Você tem tido muitos problemas com o recebimento das suas vendas? A inadimplência é um dos principais desafios enfrentados pelas empresas. Mais do que comprometer o faturamento, ela impacta diretamente o capital de giro, dificulta investimentos e pode até colocar em risco a continuidade do negócio.
Nesse cenário, adotar técnicas para realizar um controle de inadimplência estruturado, se torna uma necessidade estratégica. Com processos bem definidos, você ganha maior previsibilidade sobre o fluxo de caixa, reduz perdas financeiras e mantém o relacionamento saudável com os clientes.
Ao longo deste artigo, vamos explorar o que é controle de inadimplência, porque ele é essencial para a saúde financeira da empresa e quais etapas, ferramentas e indicadores devem ser considerados para estruturar uma gestão realmente eficaz. Confira!
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O que é controle de inadimplência?
Embora seja um conceito amplo, o controle da inadimplência é a junção de diversas práticas e estratégias que visam prevenir, monitorar ou reduzir os atrasos nos pagamentos de seus clientes.
É um processo fundamental na estruturação de uma empresa. São diversas etapas que envolvem desde análise de risco, definição de políticas de pagamento, uso de ferramentas para otimizar o recebimento, etc.
A partir dessas estratégias, você poderá agir mais rapidamente caso identifique o atraso no pagamento de alguma cobrança.
Como o controle de inadimplência pode impactar positivamente o fluxo de caixa?
A inadimplência financeira compromete diretamente a saúde financeira de qualquer empresa, principalmente se não for acompanhada e prevenida.
Afinal, trata-se do não pagamento de uma pendência no prazo estabelecido. E essa ausência afeta diretamente em diversos outros indicadores da empresa, como: taxa de recebimento, tempo médio de atraso, taxa de recuperação, etc.
Mas, com o controle de inadimplência, o impacto direto na sua saúde financeira e no seu fluxo de caixa são bem menores.
Afinal, é um dever da empresa tentar reaver esses valores o mais rápido possível. E isso pode acontecer por diversas formas: negociações, notificações, estratégias de cobranças voltadas para a inadimplência, além de outras focadas na prevenção da mesma.
Com um controle estruturado, você garante previsibilidade de receita e fortalece a sustentabilidade do negócio a longo prazo.
E, a partir disso, consegue ter mais controle sobre suas entradas, além de realizar o planejamento financeiro da empresa de maneira mais assertiva, com base nos objetivos futuros.
Quais são as principais etapas para implementar um controle de inadimplência eficaz?
Para o processo ser eficiente, é importante estruturar etapas bem definidas. E elas devem seguir as necessidades do seu negócio.
Então, considere o seu modelo de negócio, seus pontos de contato com o cliente, além do que foi determinado em sua política de pagamentos. Todos esses fatores importam na hora de criar a sua estratégia de cobrança de inadimplentes.
Explicaremos, a seguir, as principais etapas. Confira:
1. Analise o perfil dos clientes e o histórico de recebimentos
O primeiro ponto a se atentar para começar a estruturar as estratégias de combate à inadimplência é o perfil de seus clientes.
Embora você possa se deparar com diversos perfis e situações, é possível ter uma ideia melhor de como eles se comportam. Nesse momento, também é importante analisar o histórico de recebimentos da sua empresa desde a abertura.
Com essas informações, é possível desenhar uma boa estratégia. Caso sua empresa não possua uma política de pagamento e cobrança, use as informações coletadas para a determinação de prazos, condições de pagamento e outras regras.
Um exemplo de política que pode ser aderida: clientes que pagam à vista têm taxas menores do que aqueles que pagam parcelado. Isso, além de te dar maior segurança na hora de negociações, também pode ser adaptado para controlar a inadimplência.
Com base nesses insights, você vai partir para a próxima etapa: a estruturação de uma boa régua de cobrança.
2. Crie uma régua de cobrança personalizada
A régua de cobrança é uma das ferramentas mais importantes e estratégicas na cobrança de clientes. Com ela, é possível organizar como, quando e por qual canal a empresa comunica uma pendência em aberto.
Ela pode ser personalizada, com lembretes de cobrança preventivos, antes do vencimento. Ou pode ser utilizada de maneira reativa, a fim de tentar uma quitação amigável dos valores em aberto.
Por meio dela, a empresa evita abordagens de cobrança invasivas, mas que ainda cumprem seu propósito: receber o pagamento no prazo.
3. Envie lembretes de pagamento amigáveis
Com a régua de cobrança, você pode personalizar as mensagens. Elas ajudam a relembrar o cliente da obrigação financeira que possui com a sua empresa.
É importante que os lembretes partam do princípio da cobrança amigável, já que a inadimplência pode acontecer por diversos motivos: esquecimento, problemas financeiros, insatisfação, entre outros.
Como cada caso é único, é importante manter o mesmo tom em todas as mensagens. Afinal, o Código de Defesa do Consumidor prevê, em sua legislação, que o processo de cobrança não deve ser ofensivo.
