Na gestão de um negócio, diversos documentos são gerados e movimentados diariamente. Por isso, prezar pela transparência e manter a organização destes elementos é essencial para as finanças empresariais.
Afinal, essa documentação é crucial para comprovar a realização de pagamentos, garantir a conformidade fiscal e resolver eventuais disputas ou discrepâncias. Além de serem importantes para a regularização jurídica e fiscal da empresa.
Por isso, separamos neste guia completo explicações sobre o que é comprovante de pagamento, sua importância, os principais tipos utilizados pelo comércio e como organizá-los em sua rotina financeira. Continue lendo!
O que é comprovante de pagamento?
O comprovante de pagamento, ou declaração, é um documento que atesta a realização de uma transação financeira entre duas partes.
Geralmente, ele inclui informações como o valor pago, a data da transação, a forma de pagamento utilizada e os dados do recebedor.
Esse documento serve como evidência de que o pagamento foi efetuado. Ele pode ser utilizado para diversos fins, como: comprovar uma compra, registrar uma despesa ou resolver eventuais divergências em relação ao pagamento.
Eles são particularmente úteis para garantir mais segurança ao negócio e aos clientes, permitindo uma política de troca mais ágil, além de manter a regularidade com órgãos como a Receita Federal.
Leia mais sobre: Compensação de pagamento.
Qual a importância do comprovante de pagamento?
Além de passar segurança para o consumidor, auxilia no registro de todas as saídas de produtos ou venda de serviços. Assim, é mais fácil de controlar o estoque e manter o balanço contábil.
No entanto, não é só por isso, existem outros pontos que tornam o comprovante de pagamento tão importante.
Por exemplo, manter registros detalhados de todos os pagamentos efetuados é uma prática recomendada para cumprir as leis fiscais.
O Código Civil Brasileiro, no Art. 319, estabelece que todo pagador tem direito a receber um documento que comprove a quitação de uma dívida/pendência.
Art. 319. O devedor que paga tem direito a quitação regular, e pode reter o pagamento, enquanto não lhe seja dada.
Neste âmbito, faz-se direito do consumidor receber uma comprovação do pagamento para controle e segurança própria. Principalmente em pagamentos complementares que tenham sido feitos e não registrados anteriormente.
Além disso, conforme a Lei Federal 8.846/94, todo consumidor tem o direito de receber a nota fiscal de uma compra simultaneamente ao pagamento. E nenhum estabelecimento deve deixar de emiti-la. Veja o que diz a lei:
Art. 1º A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.
Quanto tempo guardar comprovante de pagamento?
O tempo que um comprovante de pagamento deve ser guardado pode variar conforme o tipo de documento e as exigências legais.
No Brasil, a Receita Federal determina que os documentos fiscais devem ser mantidos por um período mínimo de 5 anos, a partir do último dia do ano-calendário a que se refere o documento.
Isso inclui notas fiscais de venda de mercadorias ou prestação de serviços, recibos, faturas, comprovantes de pagamento de impostos, entre outros documentos relacionados às operações comerciais da empresa.
No entanto, é importante verificar se há regulamentações específicas para o setor de atuação da empresa e se há necessidade de retenção de documentos por um período mais longo para garantir o cumprimento das obrigações legais.
Quais os principais tipos de comprovantes de pagamento?
No mercado existem alguns tipos de comprovantes de pagamentos emitidos por empresas.
Além da emissão ser uma obrigação, os consumidores também podem solicitar esse documento sempre que quiserem, após a finalização de uma compra.
Dessa forma, os principais tipos que o negócio precisa conhecer e emitir são:
1. Recibo de Pagamento
O recibo de pagamento é o documento que registra a quitação de uma despesa ou pendência específica.
Essa pendência pode ser de pagamento de salários de colaboradores, para registrar valores recebidos de vendas ou para fins de transparência nos gastos empresariais.
Ele detalha informações como o valor recebido/pago, os descontos aplicados (impostos, condições especiais), a forma de pagamento utilizada para quitação, entre outras especificidades, se necessárias.
Conheça os diferentes tipos de recibo.
2. Nota Fiscal (NF-e ou NFS-e)
A nota fiscal é o documento que comprova a prestação de serviços ou a venda de produtos, e o pagamento correspondente.
Ela inclui informações como:
- Nome da pessoa física ou jurídica;
- CNPJ do prestador de serviços;
- A descrição dos serviços prestados;
- O valor cobrado;
- Os impostos incidentes;
- Demais dados do cliente.
Esse documento é fundamental para a contabilidade e para regularização fiscal das empresas que oferecem serviços.
A NFS pode servir como documento comprobatório em caso de falta de pagamento, para o cálculo do Imposto de Renda para Pessoa Jurídica, etc.
Assim, a nota fiscal eletrônica substitui a emissão e o armazenamento de notas fiscais em papel.
Além disso, oferece benefícios como redução de custos, simplificação de obrigações acessórias e maior segurança e agilidade no processo de emissão e consulta de documentos fiscais.
3. Recibo de Pagamento Autônomo (RPA)
O RPA é utilizado para registrar o pagamento de serviços prestados por profissionais autônomos, como freelancers, consultores ou prestadores de serviços eventuais.
Ele substitui as notas fiscais em caso de profissionais que não possuem empresas regularizadas, com CNPJ aberto. Segundo a Lei nº 5.890/73, considera-se trabalhador autônomo aquele que:
“Exerce habitualmente, e por conta própria, atividade profissional remunerada; o que presta serviços a diversas empresas, agrupado ou não em sindicato, inclusive os estivadores, conferentes e assemelhados; o que presta, sem relação de emprego, serviço de caráter eventual a uma ou mais empresas; o que presta serviço remunerado mediante recibo, em caráter eventual, seja qual for a duração da tarefa.”
