Controle de fluxo de caixa para melhorar a gestão financeira da sua empresa

por Gestão Financeira

O fluxo de caixa faz parte do coração do seu negócio. É através dessa ferramenta que sua empresa pode gerenciar a saúde financeira dos seus empreendimentos e projetos.

Segundo o U.S. Bank, 82% dos novos empreendimentos que não têm sucesso apontaram a falta de cuidado com o fluxo de caixa empresarial como principal motivo.

Esse dado demonstra a extrema necessidade de manter o fluxo de caixa bem organizado e funcional. Seu time financeiro também precisa ter controle e transparência sobre esse processo para definir metas adequadas ao seu plano de negócio.

Confira no nosso artigo como fazer o controle de fluxo de caixa e os impactos que essa prática pode ter na sua organização!

Conteúdo

Qual é a diferença entre regime de caixa e regime de competência?

Para falar do fluxo de caixa, precisamos entender alguns processos financeiros relacionados. Um exemplo, que causa algumas confusões, é a diferença entre o regime de caixa e o regime de competência.

As duas ferramentas são destinadas a organizar e dar mais eficiência para as demandas financeiras da sua empresa. Porém, a principal diferença entre as duas modalidades é o método para registrar compras e vendas.

No regime de competência, você antecipa seus lançamentos com objetivo de organizar sua contabilidade. Esse método é obrigatório para realizar os registros contábeis.

Já no regime de caixa você pode considerar as negociações que acontecem durante uma transação financeira. Ou seja, trabalhando com dados mais próximos da realidade financeira da sua empresa.

O regime de competência não considera os pagamentos futuros que estão planejados, demandando um aporte financeiro para antecipar os impostos.

Por outro lado, o regime de caixa exige os pagamentos de tributos quando o dinheiro realmente entra em caixa

Vale comentar que essas ferramentas se complementam e podem ser utilizadas com diferentes objetivos na sua empresa. Afinal, o regime de competência é importante para manter as finanças da sua empresa organizadas.

Sua gestão financeira precisa ter o domínio dessas ferramentas para atuar com qualidade, transparência e eficiência.

Quais são os tipos de fluxo de caixa?

Existem diferentes tipos de fluxo de caixa e cada um deles cumpre uma função dentro da sua logística financeira.

Cada modalidade possui diferentes qualidades e funcionam para momentos distintos do seu negócio. Sendo assim, é importante que seu time financeiro tenha o domínio para aplicar e entender como controlar o fluxo de caixa em suas diferentes aplicações:

Fluxo de Caixa Simples

O fluxo de caixa simples é um método mais rápido e direto de entender a saúde financeira do seu negócio. Seu principal objetivo é registar suas entradas e despesas, possibilitando realizar projeções financeiras.

Você pode dividir seu fluxo de caixa simples em algumas categorias, como:

  • Fornecedores: gastos com estoque e fornecimento;
  • Despesas: as despesas administrativas e fixas;
  • Não fixas: gastos não fixos e contas não-recorrentes, como investimentos e empréstimos.
  • Entradas: todo o valor recebido com a venda ou prestação de serviços, além das quitações de dívidas.

Lembrando que você pode subdividir esses grupos em subcategorias para ter mais clareza do fluxo financeiro. Um exemplo é dividir a categoria de despesas em “salários”, “contas”, “impostos” etc.

Você também deve manter um registro diário das entradas, mantendo uma visão assertiva dos fluxos de informações.

Fluxo de Caixa Descontado

Também conhecido como FDC, esse fluxo de caixa representa um cálculo para o valor de uma empresa. Ou seja, ele costuma ser usado no momento de compra ou fusão de uma organização.

Seu objetivo é avaliar e projetar o retorno do capital investido ou realizar uma captação de investidores. Esse cálculo se utiliza do fluxo de caixa da empresa para projetar as riquezas que ela irá produzir no futuro.

Nesse caso, são descontados os valores com custo de capital e os riscos assumidos pelos investidores.

O FDC também pode ser utilizado para compra e vendas de ações da sua organização, além de outras técnicas de reorganização empresarial.

Fluxo de Caixa Operacional

O fluxo de caixa operacional trata das movimentações geradas pelas receitas e despesas de uma empresa durante um determinado período.

Aqui são validados os resultados obtidos pelo seu negócio e a variação em relação ao capital de giro

Seu cálculo envolve o Lucro antes de Juros e Imposto de Renda (LAJIR), medindo os ganhos da empresa na forma de juros. 

Sua fórmula consiste em “LAJIR + Desvalorização – Imposto do LAJIR”. O resultado obtido dessa conta é chamado de lucro operacional e pode ser colocado no relatório anual da sua empresa.

