Como manter as obrigações fiscais em dia e evitar complicações?

Por Diego Contezini
21 de abril, 2020

As obrigações fiscais atingem em cheio até mesmo o mais simples MEI. Afinal, ninguém escapa do pagamento mensal do DAS, que é a contribuição mais simples que uma empresa individual deve pagar.

Mas não é só por meio do imposto mensal que uma organização é tributada. Além de recolher os tradicionais ICMS ou ISS todo mês, ainda tem o Imposto de Renda, feito uma vez ao ano.

São impostos que tornam a vida de quem toca um negócio no Brasil nada fácil, já que o fisco não alivia em matéria tributária. Inclusive as micro empresas e empreendimentos individuais podem se complicar se relaxarem na hora de prestar contas ao leão. Tudo isso só reforça a necessidade de permanecer o mais atento possível às obrigações fiscais da sua empresa, concorda?

É disso que a gente vai falar neste artigo, feito para você que precisa de uma mãozinha na hora de cuidar dos seus compromissos com a Receita Federal. Acompanhe as dicas!

Ter a ajuda de um contador

Você sabia que o governo brasileiro publica cerca de 800 novas regras tributárias todos os dias? É o que diz uma pesquisa do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), segundo o qual foram editadas, desde 1988, mais de 5 milhões de normas. É muita coisa, não?

Tendo em vista essa quantidade enorme de regras novas diariamente, tocar uma empresa sem um contador pode gerar riscos, mesmo que ela seja individual. O principal deles é o de se tornar um sonegador de impostos involuntário o que, em último caso, pode até dar cadeia.

Outra consequência de trabalhar sozinho na hora de apurar e pagar impostos é perder prazos ou mesmo prestar obrigações acessórias com erros e inconsistências. Aí, você se arrisca a pagar multas e juros por atraso que, quando se trata de impostos, são bastante salgados.

Por esses e outros motivos, na dúvida, é melhor não se expor. Procure um contador e confie em quem entende do riscado. A vantagem é que, hoje, é possível encontrar profissionais e empresas para todos os nichos, inclusive especializados em MEI.

Entender bem o seu regime tributário

As obrigações fiscais têm relação direta com uma parte fundamental na hora de pagar impostos: o regime tributário. Ok, se você é MEI ou microempresário, provavelmente, já é optante do Simples Nacional. Mas sabia que até esse regime tem lá suas manhas e pode não ser tão simples assim?

Um bom exemplo disso é quando negócio tem CNAE ligado à atividade industrial, e, por isso, pode receber créditos fiscais. Nesse caso, existem diversas situações nas quais é possível obter créditos no Imposto sobre Produto Industrializado (IPI).
Na correria do dia a dia, essa é uma possibilidade que pode passar batida com a maior facilidade. Sejamos diretos: quem é que vai pensar em créditos fiscais em meio a tanta coisa para fazer?

Acontece que deixar esses créditos para trás pode fazer uma boa diferença no seu orçamento. Além disso, é uma forma de pagar menos imposto e, indiretamente, vai fazer você não perder de vista o impacto da tributação no seu negócio.

Automatizar os processos (quando possível!)

Você usa WhatsApp para se comunicar com parceiros de negócios, amigos e parentes, certo? E se já o utiliza para se relacionar com clientes, está no caminho para passar a um outro patamar: a automação dos processos contábeis.

Ok, a gente sabe que contratar um software pode não ser tão simples para quem tem uma empresa individual ou um micronegócio. Mas, por outro lado, dependendo do caso, mais vale pagar uma mensalidade e evitar problemas do que não fazer nenhum pequeno investimento e acumular dívidas fiscais, não?

Essa é uma dica válida especialmente para os que trabalham com estoque. Até mesmo um pequeno comércio pode se ver em apuros quando não conhece ferramentas de gestão para controle de entradas e saídas. Nesse caso, o que acontece é a perda de produtos por expirar o prazo de validade, compras de mercadorias sem levar em conta se vão ter saída e outros contratempos.

Não menos importante, estoques podem também gerar créditos fiscais na hora de pagar contribuições como PIS e COFINS. Por isso, a automação é uma boa aliada, por permitir que você tenha o controle sobre esse tipo de isenção.

Evitar misturar contas

Um outro problema frequente para pequenos e microempreendedores é não saber como separar as contas pessoais e as da empresa. Uma retiradazinha aqui, outra ali, e, quando chega o fim do mês, mal sobra para pagar pelas despesas, quem dirá os impostos.

A separação das contas é um passo muito importante para garantir um negócio lucrativo, não somente porque permite que você não só se remunere melhor, mas por ajudar a manter uma reserva para investir na sua empresa. Dessa forma, você se mantém em dia com as suas contas e, no final, com todos os seus impostos e tributos.

Cuidar das notas fiscais

Impostos como ICMS, ISS e IPI dependem da correta gestão das notas fiscais para serem apurados e pagos sem atrasos. Lembre-se de que as empresas optantes do Simples Nacional também são obrigadas a pagá-los em suas atividades. Assim sendo, manter o controle das notas emitidas é indispensável para assegurar o cumprimento de suas obrigações fiscais.

Controlar a inadimplência

“Fiado, só amanhã”. Se você concorda com esse ditado popular, deve concordar também que é preciso gerir a inadimplência. Isso pode ser feito de duas formas: uma é cobrar sistematicamente clientes com contas em aberto por meio de contatos telefônicos. Outra é fazer a chamada gestão preventiva, na qual você envia lembretes e mensagens antes mesmo de uma conta vencer.

Dessa forma, seu fluxo de caixa tende a permanecer sempre no azul, e, assim, dificilmente você será surpreendido quando o fisco cobrar o que lhe é devido.

Planejar as finanças

Seu orçamento é controlado todos os dias? Sua empresa conta com uma previsão para o mês e para o ano de seus gastos? Se a resposta a essas perguntas foi não, então é hora de avaliar o planejamento das suas finanças.

Caso não saiba por onde começar, faça o mais simples: use uma planilha, registre despesas de um lado, receitas de outro, some cada uma delas e veja o saldo final. Repita o processo todo mês e, com o tempo, veja o impacto dos impostos diminuir.

Fazer balanços regularmente

Junto ao planejamento, procure também fazer balanços mensais para apurar não só os impostos, mas os gastos com fornecedores, além dos custos fixos e variáveis. Nos fixos, procure relacionar aqueles que não mudam com o tempo, como contas de luz, água e internet. Já nos variáveis, você deverá contar tudo o que é investido diretamente na produção.

Por exemplo: a compra de mais matérias-primas para fabricar mercadorias é um custo variável, já que muda conforme você produz mais ou menos.

Com organização e um pouco de disciplina, cumprir com as obrigações fiscais passa a ser mais tranquilo e tende a ser um trabalho rotineiro. Siga as dicas que você aprendeu aqui e não deixe de conversar com um contador assim que possível.
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