A gestão financeira é um dos pilares da rotina de qualquer empresa. E, neste quesito, as contas a pagar ocupam um espaço importante. Ter que lidar com prazos, notas fiscais, pagamentos manuais, entre outros processos, pode ser uma fonte de estresse e ineficiência.
Você já se perguntou se existe uma maneira mais inteligente de gerenciar as despesas da sua empresa? Principalmente se o processo que você realiza hoje é manual, saiba que sim: existem diversos sistemas de contas a pagar, com funções estratégicas para quem busca crescimento e controle financeiro.
Neste artigo, vamos explorar como essa ferramenta pode otimizar processos, garantir a segurança dos dados e, mais importante, liberar seu tempo e energia para focar no que realmente importa: o sucesso do seu negócio.
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Meu negócio precisa de um sistema de contas a pagar?
Toda empresa, independentemente do porte, lida com compromissos financeiros relacionados ao pagamento: salários, fornecedores, tributos, contratos de serviços, aluguéis e outras despesas recorrentes.
Em um mercado cada vez mais competitivo, a gestão financeira precisa ser ágil e precisa. A abordagem manual, baseada em planilhas e arquivos físicos, pode se tornar um gargalo para o crescimento de qualquer negócio.
A empresa corre um risco maior de ser prejudicada por erros básicos. Por exemplo, a listagem pode passar alguns erros, como pagamentos duplicados, atrasos, inconsistências e, até mesmo, fraudes internas.
Esse cenário impacta diretamente em diversos outros pontos da gestão financeira, como no fluxo de caixa.
A falta de controle das contas a pagar pode gerar descapitalização, perda de credibilidade no mercado e dificuldades de negociação com fornecedores.
Ao optar por um sistema de contas a pagar, a empresa sente mudanças na forma de operar, principalmente em alguns quesitos, como:
- Possibilidade de escalar o volume de pagamentos com um controle mais robusto;
- Obtenção de relatórios mais completos e confiáveis para apoiar decisões financeiras.
- Redução de custos operacionais e aumento da eficiência;
- Maior facilidade na rastreabilidade das operações.
Ao optar por um sistema mais moderno de contas a pagar, a empresa obtém mais facilidade em sua gestão.
Veja mais: como manter as contas em dia?
Como a implementação de um sistema contas a pagar otimiza os processos internos?
O principal ponto de realizar a implementação de um sistema é beneficiar-se da automação. Processos que antes exigiam horas de trabalho manual passam a acontecer de forma automática.
Alguns dos processos, que podem ser bastante trabalhosos, tornam-se automáticos com o uso de um sistema. Por exemplo, lançamento de boletos e notas, programação de transferências, registro contábil de pagamentos e até a geração de relatórios consolidados.
Além disso, um sistema de contas a pagar cria fluxos de aprovação digitais, eliminando a dependência de papéis ou autorizações presenciais. Isso é especialmente útil em empresas com várias filiais ou equipes descentralizadas.
Com processos mais rápidos e confiáveis, o time financeiro pode dedicar mais tempo a análises estratégicas, como renegociação de prazos, identificação de fornecedores críticos ou avaliação de oportunidades de investimento.
Continue a leitura em: o que são despesas fixas?
Quais as principais funcionalidades que o sistema de contas a pagar deve oferecer?
Para ser realmente eficiente, um sistema de contas a pagar precisa ir além do simples agendamento de pagamentos.
Porém, para ele também fazer sentido, antes de entender quais são as funcionalidades, você precisará elencar as suas necessidades. Alguns recursos, apesar de estarem disponíveis em sistemas diferentes, podem não ser tão úteis para o seu dia a dia.
Ou, ainda, alguma funcionalidade essencial pode não estar inclusa. Por isso, mapeie estas necessidades antes da contratação de um sistema.
Entre as funcionalidades mais estratégicas de um sistema de contas a pagar, podemos elencar:
- Cadastro inteligente de fornecedores: com histórico de transações, dados bancários validados e categorização de despesas por centro de custo.
- Gestão de prazos e recorrências: permitindo programar pagamentos mensais ou sazonais, com lembretes automáticos para evitar esquecimentos.
- Fluxo de aprovação: garantindo que diferentes níveis hierárquicos possam validar valores antes da execução.
- Conciliação automática: integração direta com bancos e carteiras digitais, reduzindo erros de digitação e garantindo que o pagamento foi efetivado.
- Relatórios preditivos: que ajudam a projetar o impacto das despesas futuras no caixa da empresa.
- Integração com contabilidade para empresas: facilitando a escrituração e o cumprimento de obrigações fiscais.
