Já aconteceu de chegar o fim do mês e você não saber para onde foi todo o dinheiro da sua empresa? Essa é uma situação comum, principalmente entre os empreendedores que estão iniciando e ainda não conseguem manter o controle de seu fluxo de caixa.
Cuidar do fluxo de caixa é essencial para manter as contas em dia e planejar o futuro com segurança. Apesar de muita gente achar que ele precisa ser extremamente complexo e difícil, começar com o básico já é um primeiro passo que pode fazer toda a diferença.
Leia o artigo e confira passo a passo como acompanhar as finanças do seu negócio de forma simples.
O que é fluxo de caixa?
Fluxo de caixa, em termos simples, é o registro das entradas e saídas de dinheiro de um negócio em determinado período.
Ou seja, é uma lista de todos os pagamentos e recebimentos de uma empresa dentro de um intervalo de tempo, que pode ser diário, semanal, quinzenal, mensal, trimestral, semestral e/ou anual.
Vale ressaltar que o fluxo de caixa é uma importante ferramenta de planejamento financeiro. Através dele, o empreendedor consegue ter um panorama de como está a saúde financeira da empresa e identificar quais ações precisam ser tomadas para garantir a sustentabilidade do negócio.
É um costume antigo dos comerciantes dizer que vão fechar o caixa quando chega a hora de abaixar as portas da loja e contabilizar todo o montante recebido no dia de trabalho. No entanto, além dos recebimentos, os custos também precisam entrar nessa conta.
Principais elementos do fluxo de caixa
- Saldo inicial: valor disponível no início do período;
- Entradas: valores que a empresa recebeu no período;
- Saídas: valores que a empresa gastou no período;
- Saldo final: diferença entre o total de entradas e saídas ao fim do período.
Esses elementos normalmente são consultados a partir de uma planilha ou sistema de controle de caixa, facilitando o acompanhamento dos resultados. Também costumamos chamar esse conjunto de dados de Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC).
Conceitos importantes para o fluxo de caixa
Entenda agora outros conceitos importantes para o fluxo de caixa.
Fluxo de caixa livre
O fluxo de caixa livre nada mais é do que o saldo existente após o cálculo da diferença entre entradas e saídas no período. Ou seja, é o que sobrou ou faltou em caixa.
Em caso de sobra, o empreendedor pode utilizar esse dinheiro para:
- Investir no negócio;
- Formar capital de giro;
- Distribuir lucros;
- Aplicar no mercado financeiro.
Já em caso de falta, o empreendedor deve ficar alerta e tomar medidas corretivas para não deixar o negócio no vermelho. Entre elas, podemos citar:
- Redução das vendas a prazo;
- Diminuição da inadimplência;
- Antecipação de recebíveis;
- Diminuição de estoques;
- Negociação de prazos com fornecedores;
- Em último caso, realização de empréstimo bancário.
Fluxo de caixa projetado
A partir do momento em que você tem um histórico do seu fluxo de caixa, é possível identificar os custos fixos e variáveis da sua empresa, as tendências de mercado e os momentos de maior sazonalidade.
Dessa forma, o empreendedor pode realizar projeções financeiras com muito mais assertividade e precisão.
Além de considerar as entradas e as saídas do período, o fluxo de caixa projetado também leva em consideração as contas a pagar e as contas a receber.
A ideia de realizar uma projeção é justamente conseguir se antecipar e se preparar para os resultados, sejam eles positivos ou negativos, em curto, médio e longo prazo.
Qual é a diferença entre fluxo de caixa e outros conceitos?
Se você está começando o planejamento financeiro da sua empresa, pode acabar confundindo o conceito de fluxo de caixa com outras definições, como Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), orçamento e capital de giro.
A seguir, preparamos um mini glossário para você entender as principais diferenças e semelhanças entre eles:
Diferença entre DRE e DFC
O Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) e o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC) são conceitos da contabilidade que, no meio da sopa de letrinhas que é a gestão de negócios, podem acabar confundindo muitos empreendedores.
O que você precisa saber é que, basicamente, o DFC considera apenas o dinheiro que realmente entrou e saiu da empresa no período analisado.
Enquanto isso, o DRE considera a data em que o evento aconteceu, ou seja, o momento em que a venda foi fechada (não quando o empreendedor recebeu o dinheiro). Portanto, o primeiro trabalha com o regime de caixa, enquanto o segundo trabalha com o regime de competência.
Vamos a um exemplo prático para materializar melhor esses conceitos. Imagine que você realizou uma venda no valor de R$ 300, parcelada em três vezes de R$ 100.
