Um dos objetivos principais de qualquer empresa é gastar menos sem afetar a qualidade de seus produtos. Esse é um desafio que empresas de todos os portes vão enfrentar em algum momento de sua jornada.
Aprender como reduzir custos na empresa visa manter os produtos ou serviços com o melhor preço para o consumidor, aumentando a margem de lucro. Assim, é possível manter o negócio financeiramente estável.
Os custos e despesas de uma empresa podem mudar de acordo com nicho de mercado e outras variáveis. No entanto, é necessário entender como reduzi-los, implementando outras práticas mais acessíveis. Continue a leitura!
Quais as despesas mais comuns de uma empresa?
No ambiente organizacional, é possível separar as despesas entre duas formas: despesas fixas e variáveis. Ambas se definem pela regularidade da execução dos pagamentos, sendo eles constantes ou imprevistos/com uma periodicidade maior.
Assim, entendendo a diferenciação entre os custos, a compreensão de como lidar com eles é mais simples. Por exemplo, as despesas fixas têm relação com a atividade do negócio, como:
- Aluguel do local;
- Contas de energia elétrica, internet, água, gás;
- Folha de pagamento de todos os colaboradores;
- Taxas e impostos mensais;
Já as despesas variáveis incluem pontos que fazem parte do dia a dia da empresa, mas que não necessariamente acontecerão todos os meses, ou em datas fixas. Eles estão mais relacionados com a quantidade de produtos ou serviços prestados. Por exemplo:
- Comissões aos colaboradores por meta batida;
- Mão de obra terceirizada;
- Reembolso de despesas;
- Impostos por venda;
- Compra de matérias-primas;
- Imprevistos com estrutura, local, investimento.
Entender cada uma das despesas e realizar um planejamento financeiro considerando todos os aspectos individuais é essencial para a saúde do negócio. Assim, é possível entender o potencial de redução de custos.
Qual a importância de diminuir gastos na empresa?
As empresas podem passar por períodos em que é necessário rever os gastos e realizar cortes para a manutenção da saúde do fluxo de caixa. Essa é uma prática de gestão financeira muito eficiente.
Os cortes de gastos não precisam, necessariamente, ser agressivos e radicais. Eles acontecem primeiro em pequenas ações, como a utilização de tecnologias que vão tornar a gestão empresarial mais estratégica e eficiente.
Podemos elencar alguns pontos essenciais para entender como reduzir custos na empresa é essencial:
- Flexibilidade financeira;
- Resguardo econômico para momentos de crise;
- Otimização de recursos;
- Foco no clima organizacional;
- Investimentos em expansão, mercado e tecnologia.
Assim, é preciso entender quais estratégias podem ser colocadas em prática com facilidade, para sentir a redução de custos em curto, médio e longo prazo em seu negócio.
8 estratégias de como reduzir custos na empresa
É essencial identificar pontos fortes e fracos no financeiro, entendendo quais são as possibilidades reais de redução de custos. É por meio de cortes que a empresa foca no operacional e conquista objetivos.
Para auxiliar no processo de pensar nas despesas empresariais, separamos algumas estratégias que podem ser colocadas em prática para iniciar o corte de gastos.
1. Realize uma análise dos custos atuais
Quando falamos em como reduzir custos na empresa, um ponto importante é compreender como o dinheiro está sendo gasto. Somente após uma análise detalhada das receitas e despesas que será possível traçar uma estratégia para diminuir as contas.
Todos os gastos devem ser registrados corretamente, não importando o valor. Apesar dessa prática parecer irrelevante, com certeza trará mais clareza financeira ao fim do período, já que será possível identificar pontos de melhoria.
Além disso, também será possível compreender os processos e atividades que consomem mais recursos, e que podem ser substituídos ou melhorados a fim de diminuir as despesas. É possível utilizar planilhas para realizar essa organização. Confira a planilha de fluxo de caixa do Asaas.
2. Revise todos os custos fixos
Após organizar todos os gastos da empresa, é hora de avaliar os custos fixos. Muitas vezes, pelo costume de pagá-los sem uma revisão, é comum deixá-los de lado.
Nesse processo, é essencial identificar pontos de melhoria e de possíveis cortes. Por exemplo, é comum fechar um plano de internet e, após muito tempo, não pesquisar melhores condições ou outras empresas com pacotes mais atrativos.