Esses recursos trazem eficiência e também auxiliam a estruturar a inteligência financeira do negócio.
Existem sistemas que englobam ainda mais recursos, que incluem contas a receber, conciliações fiscais, etc. O Asaas, por exemplo, é um sistema que permite essa gestão integrada das necessidades da empresa.
Com recursos que facilitam o recebimento de pagamentos, o Asaas também oferece o “Pague Contas”, entre outros recursos para torná-lo o seu domicílio bancário.
Como o sistema de contas a pagar garante a segurança dos dados?
Segurança é um dos pilares centrais quando falamos em finanças. Um bom sistema adota práticas de criptografia de ponta a ponta, autenticação multifator e registro de logs detalhados de cada transação.
Afinal, ele estará manejando informações sensíveis e confidenciais a respeito de você e sua empresa. Por isso, é preciso se adequar às normas do mercado, garantindo operações seguras.
Com um bom sistema de contas a receber, você protege seu negócio contra fraudes, acessos indevidos e manipulações não autorizadas. O Asaas é um exemplo de sistema seguro a se utilizar.
Por ser uma instituição financeira regulamentada pelo Banco Central, é obrigado a seguir à risca as normativas de segurança. Além disso, também opera com excelência seguindo outros procedimentos de segurança comuns no mercado.
Por exemplo, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que garante transparência e sigilo na manipulação de dados pessoais e respalda a sua empresa em caso de uso indevido de informações.
Além disso, também está adequado às normas financeiras, como PCI-DSS, que visa aumentar a segurança em transações com cartão de crédito.
Ainda possui um sistema antifraude seguro para todas as transações da plataforma. Assim, além de proteger informações, o sistema também reforça a governança corporativa e minimiza riscos legais.
Que benefícios esperar ao usar um sistema de contas a pagar?
A implementação traz benefícios de curto, médio e longo prazo. Ao adotar um sistema de contas a pagar, a rotina financeira passa a ser mais focada no estratégico, e menos no operacional.
Assim, os impactos são sentidos em diversos quesitos da gestão financeira. Um dos pontos, por exemplo, é a economia de tempo. Com um sistema automatizado, você gasta menos horas em lançamentos e em conferências.
Atrelado a isso, você também perceberá uma redução de custos. Por exemplo, sem erros e atrasos, não há gastos com juros e multa, além do investimento necessário para o retrabalho.
Já na performance, é possível ter um fluxo de caixa mais organizado, já que todas as informações ficarão centralizadas em uma plataforma. Isso também garante maior previsibilidade e visão clara das obrigações da empresa.
É possível também melhorar a relação com os fornecedores. Com os pagamentos no prazo, sua empresa tem mais credibilidade para negociar condições melhores, que podem resultar em bons descontos.
Quais os custos de aquisição e manutenção do sistema de contas a pagar?
Os custos de um sistema de contas a pagar podem variar por conta de muitos fatores. Neste processo, é preciso considerar o porte da empresa, a complexidade das operações e o nível de personalização necessário.
Além disso, também é importante considerar a licença ou assinatura do software, suporte técnico para as atualizações e a contratação de um profissional especializado.
Apesar do investimento inicial, o ROI costuma ser rápido, já que a ferramenta reduz falhas e agiliza a operação. Muitas empresas recuperam o valor investido em poucos meses, apenas com a redução de multas e retrabalhos.
É possível integrar o sistema de contas a pagar com outras plataformas?
De maneira geral, sim. A integração é um dos principais diferenciais dos sistemas modernos.
Por meio de APIs e conectores nativos, é possível integrar o sistema de contas a pagar a outros sistemas, como: ERPs, CRMs, sistemas educacionais e plataformas de gestão acadêmica ou corporativa.
Isso evita o retrabalho de lançar informações em múltiplos sistemas e garante uma visão consolidada da saúde financeira. Além disso, permite que relatórios sejam cruzados com dados de outras áreas, como vendas e estoque, gerando análises mais estratégicas.
Ao usar um sistema como o do Asaas, você terá muito mais do que recursos de contas a pagar. Você terá acesso a uma plataforma completa de gestão financeira.
Além de automatizar o pagamento de fornecedores, salários e tributos, o Asaas também permite:
- Gerenciamento de contas a receber e cobranças em diferentes meios de pagamento (Pix, boleto, cartão de crédito);
- Emissão de notas fiscais eletrônicas;
- Antecipação de recebíveis para equilibrar o fluxo de caixa;
- Integração com o ERP nativo, o Base ERP; entre outros.
Com foco em segurança, automação e conformidade regulatória, o Asaas garante que a gestão financeira da sua empresa seja mais eficiente, transparente e escalável.
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