O que são despesas fixas e importância na gestão financeira

Nenhum negócio sobrevive sem planejamento financeiro e orçamentário. Nesse processo, é preciso analisar todo o fluxo de caixa, com a gestão de receitas e despesas, entendendo tudo o que é necessário para manter uma empresa em funcionamento. 

Esse processo é imprescindível, uma vez que é comum encontrar empresas que se concentram somente em aumentar a receita, mas ignoram o impacto das despesas fixas no resultado. Por isso, gerir as despesas torna-se indispensável para qualquer gestor, seja em uma empresa pequena ou uma grande companhia.

Nas próximas linhas, explicaremos o que são despesas fixas, para que servem, quem é impactado por elas e como se relacionam com outros conceitos fundamentais da gestão financeira. Continue a leitura!

O que são despesas fixas?

As despesas fixas são custos que se mantêm estáveis ao longo do tempo, sem depender e ter relação direta com o volume de produção ou de vendas. 

Em termos simples, portanto, tratam-se das contas que a empresa precisa pagar todo mês, independentemente das vendas e da prestação dos serviços.

Um ponto importante é que despesas fixas não significam custos imutáveis. O aluguel, por exemplo, pode ser renegociado, assim como contas de serviços, que podem mudar de acordo com o consumo. O que as caracteriza é a recorrência e a previsibilidade.

Ter clareza sobre esse conjunto de despesas é essencial para calcular o custo fixo e variável mensal empresarial e projetar cenários financeiros. 

Diferença entre despesas fixas e variáveis

As despesas variáveis são aquelas que dependem principalmente das vendas e números da produção. Nesse caso, o valor que deve ser pago pode ser alterado conforme os indicativos.

Diferentemente da primeira situação, em que é possível mensurar todos os gastos, aqui o melhor é contar com uma estimativa, que pode ser alterada conforme a produtividade.

Alguns exemplos de despesas variáveis:

• Reembolso dos custos empresariais;
• Gastos com entregas;
• Multa por atrasos na entrega;
• Imposto por venda;
• Manutenção;
• Compra de mercadorias e matérias-primas;
• Comissão dos colaboradores. 

Quais são os tipos de despesas fixas?

As despesas fixas variam de acordo com o segmento e o porte da empresa. Além das obrigações que o negócio cumpre periodicamente.

É possível até traçar um paralelo entre a vida de pessoa física e jurídica: existem obrigações mensais que você deve pagar na sua casa, certo? Conta de luz, água, aluguel, condomínio, IPTU, entre outros. O mesmo acontecerá com a empresa. 

Alguns dos tipos de despesas fixas são:

• Aluguel/financiamento e condomínio: é preciso considerar as contas do espaço físico, seja uma loja, um escritório ou uma fábrica. Este costuma estar entre os maiores custos fixos.
  

• Salários e encargos trabalhistas: a folha de pagamento pode ser considerada a maior despesa fixa dos negócios. Inclui não só os salários, mas também encargos sociais, FGTS e benefícios obrigatórios.
  
• Serviços essenciais: pagamento de contas de energia elétrica, água, telefonia e internet, indispensáveis para manter a operação funcionando.
  
• Contratos recorrentes: neste caso, são gastos periódicos, essenciais para o funcionamento da empresa. Incluem serviços de contabilidade para empresas, segurança, limpeza, manutenção, softwares de gestão e licenças de uso.
  
• Seguros: aqui entram diversos serviços de prevenção que a empresa pode contratar, como proteção patrimonial, seguro de veículos, responsabilidade civil e seguros de vida empresariais.
  
• Despesas financeiras fixas: incluem outros gastos financeiros da empresa, como parcelamentos ou financiamentos com valores mensais constantes.
  
• Tributos recorrentes: dependendo do regime tributário, alguns impostos fixos (como Simples Nacional) entram nessa categoria.

Leia mais: como reduzir os custos na empresa?

Para que servem as despesas fixas?

As despesas fixas garantem que a empresa continue funcionando e esteja preparada para gerar receita. Funcionam como a base na qual todas as operações acontecem.

Se pensarmos em uma metáfora, são como a manutenção de um carro: mesmo quando não está em movimento, ele precisa de combustível, revisões e seguro para continuar apto a rodar.

O mesmo acontece com a empresa. Independente do período, seja de alta ou de baixa, as despesas continuam entrando, para sustentar o negócio: salários, contas de serviços, etc. 

Além disso, ter o controle dessas despesas auxilia na criação de um planejamento financeiro mais seguro e assertivo para o futuro do negócio. 