Porém, apesar de mostrar o faturamento, essa modalidade não contabiliza os investimentos recebidos no período. Além disso, também não esclarece se existe ou não a necessidade de melhorar o capital de giro.

Fluxo de Caixa Indireto

Esse modelo de fluxo de caixa não se foca na análise dos fluxos, mas nos lucros e prejuízos apontados no Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE).

Essa ferramenta utiliza balanços patrimoniais baseados no início e final dos períodos, DRE e outras informações contábeis.

Fluxo de Caixa Livre (FCL)

Nesse formato de fluxo de caixa é medido a capacidade do negócio em gerar capital em curto, médio ou longo prazo. Ele indica os saldos em comparação com o fluxo de caixa operacional.

Esse caixa permite analisar o resultado esperado de desempenho, possíveis aplicações de capital ocioso e estratégias de contenção.

 Além de determinar medidas para cuidar da saúde financeira futura da empresa, como abrir novas unidades, empréstimos ou ampliação de estoque.

Fluxo de Caixa Projetado

Conforme o nome, o fluxo de caixa projetado é utilizado para realizar estimativas e planejar iniciativas referentes ao negócio com base nos resultados obtidos.

A ideia aqui é analisar as contas do presente, realizar uma média e projetá-las para propor uma visão futura do negócio. 

Essa modalidade de fluxo de caixa permite não só prospectar, mas realizar ajustes para corrigir falhas na administração dos recursos.

Fluxo de Caixa Incremental

O fluxo de caixa incremental trata dos valores relevantes para as avaliações criadas pelas decisões de investimentos

Ele é utilizado para o momento que a empresa resolve aplicar capital em uma segunda empresa ou em algum negócio paralelo.

Fluxo de Caixa Diário

Similar ao fluxo de caixa simples, o fluxo de caixa diário é um instrumento de gestão financeira usado para projetar resultados diários.

Nele são anotadas as entradas, saídas e balanço durante o período diário do negócio. Ele é importante para a saúde financeira da sua empresa, já que permite acompanhar de perto seu balanço e ter uma melhor previsibilidade financeira possível.

Quais são os meios de controlar o fluxo de caixa?

Entender os modelos de fluxo de caixa e suas aplicações é um passo importante para melhorar a gestão financeira da sua empresa. Porém, também é importante entender como realizar o controle de cada um dessas modalidades de caixa.

Para isso, existem algumas ferramentas que podem ajudar nessa função, tornando o controle financeiro mais ágil e eficiente. Confira:

Planilha de controle de fluxo de caixa

A planilha de fluxo de caixa é uma ferramenta muito prática para a saúde financeira de um negócio. Bastante acessível, ela permite que seu time financeiro registre e acompanhe suas entradas e saídas com muita facilidade.

Você também pode aprimorar sua planilha conforme as necessidades da sua organização. Por exemplo, criando espaço para controle de despesas com fornecedores, impostos, salários, gastos fixos e variáveis etc.

Sua maior vantagem é o fato de ser acessível e completamente editável, sendo possível criá-las em ferramentas de planilhas gratuitas, como no Google.

Sistema de fluxo de caixa

Apesar de métodos analógicos serem acessíveis, muitas vezes eles tomam mais tempo dos seus funcionários para o preenchimento manual. 

Além disso, podem estar suscetíveis a erros humanos, o que eventualmente pode comprometer sua organização.

Para evitar complicações, você pode optar por ferramentas automatizadas para controle do seu fluxo de caixa. Nesse tipo de sistema, o próprio software calcula os valores e permite uma análise mais rápida e completa da saúde financeira da sua marca.

Quais são os benefícios do fluxo de caixa para a empresa?

Seja em negócios grandes ou pequenos, toda empresa precisa fazer a gestão de fluxo de caixa mensal. Conhecimento é poder, então ter todas as informações sobre a saúde financeira da sua empresa é essencial para ter um negócio de sucesso.

O controle de fluxo de caixa traz inúmeras vantagens para sua rotina empresarial. A partir dele, você pode basear o planejamento de metas para sua organização, alinhando todos os setores em um mesmo fluxo de objetivos.

Controlar entradas e saídas em um período determinado

Podemos dizer que a primeira função do fluxo de caixa é controlar as entradas e saídas do seu negócio. Isso significa compreender, em diferentes periodicidades, se sua empresa está tendo lucros ou prejuízos. 

Essa noção pode nortear diversas decisões dentro da sua organização, além de possibilitar melhorias na gestão e revisão constante de objetivos.

Ter previsibilidade de receitas para cobrir gastos

A partir do controle de gastos e créditos, você pode prever os resultados futuros do seu negócio e projetar como estará sua empresa dali a um mês, um semestre ou um ano.