O DRE vai mostrar uma entrada única de R$ 300 no mês da venda, enquanto o DFC vai mostrar uma entrada de R$ 100 em cada mês durante o período do pagamento. Caso o cliente não pague uma das parcelas, por exemplo, essa entrada não constará no demonstrativo de fluxo de caixa.
Dessa forma, o DRE mostra o lucro ou prejuízo da empresa, enquanto o DFC mostra as movimentações de dinheiro de forma bruta.
As duas ferramentas se complementam, portanto, uma não substitui a outra. Se você olhar para o lucro sem se atentar à disponibilidade de dinheiro em caixa, pode ser que tenha acesso apenas a uma visão distorcida da saúde da empresa.
Diferença entre orçamento e fluxo de caixa
Outra dúvida bastante comum é sobre a diferença entre orçamento e fluxo de caixa. Ambos são ferramentas de controle financeiro, mas o primeiro olha para o futuro e o segundo olha para o presente.
Então, o orçamento mostra como os gastos e os investimentos devem ser direcionados, com base no planejamento estratégico. Já o fluxo de caixa traz um retrato da realidade, ou seja, aquilo que efetivamente está acontecendo no período.
Em outras palavras, podemos dizer que o orçamento é uma previsão de como o dinheiro obtido será gasto, enquanto o fluxo de caixa é a realização (ou não) desse orçamento.
Portanto, no orçamento, o empreendedor toma uma decisão antecipada de como gastar o capital da empresa, baseado nas informações disponíveis naquele momento. O fluxo de caixa é influenciado pelos acontecimentos da realidade, exigindo, muitas vezes, adaptações no orçamento elaborado.
Diferença entre fluxo de caixa e capital de giro
Fluxo de caixa e capital de giro são como unha e carne. Enquanto o fluxo de caixa mostra todas as entradas e saídas de um negócio em um período, o capital de giro é o montante de dinheiro necessário para que o negócio continue funcionando enquanto não recebe pelas vendas realizadas.
Ou seja, o capital de giro funciona como uma reserva que garante que o empreendedor sempre tenha dinheiro em caixa, evitando o pagamento de multas e juros.
Por exemplo, vamos imaginar um artesão que faz peças em cerâmica. Antes de um produto ser disponibilizado para venda, o empreendedor precisa comprar matéria-prima para a produção, certo?
Então, considere que o prazo médio para pagar os fornecedores seja de 30 dias, enquanto o prazo médio de recebimento dos clientes seja de 45 dias (muitos consumidores pagam a prazo).
Há uma lacuna de 15 dias entre pagamento e recebimento, certo? Mas, independentemente disso, as contas sempre chegam.
E é justamente por isso que existe o capital de giro: esse dinheiro vai garantir que o empreendedor consiga pagar as contas e, depois que receber dos seus clientes, tenha condições de “repor” esse dinheiro, além de tirar seu lucro, é claro.
Quais são os tipos de fluxo de caixa?
Se o empreendedor quiser ter uma visão mais detalhada das movimentações de dinheiro na sua empresa, é possível dividir o fluxo de caixa em quatro tipos:
Fluxo de Caixa Operacional (FCO)
São as entradas e as saídas relacionadas à operação da empresa.
Portanto, o fluxo de caixa operacional mostra quanto de dinheiro entrou através de vendas de produtos e serviços e quanto de dinheiro foi destinado ao pagamento de fornecedores, contas fixas e pagamento de funcionários, por exemplo.
O Fluxo de Caixa Operacional é indicado para quando for preciso avaliar o desempenho financeiro do negócio. O cálculo opera como um demonstrativo: aponta todas as entradas e mantém o controle de forma mais organizada.
Fluxo de Caixa de Investimentos (FCI)
São as entradas e as saídas referentes aos investimentos da empresa.
Ou seja, quando você realizar um investimento no banco, esse valor pode aparecer no demonstrativo como uma saída, enquanto os juros que você receber desse investimento podem aparecer como uma entrada.
O Fluxo de Caixa de Investimentos é indicado para a empresa ter controle dos valores que são investidos, acompanhando os rendimentos. Observe que o que diferencia o FCO do FCI é justamente a finalidade do dinheiro.
Fluxo de Caixa de Financiamentos (FCF)
Como o próprio nome sugere, é o conjunto de entradas e saídas referentes à captação de recursos dos acionistas, recebimento de empréstimos do banco, além do retorno obtido através do investimento desse dinheiro na empresa.