O conhecimento dessas despesas solidifica a credibilidade da empresa, por meio do pagamento em dia de salários, fornecedores e contratos reforça a imagem de uma empresa sólida.

Continue a leitura: como manter as contas em dia?

O que as despesas fixas podem afetar?

Embora pareçam somente números no balancete empresarial, as despesas fixas podem impactar diretamente a saúde financeira do negócio. 

Afinal, elas continuarão sendo cobradas mensalmente e, sem a devida organização, pode afetar diretamente a relação com diversos stakeholders, desde colaboradores até parceiros, fornecedores, etc. 

Por isso, os gestores precisam acompanhar esses custos de perto para evitar que cresçam mais rápido que a receita. Isso evita problemas sérios de fluxo de caixa. 

Mas, é importante ressaltar que imprevistos podem acontecer e, em algum momento, as despesas podem chegar primeiro do que a receita. Sem capital de giro, isso pode se tornar um problema. 

Para isso, a empresa deve se preparar com previsões de caixa. Caso seja inevitável, é possível usar as linhas de crédito como ação emergencial. Existem algumas mais acessíveis, como a antecipação de recebíveis. 

Ela adianta o recebimento de pagamentos futuros, que já integrariam o caixa da empresa. Por isso, costumam ter taxas mais acessíveis. Conheça a antecipação de recebíveis do Asaas.

Lembre-se: controlar as despesas fixas não se trata somente de entender e acompanhar os números, mas também cuidar da confiança do ecossistema ao redor da empresa.

Veja mais: como fazer um planejamento financeiro empresarial?

Como as despesas fixas se relacionam com a gestão do fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma das ferramentas mais poderosas da gestão financeira. Ele demonstra todas as entradas e saídas de recursos do negócio. 

Assim, oferece mais controle para a gestão desses ativos. Nesse processo de acompanhamento, as despesas fixas assumem papel central, já que representam compromissos inadiáveis que devem ser cobertos mês a mês.

Esses dois conceitos são completamente relacionados e interligados, considerando alguns critérios, como:

• Previsibilidade de receita e despesa: como as despesas fixas são recorrentes, permitem projetar desembolsos futuros com maior segurança;
  
• Cálculo do ponto de equilíbrio: é a partir das despesas fixas que se define o faturamento mínimo para que a operação não dê prejuízo;
  
• Formação de reservas financeiras: conhecer esse valor ajuda a planejar fundos de emergência, considerando as despesas de um período, seja mensal, trimestral, etc.;
  
• Gestão de riscos: ao acompanhar as despesas fixas no fluxo de caixa, fica mais fácil perceber quando os custos estão crescendo além do ideal.
  

Com ferramentas de gestão, como o Asaas, esse processo se torna ainda mais estratégico, uma vez que o sistema emite relatórios financeiros automatizados para o controle. 

Além disso, permite que a empresa centralize pagamentos e recebimentos, oferecendo uma comparação de despesas fixas com receitas e margens de forma clara e prática.

É essencial saber sobre despesas fixas para a gestão financeira?

É muito importante ter o conhecimento fixo para realizar, por completo, a gestão financeira de uma empresa. 

Conhecer e controlar despesas fixas é indispensável para a saúde e sustentabilidade do negócio a curto, médio e longo prazo. 

Assim, ter o controle e manter o acompanhamento das despesas permite à empresa: 

• Avaliar a viabilidade do modelo de negócio;
• Identificar oportunidades de redução de custos;
• Evitar endividamentos desnecessários;
• Ganhar confiança de investidores, bancos e parceiros;
• Sustentar decisões de expansão, contratação e investimento.
  

Empresas que não acompanham de perto suas despesas fixas correm o risco de “crescer quebrando”, ou seja, aumentar o faturamento sem lucratividade, porque os custos fixos consomem toda a margem.

Ao adotar boas práticas de gestão e contar com ferramentas digitais como o Asaas, as empresas ganham controle, organização e capacidade de crescer de forma sólida.

A plataforma do Asaas é o local ideal para gestores que desejam acompanhar as entradas e saídas com facilidade e eficiência. Por meio da gestão integrada de cobranças e recebimentos pela plataforma, você alcança o equilíbrio entre receitas e despesas fixas.

Informações e relatórios de cobranças ficam acessíveis em poucos cliques, incluindo o recurso da antecipação de recebíveis, em caso de desencontros no caixa empresarial. 

Com os recursos do Asaas, é possível acompanhar o desempenho financeiro da empresa em um só lugar. Crie sua conta digital Asaas e comece agora a realizar o controle de suas despesas fixas!