Ou seja, o controle do fluxo de caixa permite estar um passo à frente para tomar decisões e corrigir rotas no caminho do seu negócio. Isso significa ter mais segurança nas suas operações e mais eficiência para sua gestão.

A partir dessa previsibilidade você pode optar por investir seus recursos de forma mais inteligente e coerente com as necessidades da empresa.

Antecipar decisões quanto há falta ou sobra de receita

A previsibilidade financeira permite que você entenda se o fluxo de entrada de dinheiro para sua empresa está conforme planejado. Com essa informação, você pode realizar ajustes na forma de gerenciar gastos internos ou aumentar o investimento em áreas de necessidade.

Acompanhar seu fluxo de caixa permite que sua empresa sempre esteja tomando as decisões certas em relação à gestão do seu saldo financeiro.

Ter subsídios para ajustar o preço de venda

Se houve lucro advindo das vendas dos seus produtos, ao compreender as movimentações do fluxo de caixa fica mais fácil realizar o ajuste de preços.

Assim você pode otimizar as vendas de produtos menos procurados ou subir o valor de um produto com bastante saída, para aumentar seus lucros.

Saber quando realizar promoções e liquidações

Com análises eficientes do fluxo de caixa é possível compreender melhor quais dos seus produtos são mais atraentes para os clientes. Ou, por outro lado, quais precisam de melhores estratégias para vender.

Da mesma forma, se existem produtos com baixa saída, você pode programar liquidações, promoções ou estratégias de upsell para vender mais.

Como fazer o controle do fluxo de caixa?

Após entender como calcular o fluxo de caixa, é importante identificar todos os benefícios para sua organização. Além disso, entender como organizar o caixa de uma empresa permite expandir suas estratégias e resultados com maior eficiência. 

Para essas soluções funcionarem adequadamente, é importante estar atento a algumas dicas:

1. Tenha constância no lançamento dos dados

Com tantas funções e aplicações, você precisa organizar seu departamento financeiro para lidar com o caixa adequadamente. Já comentamos que podem ocorrer erros de preenchimento manual quando utilizadas planilhas. 

O uso de softwares automatizados é a forma ideal para não sofrer com esse problema, mas uma equipe bem treinada também pode realizar o controle de caixa. Nesse caso, é importante gastar um tempo extra com revisões para evitar que ocorram erros.

2. Faça o registro diário das movimentações financeiras

Para melhorar a organização dos seus dados financeiros, mantenha um registro periódico de todo o fluxo de caixa. 

O ideal é realizar os lançamentos após o final de todo expediente e também ao final dos períodos definidos.

3. Integre o controle de fluxo de caixa com o fluxo financeiro

Para ter um controle perfeito do seu fluxo de caixa, você precisa considerar e cruzar essas informações com todas as receitas do seu negócio. Você deve somar as receitas gerais e subtrair todos os gastos para ter uma visão mais abrangente de como está a saúde da empresa. 

Você também pode cruzar essas informações com o fluxo bancário, identificando quais os métodos de pagamentos e entradas vindas dos seus clientes. Da mesma forma, são identificados as formas de movimentação interna da empresa e para onde estão indo esses gastos.

Através desse controle, é possível monitorar as movimentações da empresa, tendo maior controle dos pagamentos e identificando as principais fontes de recursos.

4. Invista na digitalização das informações financeiras

Suas informações de fluxo de caixa precisam estar seguras. Afinal, é essencial que dados financeiros estejam sempre protegidos. Por isso, invista na digitalização dessas informações.

Recibos de pagamento, transferências, relatórios de vendas, boletos ou notas fiscais precisam estar disponíveis e seguros para auditorias. Em qualquer fiscalização, as informações lançadas devem estar asseguradas por esses comprovantes.

O armazenamento físico está sujeito a problemas de desgaste pelo tempo ou acidentes, além de ser mais custoso para sua empresa. Por conta disso, investir na manutenção do fluxo de caixa online e sistemas de nuvem pode ser a solução mais inteligente.

5. Faça a categorização corretamente das contas

Outro fator importante para um controle eficiente do fluxo de caixa é a categorização.

A tendência é que quanto maior for sua empresa, mais categorias serão necessárias para organizar seu caixa com eficiência. Priorize e classifique todos os registros de receitas e despesas conforme a necessidade do seu time de gestão financeira.

Essas informações precisam estar organizadas, acessíveis e bem alocadas conforme a demanda do seu controle de caixa for se tornando mais complexo.

6. Realize as projeções de caixa

Previsibilidade é uma das grandes vantagens do fluxo de caixa. Ao comparar os valores do fechamento de caixa, mês após mês, você pode criar estratégias mais eficientes sobre seu faturamento.