O Fluxo de Caixa de Financiamentos é indicado para a empresa ter controle dos valores que forem tomados, evitando a desorganização das finanças.
Fluxo de Caixa Total (FCT)
Considera as entradas e as saídas relacionadas à operação, aos investimentos da empresa e aos financiamentos realizados.
O Fluxo de Caixa Total é recomendado para ter uma visão mais abrangente da movimentação do dinheiro na empresa.
Quais as vantagens de fazer o fluxo de caixa?
Independentemente do tamanho ou segmento, toda empresa precisa fazer o fluxo de caixa (inclusive autônomos). Confira os principais motivos pelos quais isso é importante:
Equilíbrio financeiro
Realizar o fluxo de caixa da sua empresa é essencial porque garante a segurança financeira do negócio. Ao verificar para onde o dinheiro está indo, é possível identificar quais os principais gastos e onde é possível reduzir e cortar custos, além de manter o controle das despesas e deixar todas as contas em dia.
Portanto, também é necessário avaliar as condições em que as movimentações ocorreram, buscando o equilíbrio financeiro.
- Será que os montantes estão de acordo com o esperado?
- A saúde financeira da empresa está dentro dos padrões ideais?
- As transações de venda são suficientes para manter as operações dentro do planejado?
Essas são algumas perguntas que você consegue responder através da análise do fluxo de caixa.
Segurança na tomada de decisão
Toda ação tomada na empresa demanda preparação. Se a intenção é colocar um novo produto à venda, fechar parcerias ou até realizar ações de marketing, o gestor precisa ficar de olho. O mercado deve ser estudado, bem como as intenções dos clientes e, claro, a capacidade financeira da organização.
O fluxo de caixa deixa mais claro onde é preciso reduzir custos e onde é preciso gastar mais. Portanto, esse controle preciso das finanças permite que o empreendedor possa se antecipar, através de informações que embasem as decisões a serem tomadas.
Sem um estudo de suas capacidades e limitações, o empreendedor pode se exceder e tomar uma decisão sem o embasamento adequado. O resultado pode ser um projeto com grandes chances de fracassar e comprometer suas finanças.
Previsibilidade financeira
O fluxo de caixa permite que o empreendedor visualize a condição financeira do negócio em curto, médio e longo prazo, favorecendo eventuais ajustes no orçamento anual.
Além disso, mapear o fluxo de caixa projetado é vantajoso porque a empresa consegue saber com antecedência quando precisará de empréstimo e quando vai sobrar dinheiro que poderá ser reinvestido.
Por outro lado, a falta de dados sólidos que indiquem a real situação das finanças da empresa aumenta as chances de tomar uma decisão ruim com base nas informações ou premissas erradas.
Como fazer o controle de fluxo de caixa?
O fluxo de caixa de uma empresa é uma das ferramentas mais importantes para a sua gestão financeira. Controlar as entradas e as saídas consolidadas de dinheiro e visualizar as movimentações é fundamental para manter a saúde financeira e prever como ela se comporta em curto, médio ou longo prazo.
Para fazer o controle de caixa, separamos algumas dicas fundamentais:
1. Escolha um método de controle de fluxo de caixa simples
Há basicamente dois métodos para realizar o fluxo de caixa: o direto e o indireto.
Fluxo de caixa direto
O fluxo de caixa direto é mais simples e objetivo: considera as entradas e as saídas, além da origem ou finalidade do dinheiro. Portanto, esse método mostra o valor bruto das movimentações financeiras.
Fluxo de caixa indireto
O fluxo de caixa indireto, por sua vez, é um pouco mais complexo. Considera o lucro ou o prejuízo obtido e as variações do capital de giro no período, além de basear os cálculos no Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) e no balanço patrimonial. É um método mais utilizado por contadores.
Escolha um que seja mais adequado para a sua empresa e comece a organizar as suas finanças.
2. Organize os dados
A segunda regra para realizar o fluxo de caixa é manter a organização. Separe o dinheiro que entra e sai da empresa em categorias distintas. Essa divisão das informações permite enxergar com mais clareza os seus ganhos e gastos.
Separe seus gastos com produtos, serviços, marketing, impostos do negócio, entre outros. Categorize também o que entra no caixa, e não apenas os recursos que saem. Não se esqueça de sinalizar quando você realiza uma venda ou compra parcelada.
Isso facilita na hora de fazer o controle mensal. Invista tempo nessa etapa, uma vez que a organização simplifica o acompanhamento das contas da sua empresa.