Por isso, é aconselhável seguir de maneira a tentar aproximar o cliente e ajudá-lo em seu processo de pagamento.
Canais como e-mail, SMS e WhatsApp são ideais para garantir alcance. Além disso, utilizar sistemas que automatizam esses envios ajuda a manter consistência e eficiência no processo.
Esse passo é muito importante, para manter o canal aberto com o cliente, antes de partir para próximos passos para reaver os valores não quitados.
4. Tente renegociar as parcelas da dívida pendentes
Até então, as estratégias foram focadas na prevenção da inadimplência, embora os lembretes possam ser enviados a qualquer momento da comunicação.
Porém, uma vez que o cliente atrasou o pagamento, já é possível considerá-lo como inadimplente.
Quando o atraso já está consolidado, portanto, o primeiro passo para evitar perdas financeiras e, ao mesmo tempo, ainda manter a relação com o cliente, é a renegociação.
Este processo também deve estar previsto no seu planejamento financeiro empresarial. Embora não seja o ideal, é uma forma de recuperar, pelo menos, uma parte do valor que ficou em aberto.
Para isso, é possível oferecer descontos para pagamento à vista, novos prazos ou parcelamentos adequados à realidade do cliente.
Essa abordagem aumenta as chances de recuperação do crédito e ainda preserva o relacionamento comercial.
O ponto central aqui é alinhar flexibilidade com segurança, sem comprometer a saúde financeira da empresa.
5. Faça a negativação dos clientes inadimplentes
Este é o último passo do processo de controle de inadimplência: a negativação do cliente.
Caso as tentativas de cobrança amigável não funcionem, o próximo passo é negativar o cliente junto aos órgãos de proteção ao crédito.
É importante ressaltar que esse recurso deve ser utilizado com cautela, uma vez que certamente comprometerá o relacionamento com o cliente.
Apesar disso, é um instrumento legal, que protege o negócio contra inadimplências persistentes.
Além de aumentar a pressão para o pagamento, esse procedimento ajuda a empresa a demonstrar seriedade na sua política de recebimento. Embora não exista um prazo determinado para negativar um cliente, o recomendado é esperar por pelo menos 30 dias.
Este prazo dá espaço para o cliente tentar quitar a pendência, além de garantir à empresa diversas tentativas de contato para renegociar e receber os valores. A partir disso, há como comprovar a falta de pagamento.
Existem plataformas, como a do Asaas, que permitem a negativação diretamente pela plataforma. Por meio da funcionalidade de negativação Serasa, você pode efetuar a solicitação quando houver uma dívida ativa registrada no CPF (para pessoas físicas) ou CNPJ (pessoas jurídicas) de seu cliente.
Assim, é uma forma mais ativa para lidar com a inadimplência financeira.
Quais ferramentas são mais indicadas para auxiliar no controle de inadimplência?
O combate à inadimplência exige organização, consistência e, principalmente, eficiência. Assim, embora planilhas e controles manuais possam ser um ponto de partida, eles se tornam limitados à medida que o negócio cresce.
Por isso, contar com ferramentas adequadas é fundamental para garantir escalabilidade e facilidade no processo de cobrança.
Entre as principais ferramentas para auxiliar no controle da inadimplência, destacam-se:
- Régua de cobrança automatizada: a já citada régua de cobrança permite programar lembretes de pagamento e notificações de atraso de forma automática, personalizada e multicanal (e-mail, SMS, WhatsApp). Isso aumenta a taxa de recuperação e reduz o desgaste na relação com o cliente.
- Ferramentas de análise de crédito: antes mesmo da venda, é importante reduzir riscos avaliando a capacidade de pagamento do cliente. Plataformas de análise de crédito ajudam a estabelecer limites adequados e definir políticas comerciais mais seguras. Com a consulta do Serasa no Asaas, é possível conhecer o histórico do cliente antes de fechar um negócio.
- Relatórios e indicadores de inadimplência: ter dashboards que apresentam dados em tempo real, como índice de inadimplência, prazo médio de recebimento e taxa de recuperação de crédito, permite ajustes rápidos e mais assertivos na estratégia de cobrança.
Essas ferramentas podem estar disponíveis em plataformas especializadas e que automatizam o processo, como a do Asaas, por exemplo.
Por meio dela, é possível usufruir de todos os recursos para acompanhar as cobranças e controlar a inadimplência. Assim, você acompanha de forma integrada a situação financeira da empresa e automatizar rotinas que antes eram manuais.
O Asaas reúne em uma única solução diversas ferramentas voltadas à gestão de inadimplência: emissão de boletos, Pix e cobranças recorrentes, integração com recursos de consulta e negativação Serasa, envio de notificações de cobrança, entre outros.
Conheça a régua de cobrança personalizável do Asaas e cobre seus clientes inadimplentes automaticamente!
