Empreendedores que lidam com emissão de notas fiscais frequentemente têm dúvidas a respeito de algumas etapas do processo.
Por exemplo, quando o assunto é chave de acesso, podem surgir dúvidas como: “O que é chave de acesso da nota fiscal?”, “Como emitir nota fiscal com a chave de acesso?” ou “Onde consultar essa chave se perdi o DANFE?”.
Este guia completo esclarece essas e outras perguntas comuns sobre a emissão de notas fiscais eletrônicas com chave de acesso. Ideal para micro e pequenas empresas, e-commerces, contadores e gestores financeiros que desejam entender como funciona esse processo essencial da rotina fiscal.
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O que é a chave de acesso da nota fiscal eletrônica (NF-e)?
A chave de acesso é um código numérico composto por 44 dígitos que identifica exclusivamente cada nota fiscal eletrônica. Ela funciona como o identificador da NF-e, garantindo autenticidade, integridade e rastreabilidade do documento fiscal.
A chave está presente tanto no arquivo XML da nota quanto no Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), a versão impressa usada para acompanhar mercadorias em trânsito.
Para que serve a chave de acesso?
A chave de acesso permite:
- Consultar a nota fiscal no Portal Nacional da NF-e ou na SEFAZ estadual;
- Baixar o arquivo XML, que tem validade jurídica e deve ser armazenado por pelo menos 5 anos;
- Facilitar a fiscalização e auditoria da Receita Federal;
- Evitar fraudes fiscais, garantindo que cada nota seja única.
Como é formada a chave de acesso?
A estrutura da chave de acesso é padronizada e baseada em dados da empresa e da nota emitida. Assim, é composta por 44 dígitos, organizados da seguinte forma:
- cUF (2 dígitos): Código do estado do emitente da nota fiscal;
- AAMM (4 dígitos): Ano e mês de emissão da nota (formato AAMM);
- CNPJ (14 dígitos): Número do CNPJ da empresa emitente;
- mod (2 dígitos): Modelo da nota fiscal (geralmente “55” para NF-e);
- série (3 dígitos): Número da série da NF-e;
- nNF (9 dígitos): Número da nota fiscal eletrônica;
- tpEmis (1 dígito): Tipo de emissão do documento (normal, contingência etc.);
- cNF (8 dígitos): Código numérico aleatório para compor a chave;
- cDV (1 dígito): Dígito verificador para validar a chave de acesso.
Importante: o número da nota fiscal está contido na chave, mas não é a chave em si.
Códigos dos estados na chave de acesso
Cada UF tem um código usado na composição da chave de acesso:
- Norte: RO (11), AC (12), AM (13), RR (14), PA (15), AP (16), TO (17)
- Nordeste: MA (21), PI (22), CE (23), RN (24), PB (25), PE (26), AL (27), SE (28), BA (29)
- Sudeste: MG (31), ES (32), RJ (33), SP (35)
- Sul: PR (41), SC (42), RS (43)
- Centro-Oeste: MS (50), MT (51), GO (52), DF (53)
Como emitir nota fiscal com a chave de acesso: passo a passo
Emitir uma nota fiscal (NF-e) com chave de acesso envolve os seguintes passos:
- Solicite autorização da SEFAZ
Verifique junto à Secretaria da Fazenda do seu estado se sua empresa está habilitada para emissão de NF-e.
Pode ser necessário obter Certificado Digital, dependendo do regime tributário e da UF.
- Tenha acesso ao sistema emissor
Use um sistema autorizado de emissão de NF-e. Para empresas que usam o modelo NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica), o acesso pode ser concedido pela SEFAZ com login e senha.
- Preencha e emita a NF-e
No software emissor, insira as informações fiscais da venda. Ao finalizar, será gerado o arquivo XML e o DANFE, ambos com a chave de acesso.
Dica: para simplificar esse processo, opte por um programa para emitir notas fiscais.
O Asaas oferece ferramentas completas de emissão de nota fiscal, automação de cobranças e gestão financeira em um único sistema.
Como consultar a chave de acesso da nota fiscal
Se você precisa encontrar ou recuperar a chave de acesso, há diferentes caminhos possíveis:
1. Verifique o DANFE
- A chave de 44 dígitos está impressa logo abaixo do código de barras no DANFE.
2. Peça ao fornecedor
- Empresas compradoras têm o direito de solicitar o DANFE e o XML ao fornecedor responsável.
3. Portal da SEFAZ estadual
- Com um Certificado Digital válido, acesse o site da SEFAZ do seu estado e consulte a NF-e com base no CNPJ e data da operação.
4. Arquivo SPED Fiscal
- O SPED armazena as chaves de acesso de todas as NF-es emitidas e recebidas. Se perdido, o arquivo pode ser recuperado com o programa ReceitanetBX.
5. Sistemas de gestão fiscal
- Softwares como o ERP do Asaas permitem gerenciar notas fiscais, recuperar arquivos XML e acompanhar chaves de acesso de forma automatizada e segura.
O que diz a Portaria RFB nº 849/2020?
Em 1º de julho de 2020, a Receita Federal publicou a Portaria RFB n.º 849/20, que proíbe o acesso por terceiros aos dados da NF-e. Isso significa que:
- Não é mais possível consultar notas fiscais de outras empresas sem Certificado Digital;
- O download do XML só pode ser feito pelo emitente ou destinatário autorizado.
Essa medida reforça a importância da chave de acesso como identificador seguro da nota, e da guarda correta do arquivo XML.
Como tornar sua emissão fiscal mais simples?
Entender como funciona a chave de acesso da NF-e é essencial para garantir a conformidade fiscal e otimizar a gestão dos documentos da empresa.
Empresas que emitem muitas notas, especialmente no varejo ou e-commerce, se beneficiam ao adotar plataformas integradas, como o Asaas, que automatiza todo o processo, da emissão ao controle do XML e armazenamento.
Conheça todas as particularidades da emissão de notas fiscais no Asaas.