3. Realize os lançamentos
Depois de organizar os dados, é hora de lançá-los em uma planilha ou sistema de fluxo de caixa. Isso deve ser feito periodicamente, a fim de manter a organização. O fluxo de caixa é uma atividade recorrente do empreendedor, por isso, não deixe de realizá-lo ao final de todo expediente ou durante o período definido.
É preciso lembrar que métodos analógicos complicam o desempenho dos processos. Então, o mais recomendado é contar com a tecnologia para simplificar o processo. Ao usar programas voltados para a gestão do fluxo de caixa, os próprios softwares fazem os cálculos dos valores inseridos nos campos adequados.
4. Seja detalhista
Quanto mais detalhadas as informações registradas pelo empreendedor, mais eficientes serão a visualização e a análise de todos os dados.
Por exemplo: quando registrar os gastos com os funcionários, não registre as informações somente com os rótulos “despesas com colaboradores” ou “salários”.
Especifique bem os montantes que correspondem ao pagamento de salário e os que são referentes a despesas extras, como planos de participação nos resultados, férias, décimo terceiro ou quaisquer outras gratificações recebidas pelos funcionários.
Registre tudo: desde material de escritório até itens utilizados em pequenos reparos, como latas de tintas e pincéis. São esses pequenos gastos que, quando somados, podem se transformar em um valor significativo.
Evite o uso de abreviações que possam gerar dúvidas no futuro e padronize as categorias para facilitar o entendimento.
5. Não confunda os lançamentos
É importante ter cuidado ao lançar o valor de uma venda já realizada, mas cujo pagamento ainda não entrou no caixa da empresa. Registrar de maneira equivocada essa informação pode trazer uma sensação de ter valores que, na verdade, ainda não entraram de fato para o caixa.
Por isso, é bom ter em mente que não se deve confundir vendas com recebimentos. Uma venda pode ser paga, por exemplo, em cinco parcelas.
Se lançar o valor total da venda em um único mês no fluxo de caixa, ao analisar as receitas, vai parecer que aquele valor total já está disponível para a empresa, quando na verdade o total das parcelas vai demorar 5 meses para cair.
6. Calcule seu saldo
Após fazer os lançamentos dos dados do seu negócio, é hora de encontrar o saldo final do período. Para isso, é preciso somar os valores das entradas, subtrair dele as saídas e somar ao seu saldo inicial. A conta é simples, mas pode ser feita automaticamente se você utilizar um software.
Com esse cálculo, é possível perceber os dias do mês em que é necessário fazer mais pagamentos ou os períodos em que sua empresa tem recebido mais dinheiro.
Uma análise das tendências financeiras permite que a empresa se organize e defina um padrão de comportamento. Com isso, o empreendedor consegue fazer um planejamento mensal e não atrasar as contas.
7. Acompanhe o fluxo de caixa
Para que o fluxo de caixa empresarial funcione, o empreendedor precisa manter as informações atualizadas. Como a frequência varia de negócio para negócio, é preciso testar e identificar o que funciona melhor para você.
Também é importante realizar o acompanhamento e análise desses dados, para que quaisquer erros ou desperdícios sejam corrigidos o quanto antes.
Um estudo dos resultados pode ajudar a evitar grandes perdas e contribuir diretamente para a saúde financeira do negócio. Se deixar para fazer o acompanhamento só uma vez por mês, talvez não seja mais possível corrigir os empecilhos rapidamente, gerando prejuízos.
Além disso, o acompanhamento constante é fundamental para decidir os passos futuros com agilidade.
8. Ajuste o estoque ao giro dos produtos
O estoque tem ligação direta com o fluxo de caixa, afinal, o empreendedor precisa gastar dinheiro com matéria-prima e fornecedores para produzir e, posteriormente, armazenar os produtos. Por isso, o ideal é que o estoque acompanhe o ritmo das vendas.
Nesse sentido, ter um histórico das entradas e das saídas da empresa ajuda muito, porque é possível fazer comparações com os meses anteriores, identificar os períodos de aumento ou queda nas vendas, entre outras análises.
9. Use um programa de fluxo de caixa
Ainda é muito comum encontrar empresas em que as informações financeiras estão espalhadas em diversas planilhas. Há, ainda, empresas que estão presas em ferramentas analógicas, realizando o fluxo de caixa na ponta do lápis.
Esse processo arcaico resulta em falta de integração, comprometendo a confiabilidade e segurança das informações.