Ao prever quedas ou aumento nas receitas, você consegue reavaliar suas estratégias e ajustar a rota do seu negócio para o melhor caminho. 

Você pode projetar seus resultados futuros, alinhando com um calendário estratégico que potencialize seus resultados e reduza possibilidades de crises.

7. Não misture finanças pessoais e empresariais

Um dos grandes erros cometidos no controle do fluxo de caixa é misturar finanças pessoais e corporativas.

Isso acontece quando o empreendedor coloca parte do seu capital pessoal no fluxo de caixa para cobrir alguma despesa da empresa. Quando isso acontece, fica difícil avaliar se o fluxo de caixa possui liquidez.

Entender se as receitas do negócio cobrem suas despesas de manutenção é essencial para entender sua viabilidade.

8. Tenha maior segurança com a automatização dos processos

Para evitar falhas, erros de preenchimento e inconsistência de informações, a automatização é a melhor opção para registrar o fluxo de caixa no seu negócio.

Planilhas podem ser úteis em muitos momentos, mas tendem a demandar mais tempo para ajustes e controle. Os softwares de gestão possuem maior confiabilidade, mantém a agilidade e segurança das suas informações e ainda permitem integração com outras funções.

Com um bom software financeiro, como o  Base by Asaas, você pode automatizar suas cobranças e criar registros automáticos das entradas e saídas da sua empresa.

Quais medidas tomar a partir dos resultados do fluxo de caixa?

O saldo de caixa demonstra quais foram os resultados das suas operações dentro de um período. Esse valor corresponde aos recursos disponíveis da sua empresa para utilizar dentro das suas estratégias.

A partir de diferentes resultados do seu fluxo de caixa, você pode tomar algumas medidas para ajudar a estabilizar ou crescer seu negócio:

Situação deficitária: avalie a necessidade de capital de giro

A situação do seu fluxo de caixa e capital de giro estão relacionadas.

E se existe pouco recurso em caixa, talvez seja necessário ampliar sua capacidade de capital de giro. Esse recurso é importante para pagamentos rotineiros, cobrindo despesas recorrentes e fixas.

É importante para seu negócio manter um fluxo de dinheiro que esteja disponível para a sua própria manutenção.

Saldo positivo: avalie a possibilidade de realizar investimentos na empresa

Se o saldo for positivo, você tem os recursos necessários para investir na sua empresa. A partir de um bom plano de negócio e estabelecendo uma gestão estratégica você pode definir metas para curto, médio e longo prazo.

Compartilhe o resultado com seu time Financeiro e de Planejamento e elabore com eles formas de reinvestir esses valores para a empresa continuar crescendo.

Saldo negativo: avalie a necessidade de fazer a antecipação de recebíveis

Nem sempre as coisas dão certo e nos negócios muitas vezes os resultados podem ser negativos.

A função dessa ferramenta é permitir que você entenda o que ocasionou esses resultados negativos. Assim, você e seu time podem propor medidas para resolver esses obstáculos e solucionar as ineficiências.

Além disso, você pode contar com uma captação de recursos para recuperar o bom funcionamento da sua empresa. Uma das opções é a antecipação de recebíveis, favorável em relação ao empréstimo para fluxo de caixa. 

Na antecipação, você pode adiantar os valores de pagamento recorrentes, via plataforma do Asaas.

Como a automatização do fluxo de caixa pode ajudar a empresa?

Para evitar resultados negativos, a forma mais eficiente de controlar suas finanças é através de um sistema automatizado, também conhecido como ERP.

Esse tipo de software para fluxo de caixa garante maior segurança dos dados e evita erros humanos durante o preenchimento ou consideração. Além disso, algumas outras vantagens são:

Controle as contas a pagar e a receber

Você pode controlar com agilidade seus pagamentos, além de identificar quais são as demandas de recebimento por parte dos seus consumidores.

Acompanhe seu histórico financeiro

Você tem acesso fácil ao seu histórico financeiro completo, podendo estabelecer uma visão mais ampla sobre o andamento do seu negócio.

Gere relatórios para ter mais inteligência empresarial

A partir dos dados e resultados de caixa, você pode criar estratégias, relatórios e fluxogramas que permitam compreender o andamento da sua empresa. 

Com esses recursos, é mais fácil apresentar resultados internamente, além de serem materiais atrativos para possíveis investidores.

Realize a gestão financeira completa do seu negócio

Por fim, sistemas ERP permitem a integração com diversas outras funções para sua organização. 

Além do controle de caixa e estoque, você pode ampliar a automatização para controlar o fluxo de caixa financeiro, gestão do fluxo de recebimentos, gerenciar promoções, base de dados de clientes etc.

Conheça mais das vantagens do sistema ERP para sua empresa!

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