta com os seus índices de conversão de vendas.

Em um bom sistema de vendas, esse trajeto poderá ser acompanhado em tempo real e de maneira rápida. Com isso, você saberá quantas negociações estão em andamento, se a compra foi finalizada ou se o cliente está inadimplente. Exatamente por isso que essa é uma funcionalidade que deve ser considerada na escolha da ferramenta.

No entanto, de nada adiantará ter essa função se ela é de difícil identificação e interpretação. Então, partimos para outra característica: a intuição. O ideal é que peça ao fornecedor do sistema um teste gratuito para avaliar se essa é uma funcionalidade simples de gerenciar.

O fornecedor do sistema de vendas oferece suporte?

A quem e quando você poderá recorrer caso tenha dificuldades ou a ferramenta apresenta falhas? Muitos problemas na sua rotina de trabalho e até mesmo os prejuízos podem ser evitados quando a empresa que você adquiriu o sistema oferece um bom atendimento, suporte e pós-venda.

Um bom fornecedor oferece canais para tirar dúvidas, materiais explicativos sobre o funcionamento do software, suporte técnico presencial e por telefone e, em alguns casos, treinamentos para que você e sua equipe entendam o funcionamento do sistema. Para isso, é importante que avalie a reputação da empresa que contratará, se os dados do negócio na internet são válidos e atualizados. Então, sempre considere o custo-benefício do seu investimento.

Há cadastro centralizado para a sua lista de clientes?

O cadastro de clientes é um recurso muito útil para as suas estratégias e para agilizar o seu atendimento. Por meio de um registro detalhado sobre o perfil de cada comprador, você terá informações sobre o histórico de compras, telefones para contato, endereço, formas de pagamento mais utilizadas e, o mais importante, se ele é um bom pagador ou há inadimplência.

O mais comum é que isso seja feito por meio de planilhas, mas essas são ferramentas limitadas para o volume de informações que uma empresa precisa lidar o tempo todo. Além disso, não permitem a integração de e agilidade no compartilhamento desses dados.

Diante da importância de ter um cadastro completo, avalie se o sistema de vendas oferece alguma aba voltada para esse inventário. Assim, consegue integrar informações de outros setores, como o financeiro e de vendas, para que tenha informações completas e atualizadas em tempo real. Você verá como isso evita novos processos de cobrança.

Poderá utilizar em outros dispositivos?

Nem sempre você está nas dependências da sua empresa ou no computador utilizado para acompanhar a sua empresa. Sem contar que vendedores e representantes, muitas vezes, passam mais tempo fora do escritório.

Para que não tenha contratempos com o acesso limitado ao sistema, pesquise se o software em questão possibilita a utilização em outros dispositivos, como os smartphones e tablets. Isso facilitará a sua vida e também diz muito sobre o quão atualizado está a ferramenta. Afinal, aparelhos móveis já fazem parte da gestão e do dia a dia de muitos empreendedores que buscam facilidade e agilidade.

Permite a integração de outros setores e tarefas?

Para que uma empresa funcione de maneira eficiente e sem descontrole de informações, é ideal que tudo funcione de maneira integrada. A emissão de boletos bancários e notas fiscais, por exemplo, precisa estar alinhada ao setor contábil e financeiro, de maneira que os dados e valores cobrados estejam de acordo com a compra do cliente e que essa informação seja armazenada para ser utilizada na prestação de contas ao fisco.

Então, busque por sistemas que permitam agilizar outros processos. Já existem plataformas, como o Asaas, que possibilitam tanto o acompanhamento dos seus recebimentos quanto das cobranças via cartão de crédito, débito ou boleto, enviam notificações em caso de atraso no pagamento e pode ser integrado ao sistema já utilizado na sua empresa.

O salvamento dos arquivos e informações é na nuvem?

O salvamento em nuvem, ou cloud, tem sido a tecnologia mais eficiente e segura para armazenar as suas informações e dados da empresa. Com esse recurso, além de não precisa pesar o HD do seu computador para salvar seus arquivos, não corre o risco de perder nenhum tipo de documento por erro nas suas máquinas.

Essa característica em um sistema faz toda a diferença no seu trabalho, principalmente porque muitas ferramentas atuam com o salvamento automático. Então, mesmo que esqueça de armazenar algo, você terá tudo guardado em um histórico ou na nuvem. Isso evita diversos problemas e prejuízos de tempo e dinheiro que podem acontecer com a perda ou vazamento de informações valiosas.

A centralização de informações por meio de um sistema de vendas ajuda no ganho de agilidade e na sua produtividade. Além, é claro, de reduzir custos com erros. Com isso, você terá recursos e tempo para voltar os seus esforços para processos específico e que tem um processo decisório mais complexo.

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