Ou, ainda, prestar atenção em custos como água, luz, aluguel, despesas administrativas, etc., e entender se é possível adotar medidas para diminuir os valores, como: consumir menos energia, economizar água, procurar um imóvel mais barato.
3. Negocie com os fornecedores
Conhecer, reavaliar e renegociar com fornecedores é um passo importante para cortar custos, já que eles têm grande influência no orçamento de uma empresa.
Por isso, busque outros orçamentos, crie pontes com outros fornecedores e realize pesquisas de mercado. Assim, é possível entender onde e como reduzir custos na empresa de maneira estratégica e segura.
Com isso, a empresa terá margem para argumentar as propostas e negociar valores mais atrativos para ambos — mas, principalmente, mais econômicos para o seu negócio. Nesse processo de negociação, utilize a conta digital como a do Asaas para manejar cobranças com as melhores taxas do mercado!
4. Crie metas para reduzir custos
A redução das despesas precisa ser representada por metas realistas, que possam ser medidas. Por exemplo: reduzir em 20% o consumo de energia em três meses. A definição da meta para o controle de gastos dependerá das características da empresa.
Além disso, implementar treinamentos para os colaboradores também ajuda a diminuir a taxa de falhas operacionais, sendo uma forma de cortar gastos a longo prazo. Mesmo sendo pagos, os treinamentos representam um investimento, pois os erros podem gerar grandes prejuízos.
5. Estude sobre terceirizar serviços
A terceirização permite a contratação de prestadores de serviço para atuarem em projetos específicos, que cubram as necessidades da empresa. Isso porque a folha de pagamento representa um dos maiores gastos de uma empresa, ao envolver salários, encargos, horas extras e outros benefícios.
Além disso, a terceirização pode ocorrer para as atividades importantes, mas bastante custosas para o negócio.
Ao realizar a ação com prestadores terceiros, o número de colaboradores na empresa é reduzido, diminuindo os custos em ocupação de espaço, aluguel, em manutenção de equipamentos, entre outros pontos.
É importante ressaltar, porém, que a terceirização está baseada na Lei 13.429/2017, que trata do trabalho temporário e as relações nas empresas. Por isso, é importante estudar sobre o assunto para entender como o negócio pode se beneficiar desse serviço.
6. Reveja o regime tributário e pague menos impostos
O regime tributário pode ser alterado anualmente. Uma carga tributária pesada gera altos custos para o empreendedor, que deve assumir o pagamento de impostos para empresas, taxas, contribuições, tarifas.
Por isso, é importante consultar um contador para entender a possibilidade de enquadrar o negócio em um regime tributário mais vantajoso. Ele fará simulações e projeções para ver em qual dos regimes a empresa terá melhores benefícios.
7. Faça a gestão do estoque periodicamente
Produtos sem saída significam perda de dinheiro. Por isso, estoque deve ser bem-planejado e ter alta rotatividade para gerar lucros.
Afinal, oferecer promoções pelos produtos parados há muito tempo é uma forma de movimentar o caixa da empresa, além de também servir de aprendizado para o próximo pedido de compras. Confira a planilha de controle de estoque do Asaas.
Um bom software de gestão financeira age diretamente nessa organização e no combate do desperdício de dinheiro, evitando o acúmulo de produtos sem demanda.
8. Otimize os processos financeiros para reduzir custos
Quando as atividades empresariais são ineficientes, a empresa tende a gastar mais: horas extras, consumo muito alto de energia, muitas atividades diárias e assim por diante.
Existem sistemas de gestão capazes de automatizar tarefas, gerando relatórios por categoria de forma detalhada e rápida. O gestor não precisa elaborar várias planilhas para avaliar os gastos por setor, nem fazer manualmente o registro das contas a receber e a pagar.
Os sistemas automatizados permitem organizar e centralizar as informações, integrando os setores e tornando-as mais acessíveis a todos os interessados, tornando o processo de como reduzir custos na empresa mais fácil.
Um bom sistema ERP, como o Base by Asaas, auxilia na gestão financeira e em outros pontos do processo, como: estoque, compras, contas, notas fiscais, folha de pagamento, contratos, e solicitações de outros setores importantes da empresa.
Para um bom planejamento e organização, conheça o sistema ERP do Asaas e comece agora a implementação em sua empresa.