É preciso usar uma plataforma que automatize esses processos. Com um bom software financeiro, como o Asaas, você pode automatizar as suas cobranças e criar um registro automático das entradas e das saídas da sua empresa.
Você também consegue controlar as cobranças recorrentes e realizar ações para diminuir a inadimplência do negócio.
Quais erros devem ser evitados na gestão de fluxo de caixa?
Para fazer um bom controle de fluxo de caixa, é importante se atentar a alguns cuidados. A seguir, listamos 6 erros para você evitar nesse processo:
Não separar as finanças pessoais das finanças da empresa
Um dos erros financeiros mais comuns nas empresas é misturar o orçamento empresarial com as contas pessoais, especialmente quando o negócio passa por uma crise. Quando isso ocorre, o controle financeiro pode desandar, já que não é possível saber ao certo qual é a situação da empresa.
Por isso, é fundamental manter as contas separadas, sendo uma para a pessoa física e outra para a pessoa jurídica. Além disso, é preciso fixar um valor de pró-labore para que o dinheiro em caixa possibilite o pagamento das contas da empresa e eventuais investimentos.
Não atualizar o movimento de caixa diariamente
Quando o empreendedor não atualiza o fluxo de caixa com frequência, pode acontecer de ser surpreendido com problemas financeiros e ter dificuldade para tomar decisões importantes.
Sendo assim, é fundamental realizar a atualização do fluxo de caixa da empresa diariamente. Mesmo com a correria do dia a dia, é preciso considerar a importância desse processo. As despesas e as receitas ocorrem todos os dias e, portanto, precisam ser registradas com a mesma frequência.
Não categorizar as contas da empresa
Ao classificar as contas, o empreendedor entende melhor como os gastos e as despesas estão divididos e, assim, ter um controle mais de perto sobre as finanças da empresa.
Cada entrada e saída do caixa é única e, por isso, é preciso categorizá-las, identificando de onde vieram, para onde foram e quando ocorreram. Para isso, o mais recomendado é utilizar uma planilha ou um software de gestão para fazer esse controle.
Registrar valores que ainda não entraram
Um grave erro relacionado ao fluxo de caixa de uma empresa é o registro de valores de vendas que ainda não entraram. Para ter um controle real da situação do negócio, é preciso ter listados apenas os recebimentos que já ocorreram.
Não manter uma reserva financeira
Para manter um fluxo de caixa saudável, é preciso ter uma reserva financeira. No entanto, esse não é hábito comum entre a maioria das empresas.
Essa reserva pode ser muito importante em situações de imprevistos, como despesas inesperadas, queda das vendas e até mesmo para aproveitar uma boa oportunidade para fazer investimentos.
Assim, a empresa não precisa recorrer a empréstimos nem corre o risco de precisar encerrar as atividades, em situações mais drásticas.
Não usar o fluxo de caixa como uma ferramenta de gestão empresarial
O fluxo de caixa deve ser considerado uma verdadeira ferramenta de gestão empresarial. Portanto, não usá-lo dessa forma é um erro que deve ser evitado na sua empresa.
Uma boa gestão do fluxo de caixa permite ao gestor fazer um planejamento financeiro, ter controle do orçamento e acompanhar o comportamento das finanças do negócio para realizar investimentos, por exemplo.
Como o sistema de fluxo de caixa pode ajudar a otimizar o processo?
A maneira mais eficiente de fazer o controle de fluxo de caixa é por meio de um ERP. Hoje, a tecnologia permite processos muito mais fáceis e rápidos devido à automatização.
Por meio de um sistema integrado de gestão (ERP), é possível tornar várias tarefas automáticas. Inserindo os valores das entradas e das saídas nos campos adequados, o próprio software faz os cálculos dos valores devidos.
Isso evita erros e garante mais segurança para os dados. Afinal, há menos intervenção humana e, consequentemente, menos riscos de falhas que podem ocorrer devido a inserção de informações incorretas ou mesmo adulteração de dados.
Além disso, o ERP possibilita que todas as informações financeiras da empresa fiquem centralizadas no sistema. Dessa forma, é mais fácil encontrar tudo o que é preciso em um único lugar, além de ter a praticidade de acompanhar as movimentações financeiras em tempo real.
O Asaas é uma conta digital que permite fazer o controle não apenas do fluxo de caixa da sua empresa, como também auxilia na gestão de contas a pagar e a receber, facilita o processo de cobrança, evita altos índices de inadimplência, entre outros recursos e vantagens.
Saiba mais sobre o Base ERP e descubra como melhorar a gestão financeira da sua empresa como um todo.
