Como um software pode ajudar no controle financeiro da empresa

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Manter o controle financeiro da empresa é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Com tantos desafios na rotina de um empreendedor, os softwares aparecem como possíveis aliados para manter a gestão do negócio em ordem, principalmente para quem não tem uma equipe à disposição para cuidar disso.

Vantagens como automatização dos processos, economia de tempo e dinheiro e mais segurança e facilidade de acessar as informações da empresa fazem com que os empreendedores busquem cada vez mais ferramentas para ajudar a gerir a próprio negócio.

Se a sua empresa está no início ou em ritmo de crescimento, você também deve ter identificado que a necessidade de organização acompanha a expansão dos negócios. Para saber como um software pode ajudar a fazer esse controle financeiro, preparamos este post com dicas e informações. Confira!

Automatização de processos

A principal vantagem de usar um software é automatizar processos, ou seja, você torna automática uma série de tarefas que antes eram feitas de forma manual. Com isso você reduz o volume de trabalho a ser feito por pessoas e também diminui o tempo necessário para executar essas atividades.

Para você ter uma ideia, um software pode oferecer funções como gerar boletos para os seus clientes, executar cobranças e fornecer relatórios que mostram de forma clara as suas receitas.

Todas essas atividades fazem parte da rotina de um negócio e exigem tempo e preparo para serem executadas corretamente. Mas em vez de contratar uma equipe inteira para isso, usar um software é uma opção bem mais barata e segura.

Mais segurança no controle financeiro da empresa

Com os processos automatizados, a chance de erro também diminui. Por se tratar de uma série de tarefas rotineiras, que envolvem diferentes valores e clientes, uma pessoa pode cometer erros comuns, difíceis de evitar.

Já os softwares são testados inúmeras vezes antes de irem para o mercado e eliminam a chance de falhas humanas causadas por desatenção ou cansaço.

Usar um software traz ainda maior segurança sobre as informações do seu negócio. Por se tratar de um sistema digital, um software é criado para manter os dados e detalhes sobre as suas vendas e faturamento em sigilo.

Informações acessíveis

Para quem viaja muito ou não tem um escritório próprio, os softwares também permitem que você tenha acesso a qualquer momento e em qualquer lugar às informações do seu negócio. Com conexão à internet é possível visualizar dados que, da maneira tradicional, levariam muito tempo para serem extraídos e analisados por você. Os relatórios gerados pelo software podem facilitar muito a rotina de gestão do negócio.

Poder reunir diferentes informações em um único lugar também contribui para que desencontros de dados sejam evitados.

Por exemplo, se você trabalha com uma tabela fixa de preços para os serviços ou produtos que oferece, mas na prática aplica alguns descontos ou altera as condições de pagamento para garantir uma venda, isso precisa ser levado em conta. Nesses casos, um software financeiro é a melhor garantia de controle, já que vai especificar e considerar apenas o valor que de fato entra no seu caixa e em qual momento.

Sabendo a data de entrada dos pagamentos, você previne um dos principais problemas dos empreendedores: a falta de controle sobre o fluxo de caixa. Assim, é possível organizar as despesas da empresa de maneira que vençam em datas nas quais o dinheiro a receber de clientes já tenha entrado.

Todo esse controle que não demanda uma estrutura física com papéis e armazenamento em arquivos também reduz bastante as despesas com a gestão.

Melhor planejamento e controle financeiro da empresa

Com mais segurança e informações disponíveis de forma clara, fica mais fácil planejar e fazer o controle financeiro da empresa. Contas a receber não ficam esquecidas e as datas de entrada e o saldo de caixa não vão depender mais do seu tempo para analisar todos os números — um software pode te mostrar de forma atualizada a situação financeira do seu negócio.

planejamento correto das finanças da empresa é o que fará a diferença frente aos concorrentes, momentos de crise e mesmo quando a sua empresa começar a crescer em ritmo acelerado. Mais do que a entrada de receita, saber exatamente quando, como e para onde vai todo esse dinheiro definem um negócio bem-sucedido.

Esse controle também ajuda a identificar em quais momentos é preciso acender a luz amarela e rever a forma como você está fazendo a gestão do seu negócio. A situação financeira da empresa é o principal indicador do andamento dos negócios.

Mais transparência

Todos os benefícios que você já descobriu levam a uma última vantagem que destacamos: a transparência. Com o controle financeiro da empresa feito por meio de um software, você poderá identificar com mais facilidade eventuais problemas e informações incorretas.

O controle tributário também é facilitado nesses casos, já que saber exatamente qual a receita da sua empresa é fundamental para manter os compromissos com o fisco em dia. Como a legislação brasileira é bastante rígida quanto ao compromisso tributário das empresas, usar um software é um investimento para prevenir problemas com o controle das contas.

Caso a sua empresa passe por processos de auditoria, as informações disponíveis no software podem facilitar esse processo. Mesmo se você é um profissional autônomo ou possui uma empresa de pequeno porte, para se tornar fornecedor de companhias grandes, multinacionais ou do setor público, ter informações claras e confiáveis é determinante para conquistar um novo cliente com esse perfil.

Com o uso de um software trazendo tantos benefícios para o controle financeiro da empresa, você terá um diferencial competitivo no mercado em que atua. A automatização pode te ajudar a reduzir os gastos para controlar o dinheiro do seu negócio, a centralização e demonstração clara das informações ajudam a acompanhar a saúde financeira da empresa e a segurança dos dados protege o seu negócio.

Gostou de saber quais as vantagens de usar um software como aliado no controle financeiro da empresa? Agora que tal conferir os principais riscos de não emitir nota fiscal? Assim, você garante que está funcionando de maneira 100% legal e deixa o seu negócio ainda mais protegido.

O Autor
Vice-presidente no Asaas
Gerar boleto

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