Ele contém informações sobre o valor pago, a data do pagamento, a descrição dos serviços prestados, dados do prestador e do contratante.
O RPA é uma forma de formalizar a relação de trabalho entre as partes, deixando-as asseguradas a respeito da prestação de serviço.
Ele também pode ser exigido como comprovante de renda ou para a realização de declarações fiscais.
Veja mais: direitos do trabalhador autônomo.
4. Comprovante de transferência ou depósito
Este tipo de comprovante de pagamento é gerado pelo banco ou sistema de pagamento para documentar movimentações financeiras. Assim, registrando as transferências eletrônicas de fundos entre contas bancárias ou o pagamento de contas, usualmente via Pix.
Ele inclui informações como o valor transferido, as contas de origem e destino, a data e hora da transferência e, em alguns casos, uma descrição ou referência da transação.
Esse documento é essencial para acompanhar e conciliar as transações financeiras da empresa e pode ser exigido como comprovante de pagamento em determinadas situações.
5. Recibo de Aluguel
O recibo de aluguel é utilizado para registrar o pagamento de aluguel de imóveis e é emitido pelo locador, para o locatário.
Ele inclui informações como: valor do aluguel, período de locação, endereço do imóvel, dados do locador e do locatário. Além disso, pode conter outras informações específicas do contrato de locação.
O recibo de aluguel é importante para ambas as partes, como comprovante de pagamento e para fins de controle e contabilização dos pagamentos realizados. Segundo a Lei nº 8.245/91, é dever do locador:
VI – fornecer ao locatário recibo discriminado das importâncias por este pagas, vedada a quitação genérica;
IX – exibir ao locatário, quando solicitado, os comprovantes relativos às parcelas que estejam sendo exigidas.
Veja mais: como enviar notificação por falta de pagamento de aluguel.
6. Receita saúde
Em 2025, a Receita Federal implementou a emissão de recibos para profissionais autônomos da área da saúde, o Receita Saúde.
A ideia, com isso, é regulamentar os recebimentos dos profissionais (médicos, dentistas, psicólogos, etc.), que atuam como pessoa física.
Com esta nova forma de emissão, o fisco acompanha a renda declarada no Imposto de Renda de Pessoa Física, e ainda evita problemas de discrepância na declaração de gastos dedutíveis.
Afinal, uma vez emitido o recibo, ele se vincula ao IRPF do prestador do serviço e do cliente, evitando que ambos caiam na malha fina.
Como fazer um comprovante de pagamento?
Existem algumas formas de fazer um comprovante de pagamento. Afinal, em algumas situações, o recibo é feito manualmente, enquanto em outras, é emitido automaticamente após a finalização de uma compra.
Para facilitar o processo de emissão de declarações de pagamento, explicaremos como fazer comprovantes de pagamento, considerando os diferentes tipos. Veja:
Utilize um modelo de comprovante de pagamento manual
Um modelo de comprovante de pagamento manual deve conter informações a respeito dos envolvidos na transação, além da assinatura de quem o criou.
Assim, antes de começar, determine quais informações precisam constar no comprovante, como:
- Nome e CNPJ/CPF do pagador e do recebedor;
- Valor pago;
- Data do pagamento;
- Descrição do motivo do pagamento;
- Entre outras informações relevantes.
É possível criar esse comprovante de pagamento em softwares de edição de texto como Microsoft Word, Google Docs ou mesmo criar um modelo simples no bloco de notas do seu computador.
Não se esqueça de descrever o motivo ou a natureza do pagamento, seja ele referente a um serviço prestado, compra de produtos, aluguel, entre outros.
Inclua detalhes como número da fatura, número do pedido ou qualquer outra informação que ajude a identificar a transação.
Siga o seguinte exemplo:
“Eu, (recebedor), inscrito sobre o CPF (nº do documento), recebi de (pagador), inscrito no CPF (nº do documento do pagador), o valor de R$ XXX,XX (também escrito por extenso).”
Ou, ainda:
“Eu, (recebedor), recebi de (pagador) o valor R$ XXX,XX (também escrito por extenso), referente à venda/serviço/produto de xxxx, no dia xx/xx/xxxx, via (forma de pagamento utilizada).
Ciente da transação realizada,
(assinatura recebedor, com CPF/CNPJ) (assinatura pagador, com CPF/CNPJ).”
É sempre importante também escrever os valores por extenso, pois, em caso de inconsistência dos valores numéricos, segundo a legislação brasileira, considera-se o escrito.
Utilize um software de automação de pagamentos
Atualmente, existem plataformas que permitem a emissão automática de notas fiscais e comprovantes de pagamento após a finalização de uma venda.
O Asaas é uma delas. Utilizando o software de automação, ao criar uma cobrança de venda, é possível configurar automaticamente a emissão de notas fiscais.
Assim, com esta funcionalidade, além de manter o documento seguro na plataforma, ainda permite a regularização fiscal obrigatória para a empresa. E é possível enviá-la ao cliente após a emissão, caso seja necessário.
A plataforma permite criar e gerir cobranças, enviando notificações e lembretes a respeito das faturas em aberto. Além, também, de usufruir da conta digital completa para empresas.
Caso o cliente não quite a pendência, mesmo com as diversas formas de pagamento disponíveis, é possível negativar o CPF, para combater a inadimplência.
Utilize esses e outros recursos do Asaas para facilitar a rotina financeira e emita comprovantes de pagamento sem complicações. Abra sua conta digital Asaas agora!
